TURINYS ĮVADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1. RAŠYTINĖ KOMUNIKACIJA IR JOS SVARBA ORGANIZACIJŲ VALDYME . . . . . . . 6 1.1. Pagrindinės sąvokos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2. TEISĖS NORMINIAI AKTAI, NUSTATANTYS VEIKLOS DOKUMENTŲ RENGIMO, TVARKYMO IR APSKAITOS REIKALAVIMUS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3. DOKUMENTŲ VALDYMAS IR DOKUMENTO SĄVOKA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3.1. Dokumentų valdymo sąvoka ir reikšmė valdymo organizavimui. . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3.2. Dokumentų valdymo organizavimo formos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 3.3. Įstaigos dokumentų valdymo organizavimas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 3.4. Dokumento sąvoka ir atliekamos funkcijos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3.5. Veiklos dokumentų klasifikavimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.6. Dokumentų unifikavimas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 4. ĮSTAIGOS / ĮMONĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4.1. Dokumentų spausdinimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4.2. Dokumentų priedai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 4.3. Pridedami dokumentai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 4.4. Dokumentų išrašai. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4.5. Dokumentų pasirašymas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 5. ĮSTAIGOS / ĮMONĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ RENGIMAS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 5.1. Dokumentų rekvizitai. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 5.1.1. Aktualūs dokumentų rengimo taisyklių pakeitimai. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 5.1.2. Dokumentų trafaretai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 5.2. Įstaigos rengiamų dokumentų įforminimas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 1 5.3. Įstaigos rengiami dokumentai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 5.4. Teisės aktai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 5.5. Teisės aktais tvirtinami dokumentai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 5.6. Dokumentų tekstų pavyzdžiai. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 6. PERSONALO DOKUMENTAI ORGANIZACIJOJE (RENGIMAS, ĮFORMINIMAS, TVARKYMAS IR SAUGOJIMAS) . . . . . . . . . . . . . . . 133 7. DOKUMENTŲ TVARKYMAS IR APSKAITA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 7.1. Aktualūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai. . . . . . . . . . . . . . . . 166 7.2. Dokumentų apyvartos organizavimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 7.3. Dokumentų registravimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 7.4. Dokumentų užduočių vykdymas. Vykdymo kontrolė. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 8. DOKUMENTACIJOS PLANAS IR BYLŲ FORMAVIMAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 8.1. Dokumentų saugojimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 8.2. Dokumentų paieška. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 8.3. Dokumentų naikinimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 8.4. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų trafaretai. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 9. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 9.1. Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 9.2. Elektroninio dokumento turinys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 9.3. Metaduomenys. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 9.4. Elektroninio dokumento parašas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 9.5. lektroninis dokumento pasirašymas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 9.6. Elektroninio dokumento pakuotė. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 9.7. Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 9.8. Elektroninių dokumentų rengimas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 9.9. Elektroninių dokumentų registravimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 9.10. Elektroninių bylų sudarymas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 9.11. Elektroninių bylų tvarkymas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 9.12. Elektroninių bylų perkėlimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 9.13. Elektroninių dokumentų saugojimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 2 9.14. Elektroninių dokumentų perdavimas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 9.15. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių priedai. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241 10. NEOFICIALŪS DOKUMENTAI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245 10.1. Kvietimas ir kviečiamasis pranešimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245 10.2. Skelbimas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 10.3. Sveikinimas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 10.4. Užuojauta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 11. RAŠTŲ KALBOS KULTŪRA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 LITERATŪRA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290 3 ĮVADAS Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Šią veiklos sritį reguliuoja valstybė. Reglamentuotos dokumentų laikmenos, taip pat ir dokumentų turinys. Juridiškai reguliuojama ir darbo su dokumentais technologija. Per pastaruosius metus patvirtinta reikšmingų dokumentų valdymą reglamentuojančių teisės norminių aktų, padaryta pakeitimų bei patikslinimų ankstesniuose. Tai lėmė Lietuvos narystė Europos Sąjungoje, informacinių technologijų plėtra, kiti veiksniai. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Tai aktualu ne tik teisės ar valdymo specialistams, bet ir mokslo bei švietimo darbuotojams, inžinieriams, gydyto­jams, verslininkams. Nuo to, kaip greitai ir teisingai darbuotojas mokės parengti dokumentą, didžia dalimi priklausys ir organizacijos darbo sėkmė. Organizacijos įvaizdis, jos teikiamų paslaugų patrauklumas priklauso ir nuo toje or­ ganizacijoje dirbančių darbuotojų. Jiems dažnai tenka formuoti ir išlaikyti organizacijos įvaizdį bei reputaciją, suteikti informacijos visuomenei, siekiant sukelti vartotojų susidomėjimą teikiama paslauga, išryškinti teikiamos paslaugos pranašumus ir skirtumus, lygi­nant su konkurentų teikiamomis paslaugomis, atskleisti paslaugos naudingumą vartotojams, įtikinti klientus teikiamos paslaugos patikimumu ir paskatinti ją vartoti. Visa tai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę. Taigi organizacijos vadovams, raštinių darbuotojams, raštvedžiams tenka kurti, plėsti ir išlaikyti socialinius tinklus su tiksliniais vartotojais, o tam reikalingos žinios dokumentų valdymo srityje. Ypač tai svarbu vadovams, nes, būdami atsakingi už dokumentų valdymą jiems pavaldžioje organizacijoje, jie formuoja ne tik savo asmeninį, bet ir visos organizacijos įvaizdį. Šis leidinys buvo sudarytas remiantis šiomis prielaidomis: - Daugeliui įmonės darbuotojų, neatsižvelgiant į jų pareigas, tenka susidurti su verslo planavimu, ISO standarto kūrimu, paslaugų pardavimu ar reklama. Bazinės dokumentų valdymo žinios padeda geriau orientuotis verslo aplinkoje, adminis­truoti bei organizuoti kasdienį įmonės darbą. - Komunikavimo metodų ir principų supratimas bei jų praktinio taikymo pagrindai įgalins įmonės darbuotojus spręsti teorines bei praktines organizacijos problemas, padės suprasti ir paaiškinti, kaip svarbu laiku ir kokybiškai pateikti rašytinę informaciją. 4 Įvadas - Kad būtų efektyvi konkurencinėje aplinkoje, organizacija turi mokėti ne tik skleis­ ti informaciją apie save, bet ir paisyti kitų nuomonės, mokėti gauti grįžtamąjį ryšį. Turint visuomenės palaikymą, daug lengviau siekti organizacijos tikslų, ka­dangi organizacija siekia kurti paklausias, visuomenės poreikius atitinkančias pas­laugas, o tam turi panaudoti visus įmanomus komunikacijos kanalus. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 11 straipsnio 3 dalyje įtvirtinta nuostata, kad nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys dokumentus, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, privalo rengti, tvarkyti ir įtraukti į apskaitą nustatytąja tvarka. Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarky­mo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152 (Žin., 2012, Nr. 2-63), nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus. Taisyklėse numatomi paprastesni dokumentų tvarky­mo reikalavimai – ypač toms įstaigoms, kurių dokumentų apyvarta per metus ar keletą metų yra nedidelė. Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Patvirtintos taisyklės apibrėžia būtent nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendrąsias nuostatas – dokumentų registravimą, bylų sudarymą, tvarkymą ir apskaitą, dokumentų naikinimo tvarką. Leidinio tikslas Supažindinti su naujausiais dalykinių dokumentų įforminimo reikalavimais, išanalizuoti įmonės veiklos dokumentų ypatumus bei dažniausiai pasitaikančias klaidas, kurios trukdo efektyviai keistis informacija tarp organizacijų ir organizacijos viduje. Ugdyti perkeliamuosius mokėjimus ir įgūdžius – būtinumą save tobulinti bei mokytis visą aktyvų gyvenimą. Suteikti rašytinės komunikacijos žinių ir išmokyti jas panaudoti tvarkant įmonių valdymo, administravimo, organizavimo ir komunikavimo dokumentus. 5 1 RAŠYTINĖ KOMUNIKACIJA IR JOS SVARBA ORGANIZACIJŲ VALDYME Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų. Sąlyginai šio proceso seką būtų galima įvardyti kaip susidedančią iš tokių etapų – siuntėjas (šaltinis) užkoduoja pranešimą, kokios nors priemonės pagalba perduoda jį gavėjui, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys. Vadovai, kurie supranta šį procesą, gali analizuoti savo komunikacijų formas ir kurti komunikacijų programas, atitinkančias organizacijos poreikius. Komunikacijų terminas taikomas visose organizuotos veiklos srityse: nuo paprasčiausio užklausimo ir atsakymo į jį iki didelės apimties, išsamios verslo ataskaitos; nuo sub­tilaus laiško iki masinės reklaminės kampanijos ir pan. Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas. Nepriklausomai nuo išraiškos formų, verslo informacinė sistema, paremta komunikacijo­mis, vaidina labai svarbų vaidmenį bet kurioje organizacijoje. Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Tai yra savotiška organizacijos „nervų sistema“, kuri vienija organizaciją ir įgalina jos narius bendradarbiauti bei koor­di­ nuoti pastangas. Komunikacijos nėra antrinis ar išvestinis organizacijos aspektas, jos yra organizuotos veiklos esmė, pagrindinis procesas, iš kurio kyla visos kitos funkcijos. Visi žodinių, grafinių ir rašytinių komunikacijų tipai tampa vis svarbesni verslui ir jo dalyviams. Ar tai būtų vidinės komunikacijos – darbdavio ir darbuotojo santykiai, ar išorinės – kai kalbame apie organizacijos ryšius su visuomene – kreipimus, ataskaitas ir pan., jos vaidina gyvybiškai svarbų vaidmenį verslo funkcionavime bei verslo žmonių gyvenime. Komunikacijas galima suskirstyti į verbalines ir neverbalines. 6 1. Rašytinė komunikacija ir jos svarba organizacijų valdyme Komunikacijos formos: - Diskusijos - Pokalbiai - Susirinkimai - Posėdžiai - Derybos - Prezentacijos - Priėmimai asmeniniais klausimais - Telefoniniai pokalbiai - Dalykinis susirašinėjimas Tam, kad socialinė sistema (kas ir yra įmonė) efektyviai funkcionuotų, būtinas koky­ biškas veiksmų koordinavimas ir valdymas. Visuminis įmonės valdymas – tai procesas, kurio metu vyksta sprendimų parengimas, priėmimas ir jų įgyvendinimo organizavimas. Sėkmingai organizacijos veiklai turi būti sukurta efektyvi informacijos keitimosi sistema, apimanti du pjūvius: organizacijos ryšį su ja supančia aplinka ir vidinį – horizontalų bei vertikalų informacijos srautus. AB „XXX“ Įmonės tiekėjos Direktorių taryba Mokesčių inspekcija Generalinis direktorius Sekretorius Tiekimo skyrius Gamybos skyrius Marketingo skyrius Įmonės pirkėjai Įmonės bendravykdytojos Buhalterija Komercinės įmonės informaciniai ryšiai (vidaus ( ) ir išorės ( )) Plėtodama veiklą, įmonė keičiasi su išorine aplinka informacija, idėjomis, gauna ištek­ lius, tuo užtikrinamas įmonės informavimas. Valdymo veikloje itin svarbi rašytinė informacija ir komunikacija, nes ji tarnauja kaip ilgalaikis, pastovus dokumentas, kuriame užfiksuotą informaciją galima efektyviai perduo­ti bei panaudoti ateityje. Dokumentai rengiami tam, kad būtų galima atlikti valdymo veiks7 1. Rašytinė komunikacija ir jos svarba organizacijų valdyme mus, fiksuoti jų turinį, naudoti, perduoti, kaupti ir saugoti reikiamą informaciją tam tikrą laiką. Dabar, įsigaliojus Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėms, visa tai įmanoma atlikti ir informacinių technologijų pagalba. Taip trumpai galima būtų pristatyti pateiktos medžiagos turinį, kuris bus plačiai išdėstytas šioje knygoje. 1.1 Pagrindinės sąvokos 1. Agentūrinė kriminalinės žvalgybos informacija – asmenų, slapta bendradarbiavusių su buvusios SSRS specialiosiomis tarnybomis, duomenys, taip pat duomenys apie šių asmenų verbavimą ir naudojimą, jų surinkti duomenys ir kiti duomenys apie asmenis, gauti taikant žvalgybos ir kriminalinės žvalgybos informacijos rinkimo būdus ir priemones. 2. Archyvas – įstaiga ar jos struktūrinis padalinys arba kita sukauptų dokumentų saugojimo vieta. 3. Antraštė – dokumento teksto esmę glaustai apibūdinanti informacija. 4. Apskaitos vienetas – dokumentas arba pagal tam tikrus požymius susistemintų dokumentų grupė, kuriems suteikiamas atskiras apskaitos numeris. 5. Atsarginės kopijos – naudojimui skirtos dokumentų kopijos, pagamintos mi­kroformos ar skaitmeninėje laikmenoje. 6. Byla – pagal tam tikrus požymius sugrupuotų ir susistemintų dokumentų rin­kinys. 7. Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas. 8. Dokumentacijos planas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmo­ nės veiklos dokumentų sisteminimo metų planas. 9. Dokumentas  – Lietuvos Respublikoje ar užsienio valstybėje įsteigto juridinio asmens, kitos organizacijos ar jų padalinio (toliau – juridinis asmuo) ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, for­mos ir laikmenos. 10. Dokumentų konvertavimas – programinės ir (ar) techninės aplinkos ar pa­tei­ kimo būdo pakeitimas, užtikrinant dokumentuose užfiksuotos informacijos iš­sau­ gojimą. 11. Dokumentų naudojimas – dokumentuose esančios informacijos naudojimas komerciniais ir nekomerciniais tikslais. 8 1. Rašytinė komunikacija ir jos svarba organizacijų valdyme 12. Dokumentų saugojimo paslauga – kitų asmenų dokumentų saugojimas spe­ cialiose saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus ir teisės aktų nustatytus reikalavimus, siekiant užtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo laiką. 13. Dokumentų tvarkymo paslauga – kitų asmenų dokumentų sisteminimas, bylų tvarkymas ir bylų apskaitos rengimas teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka. 14. Dokumentų valdymas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą. 15. Dokumentų apskaita – dokumentų kiekio fiksavimas apskaitos dokumentuose. 16. Dokumento išrašas – nustatytąja tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis. 17. Dokumento registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam atskirą numerį ir taip užtikrinant jo oficialumo įrodymą. 18. Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, bylų aprašymo ir jų įrašymo į apskaitos dokumentus procesas. 19. Dokumento skaitmeninė kopija – dokumento atvaizdas, pagamintas infor­ macinių technologijų priemonėmis perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio rinkmeną. 20. Fondas – teisės aktų nustatyta tvarka perimti saugoti įstaigos ar fizinio asmens veiklos dokumentai. 21. Fondo chronologinės ribos – fondo sudarytojo veiklos pradžios ir pabaigos datos. 22. Fondo dokumentų chronologinės ribos – fonde esančių anksčiausių ir vė­ liausių dokumentų datos. 23. Fondo sudarytojas – veiklos dokumentus sudariusi ir sukaupusi įstaiga ar fizi­nis asmuo. 24. Ilgai saugomi dokumentai – dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas nuo 26 iki 100 metų. 25. Kalendoriniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje ar įmonėje per kalendori­ nius metus arba per dvylika iš eilės einančių mėnesių. 26. Kontekstinė informacija – informacija apie dokumento sandarą, turinį ir aplinką, sudaranti būtinas ir pakankamas sąlygas dokumento autentiškumui ir prieina­ mumui užtikrinti. 9 1. Rašytinė komunikacija ir jos svarba organizacijų valdyme 27. Nevalstybinės organizacijos – politinės partijos, asociacijos, kitos organizaci­jos ir susivienijimai, sudaryti narių poreikiams ir viešiems interesams tenkinti. 28. Nuolat saugomi dokumentai – dokumentai, kuriuos nustatyta saugoti neribotą laiką. 29. Oficialus dokumentas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą. 30. Oficialusis elektroninis dokumentas – Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas elektroninis dokumentas, pasirašytas elektroniniu parašu ir įtrauktas į apskaitą. 31. Priėjimas prie dokumentų – teisė susipažinti su dokumentais įstatymų nustatyta tvarka. 32. Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas. 33. Specialios įrangos priemonės – dokumentų saugojimo ir (ar) peržiūrėjimo programinė ir techninė įranga. 34. Saugojimo terminas – laikas, kurį dokumentas turi būti išsaugotas. 35. Teisės aktai – kolegialios institucijos ar teisės aktų nustatytus įgaliojimus turinčio asmens leidžiami nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai. 36. Trumpai saugomi dokumentai – dokumentai, kuriems nustatytas saugojimo terminas nuo 1 iki 25 metų (elektroninių – nuo 1 iki 10 metų). 37. Valstybės įgalioti asmenys – asmenys, atliekantys valstybės suteiktas įstatymų nustatytas funkcijas (antstoliai, notarai). 38. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos, įmonės – valstybės ir savi­ valdybių institucijos ir įstaigos, finansuojamos iš valstybės ar savivaldybių biudže­tų, valstybės pinigų fondų, valstybės ir savivaldybių įmonės. 39. Veiklos dokumentai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų per­imti dokumentai. 10 2 TEISĖS NORMINIAI AKTAI, NUSTATANTYS VEIKLOS DOKUMENTŲ RENGIMO, TVARKYMO IR APSKAITOS REIKALAVIMUS - Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas Įsigaliojęs nuo 2005 m. sausio 1 d. sudaro teisinį pagrindą dokumentus efektyviai valdyti, kad būtų pagrįstas juridinių asmenų veiklos skaidrumas ir atskaitingumas bei užtikrinami susijusių asmenų teisėti interesai. 2016 m. sausio 6 d. buvo paskelbtas Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatymas (2015 m. gruodžio 23 d. Nr. XII2240; TAR, 2016-01-06, Nr. 369), kuris įsigaliojo 2016 m. gegužės 1 d. (Įstatymo 1 str. dėl keičiamų sąvokų įsigaliojo 2016 m. liepos 1 d.). Pakeistos kai kurios įstatymo sąvokos, pakeisti ir nauja redakcija išdėstyti straipsniai, reglamentuojantys subjektų, vykdančių dokumentų ir archyvų valstybinį administravimą, dokumentų perdavimą valstybės archyvams, taip pat atlikti ir kiti redakcinio pobūdžio pakeitimai. - Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijos Rekomendacijose nustatomi teisės akto projekto formos, struktūros, turinio, teisės terminijos, teisės akto keitimo ir pripažinimo netekusiu galios teisės technikos rekomendacinio pobūdžio reikalavimai. Rekomendacijos patvirtintos Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298. - Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės Taisyklės nustato pagrindinius dokumentų valdymo reikalavimus: registravimo, bylų su­da­rymo ir tvarkymo, dokumentų vertės ekspertizės ir bylų apskaitos. Taisyklės pa­ tvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118. 11 2. Teisės norminiai aktai, nustatantys veiklos dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus - Dokumentų rengimo taisyklės Dokumentų rengimo taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato valstybės ir savi­ valdybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau vadina­ma – įstai­ gos) oficialių dokumentų (toliau vadinama – dokumentai) įforminimo ir rengimo bend­ ruosius reikalavimus. Taisyklės patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117. - Įslaptintos informacijos administravimo taisyklės Taisyklės nustato valstybės ir tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, užfiksuotos dokumentuose, rengimo, įforminimo, registravimo, siuntimo, gabenimo, gavimo, dauginimo, apskaitos, saugojimo ir naikinimo tvarką. - Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė Pagrindinis norminis dokumentas, naudojamas rengiant organizacijos dokumen­tacijos planą ir atliekant dokumentų vertės ekspertizę. Rodyklė nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų dokumentų, sudaromų vykdant vidaus administravimo ir kitas bendrąsias funkcijas, saugojimo terminus. Taisyklės patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100. - Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės Taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų oficialiųjų elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų bendruosius reikalavimus. Šių Taisyklių reikalavimai taikomi tik Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka valdomiems elektroniniams dokumentams. - Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymas Įstatymas reglamentuoja elektroninio parašo kūrimą, tikrinimą, galiojimą, parašo naudotojų teises ir atsakomybę, nustato sertifikavimo paslaugas ir reikalavimus jų teikėjams bei elektroninio parašo priežiūros institucijos teises ir funkcijas. Patvirtintas 2000 m. liepos 11 d. įstatymu Nr. VIII-1822. - Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas Nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų oficialiųjų elektroninių dokumentų, valdomų vykdant norminių teisės aktų nustatytas funkcijas, specifikacijų minimalius reikalavimus. Patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archy­ varo 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-41. 12 2. Teisės norminiai aktai, nustatantys veiklos dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus - Elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V2.0 Nustato elektroninio dokumento formato technines savybes, elektroninio dokumento tikrinimo ir gyvavimo ciklo užtikrinimo reikalavimus. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. (1.3 E)VE-57. - Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės Nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus. Taisyklėse numatomi paprastesni dokumentų tvarkymo reikalavimai – ypač toms įstaigoms, kurių dokumentų apyvarta per metus ar keletą metų yra nedidelė. At­naujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 11 straipsnio 3 dalyje įtvirtinta nuostata, kad nevals­tybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys dokumentus, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, privalo rengti, tvarkyti ir įtraukti į apskaitą nustatytąja tvarka. - Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklės Nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos nuolatinio saugojimo dokumentų, tarp jų ir tų, prie kurių prieinama specialiosios įrangos priemonėmis, išskyrus elektroninius dokumentus, perdavimo valstybės archyvams tvarką. Taisyklės patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. vasario 21 d. įsakymu Nr. V-78. - Dokumentų saugojimo taisyklės Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, do­kumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus. Patvirtinta Lietuvos vyriau­siojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157.  Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus nustato Lietuvos vyriausiasis archyvaras. - Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo rekomendacijos Patvirtintos Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus 2005 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1V-1162 nustato Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo tvarką. 13 2. Teisės norminiai aktai, nustatantys veiklos dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus - Universaliosios pašto paslaugos teikimo taisyklės Nustato universaliosios pašto paslaugos teikimo reikalavimus ir sąlygas, universaliosios pašto paslaugos teikėjų ir universaliosios pašto paslaugos naudotojų teises ir pareigas, pašto siuntų adresavimo tvarką. Patvirtintos Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 2013 m. balandžio 30 d. įsakymu Nr. 3-259. - LST ISO 15489-1:2006 Informacija ir dokumentai – Dokumentų valdymas. 1 dalis: Bendrieji dalykai Tarptautinės standartizacijos organizacijos parengto tarptautinio standarto ISO 154891:2001, kurį Lietuvos standartizacijos departamentas patvirtinimo būdu per­ėmė kaip Lietuvos standartą, lietuviškoji versija. - Popieriaus formatai pagal tarptautinius standartus ISO 216:­1975 ir ISO (353:­1975)(E) - ISO 8601:1988 „Duomenų elementai ir pasikeitimo formatai – Informacijos pasikeitimas – Skaitmeninis datos ir laiko rašymas“ (Data elements and interchange formats – Information interchange – Representation of dates and times). Data pagal ISO 8601:1988 – LST EN 28601:2000. - Lietuvos Respublikos civilinis kodeksas - Lietuvos Respublikos darbo kodeksas - Lietuvos Respublikos darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymas - Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas 14 3 DOKUMENTŲ VALDYMAS IR DOKUMENTO SĄVOKA Temos tikslai 1. Žinoti, kas yra dokumentų valdymas ir ką jis apima. 2. Suprasti, kokį vaidmenį atlieka dokumentų valdymas įstaigos valdyme. 3. Žinoti galimas dokumentų valdymo organizavimo formas įstaigose, sugebėti pasirinkti optimalią. 4. Suprasti dokumento sąvoką ir su ją susijusius terminus. 5. Žinoti dokumentų skirstymo principus. Žinoti dokumentų funkcijas. 6. Žinoti dokumentų unifikavimo esmę ir tikslus. 3.1 Dokumentų valdymo sąvoka ir reikšmė valdymo organizavimui Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis – fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Darbas su dokumentais susideda iš dviejų etapų: 1. Įmonių veiklos fiksavimo dokumentuose. 2. Įmonių veikloje sudarytų dokumentų organizavimo. Dokumentavimo procesas suprantamas kaip dokumentų sudarymas, vykdant valdymo funkciją. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt. Vadinasi, nuo dokumento sudarymo iki jo įvykdymo praeinamas tam tikras kelias. Ši dokumentų eiga įstaigoje vadinama dokumentų apyvarta. 15 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka Įmonės valdymas – tai sugebėjimas siekti iš anksto nustatytų tikslų, naudojant kitų žmonių darbą, intelektą, tam tikra linkme formuojant žmonių elgesio motyvus. Kiekviena įmonė turi atitinkamą struktūrą, vidinius ryšius, užtikrinančius vadovo ir struktūrinių padalinių ar darbuotojų savitarpio veiklą, ir išorinius ryšius su veiklos part­ neriais, įmonėmis, valdžios organais. Tokius įmonės išorės ir vidaus ryšius galima vadin­ti informaciniais. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. juose užfiksuota įvairi informacija, reikalinga įmonės funkcionavimui. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. registruoti, siste­minti, grupuoti į bylas, atrinkti reikalingiausius tolesniam naudojimui – operatyviam informaciniam darbui ir mokslo reikmėms. Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Svarbiausia val­dymo dalis yra sprendimo priėmimas, o teisingam sprendimui reikalinga visapusiškai operatyvi ir tiksli informacija. Informacija ir yra valdymo veiklos objektas, o dažnai ir valdymo aparato darbo rezultatas, todėl labai reikšmingi komunikacijos ir informacijos procesai. Komunikacija (lot. communicatio – pranešimas) – tai bendravimas, keitimasis patirtimi, mintimis, išgyvenimais tarp žmonių arba žmonių grupių. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. jos apdorojimo tikslingumas ir operatyvumas yra viena iš sėkmingo organizacijos darbo sąlygų. Valdymo specialistai skiria tris informacijos apdorojimo etapus: - pirminių dokumentų kaupimas; - duomenų analizė; - duomenų, reikalingų priimti valdymo sprendimą, atrinkimas. Dalis informacijos, naudojamos įmonės valdyme, fiksuojama dokumentuose. Dokumentas (lot. cocumentum) – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą. Plačiąja prasme į šią sąvoką įeina pirmykštis piešinys ant sienos, indo, taip pat infor­ macija, užfiksuota rankraščiuose, žemėlapiuose, grafikoje, mašinraščiuose, fotografijose, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Todėl šis terminas suvo­ kiamas kaip informacijos laikmena. Valdymo veikloje, be popieriaus, naudojamos ir tokios informacijos laikmenos, kurias perskaito tik mašina – magnetinės juostelės, diskai, diskeliai, mikrofilmai, optiniai diskai. Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradėtos taikyti pasaulyje darbo su dokumentais sri­tyje, Tarptautinė standartų organizacija siūlo naują dokumento sąvokos apibrėžimą: 16 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka Dokumentas – informacijos laikmena ir šioje laikmenoje užfiksuoti pas­ tovūs duomenys, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina. Informacijos dokumentavimas vyksta laikantis valstybinės valdžios organų, atsakingų už dokumentų valdymo organizavimą ir dokumentų standartizavimą, nustatytos tvarkos. Įstaigų veikla, susijusi su valdymo veiklos dokumentavimu ir darbo su dokumentais organizavimu, vadinama įstaigų dokumentų valdymu. Dokumentų valdymas apima visus darbo su dokumentais procesus: - dokumentų rengimą ir įforminimą; - spausdinimą ir dauginimą; - korespondencijos priėmimą ir išsiuntimą; - perdavimą įmonės viduje; - vykdymo kontrolę; - sisteminimą; - parengimą saugojimui ir naudojimui; - informacijos apie dokumentus operatyvų pateikimą. Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Tai reiškia, kad šios operacijos įvedamos į įmonių praktinę veiklą, remiantis norminiais dokumentais, kurių uždaviniai yra šie: 1. Racionalizuoti ir suvienodinti tarnybinės informacijos tvarkymo formas bei me­ todus. 2. Įtvirtinti darbo su dokumentais metodiką. 3. Nustatyti dokumentų valdymo personalo darbo organizavimo metodiką. 4. Kompiuterizuoti dokumentų valdymo procesus. Dokumentų valdymas – svarbus valdymo proceso elementas. Jis turi būti tvar­komas taip, kad padėtų organizuoti ir tobulinti valdymą. Gerai tvarkoma dokumentaci­ja, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Ten, kur dokumentų valdymas apleistas, neišvengiamai susiduriama su nenumatytomis kliūtimis, nes netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvie­nais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%. Todėl nuolat reikia ieškoti būdų, kurie pagreitintų ir pagerintų sprendimų priėmimo procesą, pakeltų orga­nizacinio darbo kokybę, leistų kontroliuoti išlaidas personalui išlaikyti. Siekiant pirmau­ti konkurencijos sąlygomis, ypatingą reikšmę įgyja sugebėjimas operatyviai išnaudoti informacijos šaltinius. Kokybiškiausios informacijos ir jos šaltinių panaudojimas galimas pasitelkus naujausias technologijas, kurios vienu metu apimtų administracinę veiklą ir telekomunikaciją. 17 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka Valdymo sferos darbuotojai (vadovai, sekretorės, administratoriai, reikalų tvarkytojai, vadybininkai, specialistai) iki 75% savo darbo laiko skiria darbui su dokumentais. Todėl būtina jau nuo įmonės veiklos pradžios organizuoti dokumentų valdymą taip, kad tai būtų ne popierių saugykla, o šiuolaikiškas biuras, kurio veiklos pagrindas yra šie principai: - operatyvumas (greitas ir tikslus darbas su dokumentais); - šiuolaikinis techninis aprūpinimas (personaliniai kompiuteriai, faksai, kopi­ javimo aparatai ir įvairi mažoji organizacinė technika, palengvinanti darbą su dokumentais: numeratoriai, segtuvai ir kt.); - visų dokumentų valdymo operacijų tikslingumas (kiekvienas darbas su dokumentais turi būti būtinas įmonės veiklai, turėti konkretų galutinį tikslą); - dokumentinio ir nedokumentinio darbo suderinamumas, t.y. dokumentų sudarymas tik tuo atveju, kai tikrai būtinas arba numatytas valstybės normi­niuose aktuose. Įmonėje turi būti nustatyta dokumentų sudarymo ir darbo su jais vieninga tvarka, kuri gali būti patvirtinta dokumentų valdymo instrukcija arba supažindinant darbuotojus specialių instruktažų, praktinių užsiėmimų metu. Organizacijų dokumentaciją tvarko dokumentų valdymo tarnybos, kurios sudaro sa­ varankiškus struktūrinius padalinius, tiesiogiai pavaldžius įstaigos vadovams. Gali būti sudaromos tokios dokumentų valdymo tarnybos: - reikalų valdyba; - bendrieji skyriai; - kanceliarija; - sekretoriatas ir pan. Jų sudėtis bei darbuotojų skaičius priklauso nuo įstaigos kategorijos ir struktūros. Pvz., į reikalų valdybos sudėtį įeina: 1. Sekretoriatas (vadovų sekretorės, kolegijos sekretorius, protokolinė grupė). 2. Kanceliarija (dokumentų priėmimas, registravimas, išsiuntimas, apskaita, perdavi­ mas ir kt.). Mažose įstaigose dokumentų valdymą organizuoja vadovo sekretorė (inspektorė). Šios tarnybos vadovaujasi nuostatais, turi apvalų antspaudą su atitinkamu įrašu. Įrašai gali būti tokie: „reikalų valdyba“, „kanceliarija“, „sekretoriatas“. Tarnautojų darbą reguliuoja pareigybės instrukcijos, užtikrinančios vienodą darbo krūvį ir racionalų darbo pasidalijimą. Šių tarnybų funkcijos: 18 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka 1. Dokumentavimo tarnybos tikslios organizacinės struktūros, racionaliausios doku­ mentų valdymo organizavimo formos parinkimas. 2. Norminių dokumentų diegimas. 3. Įstaigos dokumentų valdymo instrukcijos, dokumentacijos plano rengimas. 4. Būtinų dokumentų sąrašo sudarymas. 5. Dokumentų informacijos paieškos sistemos (IPS) sudarymas ir naudojimas. 6. Struktūrinių padalinių dokumentų valdymo kontrolė ir metodinės pagalbos tei­ kimas. 7. Dokumentų valdymo personalo pareiginės ir kiekinės sudėties reglamentavimas, jo kvalifikacijos kėlimas. 8. Šiuolaikinės organizacinės technikos diegimas, darbo vietų racionalus įrengimas. Ministerijos ir departamentai rengia savo srities pavyzdines dokumentų valdymo ins­trukcijas, kurias derina su Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generaline direkcija. Pastarųjų pagrindu gali būti rengiamos atskirų įstaigų instrukcijos, pritaikytos jų darbo specifikai. Kitoms dokumentų valdymo sistemoms (statistikos, buhalterinės apskaitos, banko, finansų, teisės ir kt.) taikomi tik tie reikalavimai, kurie nustato bendruosius visų dokumentų tvarkymo principus, taip pat dokumentų atidavimą į archyvą. Specialios paskirties dokumentai tvarkomi pagal jiems skirtas instrukcijas. Už bendrąją dokumentų valdymo būklę atsakingi įstaigos vadovai, o už reglamentuojančių dokumentų diegimą bei tinkamą dokumentų valdymo organizavimą didelėse įstaigose atsakingi šių tarnybų darbuotojai, o mažose – sekretorė. 3.2 Dokumentų valdymo organizavimo formos Atsižvelgiant į įstaigos struktūrą ir dokumentų apyvartos apimtį dokumentų valdymo organizavimo forma gali būti: 1. Centralizuota. 2. Mišri. 3. Decentralizuota. 19 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka Kai dokumentų valdymo organizavimo forma centralizuota, visą darbą su doku­ mentais atlieka vienas struktūrinis padalinys – kanceliarija (raštinė). Šią formą savo darbe taiko mažos įstaigos, kurių dokumentų apyvarta nedidelė. Esant mišriai dokumentų valdymo organizavimo formai, gautą korespondenciją pri­ ima, registruoja, įteikia vykdytojams ir išsiunčia kanceliarija centralizuotai, o kitas ope­ racijas (registravimą, dokumentų spausdinimą, įforminimą, bylų formavimą ir saugojimą) atlieka tiek kanceliarija, tiek kiti struktūriniai padaliniai. Decentralizuota forma taikoma rečiau, jai esant visi darbai su dokumentais vyk­domi skirtingose struktūriniuose padaliniuose. Šiuo atveju kiekvienas struktūrinis vienetas savo dokumentus tvarko savarankiškai. Dokumentų valdymo tarnyba vadovaujasi raštinės (kanceliarijos) nuostatais, kuriuose aptarti bendrieji reikalavimai, pagrindiniai uždaviniai ir funkcijos, raštinės teisės, darbo organizavimas, atsakomybė. Tarnyba gali turėti apvalų antspaudą su atitinkamu įrašu: „Kanceliarija“, „Sekretoriatas“. Keičiantis biuro darbuotojams, dokumentų bylos ir dokumentai perduodami surašius perdavimo-priėmimo aktus. 3.3 Įstaigos dokumentų valdymo organizavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatomi šie įmonės dokumentų valdy­­mo organizavimo tikslai: 1. Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus. 2. Tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų. 3. Užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus. 4. Dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių bei juridinių asmenų teisės. Už įstaigos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo (toliau – įstaigos vadovas). Atsižvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir šių taisyklių rei­ kalavimus, įstaigos vadovas privalo: 20 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka - Pagal DAĮ (Dokumentų ir archyvų įstatymą): - nustato įstaigos dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus; - paskiria atsakingus asmenis už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naikinimą bei nustatyti jų įgaliojimus. - Pagal DTA (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles): - paskiria už įstaigos veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus ir nustatyti jų įgaliojimus bei atsakomybę; - tvirtina dokumentų perdavimo aktus, perduodant dokumentus atsakingiems įstaigos darbuotojams ar jiems keičiantis, taip pat perduodant dokumentus kitai įstaigai; - tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis, per Elektroninio archyvo informacinę sistemą suderintus su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti. Kai dokumentai valstybės archyvui neperduodami, dokumentų ir bylų apskaitos dokumentai (jų duomenys) suderinami su įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga; - prireikus sudaro patariamąją dokumentų ekspertų komisiją dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimams nagrinėti; - sprendžia klausimus, susijusius su įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorių turtinių teisių perėmimu. - Pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisykes: - sprendžia, kokios informacinės technologijos naudojamos įstaigoje elektroniniams dokumentams valdyti, el. dokumentų valdymo sistemai kurti ir palaikyti; - paskiria už el. dokumentų valdymo sistemos administravimą ir valdymą atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus, nustato jų įgaliojimus ir atsakomybę bei prieigos prie elektroninių dokumentų kontrolės priemones; - nustato organizacines ir technines priemones, užtikrinančias elektroninių dokumentų autentiškumo, vientisumo, patikimumo ir tinkamumo naudoti visą jų gyvavimo laiką išsaugojimą, elektroninių dokumentų perdavimą toliau saugoti, apsaugą ir kt.; - priima sprendimą dėl įstaigos elektroninių dokumentų išsaugojimo veiksmų; - nustato elektroninių dokumentų ir elektroninių dokumentų valdymo sistemos saugos priemones; - nustato, kurie trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims įstaigos veiklos elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi ne pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektro21 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka ninio dokumento Specifikacijas bei pasirašomi elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas. Įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą ir kontrolę vykdo valstybinės archyvų sistemos įstaigos. Valstybės ir savivaldybių įstaigos kontroliuoja savo pavaldžių ar jų reguliavimo sričiai priklausančių įstaigų dokumentų valdymo būklę, jei jos nėra įrašytos į valstybinių archyvų komplektavimo šaltinių sąrašą. Dokumentų valdymo organizavimas – tai racionali dokumentų tvarkymo sistema, apimanti visus įstaigoje gaunamų ir sudaromų dokumentų parengimo, apdorojimo ir saugojimo procesus. Darbuotojams valdymo dokumentų bylos ir dokumentai perduodami surašius doku­ mentų perėmimo aktą. Nauji darbuotojai supažindinami su organizacijos struktūra, darbo tvarka, teisės aktais. Dokumentų valdymo organizavimas skirstomas į du etapus: DOKUMENTŲ VALDYMAS SUDARYTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO VEIKLOS DOKUMENTAVIMAS TVARKYMAS IR NAUDOJIMAS Teisės aktais tvirtinami Rengimas ir įforminimas Teisės aktai Spausdinimas, dauginimas Personalo dokumentai Korespondencijos priėmimas, išsiuntimas Finansiniai buhalteriniai Registravimas Įstaigos rengiami ir siunčiami Sisteminimas Archyvavimas 22 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka 3.4 Dokumento sąvoka ir atliekamos funkcijos Dokumentas (lot. dokumentum) – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą. Dokumentas plačiausiąja reikšme suprantamas kaip reikalų raštas, kuriame užfiksuota ir patvirtinta kieno nors veikla ar faktai. Į šią sąvoką įeina visi dokumentai, nepriklausomai nuo jų parengimo būdo: pirmykštis pie­šinys; informacija, užfiksuota rankraščiuose, žemėlapiuose, grafikuose, mašinraščiuose, ma­šinogramose, magnetinėse juostose ar diskuose, duomenų kaupimo bankuose, foto, video, kino dokumentai. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. Pagrindinis in­ formacijos fiksavimo būdas – rašymo veiksmas, medžiaga informacijai fiksuoti – popierius ar kt. informacijos laikmena. Valdymo dokumentuose fiksuojamos įvairios valdymo sritys, pvz.: pagrindinės įstaigos vadovo valdymo funkcijos įforminamos įsakymais, nurodymais; informacija pasikeičiama raštais, telegramomis, telefonogramomis, telefaksais. Dokumentai vertinami dviem aspektais: Dokumentų praktinė nauda – įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. konkretaus dokumento reikia dabar. Istorinė informacijos vertė – tai asmens, įmonės, vietovės, šalies istorijos šaltinis. Jis ekonomikos, politikos, kultūros augimo atspindys ir liudininkas. Turime dokumentus sutvarkyti taip, kad jie išliktų ir „maža parašyti – svarbu iš­saugoti“. Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradedamos taikyti pasaulyje darbo su dokumentais srityje, siūlomas ir naujas dokumento sąvokos apibrėžimas: Dokumentas – informacijos laikmena ir pastovūs duomenys, užfiksuoti šioje laik­ menoje, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina. Su dokumento sąvoka susiję ir terminai: dokumentavimas, dokumentų apyvarta, dokumentų valdymas (nuo 2005 metų pakeitęs sąvoką raštvedyba). Dokumentas apibūdinamas kaip materialus objektas (popierius, piešinys, nuotrauka, videojuosta), kuriame užfiksuotos kokios nors žinios. Dokumentas – Lietuvos Respublikoje ar užsienio valstybėje įsteigto juridinio asmens, kitos organizacijos ar jų padalinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos. 23 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka Dokumento funkcijos Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas. Pagrindinės iš jų: Informacinė funkcija. Ji būdinga visiems be išimties dokumentams, nes informa­ cijos fiksavimo būtinybė ir yra ta priežastis, dėl kurios ir atsiranda dokumentai. Socialinė funkcija. Ją atlieka tik tie dokumentai, kurie atspindi konkretaus žmogaus veiklą, vaidmenį ir vietą visuomenėje. Socialiai yra svarbus kiekvienas dokumentas, nes jis atsiranda dėl vienokių ar kitokių visuomeninių poreikių. Dokumentai yra tam tikrų socialinių santykių atspindys, bet dokumentai gali veikti ir socialinius santykius. Bendravimo funkcija. Ją atlieka dokumentai, skirti informaciniams ryšiams tarp valstybių, įstaigų, asmenų ir kt. palaikyti. Šie dokumentai gali būti orientuoti „iš viršaus į apačią“ ir „iš apačios į viršų“ (raštai, telegramos, laiškai, notos, memorandumai). Teisinė funkcija. Tai teisinių normų ir santykių fiksavimo, įtvirtinimo ar pakeitimo funkcija. Šią funkciją atliekančių dokumentų yra dvi grupės: 1. Dokumentai, iš karto turintys teisinę funkciją. 2. Dokumentai, įtvirtinantys teisinę funkciją praėjus tam tikram laikui. Tokie doku­ mentai gali būti panaudojami teisme kaip įrodymai (sutartys, testamentai). Valdymo funkcija. Šią funkciją vykdo dokumentai, sudaromi valdymo tikslais ir valdymo veiklai realizuoti. Valdymo veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų, susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas. Dokumentai rašomi, kad būtų galima atlikti valdymo veiksmus, fiksuoti jų turinį, kaup­ ti, perduoti, naudoti ir saugoti informaciją tam tikrą laiką. Kiekvienos įstaigos dokumentų komplektą lemia: - įstaigos funkcijos ir kompetencija; - įstaigoje sprendžiamų klausimų pobūdis, jų sprendimo tvarka; - ryšiai su kitomis įstaigomis; - dokumentų funkcinė paskirtis. Sudarant ir įforminant valdymo dokumentus, reikia laikytis tam tikrų ekonominio, juridinio, socialinio-psichologinio pobūdžio taisyklių: - dokumento sudarymo faktas turi būti pagrįstas būtinybe; - dokumentas turi pateikti maksimalią informaciją, būdamas minimalios apimties; - dokumento išvaizda turi atitikti estetinius poreikius ir turėti optimaliai išdėstytus rekvizitus; - dokumentas turi būti parengtas pagal dokumentų išdėstymo schemą; jei truks kokių nors rekvizitų, dokumentas bus juridiškai negaliojantis. 24 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją. Jais reguliuojami ir tvarkomi tam tikri visuomenės gyvenimo klausimai, ryšiai tarp įstaigų, įstaigų ir jų darbuotojų santykiai, įstaigų ir gyventojų reikalai. 3.5 Veiklos dokumentų klasifikavimas Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius. Dokumentus klasifikuoti – reiškia juos skirstyti į grupes pagal bendrus požymius: 1. Dokumentų turinį (informacijos pobūdį). 2. Dokumentų formą (informacijos fiksavimo būdą). 1. Pagal informacijos kilmę: pirminiai dokumentai – tai išsamūs kurių nors objektų, procesų arba ryšių ap­rašymai (knygos, straipsniai, standartai, monografijos ir pan.); antriniai dokumentai – atspindi pirminių dokumentų turinį ir padeda juos su­rasti informacijos masyve (bibliografiniai aprašymai, referatai, anotacijos). 2. Pagal sudarymo vietą: vidiniai (skirti žmonėms vidaus darbui); išoriniai (gauti iš kitur). 3. Pagal sprendžiamų klausimų kiekį: paprasti – kai dokumentas rengiamas vienu klausimu, sudėtiniai – dokumentas rengiamas keliais klausimais. 4. Pagal sudarymo formą: tipiniai (tekstas – pavyzdys). Dokumentai sudaromi vienarūšėms valstybės ar kitoms įmonėms (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės); trafaretiniai (kai dalis dokumento teksto atspausdinta ir dalis užpildoma suda­ rant konkretų dokumentą); individualūs, kurių turinys kaskart kitas. 5. Pagal fiksavimo būdus: vizualiniai (lot. visualis – regimas) dokumentus žmogus suvokia akimis, juos skaitydamas ar žiūrėdamas. Tai tekstai ir vaizdiniai dokumentai – schemos, dia­ 25 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka gramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos. Dokumentų tekstai būna parašyti ranka, rašomąja mašinėle, surinkti kompiuteriu, padauginti operatyviosios poligrafijos priemonėmis arba atspausdinti spaustuvėje; audiodokumentai (lot. audio – klausau(si), girdžiu) – tai fonodokumentai (gr. phone – garsas, balsas), kuriuose užfiksuota garsinė informacija atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. diktofonais ir magnetofonais; audiovizualiniai – kai dokumentuose užfiksuota informacija suvokiama vienu metu – klausa ir rega. Atgaminama kinoprojektoriais, videoaparatūra, multimedia. Apdorojant dokumentus kompiuteriais, atsirado naujos dokumentų formos – mašina skaitomų dokumentų ir mašinogramų. 6. Pagal saugojimo laiką: nuolat (amžino) saugomi; ilgai saugomi – nuo 26 iki 100 metų; trumpai saugomi – nuo 1 iki 25 metų įskaitytinai. 7. Pagal slaptumą: riboto naudojimo (kai naudojasi visi įstaigos darbuotojai, tačiau dokumentai be atskiro nutarimo neskelbiami); slapti (kai naudojasi adresatai ir vykdytojai); visiškai slapti (su kuriais susipažįsta tik adresatas). 8. Pagal turinį (veiklos sritis): Pagal specializaciją arba unifikuotą dokumentų sistemą (unifikuotas dokumentas – suvienodintas tiek savo forma, tiek turiniu, pvz., personalo anketa, darbo sutartis ir t.t.) yra skirstoma į: unifikuotą planavimo dokumentų sistemą; buhalterinės apskaitos dokumentų sistemą; statistikos dokumentų sistemą; organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistemą ir t. t. 9. Pagal pateikimo būdą: Originalas (lot. originalis – pirminis, įgimtas, savitas) – tai tikras autentiškas dokumentas (pasas, diplomas); tai pirmas dokumento egzempliorius, kuriame yra atsakingo darbuotojo parašas ir, jeigu reikia, antspaudas. 26 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka Kopija (lot. copia – daugybė, atsarga) – tikslus originalo atspaudas, daromas dauginimo, fotokopijavimo, faksimilinio perdavimo bei kitomis operatyvios poli­grafijos priemonėmis. Gaunama faksimilė (lot. fac similia – daryk panašų). Nuorašas – raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas. Nuorašai rašomi mašinėle, kompiuteriu arba ranka, juos tvirtina notaras arba įstaigos darbuotojas „nuo­rašo tvirtinimo žyma“. Turi juridinio originalo galią. Nuorašais vadinami ir siunčiamųjų raštų antrieji, įstaigoje liekantys egzemplioriai. Išrašas – oficialiai įforminta dokumento ištrauka, pakartota dokumento dalis, pvz.: protokolo išrašas. Dublikatas (lot. dublicatus – padaugintas, padvigubintas) – kitas dokumento egzempliorius, kuris atstoja originalą, duodamas vietoj prarasto dokumento pa­prastai su užrašu „Dublikatas“. 3.6 Dokumentų unifikavimas Dokumentų unifikavimas (lot. unifico – vienodinu) – tai jų vienodinimas pagal informacijos sudėtį ir dokumentų formą. Unifikavimo tikslai: 1. Nustatyti dokumentus, reikalingus konkrečiai valdymo funkcijai. 2. Suvienodinti dokumentų formą. 3. Unifikuoti dokumentų tekstą. Unifikuojant dokumentus, parengiama kuo optimalesnė, trumpesnė ir patogesnė su­ vienodinta informacijos pateikimo forma konkrečiam valdymo uždaviniui spręsti. Įforminant dokumentus pagal Dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles, vienodi­ nama jų forma, blankai, nustatomos vienodos paraštės ir kiekvienos dokumento sudeda­ mosios dalies nuolatinė vieta bei įforminimo būdas. Unifikuojant dokumentus, vienodinamas ne tik išorinis jų įforminimas, bet ir dokumentų turinys. Rengiant vienos ar kitos rūšies unifikuoto dokumento formą, kiek įmanoma suvienodinamas informacijos turinys, teksto sudedamosios dalys, nustatomi unifikuo­ti žodžių junginiai bei sakiniai. Unifikuoto dokumento informacija turi būti optimaliai išsami, bet neperkrauta pašaliniais rodikliais, bereikšmiais žodžiais ar sakiniais. Unifikuojant dokumento teksto struktūrą, reikia parinkti tokias teksto sudedamąsias dalis ir išdėstyti jas tokia tvarka, kuri labiausiai atitiktų dokumento paskirtį, o dokumen­to 27 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka tekstas taptų logiškas, nuoseklus ir argumentuotas. Unifikuotiems dokumentams turi būti parenkamos unifikuotos kalbinės konstrukcijos, tiksliai išreiškiančios pasikartojančius valdymo veiksmus ar situacijas. Unifikuoti žodžių junginiai turi būti trumpi, glausti, aiškūs, reikalaujantys vienareikšmio atsakymo. Unifikuotų dokumentų tekstai gali būti pateikiami trafaretų, anketų, lentelių bei jų derinių būdu. Unifikuoti dokumentai padeda mažinti dokumentų formų skaičių, nustatyti būtiną informacijos turinį, išvengti jos dubliavimo ir nemotyvuoto perkrovimo. Unifikuotus do­ kumentus galima greičiau ir lengviau parengti, tiksliau įforminti, juos patogiau skaityti, geresnė jų išvaizda. Unifikavimo reikšmė didėja diegiant informacinę techniką, kai būtinas duomenų sistemos vieningumas. Sukūrus unifikuotų dokumentų grupes, jas galima standartizuoti. Tai reiškia, kad nustatytos tam tikros normos ir reikalavimai dokumentams, kurių turi laikytis valstybėje visų žinybų, organizacijų, įstaigų, įmonių pareigūnai ir piliečiai. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba yra institucija, kuriai pavesta ne tik kaupti, sau­ goti valstybinės ir istorinės reikšmės dokumentus, bet ir diegti pažangius darbo su doku­ mentais metodus, rengti norminius dokumentus. Pagrindinis norminis dokumentas, nustatantis bendruosius dokumentų sudarymo reikalavimus, yra Dokumentų rengimo taisyklės. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, naujai suklasifikuotos rengiamų dokumentų grupės ir rekomenduojama laikytis šių pakeitimų, kurie atitinka ir vartojamus Dokumentų rengimo taisyklėse. Pagal specializaciją arba unifikuotą dokumentų sistemą yra įforminama viena iš val­ dymo funkcijų. Dokumentų valdyme taikoma organizacinių tvarkomųjų dokumentų (OTID) sistema, kuri skirstoma į tris grupes: 1. Teisės aktais tvirtinami dokumentai. Jie nustato pagrindines valstybės insti­ tucijų, įstaigų, organizacijų ar bendrijų veiklos normas. Tai nuostatai, įstatai (sta­ tutai), instrukcijos, taisyklės, nomenklatūros. 2. Teisės aktai parodo įstaigos valdymo veiklą. Nutarimai, sprendimai, potvarkiai, įsakymai, nurodymai. 3. Įstaigos rengiami ir įstaigos siunčiami dokumentai skirti operatyviems rei­ kalams tvarkyti, informaciją perduoti ar ja pasikeisti, faktams ar įvykiams fik­suoti, kai to negalima padaryti žodžiu. Aktai, apžvalgos, pažymos, pažymėjimai, protokolai, raštai, rekomendacijos (charakteristikos), siūlymai, teikimai, telegra­mos, telefonogramos, faksai. 28 3. Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka Įstaiga gali daryti tik savo bei pavaldžių organizacijų dokumentų nuorašus ir naudo­ti juos savo poreikiams, siųsti kitoms įtaigoms ar išduoti asmenims. Tuomet ant teikiamos kopijos pažymima, kad originalas saugomas įstaigoje. Savo vidaus poreikiams įstaiga gali pasidaryti ir kitų įstaigų dokumentų nuorašus, galiojančius tik šioje įstaigoje, pvz.: priimant į darbą daromi diplomų, atestatų ir pan. nuorašai. VALDYMO DOKUMENTŲ RŪŠYS (pagrindiniai valdymo dokumentų klasifikacijos pakeitimai) Dabartinė dokumentų klasifikacija Dokumentų klasifikacija Pavyzdžiai Teisės aktai Tvarkomieji dokumentai Įsakymai, sprendimai, nutarimai, potvarkiai ir kt. Teisės aktais tvirtinami dokumentai Organizaciniai dokumentai Nuostatai, taisyklės, reglamentai, aprašymai Įstaigos rengiami dokumentai Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai Ataskaitos, pažymos, aktai, protokolai ir kt. Įstaigos siunčiami dokumentai Informaciniai siunčiamieji įstaigos dokumentai Raštai Dokumentų nuorašus įstaigos daro blankuose, kitų įstaigų dokumentų nuorašuose surašomi visi dokumento originalo blanko rekvizitai. Nuorašai ir išrašai juridinę galią įgyja tik patvirtinti (nuorašo tvirtinimo žyma). Valstybinės valdžios ir valdymo, vietos savivaldos įstaigos ir įmonės gali rengti savo individualias dokumentų valdymo taisykles, kurios derinamos su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba. 29 4 ĮSTAIGOS / ĮMONĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS Temos tikslai 1. Sugebėti teisingai parinkti dokumento formatą. 2. Suprasti rekvizito sąvoką, paskirtį ir jo įforminimo būdus. 3 Žinoti paraščių plotį ir atskirų dokumento dalių rašymo vietas. Nepaisant to, kaip tvarkomas dokumentų valdymas jūsų įmonėje ar įstaigoje – tradi­ ciškai ar jūs siekiate pasikeisti elektroniniais dokumentais, galioja vieningi valdymo dokumentų įforminimo reikalavimai. Laikydamiesi vieningų taisyklių užtikrinate: - Juridinę dokumentų galią. - Dokumentų sudarymą ir vykdymą kokybiškai ir laiku. - Operatyvią dokumentų paiešką. Bet kuris dokumentas yra sudarytas iš elementų (datos, teksto, parašo), kurie vadinami rekvizitais. 4.1 Dokumentų spausdinimas Ilgai ar nuolat saugomiems dokumentams spausdinti naudojamas popierius, atitinkantis standarte LST EN ISO 9706:2001 „Informacija ir dokumentai. Dokumentinis popierius. Pastovumo reikalavimai (ISO 9706:1994)“ nustatytus reikalavimus. Jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, naudojami šių formatų popieriaus lapai: 30 4. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų įforminimas A4 (210 × 297 mm), A5 (148 × 210 mm), A5 L (210 × 148 mm), paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm; A4 L (297 × 210 mm), paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – ne mažesnė kaip 20 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 30 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm. Dokumentai spausdinami vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Atspausdinto dokumento antroje pusėje gali būti įforminamos Dokumentų rengimo taisyk­ lėse ir kituose teisės aktuose nustatytos žymos ar nuorodos. Trumpai saugomi dokumentai gali būti spausdinami abiejose lapo pusėse. Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antras ir tolesni lapai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiš­ kais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Dokumento lapai gali būti numeruojami nurodant lapo numerį ir bendrą dokumento lapų skaičių, pvz.: 1–5 (1 – lapo numeris, 5 – bendras dokumento lapų skaičius). Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos. Dokumentai rašomi įvairių formų: teksto, lentelių ir mišrių. Kad būtų galima laiku įvykdyti dokumento užduotį, greitai surasti ir operatyviai nau­doti jo informaciją, dokumentas turi būti tinkamai parengtas, įformintas pagal nustatytus reikalavimus, juridiškai galiojantis. Veiklos dokumentų forma, jų rengimo ir įforminimo tvarka turi atitikti Dokumentų rengimo taisyklėse numatytus reikalavimus. 4.2 Dokumentų priedai Dokumento priedas yra atskirai įforminta dokumento teksto sudedamoji dalis. Doku­ mento tekste priedas paprastai nurodomas skliausteliuose, įrašant žodį „priedas“ ir, jei dokumentas turi daugiau nei vieną priedą, jo eilės numerį, pvz.: (3 priedas). Dokumento priedo rekvizitai yra šie: priedo žyma, priedo pavadinimas, tekstas (lentelė, grafikas, dokumento forma ar kita). Priedo žyma išdėstoma pagal Dokumentų rengimo taisyklių 36 punkte nustatytus reikalavimus. Priedo pavadinimas išdėstomas po priedo žyma išilginiu centruotu būdu ir rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, pvz.: 31 4. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų įforminimas ……… SPRENDIMŲ POVEIKIO VERTINIMO LENTELĖ arba ……… PASEKMIŲ APLINKAI REIKŠMINGUMO NUSTATYMO KRITERIJAI Kai priedas yra dokumento forma arba jos pavyzdys, priedo pavadinimas rašomas skliausteliuose paryškintomis raidėmis, pvz.: (Sutarties formos pavyzdys) arba (Pažymos forma) Priedas gali būti papildomas šiais rekvizitais: vizomis, dokumento paieškos nuoroda, rengėjo nuoroda, jei priedo rengėjas nėra pagrindinio dokumento rengėjas. Priede parašo rekvizitas nerašomas. Priedo, jei jis nėra dokumento forma, pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, brėžiamu po tekstu ties jo viduriu. Kiekvieno priedo lapai numeruojami atskirai pagal Dokumentų rengimo taisyklių 94 punkte nustatytus reikalavimus. 4.3 Pridedami dokumentai Pridedami dokumentai dokumento tekste, išskyrus teisės aktus, nurodomi taip: Nuoroda į pridedamus dokumentus rašoma dokumento teksto paskutinėje pastraipo­je, kuri pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu „pridedama“. Jei pridedami dokumentai įvardijami įstaigos dokumento tekste, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas tik jų lapų skaičius, pvz.: PRIDEDAMA. 3 lapai. Jei pridedamas daugiau negu vienas dokumento egzempliorius, nurodomas dokumen­to lapų (vieno egzemplioriaus) skaičius ir egzempliorių skaičius, pvz.: PRIDEDAMA. 4 lapai, 3 egz. 32 4. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų įforminimas Kai pridedami dokumentai tekste neįvardijami arba įvardijami apibendrintai, teksto pabaigoje nurodomas kiekvienas pridedamas dokumentas ir jo lapų skaičius. Jei pridedamas daugiau negu vienas dokumento egzempliorius, nurodomas ir egzempliorių skaičius, pvz.: PRIDEDAMA: 1. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo „Dėl lėšų skyrimo“ projektas, 1 lapas, 2 egz. 2. Lietuvos Respublikos finansų ministerijos 20XX-10-25 rašto Nr. 0-000 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo projekto derinimo“ kopija, 2 lapai. Jei dokumentas pridedamas kartu su kitais prie jo pridėtais dokumentais, tai pažy­mima ir nurodomas bendras lapų skaičius, pvz.: PRIDEDAMA. Vidaus reikalų ministerijos 20XX-09-10 raštas Nr. 00-000 su jame nurodytais pridedamais dokumentais, iš viso 10 lapų. arba PRIDEDAMA. V. Pavardenio prašymo kopija su prie jo pridėtomis dokumentų kopijomis, iš viso 5 lapai. Jei dokumentas pridedamas kartu su gautu voku, tai nurodoma, pvz.: PRIDEDAMA. V. Pavardenio prašymas, 2 lapai ir vokas. Jei pridedamas leidinys, nurodomas jo puslapių skaičius, pvz.: PRIDEDAMA. Seimo kontrolierių įstaigos ataskaita, 32 puslapiai. Jei pridedamas dokumentas skirtas ne visiems dokumente nurodytiems adresatams, nurodomas konkretus adresatas, pvz.: PRIDEDAMA. 3 lapai, 2 egz. Finansų ministerijai. Jei pridedamas dokumentas įrašytas kompiuterinėje laikmenoje (kompaktiniame dis­ke ar kt.), nurodomas kiekvienos rinkmenos pavadinimas, formatas, laikmenos rūšis ir kiekis, pvz.: PRIDEDAMA. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių projektas.doc, 1 kompaktinis diskas (CD-RW). Jei pridedamas elektroninis dokumentas, nurodomas elektroninio dokumento rinkmenos pavadinimas ir plėtinys, pvz.: PRIDEDAMA. Pažyma apie gautas pajamas.adoc 33 4. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų įforminimas Jei pridedamas didelis įstaigos dokumentų kopijų ar nuorašų kiekis, gali būti nurodoma, kad pridedama tik adresatui, pvz.: PRIDEDAMA. 100 lapų (tik adresatui). Jei prie siunčiamo atspausdinto įstaigos dokumento pridedami dokumentai, kurie siunčiami tik elektroniniu paštu, atspausdintame dokumente nurodomi siunčiamų rinkmenų pavadinimai ir formatas, pvz.: … Ataskaitos forma (ataskaita.doc) bus išsiųsta elektroniniu paštu. 4.4 Dokumentų išrašai Dokumentų išrašai daromi iš įstaigoje sudarytų, gautų ar joje saugomų dokumentų, kai reikia pateikti dokumento dalį, susijusią su konkrečiu faktu ar sprendimu, fiziniu ar juridiniu asmeniu arba asmenų grupe. Išrašas įforminamas taip: Specialiosios žymos rekvizito vietoje paryškintomis raidėmis nurodomas žodis „Išrašas“. Iš dokumento pateikiama: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadini­ mas, dokumento data, registracijos numeris, reikiama dokumento teksto dalis ir parašo rek­ vizito dalys (be parašo). Kai reikia patvirtinti dokumento išrašo tikrumą, dokumento išraše nurodoma tikrumo žyma, rašoma pagal Dokumentų rengimo taisyklių 53–55 punktuose nustatytus reikalavimus. jei dokumen­to išraše nėra nurodoma tikrumo žyma, po parašo rekvizitu dedamas įgaliojimus turinčio įstaigos struktūrinio padalinio arba įstaigos antspaudas. 4.5 Dokumentų pasirašymas Teikiami vadovui pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti: 1. Įforminti pagal teisės aktų ir šių Taisyklių nustatytus reikalavimus. 34 4. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų įforminimas 2. Teisės aktai – vizuoti atsakingų asmenų, jei reikia – dokumento rengėjų, teisės norminių aktų nustatytais atvejais – suderinti su suinteresuotomis institucijomis ir įstai­gomis. 3. Aktai, sąrašai, planai ir kiti vadovo parašu tvirtinami dokumentai – pasirašyti atsakingų darbuotojų ir, jei reikia, vizuoti dokumento rengėjų. Pasirašomas ar tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius, jei kiti teisės aktai ne­ nustato kitaip. Kai dokumento sudarytojai yra keli, pasirašoma ar tvirtinama tiek doku­ mento egzempliorių, kiek yra sudarytojų. Siunčiamo dokumento pasirašomas siunčiamas egzempliorius ir įstaigoje liekantis egzempliorius. Jei siunčiamas dokumentas adresuojamas keliems įvardytiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas įstaigoje liekantis egzempliorius, o adresatams gali būti siunčiamos dokumento kopijos ar nuorašai, patvirtinti pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresatai išdėstomi įstaigoje liekančio dokumento egzemplioriaus paskutinio lapo antroje pusėje arba adresatų sąrašas įforminamas atskirai. Jei adresatų sąrašas įforminamas atskirai, jo pavadinime nurodomas siunčiamo do­ kumento sudarytojas, data ir registracijos numeris, pvz.: NACIONALINĖS TEISMŲ ADMINISTRACIJOS 20XX-08-10 RAŠTO NR. 0-00 ADRESATŲ SĄRAŠAS Jei dokumentas, išskyrus elektroninius dokumentus, siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo vizos nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas. Pasirašyti ar patvirtinti dokumentai registruojami ir tvarkomi pagal Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamas dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles. Dokumentai, registruojami ir tvarkomi pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvir­ tintas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles. 35 5 ĮSTAIGOS / ĮMONĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ RENGIMAS Temos tikslai 1. Supažindinti su dokumentų rekvizitais, jų ypatumais ir vieta dokumentuose. 2. Žinoti įstaigos rengiamų dokumentų rašymo ypatumus, principus, rūšis. 3. Mokėti parinkti dokumento rūšį reikiamai informacijai įforminti. 5.1 Dokumentų rekvizitai Dokumentas turi turėti nustatytą kiekį rekvizitų. Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas. Dokumentų rengimo taisyklės numato 22 rekvizitus, tačiau ne visi jie reikalingi viename dokumente. Kiekvienas rekvizitas išdėstomas nustatytoje dokumento vietoje (1 prie­das) ir atskiriamas nuo aukščiau esančių rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės inter­valu, išskyrus šių Taisyklių 28 ir 39 punktuose nustatytus atvejus. Kai spausdinamą dokumentą sudaro daugiau nei vienas lapas, rekvizitai turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo ir po juo esantys kiti rekvizitai. 36 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra: Išilginis centruotas – rekvizitų eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusios nuo kairiosios ir dešiniosios paraščių. Šiuo būdu rekvizitai spausdinami viršutinėje lapo daly­je. Rašoma didžiosiomis raidėmis juodu šriftu (bold). Taip rašomas dokumento rengėjo ir dokumento pavadinimas. Dokumento pavadinimas nuo rengėjo pavadinimo atskiriamas vienu intervalu. UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS Kampinis vėliavinis – rekvizito eilučių pradžia nuo kairiosios paraštės arba vieno­dai nutolusios nuo kairiosios paraštės. Uždarosios akcinės bendrovės „E-Z WAY“ Personalo skyriui Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumen­ to rekvizitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai. Iš kelių eilučių susidedantys rekvizitai, išskyrus dokumento sudarymo vietą ir gauto dokumento nuorodą, spausdinami vienu intervalu. Rezoliucijos, vizos ir supažindinimo žymos rekvizitai dokumente gali būti nedėstomi, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Tokiu atveju įstaigoje turi būti nustatytos tokios organizacinės ir techninės priemonės, kurios leistų identifikuoti pavedimą davusį, dokumentą vizavusį ar su dokumentu susipažinusį asmenį ir užtikrintų šių procedūrų įrodomąją (teisinę) galią. REKVIZITAI Dokumentuose, priklausomai nuo jų paskirties, gali būti šie rekvizitai: 1. Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas Išdėstoma išilginiu centruotu būdu dokumento pradžioje po viršutine parašte. Prekių ženklas gali būti išdėstytas dokumento viršuje kairėje pusėje, paliekant paraštę. Herbas ir prekių ženklas dokumente vienas šalia kito nenaudojami. 37 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 2. Dokumento sudarytojo pavadinimas Privalomas visuose dokumentuose, išskyrus teisės aktais tvirtinamus dokumentus. 3. Įstaigos duomenys Privalomi siunčiamuose dokumentuose. 4. Adresatas Privalomas siunčiamuose dokumentuose. 5. Dokumento pavadinimas Privalomas visuose dokumentuose, išskyrus raštus. 6. Dokumento data Privaloma visuose dokumentuose. 7. Dokumento registracijos numeris Privalomas visuose dokumentuose. 8. Dokumento sudarymo vieta Privaloma visuose dokumentuose, išskyrus dokumentus, rašomus siunčiamųjų dokumentų blankuose. 9. Dokumento tekstas Privalomas visuose dokumentuose. 10. Parašas Privalomas visuose dokumentuose. 11. Dokumento tvirtinimo žyma Privaloma, kai dokumentas tvirtinamas teisės aktu arba įstaigos vadovo parašu. 12. Specialioji žyma Privaloma, kai reikia nurodyti dokumento ypatybę (projektas, kopija, vertimas ir kt.). 13. Priedo žyma Privaloma pridedamuose dokumentuose (nurodo ryšį su dokumentu, kuriam priedas priklauso). 14. Gauto dokumento registracijos žyma Privaloma įstaigos gautuose dokumentuose. 15. Gauto dokumento nuoroda Privaloma atsakomuosiuose raštuose ir kituose atsakomuosiuose dokumentuose. 16. Rezoliucija Gali būti rašoma, kai įstaigos vadovas duoda pavedimą vykdytojui. 38 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 17. Dokumento suderinimo žyma Privaloma įteisinant dokumento suderinimo procedūrą. 18. Vizos Gali būti rašomos, kai pareiškiama nuomonė apie dokumentą arba kai dokumentą vizuoja jo rengėjas. 19. Supažindinimo žyma Rašoma, kai reikia pasirašytinai supažindinti su dokumentu. 20. Rengėjo nuoroda Privaloma siunčiamuose dokumentuose, gali būti rašoma teisės aktuose. 21. Dokumento paieškos nuoroda Privaloma, kai dokumentas (rinkmena) saugomas kompiuteryje. 22. Tikrumo žyma Privaloma, kai reikia patvirtinti dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą. 1. LIETUVOS VALSTYBĖS AR SAVIVALDYBĖS HERBAS ARBA PREKIŲ ŽENKLAS Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas (toliau – herbas) arba prekių ženklas dėstomas išilginiu centruotu būdu po viršutine parašte. Prekių ženklas gali būti išdėstytas dokumento viršuje kairėje pusėje, paliekant paraštes. Lietuvos Respublikos herbą savo dokumentuose gali naudoti, pvz.: - LR Seimas; - LR Prezidentas; - LR Vyriausybė ir jos organai; - LR ministerijos; - LR teismai; - Valstybinės notarinės kontoros; - civilinės metrikacijos įstaigos; - LR prokuratūros organai ir kt. PASTABA. Herbas ir prekių ženklas kartu nespausdinami. 39 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 1 priedas DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA Herbas arba prekių ženklas 20 Specialioji žyma Gauto dokumento registracijos žyma Priedo žyma Dokumento tvirtinimo žyma (Prekių ženklas) Dokumento sudarytojo pavadinimas (Įstaigos duomenys) Dokumento pavadinimas Dokumento data Dokumento registracijos numeris Dokumento sudarymo vieta Adresatas Dokumento data Dokumento regist-­ racijos numeris Gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose) Dokumento tvirtinimo žyma (tvirtinant vadovo parašu) Rezoliucija 297 Antraštė (raštuose) Dokumento pavadinimas (kituose siunčiamuose dokumentuose) Dokumento data Dokumento registracijos numeris (kituose siunčiamuose dokumentuose) Dokumento sudarymo vieta Dokumento tekstas Parašas Dokumento suderinimo žyma Viza Supažindinimo žyma Dokumento rengėjo nuoroda Tikrumo žyma (Dokumento paieškos nuoroda) 30 85 85 210 --------------- – paraštes žyminti linija 40 20 Dokumento paieškos nuoroda Įstaigos duomenys 10 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas CENTRUOTAS PREKIŲ ŽENKLO IR DOKUMENTO SUDARYTOJO IŠDĖSTYMAS Dokumento sudarytojo pavadinimas spausdinamas po prekių ženklu, jeigu ženklas išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje Prekių ženklas spausdinamas lapo viduryje po viršutine parašte UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, didesnėmis negu kiti rekvizitai, ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu PREKIŲ ŽENKLO IR DOKUMENTO SUDARYTOJO IŠDĖSTYMAS LAPO VIRŠUTINĖS DALIES KAIRĖJE PUSĖJE Jei prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas šalia ženklo UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Gali būti spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, paliekant paraštes 41 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 2. DOKUMENTO SUDARYTOJO PAVADINIMAS Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių ženklu, jei šis rek­ vizitas išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje. Jei prekių ženklas yra doku­mento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo. Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis išilginiu centruotu būdu. Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti teisės aktuose nustatytą pavadinimą: 2.1. Kai dokumento sudarytojas yra priklausomybės santykiais neatsiejama įstaiga ar įstaigos struktūrinis padalinys, pavadinime nurodoma priklausomybė, pvz.: LIETUVOS KARIUOMENĖS KARO MEDICINOS TARNYBA arba VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETO VERSLO VADYBOS FAKULTETAS 2.2. Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos vadovas ar kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo, rašomas visas jo pareigų pavadinimas, pvz.: VILNIAUS MIESTO MERAS arba VILNIAUS VERSLO TEISĖS AKADEMIJOS REKTORIUS 42 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas arba LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS VALSTYBĖS SEKRETORIUS Kai dokumento sudarytojas yra iš skirtingų įstaigų atstovų sudaryta grupė, jos pava­ dinimas nurodomas pagal teisės akte nustatytą funkciją, pvz.: PACIENTŲ SVEIKATAI PADARYTOS ŽALOS NUSTATYMO KOMISIJA Kai dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, jų pavadinimai rašomi vienas po kito ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Dokumento sudarytojo pavadinimas užsienio korespondentams siunčiamuose doku­ mentuose gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba ir išdėstomas po lietuvių kalba parašytu dokumento sudarytojo pavadinimu. DOKUMENTO SUDARYTOJAS – ĮMONĖS VADOVAS UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS Kai dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija (įmonės vadovas), rašomas pareigybės pavadinimas ir nurodoma jos priklausomybė 43 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas DOKUMENTO SUDARYTOJAS – ĮMONĖS DARBUOTOJAS, NETURINTIS JURIDINIŲ ĮGALIOJIMŲ UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ REKLAMOS SKYRIAUS VADYBININKAS Kai tarnybinio pranešimo, tarnautojo ataskaitos ar kito panašaus dokumento sudarytojas yra įmonės darbuotojas, neturintis juridinių įgaliojimų, rašomas pareigybės pavadinimas ir nurodoma jos priklausomybė DOKUMENTO SUDARYTOJO SPAUSDINIMAS, KAI NESPAUSDINAMAS PREKIŲ ŽENKLAS UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-ZWAY“ Jei prekių ženklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte 3. ĮSTAIGOS DUOMENYS Įstaigos duomenų struktūra priklauso nuo dokumento sudarytojo. Kai dokumento sudarytojas yra įstaiga ar jos vidaus struktūrinis padalinys, įstaigos duomenis sudaro: - juridinio asmens teisinė forma; - buveinė; - kontaktinė informacija (telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas, kita reikalinga informacija); - registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie juridinį asmenį, pavadinimas; - juridinio asmens kodas; 44 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJA Biudžetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. aaa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos teritorinis padalinys: - juridinio asmens teisinė forma; - buveinė; - registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie juridinį asmenį, pavadinimas; - juridinio asmens kodas; - teritorinio padalinio adresas; - kontaktinė informacija, pvz.: NEĮGALUMO IR DARBINGUMO NUSTATYMO TARNYBOS PRIE SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS ALYTAUS TERITORINIS SKYRIUS Biudžetinė įstaiga, Švitrigailos g. 00, 00000 Vilnius. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Skyriaus duomenys: Naujoji g. 00, 00000 Alytus, tel. (8 000) 00 000, el. p. alytus@ndnt.lt Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos filialas (atstovybė): - juridinio asmens teisinė forma; - buveinė; - registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie juridinį asmenį, pavadinimas; - juridinio asmens kodas; - filialo (atstovybės) adresas; - kontaktinė informacija; - filialo kodas ir kita reikalinga informacija. Pvz.: 45 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas (Prekių ženklas) VALSTYBĖS ĮMONĖS REGISTRŲ CENTRO VILNIAUS FILIALAS V. Kudirkos g. 18, 03105 Vilnius. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 124110246. Filialo duomenys: Lvovo g. 25, 08105 Vilnius, tel. (8 5) 242 0833, flialo kodas 124208338 arba VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS ŽIRMŪNŲ SENIŪNIJA Biudžetinė įstaiga. Konstitucijos pr. 0, 00000 Vilnius. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000. Seniūnijos duomenys: biudžetinės įstaigos filialas, Žirmūnų g. 000, 00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, el. p. zirmunu.seniunija@vilnius.lt, filialo kodas 0000000 Įstaigos duomenys išdėstomi eilute ar stulpeliais po dokumento sudarytojo pavadini­mu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje pagal šiuos reikalavimus: ĮMONĖS DUOMENYS PO DOKUMENTO SUDARYTOJO REKVIZITU KALĖJIMŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS Biudžetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. aaa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 ______________________________________________________________ Rašomi: po dokumento sudarytojo pavadinimu mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija. 46 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas ĮMONĖS DUOMENYS APATINĖJE PARAŠTĖJE Įmonės duomenys gali būti išdėstomi stulpeliais apatinėje paraštėje. Brūkšnys privalomas. Biudžetinė įstaiga Tel. (8 5) 212 1315 Trakų g. 30, LT-00000 Vilnius Faks. (8 5) 212 1316 Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 123456789 REIKIA ŽINOTI! Telefono ir fakso numeriai rašomi pagal Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus patvirtintas Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo rekomendacijas. Įstaigos duomenys išdėstomi išilginiu centruotu būdu po dokumento sudarytojo pa­ vadinimu arba stulpeliais dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje pagal šiuos reika­ lavimus: 1. Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskiriami linija, jei rašomi po dokumento sudarytojo pavadinimu. 2. Jei įstaigos duomenys rašomi apatinėje paraštėje, atskirti linija privalu. Kai siunčiamo dokumento sudarytojai yra keli, įstaigos duomenys rašomi po kiekvie­no sudarytojo pavadinimu ir atskiriami linija (2 priedas). 4. ADRESATAS Adresatas rašomas po įstaigos duomenų rekvizitu arba, kai įstaigos duomenys išdės­ ty­ti dokumento apatinėje paraštėje, – po dokumento sudarytojo pavadinimu pagal šiuos reikalavimus: Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Jei nurodomi keli adresatai, jie išdėstomi vienas po kito ir skiriami kableliais arba atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. 47 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas KALĖJIMŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS Biudžetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. aaa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Akcinei bendrovei „Rasa“ 20XX-04-12 Nr. 3-11 Adresatas rašomas: • nuo kairiosios paraštės; • mažosiomis neparyškintomis raidėmis; • po įmonės duomenų rekvizitu; • jei jo nėra šioje vietoje – po dokumento sudarytojo rekvizitu. KITI ADRESATO RAŠYMO VARIANTAI 1. Kai dokumentas adresuojamas įmonės struktūriniam padaliniui, įmonės pavadini­ mas rašomas kilmininko linksniu, įmonės struktūrinio padalinio pavadinimas – naudininko linksniu: Vilniaus apskrities viršininko administracijai 2. Kai dokumentas skirtas daugeliui adresatų, turinčių tą patį pavadinimą, adresatas gali būti rašomas apibendrintai: Apylinkės teismams 3. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašo­ ma „Pagal adresatų sąrašą“ ir kiekvienam adresatui siunčiamame egzemplioriuje nurodomas konkretus adresatas, pvz.: Pagal adresatų sąrašą Vilniaus apskrities archyvui 48 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 4. Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama to dokumento kopija ar nuorašas, tai nurodoma atskiroje eilutėje prieš šį adresatą, pvz.: Lietuvos Respublikos finansų ministerijai Kopija Valstybinei mokesčių inspekcijai prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos Adresų sąrašas įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklių 100 punkte nustatytus reikalavimus. 5. Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam asmeniui, nurodomas jo pareigų pava­ dinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu, pvz.: Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijos Asmens sveikatos skyriaus vedėjui Vardui Pavardeniui 6. Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui, adresato rekvizitas būtinai ra­ šomas su adresu: Vaidui Jurkauskui Trakų g. 30–7 LT–2000 Vilnius Adresas rašomas pagal Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro tvirtinamas Universaliųjų pašto paslaugų teikimo taisykles. 5. DOKUMENTO PAVADINIMAS Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas (įsakymas, nutarimas, pažyma, protokolas ar kt.) ir antraštė. Dokumento pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir, išskyrus raštus, išdėstomas išilginiu centruotu būdu, pvz.: 49 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas NEKILNOJAMOJO TURTO VERTINIMO TAISYKLĖS arba PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS arba KOLEGIJOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS Teisės aktuose (nutarimuose, įsakymuose ir kt.) dokumento rūšies pavadinimas nu­ rodomas atskiroje eilutėje po dokumento sudarytojo pavadinimu, o antraštė pradedama žodžiu „dėl“, pvz.: ĮSAKYMAS DĖL MEDICINOS PRAKTIKOS LICENCIJŲ IŠDAVIMO Teisės aktais tvirtinamų nuostatų, taisyklių, programų, kitų dokumentų pavadinimas išdėstomas po tvirtinimo žymos rekvizitu. Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nenurodomas. Antraštė pradedama žodžiu „dėl“, rašoma nuo dokumento kairiosios paraštės ir nuo aukščiau esančio adresato rekvi­zi­to atskiriama didesniu nei vienos eilutės intervalu, pvz.: DĖL TEISĖS AKTO PROJEKTO DERINIMO Kituose įstaigos rengiamuose dokumentuose (aktuose, protokoluose, pažymose ir kt.) dokumento pavadinimas išdėstomas po dokumento sudarytojo pavadinimu arba, jei do­ kumente yra nurodytas adresatas, – po šiuo rekvizitu. Rašomas: - teisės aktų ir įmonės rengiamų dokumentų pavadinimas – po dokumento suda­ rytojo pavadinimu; 50 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas - įmonės siunčiamų dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas – po šiuo rekvizitu; - teisės aktais tvirtinamų dokumentų pavadinimas – po tvirtinimo žymos rekvizitu. DOKUMENTO PAVADINIMO IŠDĖSTYMAS TEISĖS AKTUOSE UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL DARBO LAIKO PAKEITIMO Rašomas: – didžiosiomis paryškintomis raidėmis; – išilginiu centruotu būdu; – nuo aukščiau parašytų rekvizitų atskiriamas ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Dokumento pavadinimą sudaro: – dokumento rūšies pavadinimas; – teksto antraštė. REIKIA ŽINOTI! Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nerašomas. Antraštė pradedama rašyti nuo kairiosios paraštės prielinksniu „DĖL“ didžiosiomis pa­ ryškintomis raidėmis. Jos plotas horizontaliai neribojamas. Siunčiamų dokumentų lydraščiuose antraštė taip pat rašoma. 6. DOKUMENTO DATA Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu ir kartu su dokumento registra­ cijos numeriu dėstoma išilginiu centruotu būdu. Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. jei įstaigos duomenys rašomi dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje, dokumento data ra­šoma dešinėje lapo pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu. Dokumento data rašoma arabiškų skaitmenų grupėmis pagal LST EN 28601:2000 standartą arba mišriuoju būdu. Jei data rašoma skaitmenų grupėmis, pirmoji skaitmenų grupė, žyminti metus, su­sideda iš keturių skaitmenų, antroji ir trečioji grupės, žyminčios mėnesį ir dieną, turi po du skaitme51 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas nis. Metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz.: 20XX-05-05 Jei data rašoma mišriuoju būdu, rašomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ sutrum­ pinimas, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ sutrumpinimas. Viena­ ženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 20XX m. gegužės 5 d. Data yra dokumento pasirašymo arba įvykio, užfiksuoto dokumente, laikas. Pavyzdžiui, įsakymo, pažymėjimo ar rašto data yra jų pasirašymo dienos data, o protokolo ar akto data – įvykio data. DATŲ RŪŠYS TVIRTINIMO DATA planuose ataskaitose taisyklėse instrukcijose PASIRAŠYMO DATA įsakymuose raštuose pažymėjimuose ĮVYKIO, KURIS FIKSUOTAS DOKUMENTE, DATA protokoluose aktuose DATŲ RAŠYMO BŪDAI TRUMPUOJU 20XX-12-08 MIŠRIUOJU 20XX m. gruodžio 8 d. • arabiškais skaitmenimis • skaičių grupėmis • mėnuo ir diena – dviem skaitmenimis arabiškais skaitmenimis su santrumpa m. • mėnuo – žodžiu • diena – skaitmenimis su santrumpa d. 52 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas TRUMPOSIOS DATOS IŠDĖSTYMAS UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS 20XX-12-09 Nr. 2-12 Vilnius Dokumento data rašoma: • arabiškų skaitmenų grupėmis; • po dokumento pavadinimu; • kartu su dokumento registracijos numeriu; • išilginiu centruotu būdu. Dokumento data ir registracijos numeris nuo dokumento pavadinimo atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. MIŠRIOSIOS DATOS IŠDĖSTYMAS UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ ĮSAKYMAS DĖL VIDAUS TVARKOS TAISYKLIŲ 20XX m. spalio 6 d. Nr. 2-12 Vilnius Dokumento data tvarkomuosiuose ir finansiniuose dokumentuose rašoma: • mišriuoju būdu po dokumento pavadinimu; • kartu su dokumento registracijos numeriu; • išilginiu centruotu būdu. REIKIA ŽINOTI! Valstybinės lietuvių kalbos komisijos prie LR Seimo 2001 m. gegužės 3 d. nutarimas Nr. 2 (78) „Dėl datos rašymo“ (Žin., 2001, Nr. 30-1009). 7. DOKUMENTO REGISTRACIJOS NUMERIS Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos rekvizito dešinėje pusėje tokia tvarka: dokumento registracijos numerį sudaro simbolis Nr., dokumento registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumento registre eilės nume­ris, pvz.: 53 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Nr. V1-159 (V1 – dokumentų registro identifikavimo žymuo, 159 – dokumento registravimo šiame registre eilės numeris). Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis, kurie nurodomi skliausteliuose, pvz.: Nr. (1.15) 1-159 arba Nr. 1-159 (1.15) (1.15 – bylos indeksas pagal įstaigos dokumentacijos planą). Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, registracijos numeris susideda iš dokumento registracijos numerių, atskirtų vienas nuo kito pasviruo­ju brūkšneliu, pvz.: Nr. V1-159/A-254. 8. DOKUMENTO SUDARYMO VIETA Dokumento sudarymo vieta nurodoma dokumentuose, kuriuose nėra įstaigos duomenų rekvizito. ji išdėstoma po dokumento datos ir dokumento registracijos numerio rekvi­zitais mažosiomis raidėmis išilginiu centruotu būdu, nepaliekant vienos eilutės intervalo, pvz.: 20XX Nr. 2-29 Vilnius DOKUMENTO REGISTRACIJOS NUMERIS (7) SUDARYMO VIETA (8) UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL VIDAUS TVARKOS TAISYKLIŲ 20XX m. spalio 6 d. Nr. (1.15) 2-12 arba Nr. 2-12 (1.15) Vilnius Dokumento sudarymo vieta nurodoma teisės aktuose ir įstaigos rengiamuose dokumentuose. Dokumento registracijos numeris gali būti papildo­ mas paieškos duomenimis (bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose. 54 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 9. DOKUMENTO TEKSTAS Dokumento tekstas (lentelė, grafikas ir kt.) raštuose išdėstomas po antrašte, teisės ak­tuose (nuostatuose, taisyklėse, programose ir kt.) – po dokumento pavadinimo rekvizitu, kituose dokumentuose – po dokumento datos ir registracijos numerio arba po sudarymo vietos rekvizitais. Atsižvelgiant į dokumento paskirtį, jo tekstui taikomi tokie reikalavimai: DOKUMENTO TEKSTO SURAŠYMO TVARKA Tekstas rašomas • Po dokumento data, regist­ racijos numeriu, sudarymo vieta; • raštuose – po antrašte. Nuo anksčiau parašytų rekvizitų atskiriamas ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Teksto pastraipų 1-osios eilutės spausdinamos ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės. Tekstas gali būti dėstomas laisva forma, skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, poskirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais. Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus. Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Poskyriai ir poskirsniai nenumeruojami, poskyrių ir poskirsnių pavadinimai rašomi mažosiomis paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.: Ministras ir ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai 10. PARAŠO REKVIZITAS Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, para­šas, vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus: Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.: Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė) Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos darbuotojas, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kito pagal pasirašančių asmenų einamas pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.: 55 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Viršininkas Vyriausiasis buhalteris (Parašas) (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Vardas ir pavardė) Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kito dokumento sudarytojų pavadinimų išdėstymo eilės tvarka ir vienas nuo kito atskiria­mi ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.: Vidaus reikalų ministras Generalinis direktorius (Parašas) (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Vardas ir pavardė) Kai dokumentą pasirašo laikinai vadovo pareigas einantis asmuo, tokios jo pareigos nurodomos parašo rekvizite, pvz.: L. e. direktoriaus pareigas (Parašas) (Vardas ir pavardė) Kai dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pava­ duojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kt.), tai nurodoma parašo rekvizite, pvz.: Savivaldybės mero pavaduotojas, pavaduojantis savivaldybės merą (Parašas) (Vardas ir pavardė) arba Personalo skyriaus vyriausiasis specialistas, atliekantis skyriaus vedėjo funkcijas (Parašas) (Vardas ir pavardė) Kai tipografiniu būdu pagamintoje teisės aktu patvirtintoje dokumento formoje įfor­ minamą dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė neatitinka formoje įrašytų, po jais rašomas (gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas, pvz.: Viršininkas Viršininko pavaduotojas (Parašas) Vardas Pavardauskas Vardas Pavardaitis Kai dokumentą pasirašo komisija, nurodomos pasirašančių asmenų pareigos komisi­ joje. Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašoma pirmoji. Jei teisės aktų nustatytais atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jie pasirašo po komisi­jos narių. Prireikus parašo rekvizite gali būti nurodomos ir einamos pasirašančių asmenų pa­ reigos, pvz.: 56 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Komisijos pirmininkas (parašas) Petras Šlyžys Nariai (parašas) (parašas) (parašas Jurgis Blažys Stasys Krėvė Ina Liepaitė Dalyvaujantys asmenys (parašas) (parašas) Rimas Lopeta Roma Noreikytė Kai įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašo rekvizite turi būti antspau­ das, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą. Direktorius (parašas) Linas Šimutis Buhalterė (parašas) Lina Kylienė 11. DOKUMENTO TVIRTINIMO ŽYMA Dokumento tvirtinimo žyma išdėstoma dokumento dešinėje pusėje virš dokumento pavadinimo kampiniu vėliaviniu būdu pagal šiuos reikalavimus: Dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas didžiosiomis raidėmis, išskyrus Dokumentų rengimo taisyklių 33.3 punkte nustatytą atvejį. Kai tvirtinama teisės aktu, tvirtinimo žymą sudaro žodis „patvirtinta“ ir teisės akto, kuriuo patvirtintas dokumentas, nuoroda, pvz.: PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 20XX m. rugsėjo 16 d. įsakymu Nr. 0-00 arba PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos vertybinių popierių komisijos 20XX m. spalio 1 d. nutarimu Nr. 0-00 57 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Kai teisės aktu tvirtinama dokumento forma, tvirtinimo žymą sudaro žodžiai „forma patvirtinta“ ir teisės akto, kuriuo patvirtinta forma, nuoroda, pvz.: Forma patvirtinta Lietuvos Respublikos finansų ministro 20XX m. liepos 1 d. įsakymu Nr. 0-00 Kai tvirtinama įstaigos vadovo parašu, tvirtinimo žymą sudaro žodis „tvirtinu“, įstaigos vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, pvz.: TVIRTINU Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė) Prireikus tvirtinimo žyma gali būti papildyta data. Kai teisės aktų nustatytais atvejais įstaigos vadovo parašu tvirtinamas kitos įstaigos dokumentas, tvirtinimo žymoje nurodomas visas vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data, pvz.: TVIRTINU Šiaulių miesto savivaldybės administracijos direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) Kai teisės aktų nustatytais atvejais dokumentui turi būti pritariama, tvirtinimo žymo­je rašomas žodis „pritarta“ ir teisės akto, kuriuo dokumentui pritarta, nuoroda, pvz.: PRITARTA Lietuvos Respublikos Vyriausybės 20XX m. liepos 1 d. nutarimu Nr. 0-00 Jei teisės aktų nustatytais atvejais tvirtinimo žymoje turi būti antspaudas, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą. 58 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ TVIRTINU Direktorius (parašas) Vardaitis Pavardaitis Tvirtinimo žymuo rašomas: • dešinėje lapo pusėje virš dokumento pavadinimo; • išdėstoma kampiniu vėliaviniu būdu. BYLŲ PERDAVIMO AKTAS 20XX-09-12 Nr. 1-05 Vilnius 12. SPECIALIOJI ŽYMA Dokumentų valdymo praktikoje nebuvo įprasta ant gautos faksogramos dėti specialiąją žymą, nes faksu gautame dokumente paprastai matyti fakso aparato nuorodos. Todėl nau­ josiose taisyklėse specialiosios žymos nuorodoje pavyzdžio Faksograma nebeliko: Specialioji žyma rašoma dokumento pradžioje, viršutinės paraštės de­šinėje pusėje paryškintomis raidėmis, pvz.: Projektas, Kopija, Išrašas, Nuorašas, Vertimas. Rašoma 1-ojo lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas. Originalas nebus siunčiamas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Taip pat: Išrašas, Projektas, Kopija, Vertimas iš anglų kalbos Jei dokumentas, išskyrus elektroninius dokumentus, siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo nuorodos ar specialiojoje žymoje nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas. 59 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 13. PRIEDO ŽYMA Priedo žyma išdėstoma dokumento priedo pradžioje dešinėje pusėje po viršutine parašte. Žymą sudaro: dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, priedo eilės nu­meris ir žodis ,,priedas“. Žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, žodis ,,prie­das“ kartu su eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės, pvz.: Civilinės aviacijos priešgaisrinės saugos taisyklių 1 priedas Jei dokumentas yra įrištas, subrošiūruotas, pakanka nurodyti tik priedo numerį, pvz.: 2 priedas Priedo žyma rašoma dokumento priedo viršutinės paraštės dešinėje pusėje kampiniu vėliaviniu būdu. Dokumentų rengimo taisyklių 1 priedas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Žymą sudaro: • dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas; • priedo eilės numeris ir žodis „priedas“; • žodis „priedas“ su eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės. 14. GAUTO DOKUMENTO REGISTRACIJOS ŽYMA Gauto dokumento registracijos žyma rašoma arba dedamas spaudas dokumento pir­ mojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe. Žymą sudaro: dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas), žodis ,,gauta“, dokumento gavimo data ir registracijos numeris, pvz.: 60 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Rašoma arba dedamas spaudas dokumento 1-ojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe. UAB „E-Z WAY“ Gauta 20XX-11-05 Nr. 12-12 UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Sudaro: • dokumentą gavusios įmonės pavadinimas (gali būti sutrumpintas); • žodis „Gauta“; • dokumento gavimo data; • registracijos numeris. Jei dokumentas gautas per valstybės ar kitą informacinę sistemą (pvz., per Teisės aktų informacinę sistemą), šioje žymoje gali būti nurodytas dokumento gavimo būdas, pvz.: (Įstaigos pavadinimas) Gauta per TAIS _______ Nr. ______ 15. GAUTO DOKUMENTO NUORODA Gauto dokumento nuorodą sudaro žodis „Į“, dokumento, į kurį atsakoma, data ir re­ gistracijos numeris, pvz.: Į 20XX-07-02 Nr. 2-156 Jei gauto dokumento registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento data ir doku­ mento rūšies pavadinimas, pvz.: Į 20XX-08-23 prašymą Jei gauto dokumento datos ir registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento ga­vimo data, pvz.: Į 20XX-09-16 gautą prašymą Gauto dokumento nuoroda atsakomuosiuose raštuose rašoma po dokumento datos ir registracijos numerio rekvizitais, nepaliekant vienos eilutės intervalo. Kituose atsa­komuosiuose dokumentuose gauto dokumento nuoroda rašoma dokumento dešinėje 61 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas pu­sėje po įstaigos duomenų rekvizitu arba, jei įstaigos duomenys nurodomi apatinėje doku­ mento paraštėje, – dokumento dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu. KALĖJIMŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS Biudžetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. aaa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Adresatas 20XX-03-12 Nr. 3-11 Į 20XX-03-09 Nr. 2-30 Gauto dokumento nuorodą sudaro: • prielinksnis „Į“; • dokumento, į kurį atsakoma, data; • jo registracijos numeris; • rašoma raštuose dešinėje pusėje, viename lygmenyje su adresatu. 16. REZOLIUCIJA Rezoliucija, išskyrus Dokumentų rengimo taisyklių 8 punkte nustatytus atvejus, rašoma dokumento laisvame plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento teksto, neliečiant kitų rek­vizitų. Rezoliucija rašoma pagal šiuos reikalavimus: Rezoliucijoje rašoma su dokumentu susijusio pavedimo vykdytojo vardas (vardo raidė) ir pavardė ar įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas, pavedimo turinys, įvykdymo terminas (jei reikia), pavedimą davusio asmens parašas, data, pvz.: KALĖJIMŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS Biudžetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. aaa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Akcinei bendrovei „Rasa“ 20XX-03-12 Nr. 3-11 Į 20XX-03-09 Nr. 2-30 Vardaičiui Pavardaičiui Prašau atsakyti raštu iki 20XX-03-20 (Parašas) (Data) Rezoliucija rašoma: • lapo laisvame plote; • tarp dokumento teksto sudarytojo pavadinimo ir dokumento, neliečiant kitų rekvizitų; • rezoliucija rašoma bet kuriame laisvame dokumento plote, neliečiant teksto. 62 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Kai pavedimas duodamas keliems vykdytojams, už pavedimo įvykdymą atsakingo vykdytojo pavardė ar įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas pirmasis. 17. DOKUMENTO SUDERINIMO ŽYMA Dokumento suderinimo žymą sudaro didžiosiomis raidėmis rašomas žodis „suderinta“, įstaigos, su kuria dokumentas derinamas, vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data. Suderinimo žymos rekvizitas išdėstomas po parašo rekvizitu arba po bai­ giamuoju brūkšniu kampiniu vėliaviniu būdu nuo dokumento kairiosios paraštės, pvz.: SUDERINTA Lietuvos Respublikos kultūros ministras (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) Kai suderinimo procedūra patvirtinama įstaigos raštu, suderinimo žymoje nurodomas įstaigos pavadinimas, rašto data ir registracijos numeris, pvz.: SUDERINTA Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijos 20XX-11-14 raštu Nr. 0-00 Kai dokumente yra dvi ar daugiau suderinimo žymos, jos išdėstomos greta, pvz.: SUDERINTA Lietuvos Respublikos finansų ministras (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) SUDERINTA Lietuvos Respublikos aplinkos ministras (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) Suderinimo žymą sudaro: • žodis SUDERINTA didžiosiomis raidėmis; • įstaigos, su kuria dokumentas suderintas, vadovo visas pareigų pavadinimas; • parašas; • vardas ir pavardė; • data. SUDERINTA Lietuvos Respublikos ūkio ministras (parašas) Vardenis Pavardenis 20XX-10-12 Žyma rašoma: • nuo kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu; • po parašo rekvizitu, organizaciniuose dokumentuose – po brūkšniu. 63 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 18. VIZOS Viza – tai vidinis dokumentų derinimas su tos pačios įstaigos struktūriniais padaliniais ar darbuotojais. Jei dedamas spaudas su vizuojančio asmens vardu (vardo raide) ir pavarde (jei reikia – ir su pareigų pavadinimu), pasirašoma ir parašoma data. Kai dokumento rengėjas vizuoja dokumentą, kuriame yra rengėjo nuoroda, rengėjas pasirašo virš šios nuorodos; data rašoma po nuoroda, pvz.: (Parašas) (Rengėjo nuoroda) (Data) Nuoroda apie pastabas ar atskirąją nuomonę dėl dokumento, išskyrus Dokumentų rengimo taisyklių 8 punkte nustatytus atvejus, rašoma virš vizos, pvz.: Pastabos pridedamos (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) Vizos rašomos po parašo rekvizitu ar brūkšniu ir gali būti išdėstytos viena šalia kitos arba viena po kitos. (parašas) Vardaitė Pavardaitė 20XX-10-12 Ekspertų komisijos pirmininkas (parašas) Vardaitė Pavardaitė 20XX-10-12 Vizą sudaro: • tarnautojo parašas, vardas ir pavardė; • data; • jei reikia – pareigų pavadinimas; • rašoma nuo kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Vizą sudaro vizuojančio asmens parašas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, jei reikia – pareigų pavadinimas. Viza, išskyrus Dokumentų rengimo taisyklių 8 punkte nustatytus atvejus, rašoma po parašo rekvizitu arba dokumento paskutinio lapo antroje pusėje kampiniu vėliaviniu būdu, Dokumentų rengimo taisyklių 44 punkte nustatyta tvarka. 64 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 19. SUPAŽINDINIMO ŽYMA Supažindinimo žyma, išskyrus Dokumentų rengimo taisyklių 8 punkte nustatytus atvejus, išdėstoma po parašo ir vizų rekvizitais kampiniu vėliaviniu būdu. SUPAŽINDINIMO ŽYMOS IŠDĖSTYMAS Supažindinimo žyma rašoma: • po parašo rekvizitu laisvame plote kampiniu vėliaviniu būdu. Susipažinau (parašas) Vardaitė Pavardaitė 20XX-10-12 Sutinku (Nesutinku) (Parašas) Vardaitė Pavardaitė 20XX-10-12 Teisės aktų nustatytais atvejais, kai tarnautojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu, žymoje rašomi susipažinimą reiškiantys žodžiai, parašas, vardas ir pavardė, data. Įstaigos vadovo pavedimu pasirašytinai supažindinant su dokumentu darbuotojus, supažindinimo žymos rašomos dokumento pabaigoje esančiame laisvame plote arba do­ kumento paskutinio lapo antroje pusėje, pvz.: Susipažinome (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) Nuoroda apie pastabas ar atskirąją nuomonę dėl dokumento rašoma virš vizos, pvz.: Pastabos pridedamos (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) 65 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 20. DOKUMENTO RENGĖJO NUORODA Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio asmens vardas (vardo raidė) ir pavardė, kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas). Dokumento rengėjo nuoroda išdėstoma dokumento pabaigoje, kairėje pusėje virš apatinės paraštės, pvz.: Rengėjo nuorodoje vienoje eilutėje rašomas: • dokumentą parengusio tarnautojo vardas (vardo raidė) ir pavardė; • galimi ryšio duomenys (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas). Rašoma: • dokumento paskutinio lapo kairėje pusėje; • virš apatinės paraštės. Originalas nebus siunčiamas (Vardas ir pavardė), tel. (8 5) 123 4567, faks. (8 5) 123 4567, el. p. akademija@kam.lt Jei dokumentas, išskyrus elektroninius dokumentus, siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumen­te šalia rengėjo nuorodos ar specialiojoje žymoje nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas. 21. DOKUMENTO PAIEŠKOS NUORODA Dokumento paieškos nuoroda rašoma dokumento pabaigoje, apatinės paraštės dešinėje pusėje. Jei apatinėje paraštėje nurodomi įstaigos duomenys, dokumento paieškos nuoroda rašoma virš apatinės paraštės. Dokumento paieškos nuoroda gali būti rašoma mažesniu ar kitokiu šriftu ir išdėstoma pagal šiuos reikalavimus: Kai rinkmena saugoma tame pačiame kompiuteryje, dokumento paieškos nuorodą gali sudaryti kompiuterio pagrindinio diskinių atmintinės įrenginių katalogo (C:, D: ar kt.), katalogo, pakatalogio ir rinkmenos pavadinimai, vienas nuo kito atskiriami ženklu „\“, pvz.: C:\Mano dokumentai\Susirašinėjimas su ministerijomis\vrmrastas13.doc Kai rinkmena saugoma kitame kompiuteryje, dokumento paieškos nuorodą gali su­ daryti kompiuterio (srities), kuriame saugoma rinkmena, pavadinimas (serveris ar kt.), katalogo, pakatalogio, rinkmenos pavadinimai, pvz.: 66 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Rašoma: • dokumento pirmojo lapo apatinės paraštės dešinėje pusėje; • arba virš apatinės paraštės. Dokumento paieškos nuorodą gali sudaryti kompiuterio pagrindinio diskinių atmintinės įrenginių katalogo (C:, D: ar kt.), katalogo, pakatalogio ir rinkmenos pavadinimai, vienas nuo kito atskiriami „\“. \\Serveris\Susirasinejimas su ministerijomis\vrmrastas13.doc 22. TIKRUMO ŽYMA Tikrumo žyma naudojama, jei teisės aktų nustatytais atvejais reikia paliudyti įstaigos sudaryto ar jos gauto dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą. Tikrumo žyma įforminama dokumento pabaigoje esančiame laisvame plote. Tikrumo žymą sudaro žodžiai „Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“), dokumen­ to kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą tvirtinančio įstaigos vadovo ar kito tokius įgalioji­ mus turinčio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, antspaudas, pvz.: Kopija tikra (Pareigų pavadinimas) (A.V.) (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) Jei teisės aktais nustatytais atvejais tikrumo žymoje turi būti antspaudas, jis dedamas Dokumentų rengimo taisyklių 34 punkte nustatyta tvarka. Kai elektroninio dokumento popierinio nuorašo tikrumas tvirtinamas informacinių technologijų priemonėmis tokius įgaliojimus turinčio juridinio asmens, antspaudas tikrumo žymoje dedamas taip, kad liestų įgaliojimus tvirtinti turinčio juridinio asmens pavadinimą. Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje esančiame laisvame plote nurodoma: „Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“) ir pasirašoma. Kai elektroninio dokumento popierinio nuorašo tikrumas tvirtinamas informacinių technologijų priemonėmis tokius įgaliojimus turinčio juridinio asmens, po žodžių „Nuorašas tikras“ nurodomas įgaliojimus tvirtinti turinčio juridinio asmens pavadinimas. Paskutiniame lape tikrumo žyma rašoma pagal Dokumentų rengimo taisyklių 54 punkte nustatytus reikalavimus Ilgą laiką neturėjome trumpo ir vienareikšmio termino, kuriuo galėtume įvardyti teisės aktus ir įstaigos siunčiamus bei rengiamus (organizacinius, tvarkomuosius ir informa­cinius) dokumentus. Pasirinktas terminas veiklos dokumentai, tai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, 67 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Kopija tikra: Personalo skyriaus vedėja (parašas) Vardas ir pavardė (data) Žymą sudaro: • žodis „Kopija tikra“; • dokumento kopijos tikrumą liudijančio įmonės vadovo ar kito teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčio tarnautojo pareigų pavadinimas; • parašas; • vardas ir pavardė; • data; Rekvizito vieta – dokumento apatinėje dalyje esančiame laisvame plote. privataus juridinio asmens vykdant veiklą sudaryti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai. Veiklos dokumentai skirstomi į tokias grupes: Teisės aktais tvirtinamus dokumentus, nustatančius pagrindines organizacijų ir valstybės organų veiklos taisykles ir reguliuojančius įvairias įstaigų darbo puses (įstatai, valdymo struktūra, etatų sąrašas, pareiginiai nuostatai, vidaus tvarkos taisyklės). Teisės aktus, leidžiamus sprendžiant pagrindinius įstaigos veiklos klausimus (pagrindinės įmonės veiklos įsakymai, sprendimai, potvarkiai, nutarimai). Įstaigos rengiamus ir įstaigos siunčiamus, skirtus operatyviems klausimams spręsti, informacijai perduoti ar ja pasikeisti, įvykiams bei faktams fiksuoti (aktai, raštai, faksogramos, pažymos, pažymėjimai, tarnybiniai pranešimai, protokolai ir pan.). Be anksčiau išvardytų, galima išskirti dar kelias pagrindines dokumentų grupes, ne­ priklausomai nuo įmonės specifikos: Personalo dokumentai (personalo įsakymai, darbo sutartys, asmens bylos, asmens kortelės). Finansiniai-buhalteriniai dokumentai (Didžioji knyga, metinės ataskaitos, bu­ halteriniai balansai, pelno ir mokesčio ataskaitos, sąmatos, sąskaitos, kasos knygos ir kt.). Iš valstybinių institucijų ir savivaldybių organizacijos gali gauti dokumentus, reguliuojančius įvairius jų veiklos klausimus (mokesčiai, aplinkos apsauga ir pan.). Šie dokumen­tai sudaro atskirą grupę – norminius aukštesniųjų organizacijų dokumentus. Į savarankišką grupę galima išskirti komercinius kontraktus (sutartis), kurie yra pagrindiniai vers­lo dokumentai. Priklausomai nuo objektyvių (įmonės profilis) ir subjektyvių (įmonės vadovo ir dalykinių partnerių reikalavimai) veiksnių, kokia nors dokumentų grupė gali vyrauti arba, priešingai, būti nereikšminga. Pagal tuos pačius reikalavimus sudaromi ir asmenų (asmeniniai) dokumentai – pra­ šymai, pasiaiškinimai, asmens įgaliojimai, gyvenimo aprašymai ir pan. 68 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 5.1.1 Aktualūs dokumentų rengimo taisyklių pakeitimai 2015 m. rugpjūčio 6 d. įsigaliojo Lietuvos vyriausiojo archyvaro naujai patvirtinti Dokumentų rengimo bei Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai, kuriuose pateikiami išsamūs išaiškinimai. Toliau pateikiamos tik Dokumentų rengimo taisyklių (toliau – Taisyklės) naujovės. Šių pakeitimų nėra daug, vieni neesminiai – redakcinio pobūdžio, kiti susiję su kitų teisės aktų pakeitimais. Aptariamų Taisyklių 1 punkte nurodoma, kad elektroniniai dokumentai rengiami pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių ir šių Taisyklių reikalavimus ir, kad šiose Taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimai netaikomi dokumentams, kurių formą ir struktūrą nustato tarptautiniai standartai ar susitarimai (pvz., karybos), ir šių standartų ar susitarimų privalomą taikymą nustato kiti teisės aktai. Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respub­ likos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintose Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse. Dokumentų siuntimas pagal adresatų sąrašą - Pagal ankstesniąsias taisykles adresato įforminimas, kai siunčiama pagal adresatų sąrašą, buvo nepatogus, nes jei reikėdavo išsiųsti tą patį dokumentą daugeliui adresatų, kiekviename dokumente turėjo būti rašoma „Pagal adresatų sąrašą“ ir nurodomas konkretus adresatas. Šio reikalavimo dažniausiai nebuvo laikomasi: dokumento rengėjai adresato žymoje rašydavo „Pagal adresatų sąrašą“, padarydavo reikiamą skaičių kopijų ir prie visų prisegdavo adresatų sąrašą. Kaip tik toks pakeitimas šalia senojo adresato įforminimo būdo ir įrašytas dabar galiojančio Dokumentų rengimo taisyklių pakeitime. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“. Kiekvienam adresatui su siunčiamu dokumentu gali būti siunčiamas adresatų sąrašas. Adresatų sąrašas įforminamas pagal šių Taisyklių 100 punkte nustatytus reikalavimus. Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama to dokumento kopija ar nuorašas, tai nurodoma atskiroje eilutėje prieš šį adresatą. 69 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumento tekstas Tekstas gali būti dėstomas laisva forma, skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, poskirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais. Skyriai iš eilės žymimi paryškintais romėniškais skaitmenimis ir žodžiu didžiosiomis paryškintomis raidėmis (pvz., I SKYRIUS) ir turi pavadinimus. Skirsniai rašomi žodžiais išreikštais skaitmenimis įvardžiuotine forma didžiosiomis paryškintomis raidėmis (pvz., PIRMASIS SKIRSNIS) ir kiekviename skyriuje pradedami numeruoti iš naujo. Skyriai ir skirsniai rašomi išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Skyrių ir skirsnių pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu po struktūrinės dalies numeriu pagal Lietuvos Respublikos teisingumo ministro patvirtintas Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijas. Poskyriai ir poskirsniai nenumeruojami, poskyrių ir poskirsnių pavadinimai rašomi mažosiomis paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.: Ministras ir ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai. Dokumento tvirtinimo žyma Dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas didžiosiomis raidėmis, išskyrus Taisyk­ lių 33.3 papunktyje nustatytą atvejį. Kai teisės aktų nustatytais atvejais dokumentui turi būti pritariama, tvirtinimo žymoje rašomas žodis „pritarta“ ir teisės akto, kuriuo dokumentui pritarta, nuoroda, pvz.: PRITARTA Lietuvos Respublikos Vyriausybė 20XX m. liepos 1 d. nutarimu Nr. 0-00 Jei teisės aktų nustatytais atvejais tvirtinimo žymoje turi būti antspaudas, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą. Viza - Vizos rekvizito papildymas susijęs su rengėjo vizos išdėstymu dokumente. Rengėjo viza – vizos rūšis, rašoma tik siunčiamųjų dokumentų įstaigos viduje liekančiame egzemplioriuje. Kai dokumento rengėjas vizuoja dokumentą, kuriame yra rengėjo nuoroda, rengėjas pasirašo virš šios nuorodos; data rašoma po nuorodos, pvz.: (Parašas) (vardas ir pavardė), tel. (8 41) 00 00 00 (data) 70 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas - Jei dedamas spaudas su vizuojančio asmens vardu (vardo raide) ir pavarde (jei reikia – ir su pareigų pavadinimu), pasirašoma ir parašoma data. Nuoroda apie pastabas ar atskirąją nuomonę dėl dokumento, išskyrus Taisyklių 8 punkte nustatytus atvejus, rašoma virš vizos, pvz.: Pastabos pridedamos (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) Rengėjas pasirašytinai prisiima atsakomybę už parengtą dokumentą, tačiau adresatas mato tik rengėjo nuorodą, o parašo ir datos neturi matyti, nes šis dokumento rengimo punktas skirtas tik siuntėjo reikmėms. Kai dokumentas siunčiamas faksu, adresatas turi galimybę pamatyti ir rengėjo parašą bei datą, o tai nėra pageidautina. Todėl taisyklėse atsirado papildymas, kuris numato kitą rengėjo vizos vietą: Rengėjo viza gali būti rašoma ir dokumento paskutinio lapo antroje pusėje. Tikrumo žyma Tikrumo žyma naudojama, jei teisės aktų nustatytais atvejais reikia paliudyti įstaigos sudaryto ar jos gauto dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą. Tikrumo žyma įforminama dokumento pabaigoje esančiame laisvame plote. Jei elektroninio dokumento popierinio nuorašo tikrumas tvirtinamas informacinių technologijų priemonėmis tokius įgaliojimus turinčio juridinio asmens, tikrumo žymą sudaro žodžiai „Nuorašas tikras“, įgaliojimus tvirtinti turinčio juridinio asmens pavadinimas bei data, pvz.: Nuorašas tikras (Juridinio asmens pavadinimas) (Data) Jei teisės aktų nustatytais atvejais tikrumo žymoje turi būti antspaudas, jis dedamas Taisyklių 34 punkte nustatyta tvarka. Kai elektroninio dokumento popierinio nuorašo tikrumas tvirtinamas informacinių technologijų priemonėmis tokius įgaliojimus turinčio juridinio asmens, antspaudas tikrumo žymoje dedamas taip, kad liestų įgaliojimus tvirtinti turinčio juridinio asmens pavadinimą. Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje esančiame laisvame plote nurodoma: „Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“) ir pasirašoma. Kai elektroninio dokumento popierinio nuorašo tikrumas tvirtinamas informacinių technologijų priemonėmis tokius įgaliojimus turinčio juridinio asmens, po žodžių „Nuorašas tikras“ nurodo71 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas mas įgaliojimus tvirtinti turinčio juridinio asmens pavadinimas. Paskutiniame lape tikrumo žyma rašoma pagal Taisyklių 54 punkte nustatytus reikalavimus. Dokumentų išrašai - Taisyklėse papildytos nuostatos, reglamentuojančios dokumentų išrašų (kai nėra nurodoma tikrumo žyma) kopijų ir nuorašų tvirtinimą. Kai reikia patvirtinti dokumento išrašo tikrumą, dokumento išraše nurodoma tik­ rumo žyma. Jei dokumento išraše nėra nurodoma tikrumo žyma, po parašo rek­ vizitu dedamas įgaliojimus turinčio įstaigos struktūrinio padalinio arba įstaigos antspaudas. Jei struktūrinio padalinio ar įstaigos antspaudo nėra, po parašo rekvizitu rašomas dokumento išrašą parengusios įstai­gos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Išrašas“ arba dedamas atitinkamas spaudas. Dokumentų pasirašymas - Taisyklių Dokumentų pasirašymo skyriaus pakeitimai taip pat susiję su dokumentų, siunčiamų pagal adresatų sąrašą, pasirašymu ir dokumentų kopijų ar nuorašų tvirtinimu struktūrinio padalinio antspaudu (ne tikrumo žyma). Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pava­ dinimu nėra, po parašo rekvizitu (tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu) rašomas įstaigos pavadinimas (gali bū­ti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas ati­tin­kamas spaudas. Antspaudų ir spaudų dėjimo pakeitimai Lietuvos Respublikos antspaudų apyvartos įstatymo 4 straipsnyje nustatyta, jog draudžiama turėti ir naudoti vienodus antspaudus, t.y. tokius, kurių rekvizitai visiškai sutampa. Vienodais antspaudais nelaikomi antspaudai, numeruoti skirtingais skaičiais. Kai įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašo rekvizite turi būti antspaudas, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą. 2013 m. liepos 13 d. įsigaliojo Seimo priimti Civilinio kodekso pakeitimai, patikslinantys antspaudų naudojimą (LR 2013-07-02 įstatymas Nr. XII-503). Kodeksas papildytas nuostata, kad juridinio asmens dokumentas privalo būti patvirtintas juridinio asmens antspaudu tik tais atvejais, kai pareiga turėti antspaudą nustatyta juridinio asmens steigimo dokumentuose arba įstatymuose. Naujaisiais teisės aktų pakeitimais pašalinami bet kokie neaiškumai ir atsisakoma privalomo reikalavimo privatiems juridiniams asmenims turėti antspaudą. 72 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Antspaudai privalomi tik institucijoms, kurios vykdo valstybės ar savivaldybių funkcijas, kas numatyta specialiuose teisės aktuose, pavyzdžiui: ministerijoms pagal jų steigimą reglamentuojančius teisės aktus, teismams pagal Teismų įstatymą, Seimo kanceliarijai pagal Seimo statutą, Valstybės kontrolei, Specialiųjų tyrimų tarnybai ir kt. Priėmus įstatymų pakeitimus, atitinkamai bus keičiami poįstatyminiai teisės aktai ir dokumentų formos, kuriais bus panaikinami reikalavimai privatiems fiziniams ir juridiniams asmenims naudoti antspaudus ir išbraukiamos antspaudo vietos žymos (A.V.). Jei po įstatymų pakeitimo institucijos naudojamose dokumentų formose išlieka antspaudo vietos žyma (A.V.), reikia manyti, kad būtent ši žyma suponuoja ne dokumento teikėjo pareigą nurodytoje vietoje uždėti antspaudą, bet teisę tai daryti, jei juridinis asmuo turi antspaudą ir dėl jo naudojimo buvo susitarta. Antspaudų atsisakymas vyks laipsniškai. Didžiausią įtaką tam turės dokumentų kėlimas į virtualią erdvę, visai atsisakant popierinių. 73 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 5.1.2 Dokumentų trafaretai Dokumentų rengimo taisyklių 1 priedas DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA Herbas arba prekių ženklas 20 Specialioji žyma Gauto dokumento registracijos žyma Priedo žyma Dokumento tvirtinimo žyma (Prekių ženklas) Dokumento sudarytojo pavadinimas (Įstaigos duomenys) Dokumento pavadinimas Dokumento data Dokumento registracijos numeris Dokumento sudarymo vieta Adresatas Dokumento data Dokumento regist-­ racijos numeris Gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose) Dokumento tvirtinimo žyma (tvirtinant vadovo parašu) Rezoliucija 297 Antraštė (raštuose) Dokumento pavadinimas (kituose siunčiamuose dokumentuose) Dokumento data Dokumento registracijos numeris (kituose siunčiamuose dokumentuose) Dokumento sudarymo vieta Dokumento tekstas Parašas Dokumento suderinimo žyma Viza Supažindinimo žyma Dokumento rengėjo nuoroda Tikrumo žyma (Dokumento paieškos nuoroda) 30 85 85 210 --------------- – paraštes žyminti linija 74 20 Dokumento paieškos nuoroda Įstaigos duomenys 10 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 2 priedas RAŠTO FORMOS PAVYZDYS LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJA Biudžetinė įstaiga, g. Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, LT- 00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks.: (8 0) 000 0000 / 000 0000. el. p. aaa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 KALĖJIMŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJOS Biudžetinė įstaiga, Sapiegos g. 0, LT- 00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. aa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijai 20XX-07-10 Nr. (00) 0-00 / (0.00) XX0-00 DĖL … (Dokumento tekstas) Teisingumo ministras Direktorius (Parašas) (Parašas) (Rengėjo nuoroda) (Rengėjo nuoroda) 75 (Vardas ir pavardė) (Vardas ir pavardė) 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 3 priedas PERDAVIMO AKTO FORMOS PAVYZDYS PANEVĖŽIO MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS ŠVIETIMO SKYRIUS TVIRTINU (Pareigų pavadinimas (Parašas) (Vardas ir pavardė) … PERDAVIMO AKTAS (tik vienoje eilutėje, išskyrus teisės aktus) 20XX-07-30 Nr. (0.00) 0-00 Panevėžys (Dokumento tekstas) Perdavė (Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė) Priėmė (Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė) 76 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 4 priedas PROTOKOLO FORMOS PAVYZDYS VILNIAUS ŽVĖRYNO GIMNAZIJA … POSĖDŽIO PROTOKOLAS 20XX-07-05 Nr. X0-0 Vilnius Posėdis įvyko ____________ . data (laikas) Posėdžio pirmininkas (Vardas ir pavardė). Posėdžio sekretorius (Vardas ir pavardė). Dalyvavo: (Vardai ir pavardės, arba nurodoma, kad dalyvių sąrašas pridedamas, kvorumo buvimas*). DARBOTVARKĖ: (didžiosiomis) 1. … . 2. … . 1. SVARSTYTA. Pranešėjas (Darbotvarkės klausimas). (Vardas ir pavardė, pranešimo turinys, arba nurodoma, kad pranešimas pridedamas). (Pasisakiusiųjų vardai ir pavardės, pasisakymo turinys). NUTARTA: 1. … . 2. … . 2. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas). Posėdžio pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė) Posėdžio sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė) * Kvorumo buvimas nurodomas teisės aktų nustatytais atvejais. 77 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 5 priedas RAŠTO FORMOS PAVYZDYS LIETUVOS RESPUBLIKOS GINKLŲ FONDAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministerijai 20XX-07-15 Nr. (0.0) 0-000 Į 20XX-07-07 Nr. X0-0000 (0.0) Kopija Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijai DĖL … (Dokumento tekstas) Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Rengėjo nuoroda) Biudžetinė įstaiga Linkmenų g. 00, 00000 Vilnius Tel. (8 0) 000 0000 Faks. (8 0) 000 0000 El. p. aa@aaa.aa 78 Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre Kodas 000000000 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 6 priedas PAŽYMOS FORMOS PAVYZDYS MIGRACIJOS DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS Biudžetinė įstaiga, Šventaragio g. 0, 00000 Vilnius, tel./faks. (8 0) 000 0000, el. p. aa@aaa.aa Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Vilniaus miesto skyriui Į 20XX-09-30 Nr. (0-0) X0-00 PAŽYMA APIE (DĖL) … 20XX-11-10 Nr. 0X-00 (Dokumento tekstas) Direktorius (Parašas (Vardas ir pavardė) (Tik vienas parašas, bet gali būti ir du, jei, pvz., tai numatyta vidaus darbo taisyklėse ar pan., ar net jei ir nenumatyta niekur, bet taip nori jūsų vadovas) (Rengėjo nuoroda) 79 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 7 priedas RAŠTO FORMOS PAVYZDYS NEĮGALUMO IR DARBINGUMO NUSTATYMO TARNYBOS PRIE SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS ALYTAUS TERITORINIS SKYRIUS Biudžetinė įstaiga, Švitrigailos g. 00, 00000 Vilnius. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000. Skyriaus duomenys: Naujoji g. 00, 00000 Alytus, tel. (8 000) 00 000, el. p. alytus@ndnt.lt Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijai 20XX-03-15 Nr. (0.0) 0-000 DĖL … (Dokumento tekstas) Pareigų pavadinimas (Parašas (Rengėjo nuoroda) 80 (Vardas ir pavardė) 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 8 priedas RAŠTO FORMOS PAVYZDYS VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS ŽIRMŪNŲ SENIŪNIJA Biudžetinė įstaiga. Konstitucijos pr. 0, 00000 Vilnius. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000. Seniūnijos duomenys: biudžetinės įstaigos filialas, Žirmūnų g. 000, 00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, el. p. zirmunu.seniunija@vilnius.lt, filialo kodas 0000000 Vilniaus miesto savivaldybės administracijos Socialinių reikalų departamentui 20XX-03-25 Nr. (0.0) 0-000 DĖL ........ (Dokumento tekstas) (Pareigų pavadinimas) (Parašas (Rengėjo nuoroda) 81 (Vardas ir pavardė) 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 9 priedas ĮSAKYMO FORMOS PAVYZDYS LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTRAS ĮSAKYMAS DĖL … 20XX m. spalio 26 d. Nr. X0-000 Vilnius (Dokumento tekstas) Vidaus reikalų ministras (Parašas Parengė (Vizos) (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) 82 (Vardas ir pavardė) 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 10 priedas POTVARKIO FORMOS PAVYZDYS LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS KANCLERIS POTVARKIS DĖL … 20XX m. spalio 12 d. Nr. 00-00 Vilnius (Dokumento tekstas) Ministerijos valstybės sekretorius (Parašas 83 (Vardas ir pavardė) 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 11 priedas NUTARIMO FORMOS PAVYZDYS LIETUVOS RESPUBLIKOS KONKURENCIJOS TARYBA NUTARIMAS DĖL … 20XX m. rugsėjo 22 d. Nr. 00-000 Vilnius (Dokumento tekstas) Pirmininkas (Parašas) 84 (Vardas ir pavardė) 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 12 priedas SPRENDIMO FORMOS PAVYZDYS PALANGOS MIESTO SAVIVALDYBĖS TARYBA SPRENDIMAS DĖL … 20XX m. lapkričio 26 d. Nr. 00-00 Palanga (Dokumento tekstas) Savivaldybės meras (Parašas) 85 (Vardas ir pavardė) 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Dokumentų rengimo taisyklių 13 priedas NUOSTATŲ FORMOS PAVYZDYS PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 20XX m. lapkričio 30 d. įsakymu Nr. 0-000 … SKYRIAUS NUOSTATAI I SKYRIUS BENDROSIOS NUOSTATOS 1. … . 2. … . II SKYRIUS SKYRIAUS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS 3. … . 3.1. … . 3.2. … . 4. … . III SKYRIAUS SKYRIAUS TEISĖS 5. … . 6. … . 86 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 5.2 Įstaigos rengiamų dokumentų įforminimas Siunčiamų dokumentų rekvizitai yra šie: herbas arba prekių ženklas, dokumento sudarytojo pavadinimas, įstaigos duomenys, adresatas, dokumento pavadinimas (raštuo­se – ant­ raštė), dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsa­komuosiuose dokumentuose), dokumento tekstas, parašas, dokumento rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra įstaigos vadovas). Įstaigos rengiami dokumentai gali būti papildomi šiais rekvizitais: herbu arba prekių ženklu, specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, dokumento tvirtinimo žyma (kai tvirtinama įstaigos vadovo parašu), vizomis, dokumento paieškos nuoroda, dokumento rengėjo nuoroda, supažindinimo žyma. Užsienio korespondentams siunčiamų dokumentų rekvizitai gali būti rašomi pasirink­ta užsienio kalba, išskyrus dokumento sudarytojo pavadinimo rekvizitą, kuris rašomas pagal Dokumentų rengimo taisyklių 13 punkte nustatytus reikalavimus. Kai rengiamo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumente herbas arba prekių ženklas nenaudojami, o sudarytojų pavadinimai (jei reikia − kartu su įstaigos duomenimis) išdėstomi pagal Dokumentų rengimo taisyklių 12 punkte ir 16.2 papunktyje nustatytus reikalavimus. Įstaigos rengiami dokumentai gali būti papildomi šiais rekvizitais: herbu arba prekių ženklu, specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, dokumento tvirtinimo žyma (kai tvirtinama įstaigos vadovo parašu), vizomis, dokumento paieškos nuoroda, dokumento rengėjo nuoroda, supažindinimo žyma. Kai teisės aktai numato laisvą dokumento formą (pvz., sutartis) ir dokumentą sudaro ne vienas sudarytojas, jų pavadinimai gali būti nurodomi tik dokumento tekste. Kai siunčiamo dokumento sudarytojas yra komisija, darbo grupė ar pan., sudaryta iš kelių įstaigų atstovų, įstaigos duomenų rekvizite nurodomas jos funkcijų vykdymą padedančios užtikrinti įstaigos adresas ir kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas ir kt.). Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės informacinius dokumen­tus suskirstė į du pogrupius: įstaigos siunčiamus ir įstaigos rengiamus dokumentus. Tai gausiausia dokumentų grupė. Jai priklauso raštai, tarnybiniai pranešimai, pažy­mos, ataskaitos, sąrašai, aktai, protokolai, sutartys ir pan., tačiau ryškios takoskyros tarp jų nėra. Įstaigos siunčiami dokumentai gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, dokumento gavimo registracijos žyma, rezoliucija, vizomis, dokumento paieškos nuoroda. Dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas rašomas po šiuo rekvizitu. 87 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas ĮSTAIGOS RENGIAMI DOKUMENTAI Siunčiami dokumentai Vidaus dokumentai PAŽYMOS REKOMENDACIJOS ĮGALIOJIMAI ARCHYVO PAŽYMOS AKTAI, PROTOKOLAI, SĄRAŠAI, TARNYBINIAI PRANEŠIMAI, ATASKAITOS, DOKUMENTACIJOS PLANAS Paskirtis – teikti duomenis apie įstaigų veiklą ir asmenis valstybės institucijoms, verslo partneriams, asmenis ir kt. Paskirtis – fiksuoti įstaigos vidaus veiklą RAŠTAI Iniciatyviniai, atsakomieji ir lydraščiai Paskirtis – bendrauti raštu su valstybės institucijomis, verslo partneriais, asmenimis ir kt. Kai informacinio siunčiamojo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, doku­ mentas įforminamas ne blanke, o sudarytojų pavadinimai kartu su duomenimis apie įstaigą dėstomi vienas po kito. Raštas – dokumentas, kurį įstaiga rašo ko nors klausdama, prašydama, į ką nors atsakydama, informuodama. Rašte pateikiama informacija tam tikru klausimu ar prašoma ją pateikti. Raštais api­ bendrintai vadinami įvairaus turinio dokumentai, kurie dažniausiai siunčiami paštu. Tai įvairūs prašymai, paklausimai, atsakymai, priminimai, užsakymai ir kt. Raštai įforminami blankuose, kurie turi tris privalomus rekvizitus: herbą arba prekių ženklą, dokumento sudarytojo pavadinimą ir įstaigos duomenis. Kairėje lapo pusėje rašomas adresatas, dešinėje lapo pusėje rašoma data, paprastai arabiškų skaitmenų grupėmis, ir dokumento numeris. Jei raštas atsakomasis, po data rašoma gauto dokumento nuoroda. Raštuose nerašomas dokumento rūšies pavadinimas, tik jo antraštė didžiosiomis paryškintomis raidėmis, pradedama prielinksniu DĖL: DĖL PATALPŲ REMONTO Siunčiamųjų dokumentų lydraščiuose antraštė rašoma kaip ir visuose raštuose. Raštų būna įvairių, nuo jų paskirties priklauso teksto formulavimas. Raštas rašomas dokumen­to 88 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas sudarytojo vardu, pagrindinis veiksmažodis gali būti daugiskaitos pirmojo asmens formos (Prašome) arba trečiojo asmens formos (Valdyba prašo). Siunčiamieji raštai yra tokia dokumentų rūšis, kur įmanomos šiek tiek mandagesnės formuluotės (Maloniai prašome pranešti, Apgailestaudami turime pranešti, prieš parašą gali būti pridėtas pagarbos žodis Pagarbiai arba Su pagarba). Šios formuluotės nėra būtinos, jų nereikalauja Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės. Rašto tekstas susideda iš dviejų tarpusavyje susijusių dalių. Pirmoje išvardijami faktai, kuo remiantis parašytas raštas, o antrojoje daromos išvados, pateikiami pasiūlymai arba išdėstomas prašymas. Pirmosios rašto dalies gali ir nebūti. Rašto stilius turi būti neutra­laus tono, be asmeniškumo. Tekstas rašomas įstaigos ar struktūrinio padalinio vardu daugiskaitos pirmojo asmens forma (pvz.: Siunčiame, Prašome) arba trečiojo asmens forma (pvz.: Vaikų teisių apsaugos tarnyba neprieštarauja, kad...). Raštus, siunčiamus aukštesniosioms ir kitoms organizacijoms, pasirašo įstaigos vado­ vas arba jo pavaduotojas. jei raštas siunčiamas keliems adresatams, pasirašomas kiekvie­nas egzempliorius, jei pavaldžioms įstaigoms (apibendrintas adresatas) – vadovas pasira­šo tik jo originalą, kuris lieka įstaigoje, o išsiuntinėjamos kopijos su parašo faksimile. Raštai yra trijų rūšių: 1. Iniciatyviniai. 2. Atsakomieji. 3. Lydraščiai. Lydraščiu vadinamas su dokumentu siunčiamas paaiškinamasis raštas. Lydraštyje minimas siunčiamasis dokumentas, nurodomas jo lapų ir egzempliorių skaičius. Jis rašo­ mas kaip ir visi raštai – su antrašte. Jei rašte ar lydraštyje įvardijami kiti siunčiami dokumentai, teksto paskutinėje pas­t­ raipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu PRIDEDAMA, po jo dedamas taškas, o pridedamas dokumentas nurodomas toje pačioje eilutėje, pvz.: PRIDEDAMA. 5 lapai, 2 egz. Jei siunčiami dokumentai tekste neįvardyti, jie išvardijami teksto pabaigoje. Po žodžio PRIDEDAMA rašomas dvitaškis, o dokumentai numeruojami arabiškais skaitmenimis ir kiekvienas rašomas naujoje eilutėje, pvz.: PRIDEDAMA: 1. Diplomo kopija, 1 lapas. 2. Gyvenimo aprašymas, 1 lapas. 89 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Informacinių dokumentų tekste gali būti atskirai rašomos pastabos, pasiūlymai, išva­ dos, dokumento sudarymo ar pateiktų duomenų pagrindas, pvz.: PAGRINDAS. Direktoriaus 20XX m. lapkričio 5 d. įsakymas Nr. 5 „Dėl ataskaitų pateikimo“. arba PASTABA. Papildomi duomenys bus pateikti vėliau. Reikalavimai raštų rašymui 1. Raštai rašomi informacinių siunčiamų dokumentų blanke (A4 arba A5 formate). 2. Raštai nerašomi ranka. 3. Raštai turi būti estetiški – neištepti, tekstas netaisytas, be klaidų. 4. Raštai surašomi dviem egzemplioriais: vienas, atspausdintas blanke, išsiunčiamas, kitas paliekamas įstaigoje. Raštas turi būti korektiškas, dalykiškas, konkretus. Raštą skaitys pareigūnai ar tar­ nautojai, kuriuos domins ne rašto autoriaus literatūriniai sugebėjimai, bet tiksliai dėstoma informacija ir keliamo klausimo esmė. Reikia vengti dviprasmiškų frazių, kruopščiai pa­rinkti terminus, nevartoti profesionalizmų, žinomų tam tikros srities specialistams, nes adresatui juos gali prireikti aiškintis, papildomai tikslinti. RAŠTAI, REIKALAUJANTYS / NEREIKALAUJANTYS ATSAKYMO RAŠTAI Raštai, reikalaujantys atsakymo raštu Raštai, nereikalaujantys atsakymo raštu Raštai klausimai Raštas perspėjimas Raštas priminimas Raštas patvirtinimas Raštas atsisakymas Raštas lydraštis Raštas pranešimas Raštas potvarkis Garantinis raštas Informacinis raštas Raštas prašymas Raštas kreipimasis Raštas užklausimas Raštas reikalavimas Raštai atsakymai Juose visada nurodoma data ir indeksas, kuris yra susirašinėjimo priežastis 90 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Raštas – apibendrintas įvairaus turinio dokumentas, kurį įstaiga rašo ko nors klaus­ dama, prašydama, atsakydama, informuodama. Raštas gali būti iniciatyvinis (raštas prašymas, raštas paklausimas), t. y. reikalaujan­tis atsakymo, ir atsakomasis, t. y. nereikalaujantis atsakymo (turės gauto dokumento nuorodos rekvizitą). Pagal turinį bei paskirtį raštai skirstomi į: - instrukcinius (direktyvinius) – juos rašo valstybės ar savivaldybės institucijos. šiuose raštuose paprastai būna rekomendacijos, paaiškinimai, nurodymai atsiskaitomybės, mokesčių ir kt. klausimais; - informacinius, kuriems priklauso pranešimai, prašymai, priminimai, pasiūlymai; - garantinius – jais garantuojami mokėjimai, produkcijos kokybė, jos tiekimo ter­ minai; - komercinius – jie rašomi sudarant ir vykdant sutartis (kontraktus); - kreditinius – jie reikalingi sudarant sutartis (kontraktus) su užsienio partneriais (Letter of credit); šiais raštais pardavėjas prašo pateikti iš pirkėjo banko garantinį raštą su valiutinės sąskaitos, atsiskaitomosios sąskaitos numeriais ir su banko garantija dėl prekių ir paslaugų apmokėjimo; - reklamacijas – tai raštai pretenzijos, reikalaujantys padengti nuostolius dėl sutar­ ties (kontrakto) nesilaikymo ar pažeidimo (reikia būtinai pridėti kopijas dokumentų, patvirtinančių tuos faktus); - ofertas – prekių pristatymo, pasiūlos raštai ir kt. Pažyma – tai informacinio pobūdžio dokumentas, kuriame pateikiami ir aprašomi duomenys kokiu nors klausimu; aprašomi įvykiai ar faktai; prireikus gali būti teikiamos išvados ir pasiūlymai. Tai aprašomojo pobūdžio dokumentas, kuris teikia detalią informaciją kokiu nors klausimu. Dažnai naudojamas kaip pagalbinis dokumentas, rengiant pra­ nešimus, nutarimus. Pažymos išduodamos suinteresuotoms įstaigoms ar asmenims. Jose pateikiami tam tik­ ri duomenys (apie įstaigą, jos struktūrinį padalinį, asmenų darbą, išsilavinimą ir kt.), aprašomi įvykiai ar faktai. Pažymos adresato žymoje nurodomi pažymos prašančio asmens duomenys, o ne įstaigos, kuriai bus pateikta pažyma, pavadinimas. Pažymą pasirašo įstaigos vadovas ar kitas įgaliotas asmuo, jei teisės aktai nenumato kitaip. Pažymas, kuriose pateikiami ar patvirtinami duomenys apie asmenį liečiančius juridinės reikšmės faktus (darbą, turtą, socialinę padėtį), pasirašo įstaigos vadovas ar pava­ duotojas. Tvirtinama pagrindiniu antspaudu. Patikrinimo pažymos turinys dėstomas laisvos formos tekstu, jei teisės aktai ne­ nustato konkrečių pažymos turinio dėstymo reikalavimų. Pažymos tekstas gali būti skirs­ 91 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas tomas skyriais, punktais ir jų papunkčiais, baigiamas išvadomis. Tekstas gali būti papil­ domas lentelėmis, grafikais (arba jie įforminami priedais), pridedamomis dokumentų kopijomis. Patikrinimo pažymą pasirašo tikrinimą atlikęs tarnautojas ar jų grupė. jei pa­žymoje liečiami buhalteriniai klausimai, ją pasirašo ir vyriausiasis buhalteris. Atskira rūšis yra archyvo pažymėjimas. Jis išduodamas įstaigos archyvo dokumentų pagrindu. Dokumentuose esantys faktai archyvo pažymėjime išdėstomi chronologine tvarka, nurodomas bylos ir dokumento pavadinimas, jų datos. Po pažymėjimo tekstinės dalies nurodomas pagrindas – dokumento paieškos duomenys (archyvo fondo, apyrašo, bylos ir lapo numeriai). Dokumento pavadinimas ir antraštė kartais gali sudaryti glaudų junginį, todėl nerei­ kalaujama dokumento pavadinimą ir antraštę rašyti skirtingose eilutėse. Antraštė gali būti prijungta prielinksniu APIE: PAŽYMA APIE STUDIJAS, dokumento pavadinimas ir antraštė gali sudaryti vientisą kilmininko junginį: PATIKRINIMO PAŽYMA, UŽDAR­ BIO PAŽYMA. Pažyma gali būti pradedama žodžiais: Pažymima, kad...... Pažymą, kuri išduodama ir adresuojama konkrečiam asmeniui ar įstaigai, pasirašo įstaigos vadovas ar kitas įgaliotas asmuo, jei teisės aktai nenustato kitaip. Visose pažymose dedamas įstaigos antspaudas. Pažymos nereikia painioti su pažymėjimu. Pažymėjimas – tai dokumentas, patvirti­ nantis tam tikrus duomenis, būklę ar statusą. Jis išduodamas asmeniui naudotis, o ne pateikti tam tikrai įmonei ar įstaigai. Charakteristika – dokumentas, kuriame aprašomos darbuotojo dalykinės savybės, asmeninės ypatybės, pasireiškiančios požiūriu į darbo priedermes, profesijos tobulinimą, atskleidžiami darbuotojo gebėjimai bendrauti, bendradarbiauti su kitais kolektyvo nariais ar jiems vadovauti. Tuo aprašymu pateikiama administracijos nuomonė apie darbuotoją. Charakteristikoje reikia atskleisti asmenybės socialinį vaidmenį, asmens charakterį. Tai sistema tvirtų psichologinių savybių, nuo kurių priklauso žmogaus elgesys, jo požiūris į darbą, kitus žmones ir save patį. Rekomenduojamos šio dokumento teksto sudedamosios dalys surašytos pridėtoje charakteristikos schemoje. Rekomendacija – dokumentas, kuriame aptariama ir palankiai vertinama asmens veikla, pateikiami šiam asmeniui palankūs siūlymai. Rekomendaciją gali rašyti buvę darbdaviai, dėstytojai, visuomeninių organizacijų va­ dovai ir netgi gerai žinomi įtakingi draugai. Rekomendacija visada yra teigiama ir apibūdinamajam asmeniui palanki. Priešingu atveju ji tiesiog nerašoma. Rekomendacija gali būti rašoma pagal įprastą formuliarą. Pradžioje nurodoma reko­ mendacijos teikėjo darbas, pareigos, vardas ir pavardė. Nustatyta tvarka užrašomas doku­ 92 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas mento pavadinimas, surašymo data ir vieta. Dokumento pavadinimas galėtų būti for­ muluojamas taip: Rekomendacija dėl skyriaus vedėjo pareigų; Rekomendacija dėl studijų doktorantūroje (didžiosiomis, pajuodintomis raidėmis). Po teksto rekomendacijos teikėjas pasirašo. Įgaliojimas – dokumentas, kuriuo suteikiama teisė ką nors atlikti kito asmens ar įstaigos vardu. Įgaliojimus gali rašyti įstaigos, įmonės ar organizacijos ir privatūs asmenys. Įgaliojimas rašomas pirmuoju arba trečiuoju asmeniu. Kai įgaliotojas yra įstaiga, įmonė ar organiza­cija, jis nurodomas antraštinėje dokumento dalyje. Kai įgaliojimą rašo privatus asmuo, jis savo duomenis kaip dokumento sudarytojas gali nurodyti dokumento viršuje, o įgaliojimo tekstą pradėti Įgalioju..., arba duomenis apie save pateikti įgaliojimo tekste: Aš, (vardas, pavardė, asmens kodas, gyv. vieta, paso duomenys), įgalioju.... Individualų įgaliojimą pasirašo įgaliotojas ir nurodo savo vardą ir pavardę, įstaigos įgaliojimus pasirašo vadovas. Jei privataus asmens įgaliojimas yra svarbus, jį turi patvir­tinti notaras. Darbuotojo įgaliojime parašą gali patvirtinti turintis teisę tai daryti įstaigos darbuotojas. Įgaliojimų terminas negali būti ilgesnis kaip treji metai. Jeigu terminas įgaliojime nenurodytas, jis galioja vienerius metus nuo jo pasirašymo dienos. Charakteristikas, oficialias rekomendacijas bei įgaliojimus būtina paliudyti pagrindiniu organizacijos antspaudu. 93 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas ĮSTAIGOS SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ PAVYZDŽIAI UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. aaa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Vytauto Didžiojo universiteto Studijų prorektoriui Vardeniui Pavardeniui 20XX-06-30 Nr. (00) 0-00 DĖL SALĖS NUOMOS Prašome išnuomoti Vytauto Didžiojo universiteto salę Ekonomikos ir teisės fakulteto absolventų diplomų įteikimo šventei 20XX m. liepos 1 d. Apmokėsime pagal pateiktą sąskaitą. Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė) Vardas ir pavardė, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. aa@aaa.aa 94 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas KAUNO KOLEGIJOS EKONOMIKOS IR TEISĖS FAKULTETAS Biudžetinė įstaiga, Puodžių g. 00, LT-0000 Kaunas, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. aaa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000 VILNIAUS KOLEGIJOS VADYBOS IR VERSLO FAKULTETAS Biudžetinė įstaiga, Naugarduko g. 00, LT-0000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. aaa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Nacionalinės teismų administracijos Direktoriui 20XX-02-07 Nr.(00) 0-00/(0.00)XX0-00 DĖL PRAKTIKOS ATLIKIMO Prašome sudaryti sąlygas atlikti priešdiplominę praktiką Alytaus rajono apylinkės teisme penkiems trečio kurso administravimo specialybės studentams nuo 20XX-03-05 iki 20XX-06-01. Ekonomikos ir teisės fakulteto Dekanas (Parašas) (Vardas ir pavardė) Vadybos ir verslo fakulteto Dekanas (Parašas) (Vardas ir pavardė) Vardas ir pavardė, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. kolegija@ef.lt Vardas ir pavardė, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. kolegija@vvf.lt 95 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 / 000 0000, el. p. aaa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Viešosios įstaigos Lietuvos Respublikos apskaitos instituto direktoriui Vardeniui Pavardeniui 20XX-12-20 Nr. (0.0) 0-00 Į 20XX-12-13 Nr. X0-000(0.0) Kopija Lietuvos buhalterinės apskaitos švietėjų ir tyrėjų asociacijos prezidentui Vardeniui Pavandeniui DĖL TERMINŲ ŽODYNO Siunčiame pasiūlymus dėl Jūsų parengtame projekte nurodytų terminų ir sąvokų. PRIDEDAMA. 5 lapai. Direktorius (Parašas) Vardenis Pavardenis, tel. (8 0) 000 000, el. p. aa@aaa.aa 96 (Vardas ir pavardė) 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas VARDENIS PAVARDENIS Kęstučio g. 0, LT-000 Kaunas, tel. (8 0) 000 0000, el. p. cc@aa.kt Uždarosios akcinės bendrovės „E-Z WAY“ direktoriui Vardeniui Pavardeniui PRAŠYMAS DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ 20XX-01-14 Prašau priimti mane dirbti vyresniuoju buhalteriu 20XX m. vasario 20 d. PRIDEDAMA: 1. Aukštojo mokslo diplomo baigimo kopija, 1 lapas. 2. Paso kopija, 1 lapas. 3. Gyvenimo aprašymas, 2 lapai. (Parašas) P.S. Prašymus rekomenduojama rašyti ranka. 97 (Vardas ir pavardė) 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. aa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Kauno rajono apylinkės teismui Į 20XX-06-29 Nr. 0-00 PAŽYMA APIE UŽIMAMAS PAREIGAS 20XX-07-03 Nr. 12-19 Vardaitis Pavardaitis nuo 20XX m. birželio 6 d. dirba UAB „E-Z WAY“ vairuo­toju. Direktorius (A. V.) (Parašas) Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 0) 000 0000 98 Vardenis Pavardenis 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. aa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Uždarajai akcinei bendrovei „Jurginėlis“ PAŽYMA APIE DARBO LAIKĄ P AGRINDINĖJE DARBOVIETĖJE 20XX-08-05 Nr. 4-12 Pranešame, kad Vardaitės Pavardaitės pagrindinė darbovietė yra UAB „E-Z WAY“. Vardaitė Pavardaitė dirba personalo vadybininke, jos darbo laikas bendrovėje yra toks: Savaitės diena Darbo laikas Pietų pertraukos laikas Pirmadienis 8.00–17.00 12.00–13.00 Antradienis 8.00–17.00 12.00–13.00 Trečiadienis 8.00–17.00 12.00–13.00 Ketvirtadienis 8.00–17.00 12.00–13.00 Penktadienis 8.00–17.00 12.00–13.00 šeštadienis Poilsio diena - Sekmadienis Poilsio diena - Direktorius (Parašas) A.V. Vardaitis Pavardaitis, tel. (8 0) 000 0000, aa@aaa.aa 99 Vardenis Pavardenis 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. aa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Valstybinio socialinio draudimo fondo Vilniaus miesto skyriui Į 20XX-06-01 Nr. 0-00 valdybos PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS 20XX-06-05 Nr. 12-18 Vilnius Vardaitė Pavardaitė dirba UAB „E-Z WAY“ buhaltere. 20XX m. sausio-kovo mėnesiais jos darbo užmokestis buvo toks: Mėnuo Iš viso priskaityta Pajamų mokestis Soc. draudimo mokestis Išmokėta, Eur 20XX-01 … … … … 20XX-02 … … … … 20XX-03 Iš viso … … … … … … … … Direktorė (A. V.) (Parašas) Vardukas Pavardukas Vyriausiasis buhalteris (Parašas) Vardaitis Pavardaitis Vardienė Pavardienė, tel. (8 0) 000 0000 100 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY” Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, el. p. aa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Adresatas VARDAIČIO PAVARDAIČIO CHARAKTERISTIKA 20XX-09-30 Nr.0-00 Gimimo metai, išsilavinimas, profesija, mokslo laipsnis ir pan. Informacijos sudedamosios dalys: Pareigos Struktūrinis padalinys Darbo stažas organizacijoje Veiklos vertinimas Kvalifikacijos kėlimas Asmeninių savybių vertinimas Apdovanojimai, paskatinimai Dalyvavimas visuomeninėje veikloje ir kt. Direktorius (Parašas) 101 Vardas ir Pavardė 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 5.3 Įstaigos rengiami dokumentai Valdymo funkcijų realizavimui svarbi ir kita dokumentų grupė – tai informaciniai įstai­gos vidaus dokumentai (ataskaitos, patikrinimo pažymos, aktai, sąrašai ir kt.). Šie do­ kumen­tai gali būti įforminami dokumento formoje arba baltame A4 formato popieriaus lape, kuriame būtini rekvizitai išdėstomi nustatyta tvarka. Įstaigos rengiamų dokumentų, išskyrus teisės aktus, rekvizitai yra šie: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, regist­ra­ cijos numeris, sudarymo vieta, tekstas ir parašas. Įstaigos rengiami dokumentai gali būti papildomi šiais rekvizitais: herbu arba prekių ženklu, specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, dokumento tvirtinimo žyma (kai tvirtinama įstaigos vadovo parašu), vizomis, dokumento paieškos nuoroda, dokumento rengėjo nuoroda, supažindinimo žyma. Įstaigos rengiamų dokumentų tekstas gali būti laisvos formos, jei kiti teisės aktai nenustato konkrečių dokumento teksto dėstymo reikalavimų. Jei dokumente yra lentelių, grafikų, schemų, jos gali būti pateikiamos dokumento tekste arba įforminamos kaip do­kumento priedai pagal Dokumentų rengimo taisyklių 80–87 punktuose nustatytus reikalavimus. Įstaigos rengiamų dokumentų tekstas gali susidėti iš įvadinės ir dėstomosios dalių. Įvadinėje dalyje paprastai nurodomas dokumento sudarymo ir (ar) veiksmų teisinis pa­grindas, pvz.: akto įvadinėje dalyje gali būti nurodytas teisės aktas, kuriuo sudaryta ko­misija, surašomi komisijos narių vardai ir pavardės. Dėstomojoje dalyje gali būti aprašo­mi faktai, įvykiai, aplinkybės ir pan. Dokumentų tekste pateikiamos pastabos, pasiūlymai ir išvados įforminami kaip ats­kira teksto dalis ar pastraipa, pvz.: Išvados ir pasiūlymai: 1. ….... . 2. ….... . arba Pastaba. Veiklos ataskaita ….. . Dokumento tekstas jame pateiktiems faktams ar argumentams pagrįsti gali būti pa­ pildomas pridedamais dokumentais ar dokumentų kopijomis, išrašais, nuorašais ar kt. (toliau vadinama – pridedami dokumentai), kurie tekste nurodomi pagal Dokumentų rengimo taisyklių 88–89 punktuose nustatytus reikalavimus. 102 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Ataskaita. Tai dokumentas, pateikiamas aukštesniajai įstaigai ar pareigūnui apie darbų parengimą ir atlikimą, planų, užduočių vykdymą, komandiruotes ir pan. Ataskaitos turinys dažniausiai dėstomas laisva forma, jei kiti teisės aktai nenustato konkrečių ataskaitos turinio dėstymo reikalavimų. Tekstas gali būti papildomas lentelėmis, grafikais, schemomis arba jos įforminamos priedais. Tekstas gali būti skirstomas skyriais, punktais ir jų papunkčiais. Ataskaitą pasirašo ją teikiantis tarnautojas. Tarnybinis pranešimas – dokumentas, kuris adresuotas įstaigos vadovui (rečiau – aukštesniajai įstaigai), kuriame aprašomas koks nors klausimas su išvadomis ir pasiūlymais. šis dokumentas gali būti rašomas kompiuteriu, mašinėle, ranka. Tarnybinius pranešimus savo įstaigos vadovui pasirašo sudarytojas (autorius). Siunčiamus į aukštesniąsias įstaigas – įmonės vadovas. Protokolas – dokumentas, fiksuojantis kolegialių institucijų posėdžių, susirinkimų ir pan. renginių klausimų svarstymo eigą ir priimtus nutarimus ar sprendimus. Protokolą renginio metu surašo ranka ar į diktofoną paskirtas asmuo (sekretorius). Eiga gali būti užrašoma trumpai arba išsamiai blanke ar popieriaus lape. Dokumento pavadinime rašomas kolegialios institucijos pavadinimas ar jos darbo pobūdis. Teisės aktų nustatytais atvejais nurodomas kvorumo buvimas. Protokolus taip pat surašo ir pareigūnai, nustačius viešosios tvarkos pažeidimo faktą. jais fiksuojama teismų posėdžių eiga. Tokie protokolai turi specialius rekvizitus, rašymo tvarką ir čia nebus nagrinėjami. Protokolą pasirašo posėdžio, pasitarimo ar kt. renginio pirmininkas ir sekretorius, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Suinteresuotoms įstaigoms arba asmenims siunčiama protokolų kopijos arba išrašai. 103 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ ............................................... POSĖDŽIO PROTOKOLAS 20XX-00-00 Nr. 0-00 Vilnius Posėdis įvyko (data) Posėdžio pirmininkas – (Vardas, pavardė). Posėdžio sekretorius – (Vardas, pavardė). Dalyvauja: (Vardai ir pavardės). Kolegialaus organo narių vardai ir pavardės užrašomos abėcėlės tvarka. jei kolegialaus organo narių skaičius didesnis negu 7, protokole nurodomas tik bendras jų skaičius, o skliausteliuose parašoma: (sąrašas pridedamas, ... priedas). Kviestieji asmenys: Jei kviestieji asmenys yra tos pačios organizacijos, tai abėcėlės tvarka užrašoma jų vardai, pavardės ir sutrumpintas pareigų pavadinimas, o jei kviestieji asmenys yra iš kitų organizacijų, tai abėcėlės tvarka užrašoma jų vardai, pavardės bei jų atstovaujamų įstaigų ir pareigų pavadinimai. DARBOTVARKĖ: 1. ... 2. ... Darbotvarkės klausimai formuluojami su prielinksniu „Dėl“ ir numeruojami arabiškais skaitmenimis. 1. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas). Užrašomas darbotvarkės pirmas klausimas vardininko linksniu. Pranešėjas (Vardas ir pavardė, trumpas pokalbio turinys). Užrašoma eilės tvarka kalbėjusiųjų vardai ir pavardės, trumpas kalbų turinys. jei kalbėjo keletas asmenų, tai kiekvieno kalbos turinys užrašomas iš naujos eilutės trečiojo asmens forma. Vartojami esamojo laiko veiksmažodžiai (siūlo, sako, aptaria, kalba, pritaria). Tekstas turi būti glaustas, fiksuojantis tik kalbėtojų pasakytų minčių esmę, suredaguotas, be kalbos klaidų. NUSPRĘSTA (NUTARTA). Užrašomas sprendimas (nutarimas) svarstytu klausimu. jei sprendimas (nutarimas) susideda iš kelių punktų, po žodžio NUSPRĘSTA (NUTARTA) rašomas taškas, o spren­ dimo (nutarimo) tekstas atskiru sakiniu rašomas toje pačioje eilutėje. Jei svarstomi keli klausimai ir priimami keli sprendimai (nutarimai), po žodžio NUSPRĘSTA (NUTARTA) rašomas dvitaškis, o kiekvienas sprendimas (nutarimas) rašomas naujoje eilutėje ir numeruojamas, pvz.: 2.1 .... 2.2.... 104 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Pirmasis skaičius rodo svarstomo klausimo numerį, o antrasis – sprendimo (nu­ tarimo), priimto tuo klausimu, numerį. Jei svarstomu klausimu sprendimo (nutarimo) nepriimama, nurodomos priežastys. Ilgi pranešimai, kalbų tekstai ar sprendimai (nutarimai) gali būti pridedami. Tokiu atveju nurodoma, pvz.: (pranešimas pridedamas). Jei svarstomu klausimu balsuoja/ma, nurodomi balsavimo rezultatai, pvz.: BALSAVO: Už ………, PRIEŠ ………, SUSILAIKĖ ……… . SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas). Darbotvarkės antrojo klausimo tekstas protokoluojamas taip pat kaip pirmojo. Posėdžio pirmininkas (-ė) Posėdžio sekretorius (-ė) (Parašas) (Parašas) (Vardas, pavardė) (Vardas, pavardė) Protokolą pasirašo kolegialaus organo pirmininkas ir sekretorius. Aktas – faktus ar įvykius patvirtinantis dokumentas, kurį surašo keli asmenys (ko­ misija). Akto tekstas paprastai susideda iš įvadinės ir dėstomosios dalių bei išvadų. Akto teks­to įvadinėje dalyje nurodomas akto sudarymo ir (ar) veiksmų teisinis pagrindas, jį surašę asmenys. Jei aktą rašo komisija, nurodomas teisės aktas, kuriuo sudaryta komisija, sura­šomi komisijos pirmininko ir komisijos narių vardai ir pavardės bei užimamos pareigos. Akto dėstomoji dalis gali būti skirstoma punktais. Joje gali būti aprašomi faktai, įvykiai, aplinkybės ir pan. Tekstas gali būti papildomas priedais, pridedamais dokumentais ar jų kopijomis. Akte įforminama tvirtinimo žyma. Aktą pasirašo visi įvadinėje dalyje įvardyti asmenys. Jei pasirašantysis nesutinka su akto turiniu ar jo dalimi, jo parašo rekvizite prie parašo rašoma: „Pastabos pridedamos“, o jos surašomos atskirame lape. Perdavimo ir priėmimo aktai gali būti tvirtinami įstaigos vadovo parašu. Tvirtinimo žyma nerašoma, kai perduodantys asmenys yra įstaigų vadovai ar jų įgalioti asmenys. 105 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Išrašas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ VISUOTINIO AKCININKŲ SUSIRINKIMO PROTOKOLAS 20XX-02-14 Nr. 0-00 Vilnius Posėdis įvyko 20XX-02-12, 12.00 Data (laikas) Posėdžio pirmininkas – komercijos direktorius Vardenis Pavardenis. Posėdžio sekretorė – administratorė Vardaitė Pavardaitė. Dalyvauja: 18 akcininkų (sąrašas pridedamas; 1 priedas). NUTARTA. Patvirtinti įmonės metinę finansinę atskaitomybę ir administracijos vadovo ataskaitą apie bendrovės veiklą 20XX ūkiniais metais. BALSAVO: už – 15; prieš – 0; susilaikė – 0. Nutarimas priimtas vienbalsiai. Posėdžio pirmininkas Vardenis Pavardenis Posėdžio sekretorė Vardaitė Pavardaitė 106 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas LABORATORIJOS VEDĖJA VARDIENĖ PAVARDIENĖ Uždarosios akcinės bendrovės „E-Z WAY“ Direktoriui TARNYBINIS PRANEŠIMAS DĖL VARDAITĖS PAVARDAITĖS DARBO 20XX-09-05 Vilnius Laborantė Vardaitė Pavardaitė nuolat vėluoja į darbą, laiku neparuošia darbo priemonių, vėluoja atlikti funkcijas, nustatytas pareigybių apraše. Į pareikštas pastabas darbuotoja neatsižvelgia. Siūlau Vardaitei Pavardaitei skirti drausminę nuobaudą – pastabą. Laboratorijos vedėja (Parašas) 107 Vardienė Pavardienė 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ TVIRTINU Direktorius (Parašas) Vardaitis Pavardaitis MATERIALINIŲ VERTYBIŲ PATIKRINIMO AKTAS 20XX-07-16 Nr. 05-203 Vilnius PAGRINDAS. Direktoriaus 20XX m. liepos 14 d. įsakymas Nr. 02-59. Komisijos pirmininkas – direktoriaus pavaduotojas Vardenis Pavardenis. Nariai: direktorius Vardaitis Pavardaitis, vadybininkė Vardaitė Pavardaitė, meistras Vardukas Pavardukas. Komisija patikrino iš uždarosios akcinės bendrovės „Žiogas“ pagal 20XX m. kovo 12 d. PVM sąskaitą faktūrą SA 036 gautus gaminius iš gintaro. Komisija nustatė, kad gaminiai iš gintaro atitinka keliamus reikalavimus ir yra tinkami pardavimui. Komisijos pirmininkas (Parašas) Vardenis Pavardenis Komisijos nariai: (Parašas) (Parašas) (Parašas) Vardaitis Pavardaitis Vardaitė Pavardaitė Vardukas Pavardukas 108 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas SEKRETORĖ MAŠININKĖ VARDAITĖ PAVARDAITĖ UAB „E-Z WAY“ direktoriui Vardeniui Pavardeniui PRAŠYMAS ATLEISTI IŠ DARBO 20XX-06-03 Vilnius Prašau atleisti iš sekretorės-mašininkės pareigų Jūsų vadovaujamoje įmonėje nuo 20XX m. birželio 10 dienos. (Parašas) Raštinės vedėja (parašas) Vardytė Pavardytė 20XX-06-03 109 Vardaitė Pavardaitė 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL DARBO LAIKO KEITIMO 20XX m. kovo 26 d. Nr. V2-033 Vilnius Vadovaudamasis sudarytu ir patvirtintu darbo grafiku Nr. 2-14, į s a k a u nuo 20XX m. balandžio mėn. 01 d. darbą pradėti nuo 7.30 val. ir darbą baigti 16.30 val. Direktorius (Parašas) Administratorė (Parašas) Vardinė Pavardienė 20XX-03-26 110 Vardaitis Pavardaitis 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas UŽDAROSIOS AKCINES BENDROVES „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL PAKEITIMŲ PAREIGYBIŲ SĄRAŠE 20XX m. sausio 6 d. Nr. 00-0 Vilnius Vadovaudamasis uždarosios akcinės bendrovės „E-Z WAY“ visuotinio akcininkų susirinkimo 20XX m. lapkričio 10 d. nutarimu Nr. 00-00: 1. P a n a i k i n u nuo 20XX m. kovo 12 d. dėl darbo organizavimo pakeitimų šias pareigybes Transporto skyriuje: skyriaus viršininko pavaduotojo – 1 (vieną) pareigybę; vairuotojo – 2 (dvi) pareigybes. 2. N u r o d a u personalo skyriaus inspektoriui įspėti darbuotojus apie numatomą atleidimą iš darbo Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta tvarka. Direktorius (Parašas) Personalo skyriaus vedėja (Parašas) Vardaitė Pavardaitė 20XX-01-06 Transporto skyriaus viršininkas (Parašas) Vardenis Pavardenis 20XX-01-06 111 Vardaitis Pavardaitis 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 5.4 Teisės aktai Temos tikslai 1. Žinoti teisės aktų rašymo ypatumus, principus, rūšis. 2. Mokėti parinkti dokumento rūšį reikiamai informacijai įforminti. Teisės aktai yra įstaigų sudėtinė veiklos dokumentų grupės dalis. Šie do­ku­­ mentai yra skirti konkrečiam valdymo veiksmui fiksuoti ir realizuoti. Pa­prastai teisės aktai parodo konkrečią užduotį, vykdytoją, vykdymo terminą, atsiskaitymo ar kontrolės formą. Teisės aktų (nutarimų, sprendimų,įsakymų, potvarkių) rekvizitai yra: herbas ar prekių ženklas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas, parašas. Kai teisės akto sudarytojai yra kelių įstaigų vadovai, herbas ar prekių ženklas ne­ naudojamas, o dokumento sudarytojų pavadinimai dėstomi vienas po kito. Teisės aktai gali būti papildomi šiais rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda, gauto dokumento registracijos žyma, rezoliucija. Taip pat gali būti nurodytas dokumento rengėjas, pvz.: Parengė (Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) Teisės aktų data rašoma mišriuoju būdu, pvz.: 20XX m. rugsėjo 27 d. Teisės aktai dėstomi tekstu, kuris gali būti skirstomas punktais, jų pastraipomis ir punktų papunkčiais. Teisės akto tekstas turi būti glaustas, aiškus, logiškas. Jame pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinamas. Nuorodos į kitus teisės aktus rašomos Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatyta tvarka. Įsakymas – tai tvarkomasis dokumentas (teisės aktas), kurį įstaigos vardu, vienasme­ niškai, savo kompetencijos ribose, leidžia įstaigos vadovas. 112 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Įsakymas turi būti rašomas viena tema. Blogai, kai įstaigų vadovai viename įsakyme sprendžia įvairius nevienareikšmius klausimus, pvz.: vienu punktu priima asmenį į darbą, kitu sprendžia gamybinius uždavinius, trečiu komandiruoja darbuotoją. Vadovai taip sudarydami įsakymą pažeidžia dokumentų valdymo nuostatų ir archyvo darbo taisykles. Įsakymai yra trijų rūšių: 1. Personalo (P). 2. Atostogų (A).
 3. Komandiruotės (K). 4. Pagrindinės įstaigos veiklos. Kiekviena įsakymo rūšis indeksuojama atskirai. Įsakymo tekstą gali sudaryti preambulė ir dėstomoji dalis: Preambulėje nurodomas teisės akto priėmimo pagrindas ar veiksmų tikslai. Preambulė paprastai pradedama žodžiais „Vadovaudamasis (-si)“, „Įgyvendindamas (-a)“, „Vyk­dy­da­ mas (-a)“, „Atsižvelgdamas (-a)“, „Siekdamas (-a)“. Preambulės gali nebūti, jei pa­gr­ indas ne­nu­rodamas ar veiksmų tikslai neaiškinami. Jei įsakymas rengiamas aukštesniosios organizacijos dokumento pagrindu, dėstomojoje dalyje rašoma nuoroda į šį dokumentą, pvz.: „Vykdydamas Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministerijos 20XX-10-27 įsakymą Nr. 2-56 „Dėl kolegijų steigimo“. Preambulės gali ir nebūti, jei veiksmų tikslai neaiškinami. Įsakymo, potvarkio dėstomoji dalis pradedama rašyti iš naujos eilutės tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu, veiksmažodžio esamojo laiko vienaskaitos pirmojo asmens forma, rašo­ma mažosiomis išretintomis raidėmis, pvz.: Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr. 60-1945) … straipsniu, s u d a r a u komisiją … Jei įsakymo ar potvarkio dėstomoji dalis skirstoma punktais, po preambulės dalies deda­mas dvitaškis ir kiekvienas punktas pradedamas atitinkamu tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu, rašomu mažosiomis išretintomis raidėmis, pvz.: 1. P a k e i č i u … . 2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios … . 3. Į p a r e i g o j u … . 4. P a v e d u … . Įsakyme turi būti anksčiau išleistų įsakymų tuo pačiu klausimu panaikinimo, patikslini­ mo duomenys. Įsakymas įsigalioja nuo jo pasirašymo dienos. 113 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Kolegialios institucijos leidžiamo nutarimo ar sprendimo dėstomojoje dalyje tvarkomąjį veiksmą reiškiantys žodžiai „nutaria“ (nutarime), „nusprendžia“(sprendime) rašomi išretin­ tai esamojo laiko trečiojo asmens forma, po jų dedamas dvitaškis ir pradedama rašyti didžiąja raide, pvz.: Kauno miesto savivaldybės taryba n u s p r e n d ž i a: 1. Patvirtinti … . 2. Nustatyti … . 3. Įpareigoti … . arba Kauno miesto savivaldybės taryba n u s p r e n d ž i a: Įgalioti … . Kai teisės aktas turi priedų, jie nurodomi teisės akto tekste, pvz.: P e r d u o d u Kauno medicinos universitetui valdyti, naudoti ir disponuoti patikėjimo teise ilgalaikį materialųjį turtą, nurodytą šio įsakymo priede. Teisės akto, kuriuo tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai, tekste nurodomas pridedamo tvirtinamo dokumento pavadinimas su nuoroda „pridedama“, pvz.: T v i r t i n u Elektroninių dokumentų valdymo taisykles (pridedama). arba T v i r t i n u pridedamus: 1. Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos Teisės skyriaus nuostatus. 2. Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos Teisės skyriaus vedėjo pareigybės aprašymą. Teisės aktai keičiami, pildomi ir pripažįstami netekusiais galios laikantis Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatytų reikalavimų. Kai keičiamas ar papildomas teisės aktas, kuris nėra oficialiai skelbtas, teisės akto tekste nurodomi ir buvę jo pakeitimai, pvz.: P a k e i č i u Higienos instituto direktoriaus 2009 m. kovo 31 d. įsakymą Nr. V-20 „Dėl epidemiologinių tyrimų vykdymo“ (kartu su 2006 m. gegužės 7 d. įsakymu Nr. V-30) ir išdėstau jį nauja redakcija: „.......“. arba P a k e i č i u … taisykles, patvirtintas … 2008 m. … įsakymu Nr. … (kartu su 2010 m. … įsakymo Nr. … pakeitimu) … 114 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Nutarimas. Jį leidžia kolegialus valdymo organas svarbiausiais, jo kompetencijai priklausančiais klausimais. Nutarimo tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių: preambulės ir dėstomosios. Preambulėje argumentuojama, dėl ko nutarimas priimamas. Preambulė paprastai pradeda­ ma žodžiais „Vadovaudamasi (s)“, „Įgyvendindama (s)“. Įvadinės dalies gali ir nebūti, jei veiksmų tikslai neaiškinami. Dėstomojoje dalyje veiksmą reiškiantis žodis „n u t a r i a“ rašomas mažosiomis išre­ tintomis raidėmis esamojo laiko trečiojo asmens forma, po jo dedamas dvitaškis, jei dėstomoji dalis skirstoma punktais. Punktai pradedami rašyti veiksmažodžio bendratimi, pvz.: Bendrovės darbuotojų profesinė sąjunga n u t a r i a: … 1. Nustatyti … 2. Įpareigoti … Sprendimas – teisės aktas, kurį leidžia kolegialus valdymo organas svar­ biausiais veiklos klausimais. Sprendimais taip pat vadinami bendri nevienarūšius dokumentus leidžiančių organų aktai ir valstybės organo bei visuomeninės organizacijos bendrai priimtas dokumentas. Sprendimo tekstas susideda iš aprašomosios ir sprendžiamosios dalies. Aprašomojo­ je dalyje nurodomi tik būtiniausi faktai, pateisinantys sprendžiamosios dalies punktus. Ji paprastai pradedama žodžiais „Vadovaudamasi (s)“, „Įgyvendindama (s)“. Jei sprendimo nereikia pagrįsti, aprašomosios dalies gali ir nebūti. Sprendžiamojoje dalyje veiksmą reiškiantis žodis „ n u s p r e n d ž i a “ rašomas ma­ žosiomis išretintomis raidėmis esamojo laiko trečiojo asmens forma, po jo dedamas dvitaš­ kis, jei dėstomoji dalis skirstoma punktais. Teksto punktai rašomi bendratimi, pvz.: Kauno miesto taryba n u s p r e n d ž i a: 1. Patvirtinti … 2. Skirti … Potvarkis — tai tvarkomasis dokumentas, kurį leidžia kolegialaus organo vadovas operatyviais klausimais. Paprastai potvarkis apima neilgą laiko tarpą ir taikomas ribotam skaičiui darbuotojų ar asmenų. Potvarkio tekstas paprastai turi tik dėstomąją dalį ir rašomas kaip įsakymas. Veiksmas dažniausiai reiškiamas žodžiais „į p a r e i g o j u“, „p a v e d u“, „ s k i ­r i u“ ir kt. Potvarkiai rašomi vykdant aukštesniųjų organų dokumentus, juos kontro­liuojant ir neatidėliotinais klausimais. 115 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas TEISĖS AKTŲ PAVYZDŽIAI LIETUVOS RESPUBLIKOS RYŠIŲ REGULIAVIMO TARNYBOS DIREKTORIAUS ĮSAKYMAS DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS RYŠIŲ REGULIAVIMO TARNYBOS DIREKTORIAUS 2005 M. GRUODŽIO 23 D. ĮSAKYMO NR. 1V­1162 „DĖL NACIONALINIŲ IR TARPTAUTINIŲ TELEFONO RYŠIO NUMERIŲ RAŠYMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO 2006 m. rugpjūčio 2 d. Nr. 1V-880 Vilnius Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymo (Žin., 2004, Nr. 69-2382) 7 straipsnio 6 dalies 7 punktu ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. rugpjūčio 19 d. nutarimo Nr. 1029 „Dėl Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos nuostatų patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 131-4734) 8.31 punktu bei atsižvelgdamas į Tarptautinės telekomunikacijų sąjungos (ITU) rekomendaciją E.123 dėl nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių, elektroninio pašto adresų ir interneto tinklalapių adresų rašymo: 1. P a k e i č i u Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direk­toriaus 2005 m. gruodžio 23 d. įsakymą Nr. 1V-1162 „Dėl Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2005, Nr. 152-5628) (toliau – Įsakymas) ir šiuo Įsakymu patvirtintas Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio nu­me­ rių rašymo taisykles (toliau – Taisyklės): 1.1. Išdėstau Įsakymo pavadinimą taip: „Dėl Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo rekomendacijų patvirtinimo“. 1.2. Išdėstau Įsakymo 1 punktą taip: „1. Tvirtinu Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo reko­ mendacijas (pridedama).“ 1.3. Išdėstau Taisyklių pavadinimą taip: „Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo rekomenda­cijos“. 1.4. Išdėstau Taisyklių 1 punktą taip: „1. Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo rekomenda­cijos (toliau – Rekomendacijos) nustato tipografinio nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo ir išdėstymo tvarką Lietuvos Respublikos terito­rijoje naudojamuose formuliaruose, raštuose, sąskaitose ir kituose dokumen­tuose bei simbolių naudojimą nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymui.“. 116 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 1.5. Išdėstau Taisyklių 2 punktą taip: „2. Rekomendacijos parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos ryšių regu­lia­ vimo tarnybos nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. rugpjūčio 19 d. nutarimu Nr. 1029 „Dėl Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarny­bos nuosta­ tų patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 131-4734), 8.31 punktu ir atsižvelgiant į Tarptautinės telekomunikacijų sąjungos (ITU) rekomendaciją E. 123 dėl nacionalinių ir tarptau­ti­nių telefono ryšio numerių, elek­troninio pašto adreso ir interneto tinklalapių adresų rašymo.“. 1.6. Išdėstau Taisyklių 3 punktą taip: „3. Rekomendacijose vartojamas sutrumpi­ni­ mas: PABX – žinybinė automatinė telefono ryšio stotelė. Kitos Rekomendacijose var­ tojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos elekt­ro­ninių ryšių įstatyme (Žin., 2004, Nr. 69­2382) ir Telefono ryšio numerių skyrimo ir naudojimo tai­syklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos di­rektoriaus 2005 m. gruodžio 13 d. įsakymu Nr. 1V-1104 „Dėl Telefono ryšio numerių skyrimo ir nau­dojimo taisyklių ir Nacionalinio telefono ryšio numeracijos plano pa­tvir­tinimo“ (Žin., 2005, Nr. 147-5386).“ 1.7. Išdėstau Taisyklių 6 punktą taip: „6. Tarptautinis telefono ryšio numeris turi būti rašomas po nacionalinio telefono ryšio numerio, o atitinkami skaitmenys išdėstomi vienas po kito taip, kaip nurodyta šių Rekomendacijų 13 punkte.“. 1.8. Pripažįstu netekusiu galios Taisyklių IV skyrių. N u r o d a u šį įsakymą paskelbti oficialiame leidinyje „Valstybės žinios“. DIREKTORIUS TOMAS BARAKAUSKAS 117 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas ___________ MIESTO SAVIVALDYBĖS TARYBA SPRENDIMAS DĖL GATVIŲ PAVADINIMŲ IR JŲ RIBŲ 2005 m. rugsėjo 7 d. Nr. 1-914 Vilnius Atsižvelgdama į Pavadinimų, paminklų ir atminimo lentų komisijos siūlymą ir Valstybinės lietuvių kalbos komisijos pritarimą, Vilniaus miesto savivaldybės taryba n u s p r e n d ž i a: 1. Suteikti bevardėms Vilniaus miesto gatvėms šiuos pavadinimus: 1.1. Pilaitės seniūnijoje: Čekoniškių ir Antanerės; 1.2. Santariškėse: Juliaus Juzeliūno; 1.3. Visoriuose: Vaidoto Daunio ir Visorių Sodų; 1.4. Verkių seniūnijoje: Pagubės Sodų 31-oji ir 32-oji; 1.5. Vilkpėdės seniūnijoje: Liepsnos; 1.6. Karoliniškių seniūnijoje: Mėnulio; 1.7. Naujojoje Vilnioje: Migūnų. 2. Nustatyti patikslintas šių gatvių ribas: 2.1. K. Borutos gatvės – nuo Ateities g. iki Noragiškių g.; 2.2. Senojo Gardino plento – nuo V. A. Graičiūno g. iki miesto ribos. 3. Pakeisti Vilniaus miesto savivaldybės tarybos prezidiumo 1991 m. kovo 26 d. sprendimą Nr. 87 „Dėl gatvių pavadinimų“ ir išbraukti K. Ario, Retkonių ir J. Strumilos gatves. 4. Pakeisti Vilniaus miesto savivaldybės tarybos 2003 m. sausio 22 d. sprendimą Nr. 766 „Dėl Vilniaus gatvių pavadinimų“ ir išbraukti Barčių, Ižos, Punios, Salų ir Stasylų gatves. Meras (Parašas) 118 Vardenis Pavardenis 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS NUTARIMAS DĖL ĮSLAPTINTOS INFORMACIJOS ADMINISTRAVIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO 2005 m. gruodžio 5 d. Nr. 1307 Vilnius Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstaty­mo (Žin., 1999, Nr. 105-3019; 2004, Nr. 4-29) 29 straipsniu, Lietuvos Respub­likos Vyriausybė n u t a r i a: 1. Patvirtinti Įslaptintos informacijos administravimo taisykles (pride­dama). 2. Pripažinti netekusiais galios: 2.1. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. balandžio 25 d. nutarimą Nr. 462 „Dėl Lietuvos Respublikos įslaptintos informacijos apsaugos tvar­kos pa­tvir­tinimo“. 2.2. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. liepos 5 d. nutarimą Nr. 791 „Dėl Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų apskaitos, raštvedybos organizavimo, tvarkymo ir kontrolės taisyklių“ (Žin., 2000, Nr. 56-1666). 2.3. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. rugpjūčio 25 d. nutarimą Nr. 975 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. liepos 5 d. nuta­rimo Nr. 791 „Dėl Įslaptintų dokumentų raštvedybos organizavimo, saugojimo, tvarkymo, naikinimo ir apsaugos taisyklių“ dalinio pakeitimo“ (Žin., 2000, Nr. 72-2241). Ministras Pirmininkas Algirdas Brazauskas Krašto apsaugos ministras Gediminas Kirkilas 119 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas VARĖNOS RAJONO SAVIVALDYBĖS MERAS POTVARKIS DĖL KOMANDIRUOTĖS 2008 m. lapkričio 29 d. Nr. MK-08 Varėna Remdamasis Lietuvos savivaldybių asociacijos Mokymo ir konsultavimo centro 2008 m. rugsėjo 17 d. raštu Nr. 269 „Dėl kvietimo dalyvauti semina­ruose“, k o m a n d i r u o j u 2008 m. gruodžio 1 d. į Lietuvos savivaldybių asoci­acijos Mokymo ir konsultavimo centro organizuojamą seminarą „Savivaldybės tarybos narių ir institucijų teisės ir pareigos. Tarybos vaidmuo optimizuojant savivaldybės veiklą“ šiuos Savivaldybės tarybos narius: Vardenį Pavardenį Varduką Pavarduką Vardaitę Pavardaitę Vardinę Pavardienę Seminaras vyks gardino g. 3, Druskininkuose. Meras (Parašas) 120 Vardaitis Pavardaitis 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 5.5 Teisės aktais tvirtinami dokumentai Temos tikslai 1. Žinoti tvirtinamų dokumentų rašymo ypatumus, principus, rūšis. 2. Mokėti parinkti dokumento rūšį reikiamai informacijai įforminti. Teisės aktais tvirtinamų nuostatų, taisyklių, programų, kitų dokumentų (toliau vadi­na­ ma − tvirtinami dokumentai) rekvizitai yra šie: tvirtinimo žyma, dokumento pavadinimas, dokumento tekstas. Tvirtinami dokumentai gali būti papildomi šiais rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda, taip pat gali būti nurodytas dokumento rengėjas. Tvirtinamų dokumentų tekstą sudaro punktai ir jų pastraipos, punktų papunkčiai, kurie rašomi pagal Dokumentų rengimo taisyklių 69 punkte nustatytus reikalavimus. Tvirtinamų dokumentų tekstas gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, kurie išdėstomi pagal Dokumentų rengimo taisyklių 29.3−29.4 punktuose nustatytus reikalavimus. Tvirtinami dokumentai gali turėti priedų (dokumentų formų, lentelių, paaiškinimų ir pan.), jie tekste nurodomi ir įforminami pagal Dokumentų rengimo taisyklių 80–87 punktuose nustatytus reikalavimus. Tvirtinamuose dokumentuose parašo rekvizitas nerašomas, teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, brėžiamu po tekstu ties jo viduriu. Įstatai – tai dokumentas, kuris nusako įstaigos struktūrą, funkcijas, teises, pa­ reigas ir pan. Dokumentas, reguliuojantis valstybinių, visuomeninių organizacijų ar piliečių veiklą, jų santykius tam tikroje valdymo ar ūkinės veiklos srityje. Įstatuose dažniausiai išdėstomi įmonės, savanoriško susivienijimo, visuomeninės organizacijos tikslai ir uždaviniai, veiklos organizavimo principai, įstojimo į narius ir išstojimo iš jų tvarka, narių teisės ir pareigos, organizacijos struktūra, lėšų šaltiniai, steigi­mo ir veiklos nutraukimo tvarka ir kt. Įstatų turinys dėstomas tekstu, kuris gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais. Tekste negali būti lentelių, kitų informacinio pobūdžio intarpų. 121 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Nuostatai – tai dokumentas, kuris nustato įstaigos ir jos struktūrinių padalinių steigimo ir darbo organizavimo tvarką, jų funkcijas, teises, pareigas ir pan. Nuostatai įforminami taip pat kaip ir įstatai. Nuostatuose išdėstomos įstaigos ir jos skyriaus pagrindinės veiklos kryptys, už­daviniai, finansavimo šaltiniai, reorganizavimo ir likvidavimo tvarka. Nuostatai gali re­guliuoti ir pareigūnų veiklą arba tam tikrų darbų organizavimo tvarką. Nuostatai gali būti individualūs ir tipiniai. Individualūs nuostatai rengiami tipinių nuostatų pagrindu. Struktūrinių padalinių nuostatus rengia kvalifikuoti specialistai ir tvirtina įstaigos vadovas. Instrukcija – tai dokumentas, nustatantis ir reguliuojantis įstaigų, jų padalinių bei pareigūnų organizacinę, mokslinę techninę, finansinę ir kitą specialiąją veiklą. Instrukcijų tekstas įforminamas kaip ir įstatai, nuostatai. Instrukcijas tvirtina aukštesniosios organizacijos arba pačių įstaigų vadovai. Ins­trukcija galioja tol, kol pakeičiama nauja. Pareigybės aprašuose (instrukcijose, kitur dar vadinamuosiuose pareigi­niuose nuostatuose) detalizuojamos ir sukonkretinamos tipiniuose įstaigos nuostatuose apibrėžtos darbuotojų pareigos ir teisės, jų veikios kompetencija. 122 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas PATVIRTINTA Visuotinio narių susirinkimo 20XX m. lapkričio 30 d. sprendimu Nr. 0-00 NACIONALINĖS INVESTICIJŲ KOORDINAVIMO ASOCIACIJOS ĮSTATAI I SKYRIUS BENDROJI DALIS 1.1. Asociacijos pavadinimas … 1.2. Asociacijos buveinės adresas … 1.3. … II SKYRIUS ASOCIACIJOS TIKSLAI, UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS 2.1. Atstovauti … 2.2. Vykdyti … 2.3. … III SKYRIUS ASOCIACIJOS TEISĖS IR PAREIGOS 3.1. Turėti … 3.2. Valdyti … 3.3. … IV SKYRIUS ASOCIACIJOS NARIAI, JŲ TEISĖS IR PAREIGOS 4.1. Asociacijos nariais gali būti … 4.2. Nariai privalo laikytis … 4.3. … V SKYRIUS NARIŲ PRIĖMIMO, JŲ IŠSTOJIMO IR PAŠALINIMO IŠ ASOCIACIJOS TVARKA IR SĄLYGOS 5.1. Norintys tapti asociacijos nariais … 5.2. Nariai į asociaciją priimami … 5.3. … 123 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas VI SKYRIUS ASOCIACIJOS ORGANAI 6.1. Asociacijoje yra … VII SKYRIUS VISUOTINIS NARIŲ SUSIRINKIMAS 7.1. Visuotinis narių susirinkimas yra … 7.2. Visuotinio narių susirinkimo kompetencijai priklauso … 7.3. … VIII SKYRIUS ASOCIACIJOS PREZIDIUMAS 8.1. Asociacijos veiklai vadovauja … 8.2. Prezidiumą sudaro … 8.3. … IX SKYRIUS ASOCIACIJOS PREZIDENTAS 9.1. Asociacijos prezidentas … 9.2. Asociacijos darbui vadovauja … X SKYRIUS TURTAS IR PAJAMŲ ŠALTINIAI 10.1. Asociacijos nuosavybės teisė … 10.2. Asociacijos pajamų šaltiniai: XI SKYRIUS FINANSINĖS VEIKLOS KONTROLĖ 11.1. Asociacijos finansinę veiklą tikrina … 11.2. Revizorius kontroliuoja … XII SKYRIUS REORAGANIZAVIMAS 12.1. Asociacija gali būti reorganizuota … 12.2. Reorganizuojant asociaciją … 124 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas XIII SKYRIUS LIKVIDAVIMAS 13.1. Asociacijos likvidavimo pagrindas gali būti: 13.1.1. … XIV SKYRIUS DOKUMENTŲ IR KITOS INFORMACIJOS NARIAMS PATEIKIMO TVARKA 14.1. Nariui raštu pareikalavus … 14.2. … XV SKYRIUS ASOCIACIJOS PRANEŠIMAI IR SKELBIMAI 15.1. Vieši pranešimai … 15.2. Kiti pranešimai … XVI SKYRIUS FILIALŲ IR ATSTOVYBIŲ STEIGIMO BEI JŲ VEIKLOS NUTRAUKIMO TVARKA 16.1. Asociacijos prezidiumo sprendimu gali … 16.2. Atstovybės ir/ar filialo veikla … XVII SKYRIUS ĮSTATŲ KEITIMO TVARKA 17.1. Įstatai keičiami … 17.2. Pakeistus įstatus pasirašo … 125 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas PATVIRTINTA Valdybos posėdžio [Data] protokolu Nr. … VALDYBOS DARBO REGLAMENTAS I SKYRIUS BENDROSIOS NUOSTATOS 1. Valdybos darbo reglamentas (toliau – reglamentas) nustato [uždarosios] akcinės bendrovės [pavadinimas] (toliau – bendrovė) valdybos darbo organiza­vimo bendrąją tvarką. Reglamentą priima ir keičia valdyba savo posėdyje. 2. Valdyba yra kolegialus organas, kurio veiklą reglamentuoja Lietuvos Respublikos įstatymai ir kiti teisės aktai, bendrovės įstatai, kiti bendrovės vie­tiniai teisės aktai ir šis reglamentas. Valdyba savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos įstatymais, bend­ rovės įstatais, bendrovės visuotinio akcininkų su­sirinkimo nutarimais ir šiuo reglamentu. 3. Bendrovės likvidavimo atveju valdyba netenka savo įgaliojimų nuo likvi­datoriaus paskyrimo dienos. 4. Valdyba privalo veikti tik bendrovės ir jos akcininkų naudai, neturi teisės priimti sprendimų ir atlikti kitų veiksmų, kurie pažeidžia bendrovės įstatus ar yra priešingi įsta­tuose nurodytiems bendrovės tikslams, akivaizdžiai viršija normalią gamybinę ūkinę riziką, yra akivaizdžiai nuostolingi (prekių, paslaugų ar darbų pirkimas didesnėmis ar pardavimas mažesnėmis nei rinkos kainomis, bendrovės turto švaistymas) ar akivaizdžiai ekonomiškai nenaudingi. 5. Šio reglamento nuostatos yra privalomos kiekvienam valdybos nariui. II SKYRIUS VALDYBOS STRUKTŪRA 6. Valdybą sudaro valdybos pirmininkas, jo pavaduotojas ir kiti valdybos nariai. 7. Valdybos narių skaičių, jų rinkimo tvarką ir reikalavimus kandidatams į valdybos narius nustato Lietuvos Respublikos akcinių bendrovių įstatymas ir bendrovės įstatai. Valdybos nario kadencijų skaičius neribojamas. 8. Visi valdybos nariai, vykdydami savo funkcijas, privalo laikytis Lietuvos Res­ pub­likos teisės aktų ir bendrovės vietinių teisės aktų nustatytų dalyvavimo kitų įmonių valdymo organų veikloje ir kitų apribojimų. 9. Valdybai vadovauja pirmininkas, kurį iš savo narių renka valdyba. 10. Pirmininko pavaduotojas yra renkamas tokia pačia tvarka kaip ir val­dybos pirmininkas. 126 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas III SKYRIUS DARBO ORGANIZAVIMAS 11. Valdyba organizuoja darbą pagal iš anksto sudarytą grafiką, kuriame numatoma posėdžių tematika, orientacinės posėdžių datos ir asmenys, atsakin­gi už klausimų parengimą, kiti valdybos darbai. 12. Valdybos posėdžiai turi vykti ne rečiau kaip kartą per mėnesį. 13. Pirmas valdybos posėdis kviečiamas įstatuose nurodytam bendrovės valdymo organui paskyrus valdybos narius, bet ne vėliau kaip per .......... dienų po paskyrimo dienos. 14. Posėdžių rūšys: 14.1. Eiliniai. juose svarstomi klausimai pagal bendrovės vadovo pasiūlytą ir valdybos priimtą ketvirčio planą. 14.2. Neeiliniai. Neeilinio valdybos posėdžio sušaukimo iniciatyvos teisę turi kiek­ vienas valdybos narys, bendrovės vadovas, jei jis nėra valdybos narys, kuris dėl neeilinio valdybos posėdžio sušaukimo kreipiasi raštu į valdybos pirmininką, kartu pateikdamas posėdžio nutarimo projektus. 15. Valdybos posėdžius veda jos pirmininkas, o kai jo nėra – jo pavaduo­tojas. 16. Valdybos nariai, kurie negali dalyvauti posėdžiuose, savo nuomonę svars­tomais klausimais gali išreikšti raštu. 17. Į valdybos posėdžius patariamojo balso teise turi būti pakviestas bendrovės vadovas, jei jis nėra valdybos narys. gali būti kviečiami kiti darbuotojai, kitų valdymo organų nariai, revizorius, auditorius. 18. Medžiagą posėdžiams rengia bendrovės darbuotojai. Atskiriems klausi­mams rengti gali būti pakviesti ekspertai (specialistai ir konsultantai). 19. Kiekvieno posėdžio pabaigoje turi būti aptariama kito posėdžio darbotvarkė. Pasiūlymus darbotvarkei siūlo valdybos nariai ir bendrovės vadovas. 20. Valdybos posėdžio kvorumą ir balsavimo tvarką nustato Lietuvos Res­publikos įstatymai ir bendrovės įstatai. 21. Valdybos pirmininkas, jo pavaduotojas ar kitas valdybos narys privalo nusišalinti, kai posėdyje svarstomi klausimai, galintys sukelti bendrovės ir asmeninių interesų konfliktą. IV SKYRIUS VALDYBOS DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS 22. Valdybos dokumentaciją tvarko bendrovės darbuotojai, kuriems šis darbas yra priskirtas valdybos pirmininko pavedimu. 22. Posėdžiai įforminami protokolais, kuriuos pasirašo posėdžio pirmininkas ir sek­ retorius. Medžiagą, pridedamą prie protokolo, pasirašo ją rengę asmenys. 23. Protokole turi būti nurodyta: - posėdžio vieta ir laikas; - dalyvavę posėdyje valdybos nariai; 127 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas - svarstyti klausimai; - priimti nutarimai; - už kiekvieną iš nutarimų balsavusių valdybos narių skaičius; - balsavę prieš priimtą nutarimą valdybos nariai. 24. Posėdžio sekretorius supažindina su priimtais sprendimais suinteresuo­tus bend­ rovės darbuotojus, kurie pasirašo šiuos dokumentus, patvirtindami, kad su jais susipažino. Taip pat šie darbuotojai gali gauti su jų darbu bendrovėje susijusių valdybos dokumentų kopijas. 25. Kai valdybos sprendimams įgyvendinti reikalingi specialūs priemonių planai, juos rengia bendrovės administracija. 26. jei apie priimtus valdybos posėdyje sprendimus reikia informuoti ak­cininkus, akcininkai informuojami bendrovės įstatuose nustatyta tvarka. V SKYRIUS VALDYBOS ATSKAITOMYBĖ IR ATSAKOMYBĖ 27. Valdyba ne rečiau kaip kartą per metus atsiskaito visuotiniam akcinin-kų susirinkimui už bendrovės veiklą. 28. Likus ne mažiau kaip 15 dienų iki eilinio visuotinio akcininkų susirin­kimo valdyba privalo parengti bendrovės veiklos ataskaitą, kurioje turi būti nurodyta: 1) bendrovės veiklos per finansinius metus apžvalga; 2) bendrovės antrinių bendrovių pavadinimai, antrinių bendrovių akcijų, kurias turi įsigijusi bendrovė, skaičius, bendra nominalioji vertė bei šių akcijų atstovaujama įstatinio kapitalo dalis antrinėse bendrovėse, taip pat naudos, kurią bendrovė gavo turėdama balsų daugumą ar naudodamasi lemiama įtaka šiose bendrovėse, įvertinimas; 3) per ataskaitinius finansinius metus įsigytų ar perleistų bendrovės savų akcijų skaičius, jų nominaliųjų verčių suma ir dalis bendrovės įstatiniame kapi­tale, šių akcijų įsigi­jimo ar perleidimo pagrindimas; 4) kitų bendrovių akcijų, kurias įsigijo bendrovė per ataskaitinius finansinius metus, skaičius, nominalioji vertė bei dalis tų bendrovių įstatiniame kapitale; 5) informacija apie bendrovės filialus; 6) svarbiausi įvykiai bendrovėje finansiniams metams pasibaigus; 7) bendrovės veiklos planai ir prognozės. 29. jei visuotinis akcininkų susirinkimas nepatvirtina bendrovės veiklos ataskaitos arba bendrovės veiklą vertina neigiamai, valdyba netenka savo įgaliojimų. 30. Valdybos ataskaita apie bendrovės veiklą visuotinio akcininkų susirin­kimo darbotvarkėje įrašoma atskiru klausimu. 31. Valdybos nariai privalo saugoti bendrovės komercines paslaptis ir įstatymų nustatyta tvarka atsako už jų atskleidimą. 32. Valdybos pirmininkas ir nariai privalo solidariai atlyginti bendrovei nuostolius, padarytus dėl valdybos sprendimų, priimtų pažeidžiant bendrovės įstatus, Lietuvos Respublikos įstatymus. Nuo pareigos atlyginti nuostolius atlei­džiami asmenys, kurie balsavo 128 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas prieš tokį sprendimą arba nedalyvavo posėdyje jį priimant ir per 7 dienas po to, kai sužinojo ar turėjo sužinoti apie tokį nutarimą, įteikė posėdžio pirmininkui rašytinį protestą. 33. Valdybos nario atsistatydinimas ar atšaukimas iš pareigų neatleidžia jo nuo padarytų dėl jo kaltės nuostolių atlyginimo. 34. Valdybos narys gali būti atleidžiamas nuo nuostolių atlyginimo, kuriuos jis padarė eidamas savo pareigas, jei jis rėmėsi bendrovės dokumentais ir kita informacija, kurios tikrumu nebuvo pagrindo abejoti, arba veikė neviršydamas normalios gamybinės ūkinės rizikos. 35. ginčus dėl nuostolių atlyginimo sprendžia teismas. Susipažinome (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) 129 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas 5.6 Dokumentų tekstų pavyzdžiai PAŽYMŲ TEKSTŲ PAVYZDŽIAI Pažymima, kad Valda Valdaitė yra Valdybos sekretorė-reikalų tvarkytoja. Ginatas Gintauskas dirba įmonės operatoriumi nuo 20XX m. spalio 7 d. Tarnybinis atlyginimas – 630 Eur. Elena Elnienė (a.k. 42222222222) dirba individualioje įmonėje „Pyragai“ kon­ditere. Jos pajamos 20XX-08-01 – 20XX-11-01 buvo vienas tūkstantis keturi šimtai penkiasdešimt septyni Eur 10 ct. PRIDEDAMA. Elenos Elnienės 20XX-08-01 – 20XX-11-01 gautų pajamų lentelė. Alma Lukošiūtė yra Medicinos universiteto dieninio skyriaus Farmacijos fakulteto antrojo kurso studentė. Stipendijos negauna. PRAŠYMŲ TEKSTŲ PAVYZDŽIAI Prašau išleisti mane nemokamų atostogų 20XX m. gegužės 17–22 dienomis slaugyti sergančios motinos. 130 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Prašau leisti man nuo 20XX-09-10 iki 20XX-10-10 vykti į Vienos Universitetą. Į jį esu kviečiamas darbo vizito (kvietimas pridedamas). Sveikatos draudimo ir pragyvenimo išlaidų apmokėjimą garantuoja Vienos universitetas. Prašyčiau apmokėti mano kelionės išlaidas. PRIDEDAMA. Vienos universiteto kvietimas, 3 lapai. Malonėkite leisti mane į konferenciją Varšuvoje skaityti pranešimo. Konferencija vyks š. m. kovo 10–14 d. PRIDEDAMA. Oficialus kvietimas dalyvauti konferencijoje, 1 lapas. Prašyčiau man skirti pašalpą, nes dėl motinos ligos ir mirties pablogėjo materialinė padėtis. Prašau skirti piniginę pašalpą: apiplėšė butą, turiu materialinių nuostolių. ĮGALIOJIMŲ PAVYZDŽIAI Aš, Neurologijos skyriaus slaugytoja Vardė Pavardienė, įgalioju laborantę Vardaitę Pavardaitę, pasas Nr. LA 222333, išduotas Šilutės migracijos tarnybos 1996-06-10, paimti mano 20XX m. balandžio mėn. atlyginimą. (Parašas) Vardė Pavardienė Vardės Pavardienės parašą tvirtinu Vyriausiasis gydytojas (A. V.) (Parašas) Vardenis Pavardenis 20XX-05-01 131 5. Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas Įgalioju Socialinės rūpybos skyriaus inspektorę Vardienę Pavardienę, a.k. 45410101010, atstovauti Vardenio Pavardenio byloje dėl jo pripažinimo neveiksniu. Valstybinės kalbos kontrolės tarnybos specialistė Vardaitė Pavardaitė įgaliojama 20XX-04-12 dalyvauti Savivaldybės administracinės komisijos posėdyje, kuriame bus nagrinėjama administracinio teisės pažeidimo byla. AKTŲ TEKSTŲ PAVYZDŽIAI Komisija, sudaryta remiantis skyriaus vedėjo 20XX m. vasario 2 d. įsakymu Nr. 10, susidedanti iš pirmininko Vardenio Pavardenio ir narių Vardaitės Pavardaitės ir Vardienės Pavardienės, patikrinusios 54 ir 55 kabinetų remonto darbus, atliktus pagal 20XX m. rugpjūčio 20 d. sutartį, nustatė, kad visi sutartyje numatyti darbai atlikti tinkamai. Komisija siūlo darbų atlikėjams Vardaičiui Pavardaičiui ir Vardukui Pavardukui sumokėti pagal sutartį numatytus 600 Eur. Remdamasi direktoriaus 20XX m. gruodžio 12 d. įsakymu Nr. 12, komisija – vyresnioji mokslo darbuotoja Vardienė Pavardienė (pirmininkė), jaunesnieji. mokslo darbuotojai Vardenis Pavardenis ir Vardaitė Pavardaitė, patikrinusi straipsnių vertimus į anglų kalbą, atliktus pagal 20XX m. rugpjūčio 20 d. sutartį, nustatė, kad visi sutartyje nurodyti vertimai atlikti tinkamai. Komisija siūlo vertėjai Vardenytei Pavardenytei sumokėti sutartyje numatytą sumą (400 Eur). Vadovaudamasi Aplinkosaugos tarnybos pirmininko 20XX m. gegužės 22 d. įsakymu Nr. 12, komisija, kurioje dirbo Vardienė Pavardienė, Vardenis Pavardenis ir Vardaitis Pavardaitis, patikrinusi likusius ir sugadintus Aplinkos būklės pažymėjimų blankus, nustatė, kad: 1. 20XX-06-01 rasta 12 nepanaudotų pažymėjimų blankų; 2. Nuo 20XX-01-01 iki 2011-06-01 sugadinti trys pažymėjimo blankai. 132 6 PERSONALO DOKUMENTAI ORGANIZACIJOJE (RENGIMAS, ĮFORMINIMAS, TVARKYMAS IR SAUGOJIMAS) Pagal Lietuvos Respublikos Konstitucijos 48 str., kiekvienas žmogus gali laisvai pasirinkti darbą bei verslą ir turi teisę turėti tinkamas, saugias ir sveikas darbo sąlygas, gauti teisingą apmokėjimą už darbą ir socialinę apsaugą nedarbo atveju. Darbo santykius reguliuoja Lietuvos Respublikos darbo kodeksas. Personalo organizavimas – sudėtinga sistema, jos valdymui reikia skirti didelį dėmesį, kruopščiai dokumentuoti darbo santykius, susijusius su darbo vieta, stažu, atlyginimu, duo­ menimis, reikalingais socialinėms garantijoms gauti, galimybe kelti kvalifikaciją. Personalo uždaviniams spręsti kuriamas duomenų bankas. Personalo duomenų banką sudaro tokie pagrindiniai skyriai: 1. Identifikavimo duomenys, t.y. duomenys apie asmenį ir jo šeimą. 2. Duomenys apie darbuotojo statusą: pareigos, žinios apie ankstesnį darbą. 3. Išsilavinimas ir specialiosios žinios: baigtos mokymo įstaigos ir įgytos specialybės, kalbų mokėjimas, kiti įgūdžiai. 4. Darbuotojų stebėjimų ir įvertinimų duomenys: anketų, pokalbių, atestacijų rezultatai. 5. Darbo užmokesčio, atskaitymų duomenys: darbo užmokesčio forma, mokesčių dydis, socialinio draudimo įmokos, nustatytos lengvatos. 6. Duomenys apie karinę tarnybą ir sveikatos būklę: prievolė karinės tar­ nybos atžvilgiu, karinė specialybė, duomenys apie mokymus, karinis laipsnis, medicininių patikrinimų duomenys. 7. Žinios apie kasmetines ir tikslines atostogas. 8. Kaupiami ir kiti duomenys, pvz.: priklausomybė klubams, politinė veikla, darbas užsienyje, turistinės išvykos ir pan. 133 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) Visus personalo dokumentus galima suskirstyti į: 1. Įsidarbinimo dokumentai: 1.1. Gyvenimo aprašymas; 1.2. Motyvacinis laiškas; 1.3. Rekomendacijos; 1.4. Asmeninių dokumentų kopijos; 1.5. Paso arba asmens tapatybės kortelės kopijos; 1.6. Neįgalaus asmens pažymėjimo kopija; 1.7. Neįgalaus vaiko pažymėjimo kopija (jei šeimoje auga iki 18 m.); 1.8. Vaikų gimimo liudijimų kopijos; 1.9. Ištuokos liudijimas (darbuotojo, kuris vienas augina vaikus iki 14 metų); 1.10. Dokumentų apie išsilavinimą kopijos; 1.11. Kvalifikacijos tobulinimo pažymėjimų ir kt. dokumentų kopijos; 1.12. Socialinio draudimo pažymėjimo kopija; 1.13. Karinės įskaitos dokumentai. 2. Tvirtinami personalo dokumentai: 2.1. Darbo tvarkos taisyklės; 2.2. Padalinio nuostatai; 2.3. Pareigybės aprašymai (aprašai). 3. Sutartys su darbuotoju: 3.1. Darbo sutartis; 3.2. Kolektyvinė sutartis; 3.3. Materialinės atsakomybės sutartis; 3.4. Komercinių paslapčių saugojimo sutartis ir kt. 4. Darbuotojų prašymai: 4.1. Dėl priėmimo į darbą; 4.2. Dėl perkėlimo į kitas pareigas; 4.3. Dėl atleidimo ir kt. 5. Įmonės vadovo personalo įsakymai: 5.1. Dėl priėmimo į darbą; 5.2. Dėl perkėlimo į kitas pareigas; 5.3. Dėl pavadavimo; 5.4. Dėl priedų prie atlyginimo mokėjimo; 5.5. Dėl papildomų funkcijų vykdymo; 5.6. Dėl pareiginio atlyginimo keitimo; 134 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) 5.7. Dėl paskatinimų skyrimo; 5.8. Dėl drausminių nuobaudų skyrimo; 5.9. Dėl atleidimo ir kt. 6. Darbuotojų skatinimo ir nuobaudų dokumentai: 6.1. Tarnybinis pranešimas dėl darbo drausmės; 6.2. Pranešimas dėl pasiaiškinimo pateikimo; 6.3. Pasiaiškinimas; 6.4. Aktas dėl nušalinimo nuo darbo; 6.5. Aktas dėl atsisakymo susipažinti su drausmine nuobauda; 6.6. Įsakymai dėl skatinimo ir nuobaudų skyrimo. 7. Atostogų suteikimo ir komandiruočių dokumentai: 7.1. Prašymai dėl kasmetinių atostogų; 7.2. Prašymai dėl mokymosi ir kitų atostogų; 7.3. Atostogų ir komandiruočių įsakymai; 7.4. Komandiruočių ataskaitos; 7.5. Atostogų grafikai. 8. Registrai: 8.1. Darbo sutarčių registravimo žurnalas; 8.2. Darbuotojų darbo pažymėjimų registravimo žurnalas; 8.3. Personalo įsakymų registrai; 8.4. Darbuotojų prašymų registras ir kt. 9. Kiti dokumentai: 9.1. Privalomojo sveikatos patikrinimo medicininė pažyma; 9.2. Asmens kortelė; 9.3. Darbuotojo darbo pažymėjimas; 9.4. Darbuotojams siunčiami įspėjimai, pranešimai; 9.5. Pažymos apie darbą; 9.6. Siūlymai nutraukti darbo sutartį; 9.7. Susirinkimų protokolai; 9.8. Perdavimo ir priėmimo aktai. Įsidarbinant dokumentai sudaromi ir pateikiami tokia tvarka: - asmens prašymas priimti į darbą (rašomas ranka); - sudaroma darbo sutartis (2 egz., originalai); - įforminamas įsakymas dėl priėmimo į darbą; 135 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) - rengiama asmens byla (prašymas, anketa, gyvenimo aprašymas, motyvacinis laiš­ kas, rekomendacijos, dokumentai apie išsilavinimą, pareigybės nuostatai (kopija) su supažindinimo žyma ir kt.); - pildoma darbo užmokesčio kortelė, suteikiamas žiniaraščio numeris; - daromas įrašas socialinio draudimo pažymėjime. Prašymas priimti į darbą Darbo sutartis su darbuotoju Įsakymas apie priėmimą Pranešimas Socialinio draudimo fondo valdybos teritoriniam skyriui Asmens kortelė, darbo pažymėjimas Įrašai darbo užmokesčio kortelėje Žinotina! Apie įdarbinimą Socialinio draudimo fondo valdybos atitinkamam padaliniui pranešama tą pačią dieną. Perkėlimas į kitas pareigas toje pačioje įmonėje vykdomas tokia tvarka: - darbuotojo prašymas dėl perkėlimo į kitas pareigas; - įforminamas įsakymas apie perkėlimą į kitas pareigas; - informacija įrašoma į socialinio draudimo pažymėjimą ir į asmens bylą; - daromas įrašas darbo užmokesčio kortelėje. Prašymas dėl perkėlimo į kitas pareigas Įsakymas dėl perkėlimo į kitas pareigas Atžyma asmens kortelėje ir byloje Atžyma buhalterijoje dėl atlyginimo (jei keitėsi) 136 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) Atleidimas iš darbo vykdomas tokia tvarka: - darbuotojas rašo prašymą dėl atleidimo iš darbo; - įforminamas įsakymas dėl atleidimo iš darbo; daromi įrašai asmens bylos doku­ mentuose; - daromi įrašai buhalterijos dokumentuose; - daromas įrašas socialinio draudimo pažymėjime. Darbuotojo prašymas apie atleidimą Įsakymas apie atleidimą Darbo sutarties nutraukimo priežastis Darbo sutarčių registre atžyma apie nutraukimą Darbo pažymėjimų registre atžyma apie grąžinimą Įrašai buhalterijos dokumentuose Pranešimas Sodrai Žinotina! Apie atleidimą Socialinio draudimo fondo valdybos atitinkamam padaliniui pranešama per tris darbo dienas. Personalo ir kiti įsakymai rašomi remiantis darbuotojų ar asmenų prašymais, struktūrinių padalinių vadovų tarnybiniais pranešimais. Personalo įsakymais įfor­ minama: - darbuotojų priėmimas į darbą; - atleidimas iš darbo; - perkėlimas į kitas pareigas; - skatinimas; - nuobaudų skyrimas; - atostogos ir kt. Personalo įsakymų tekstas dėstomas taip pat, kaip ir veiklos įsakymų. 137 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) PERSONALO DOKUMENTŲ PAVYZDŽIAI Europass GYVENIMO PRAŠYMAS Asmeninė informacija Vardas Pavardė Adresas Telefonas Elektroninis paštas Tautybė Gimimo data Lytis Pageidaujamas darbas / profesinės veiklos sritis Darbo patirtis Data Profesija arba pareigos Pagrindinė veikla ir atsakomybė Darbovietės pavadinimas ir adresas Darbovietės veiklos sritis Mokymasis Data Kvalifikacija Pagrindiniai dalykai/ profesiniai gebėjimai Švietimo teikėjo pavadinimas ir tipas Data Kvalifikacija Pagrindiniai dalykai / profesiniai gebėjimai Vardenis Pavardenis Taikos g. 00– 00 LT-09212, Švenčionys Mobilus: +370 000 0000 malass@delfi.lt Lietuvis 1987-11-16 Vyras Tarptautinio verslo vadyba 20XX-06-01 – dabar Vadybininkas Užsienio reikalų vadybininkas Akcinė bendrovė „Motiejus“ Kiosko g. 00, LT-03100, Vilnius Šildymo įrangos remontas 20XX-09-01 – dabar I kurso dieninių bakalauro studijų studentas Tarptautinio verslo studijų programa (dokumentų valdymas, informacinės technologijos, mikroekonomika, verslo anglų k. ir kt.) Vilniaus universitetas, Tarptautinio verslo mokykla Saulėtekio al. 22, LT-10225, Vilnius 1994-20XX Vidurinis išsilavinimas Humanitarinis profilis (lietuvių kalba, vokiečių kalba, matematika, istorija – A lygiu) 138 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) Švietimo teikėjo pavadinimas ir tipas Asmeniniai gebėjimai ir kompetencijos Gimtoji kalba Kitos kalbos Įsivertinimas Europos lygis (*) Švenčionių vidurinė mokykla Lentupio g. 32, LT-09205, Švenčionys Lietuvių Rusų, vokiečių Supratimas Rašymas Informacijos pateikimas žodžiu B1 B2 A1 A2 A1 NeprikPaženNeprikNeprikPaženlausomas gęs lausomas lausomas gęs vartovartotojas vartovartovartotojas tojas tojas tojas B1 B2 A2 A2 A2 NeprikNeprikPradePradePradelausomas lausomas dantysis dantysis dantysis vartovartovartovartovartotojas tojas tojas tojas tojas (*) Bendrieji kalbų metmenys Europoje Galiu dirbti komandoje. Turiu puikius bendravimo įgūdžius, kuriuos įgijau dalyvaudamas vasaros stovykloje. Temos – tarpkultūrinis mokymasis, tarptautinis bendradarbiavimas, jaunimo iniciatyvų vykdymas. Klausymas Vokiečių kalba Rusų kalba Socialiniai gebėjimai ir kompetencijos Organizaciniai gebėjimai ir kompetencijos Techniniai įgūdžiai ir gebėjimai Darbo kompiuteriu gebėjimai ir kompetencijos Meniniai gebėjimai ir kompetencijos Vairuotojo pažymėjimas Kalbėjimas Skaitymas Bendravimas žodžiu Organizaciniai gebėjimai įgyti dirbant vaikų poilsiavietėje. Darbas su duomenų bazėmis. Europos kompiuterio naudotojo (ECDL) sertifikatas, 20XX-03-28 Labai gerai moku naudotis Microsoft Office programomis (Word, Excel, PowerPoint) Darbas su Internet Explorer Groju gitara, moku piešti. B kategorija, nuo 20XX m. Vardenis Pavardenis 20XX-12-08 139 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000 Uždarosios akcinės bendrovės „Rytas“ direktoriui Vardui Pavardaičiui REKOMENDACIJA DĖL PARDAVIMO SKYRIAUS VADOVO PAREIGŲ 20XX-09-06 Vilnius Vardenis Pavardenis nuo 1999 iki 20XX m. dirbo UAB „E-Z WAY“ vadybininku. Pagrindinės jo pareigos buvo: naujų klientų paieška, paslaugų pardavimas, sutarčių sudarymas, rinkos tyrimas, konkurentų kainų analizė. Entuziazmas, nuolatinis žinių tobulinimas ir atsakingas darbas su klientais leido jam pasiek­ti puikių darbo rezultatų. Vardenis Pavardenis puikiai sutarė su darbuotojais ir vadovais, taip pat yra pelnęs ir klientų simpatijas. Dirbdamas moka sudominti klientus, patraukti juos savo pusėn. Galime pažymėti, kad p. Vardenio Pavardenio darbas turėjo didelės įtakos mūsų įmonės plėtrai. Mano rekomenduojamas asmuo pasižymi tokiomis teigiamomis savybėmis kaip pa­ reigingumas, komunikabilumas, iniciatyvumas, kruopštumas. galiu tei­giamai įvertinti jo užsispyrimą dirbant skirtą darbą. Vardenis Pavardenis turi gero vadovo įgūdžių ir savybių. Rekomenduoju jį paskirti jūsų vadovaujamos įmonės pardavimų skyriaus vadovu. Pagarbiai Direktorė (Parašas) (Rengėjo nuotoda) 140 Vardaitė Pavardaitė 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) VARDAITIS PAVARDAITIS Karių g. 00-00, LT-00000 Vilnius, tel.: (8 0) 000 0000 Uždarosios akcinės bendrovės „E-Z WAY“ Personalo skyriui MOTYVACINIS LAIŠKAS 20XX-00-00 Vilnius Jūsų skelbimą pardavimų skyriaus vadovo pareigoms užimti perskaičiau interneto tinklalapyje www.cv.lt. Norėčiau pasiūlyti savo kandidatūrą. Šiuo metu esu UAB „XXX“ pardavimų vadybininkas, turiu penkerių metų buitinės techni­kos pardavimų patirtį. Kaip ir minėjau gyvenimo aprašyme, įmonėse, kuriose dirbau, sugebėdavau padidinti apyvartą. Taip pat labai domiuosi informacinėmis technologijomis ir tai yra viena iš priežasčių, kodėl norėčiau dirbti būtent jūsų įmonėje. Būdamas Pardavimų skyriaus vadovas stengčiausi sustiprinti jau esamus verslo ryšius bei diegčiau apyvartos didinimo politiką, naudodamasis savo kon­taktais ir patirtimi. Laukiu jūsų skambučio dėl susitikimo. Pagarbiai (Parašas) 141 Vardaitis Pavardaitis 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) Patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. sausio 28 d. nutarimu Nr. 115 DARBO SUTARTIES PAVYZDINĖ FORMA DARBO SUTARTIS 20___ m. ____________ d. Nr. _____ ________________________________________________________________________ (įmonės, įstaigos, organizacijos, kitos organizacinės struktūros (toliau – darbdavys) ________________________________________________________________________ pavadinimas, adresas; jeigu darbdavys fizinis asmuo – vardas ir pavardė, asmens kodas, adresas) ________________________________________________________________________ Darbdavio atstovas ________________________________________________________ (pareigos, vardas ir pavardė) ________________________________________________________________________ ir priimamas į darbą asmuo (toliau – darbuotojas) ________________________________________________________________________ (vardas ir pavardė) ________________________________________________________________________ (paso ar asmens tapatybės kortelės duomenys (jeigu nėra šių dokumentų, duomenys iš kitų ________________________________________________________________________ asmens tapatybę patvirtinančių dokumentų) – asmens kodas arba, ________________________________________________________________________ jeigu jo nėra, – gimimo data; gyvenamoji vieta) sudarė šią darbo sutartį: 1. ________________________________________________ priimamas dirbti (vardas ir pavardė) šiomis būtinosiomis darbo sutarties sąlygomis: 1.1. ________________________________________________________________; (darbovietė – įmonė, įstaiga, organizacija, struktūrinis padalinys ar kt.) 1.2. ________________________________________________________________ (tikslios darbo funkcijos, t.y. profesija, specialybė, pareigų pavadinimas, ___________________________________________________________________; kvalifikacija; taip pat nurodyti, jeigu darbuotojas priimamas mokiniu) 1.3. kitos būtinosios darbo sutarties sąlygos (pagal Lietuvos Respublikos darbo kodekso 95 straipsnio 2 dalį) ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 142 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) 2. Sudaroma _________________________________________________________ (nurodyti, kokia darbo sutartis sudaroma – neterminuota, terminuota, laikinojo ________________________________________________________________________ darbo, trumpalaikė, sezoninė, dėl antraeilių pareigų, nuotolinio darbo, patarnavimo ________________________________________________________________________ darbams ir t.t., – įrašyti reikiamus žodžius; jeigu sudaroma terminuota, trumpalaikė ar _______________________________________________________________________. sezoninė darbo sutartis, nurodyti jos galiojimo terminą) 3. Darbdavys įsipareigoja mokėti darbuotojui šį darbo užmokestį: ________________________________________________________________________ (nurodyti valandinį tarifinį atlygį, mėnesinę algą, priemokas, priedus ir kita; _______________________________________________________________________. kiek kartų per mėnesį, kuriomis dienomis mokamas darbo užmokestis) Šiame punkte nurodytas darbo užmokestis ir jo mokėjimo sąlygos gali būti keičiami tik šalių susitarimu (išskyrus atvejus, nurodytus Lietuvos Respublikos darbo kodekso 120 straipsnio 3 dalyje). 4. Nustatomas išbandymo laikotarpis _____________________________________. (nurodyti terminą) 5. Nustatoma darbo dienos (pamainos, darbo savaitės) trukmė __________________ _______________________________________________________________________. 6. Nustatomas ne visas darbo laikas _______________________________________ (nurodyti, kas ir kiek mažinama, – ___________________________________________________________________. darbo savaitės dienų skaičius, trumpesnė darbo diena) 7. Kitos darbo sutarties sąlygos, dėl kurių šalys sulygsta (pagal Lietuvos Respublikos darbo kodekso 95 straipsnio 4 ir 5 dalis, 119 straipsnį, 158 straipsnio 6 dalį, 168 straipsnio 2 dalį, 182, 185 straipsnius, 195 straipsnio 6 dalį, 221 straipsnio 2 dalį, kitus straipsnius, taip pat kitus teisės aktus) ___________________________________________________ _______________________________________________________________________. 8. Kasmetinių atostogų suteikimo tvarka, jų trukmė ir apmokėjimo sąlygos nustatomos pagal Lietuvos Respublikos darbo kodekso 169, 171, 176 straipsnių nuostatas. 9. Kiti darbdavio įsipareigojimai, kurie neprivalomi pagal teisės aktus, bet jiems neprieštarauja, ir kurių nereglamentuoja kolektyvinė sutartis ________________________ _______________________________________________________________________. (papildomos garantijos, kompensacijos ir kita) 10. Darbuotojo įsipareigojimai, kurių nereglamentuoja kolektyvinė sutartis ir kurie neprivalomi pagal teisės aktus, bet jiems neprieštarauja ____________________________ _______________________________________________________________________. 11. Įspėjimo terminai, kai ši darbo sutartis gali būti nutraukiama darbdavio iniciatyva, kai nėra darbuotojo kaltės, nustatomi pagal Lietuvos Respublikos darbo kodekso 130 straipsnio nuostatas. 143 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) 12. Įmonėje galioja kolektyvinė sutartis ____________________________________ (nurodyti jos pasirašymo datą ir numerį) ___________________________________________________________________. 13. Su 12 punkte nurodyta kolektyvine sutartimi susipažinau ___________________________________________________________________. (darbuotojo parašas, kad jis su kolektyvine sutartimi yra susipažinęs) 14. Ši darbo sutartis įsigalioja ___________________________________________. (nurodyti datą) 15. Darbuotojas pradeda dirbti ___________________________________________. (nurodyti datą) 16. Ginčai dėl šios darbo sutarties nagrinėjami Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta tvarka. 17. Ši darbo sutartis gali būti nutraukta Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatytais pagrindais. 18. Ši darbo sutartis sudaroma dviem egzemplioriais: vienas duodamas darbdaviui, kitas – darbuotojui. Darbdavys –fizinis asmuo, arba darbdavio atstovas A.V. (Parašas) (Vardas ir pavardė) Darbuotojas (Parašas) (Vardas ir pavardė) ________________________________________________________________________ Darbo sutartis pakeista (papildyta) ________________________________________ (nurodyti, kurios pirminės šios darbo ________________________________________________________________________ sutarties sąlygos pakeistos, taip pat datą ir teisinį pagrindą) Darbdavys – fizinis asmuo, arba darbdavio atstovas A.V. (Parašas) (Vardas ir pavardė) Darbuotojas (Parašas) (Vardas ir pavardė) ________________________________________________________________________ Darbo sutartis nutraukta ________________________________________________ (nurodyti datą ir teisinį pagrindą) Darbdavys – fizinis asmuo arba darbdavio atstovas A.V. Darbuotojas (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Parašas) (Vardas ir pavardė) Pastaba: Įmonės naudodamos darbo sutarties pavyzdinę formą, gali joje numatyti daugiau pastraipų „Darbo sutartis pakeista“, sudarydamos galimybę įrašyti visus darbo sutarties pakeitimus. 144 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) DARBUOTOJO ĮSIPAREIGOJIMO NEATSKLEISTI KOMERCINIŲ PASLAPČIŲ SUTARTIS Nr. … 20___ m. ____________ d. Nr. _____ [Sudarymo vieta] [Įmonės, įstaigos, organizacijos pavadinimas], atstovaujama _________________ ____________________________________, veikianti pagal _____________________ ________________________________, toliau vadinama Bendrove, ir [Darbuotojo vardas, pavardė], toliau vadinamas Darbuotoju (toliau kartu vadinamos Šalimis, o kiekviena atskirai – Šalimi), sudarė šią darbuotojo įsipareigojimo neatskleisti komercinių paslapčių sutartį (toliau vadinama Sutartimi): 1. Sutarties objektas: 1.1. Šia Sutartimi šalys patvirtina Darbuotojo pareigą vadovautis Bendrovėje patvirtinta Komercinių paslapčių bei konfidencialios informacijos naudojimo tvarka, aptaria Darbuotojui taikomą atsakomybę už nustatytos tvarkos nesilaikymą. 1.2. Komercinių paslapčių suteikimo Darbuotojui pagrindas – darbo sutartis. 1.3. Komercinę paslaptį sudarančios informacijos panaudojimo tikslas – darbo funkcijų vykdymas. 2. Darbuotojo įsipareigojimai: 2.1. Darbuotojas patvirtina, jog žino, kad jam patikėta su Bendrove susijusi informacija (toliau – Informacija) yra šios Bendrovės komercinė paslaptis, bei palaikydamas Bendrovės pastangas išsaugoti Informacijos slaptumą, įsipareigoja: 2.1.1. laikyti gautą Informaciją paslaptyje, nesunaikinti, nesugadinti, neprarasti, neatskleisti jos ir nesudaryti sąlygų, kad ji (visa ar dalis) būtų tyčia arba netyčia atskleista jokiam kitam asmeniui be raštiško atsakingo Bendrovės atstovo leidimo (išskyrus atvejus, kai Informaciją būtina pateikti ikiteisminio tyrimo organams, teismui, valstybės įgaliotų institucijų pareigūnams, reikia liudyti teisme ir pan.) bei nenaudoti šios Informacijos kitais nei darbo funkcijų vykdymas tikslais; 2.1.2. naudoti gautą Informaciją tik šios Sutarties 1.3 punkte nurodytam tikslui, nesiimti jokių veiksmų ar neveikimo, prieštaraujančio Bendrovės interesams; 2.1.3. nekopijuoti ir nedauginti jokiu būdu ir priemonėmis Informacijos ar jos dalies, išskyrus atvejus, kai tai reikalinga Informacijos pateikimo tikslui įgyvendinti; 2.1.4. be atskiro atsakingo Bendrovės atstovo leidimo neišnešti informacijos už Bend­rovės ribų; 2.1.5. žymėti Informaciją specialia žyma „konfidencialu“. 2.2. Darbuotojui pasinaudojus komercinėmis paslaptimis šioje Sutartyje nurodytu tikslu, Darbuotojas privalo grąžinti Bendrovei (tiesioginiam vadovui) visą medžiagą (pateiktą bet kokiomis priemonėmis), kurioje yra komercines paslaptis sudaranti informacija, įskaitant visas kopijas. 145 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) 3. Atsakomybė: 3.1. Be atskiro leidimo išnešęs Informaciją už Bendrovės ribų, neteisėtai atskleidęs, sunaikinęs, sugadinęs ar praradęs jam patikėtą komercinę paslaptį sudarančią informaciją, Darbuotojas įsipareigoja sumokėti Bendrovei _______ Eur (____________________________ eurų) baudą bei atlyginti Bendrovei nuostolius tiek, kiek nepadengia baudos suma. Nuostoliais šiuo atveju laikomos paslapčiai sukurti, tobulinti, naudoti turėtos išlaidos bei negautos pajamos. 3.2. Šios Sutarties 3.1 punkte nurodyto dydžio išskaitos daromos (visa apimtimi) iš Darbuotojui apskaičiuoto darbo užmokesčio bei kitų su darbo santykiais susijusių išmokų, o jei šių išmokų neužtenka, minėtos sumos išieškomos iš Darbuotojo kito turto. 4. Kitos sąlygos: 4.1. Ši Sutartis įsigalioja nuo jos pasirašymo dienos. Darbuotojo įsipareigojimas neatskleisti komercinių paslapčių lieka galioti dar 2 (dvejus) metus nuo tos dienos, kai išnyksta pagrindas naudoti komercines paslaptis (pasibaigia ar nutraukiama darbo sutartis). 4.2. Sutartis sudaryta dviem egzemplioriais, kurie abu turi vienodą teisinę galią. Po vieną egzempliorių pateikiama Bendrovei ir Darbuotojui. 5. Šalių adresai ir parašai: Bendrovė [Pavadinimas] [Buveinės adresas] [Telefonas, faksas] [Įmonės kodas] [PVM mokėtojo kodas] [Registras, kuriame kaupiami duomenys apie juridinį asmenį] Darbuotojas [Vardas, pavardė] [Gyvenamosios vietos adresas] [Telefonas] [Asmens kodas] ______________________ A. V. Parašas [Pareigos, vardas ir pavardė] _________________________ Parašas [Vardas, pavardė] 146 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) SAVANORIŠKŲ DARBŲ ATLIKIMO SUTARTIS Nr. (Data) (Sudarymo vieta) Savanoriškų darbų organizatorius (toliau – organizatorius) ____________________ ______________________________________________________________________, (Įstaigos, organizacijos pavadinimas, kodas, adresas ir kiti rekvizitai) _______________________________________________________________________ atstovaujamas, __________________________________________________________ (Fizinio asmens vardas ir pavardė, asmens kodas) ir savanoris _____________________________________________________________ (Fizinio asmens vardas ir pavardė, asmens kodas) sudarė šią savanoriškų darbų atlikimo sutartį: 1. Organizatorius įsipareigoja: 1.1. užtikrinti šias savanoriškų darbų atlikimo sąlygas: ___________________ 1.2. instruktuoti savanorį apie atliekamų darbų pobūdį, saugą ir sveikatą darbe; 1.3. kompensuoti dėl atliekamų darbų turėtas išlaidas (kelionės, nakvynės, spec. drabužių ir kitas) pagal šių išlaidų faktą patvirtinančius doku­mentus; 1.4. ____________________________________________________________ (Kiti įsipareigojimai) 2. Savanoris įsipareigoja: 2.1. atlikti šiuos darbus (visas konkretaus darbo pavadinimas, darbų po-būdis, kiekis, darbo laikas, trukmė ir kita): 2.1.1. _______________________________________________________; 2.1.2. _______________________________________________________; 2.1.3. _______________________________________________________. 2.2. laikytis nustatytųjų savanoriškų darbų atlikimo specialiųjų reikalavimų, numatytų organizatoriaus vidaus darbo tvarkos taisyklėse; 2.3. laikytis saugos ir sveikatos darbe reikalavimų. 3. Ši sutartis įsigalioja ją pasirašius sutarties šalims. 4. Savanoriškų darbų metu organizatoriui ar savanoriui padaryta žala atly­ginama Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka. 5. Ši sutartis gali būti nutraukta šalių susitarimu arba vienai iš šalių nevyk­dant sutarties sąlygų. 6. Sutartis sudaryta turinčiais vienodą juridinę galią dviem egzemplioriais, kurių vienas įteikiamas savanoriui, kitas lieka organizatoriui. 7. Sutarties šalys: Organizatoriaus įgaliotas asmuo A.V. Savanoris 147 (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Parašas) (Vardas ir pavardė) 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) VISIŠKOS MATERIALINĖS ATSAKOMYBĖS SUTARTIS 20___ m. _______________ mėn. ____ d. [Sudarymo vieta] ________________________________________________, toliau vadinama Darbdaviu, (Įmonės, įstaigos, organizacijos pavadinimas) atstovaujama ____________________________________________________________ (Pareigos, vardas ir pavardė) ir _____________________________________________________________________ (Darbuotojo pareigos, vardas ir pavardė) toliau vadinamas Darbuotoju, siekdami apsaugoti Darbdaviui priklausančias materialines vertybes, sudarė Darbuotojo visiškos materialinės atsakomybės sutartį: 1. Darbuotojas, einantis pareigas ________________________________________ (Pareigų pavadinimas) arba dirbantis darbą, ______________________________________________________ (Darbo pavadinimas) tiesiogiai susijusį _________________________________________________________ (Su materialinių vertybių saugojimu, priėmimu, išdavimu, pardavimu, pirkimu, _______________________________________________________________________ gabenimu arba dėl priemonių, perduotų darbuotojams naudotis darbe) prisiima visišką materialinę atsakomybę už Darbdavio jam perduotas šias ver­tybes: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ir įsipareigoja: 1.1. Saugoti nuo sužalojimo ar sunaikinimo jam patikėtas materialines vertybes, imtis priemonių bet kokiems nuostoliams išvengti. 1.2. Laiku informuoti Darbdavį apie visas aplinkybes, keliančias grėsmę Darb­ davio vertybių saugumui. 1.3. Tvarkyti jam patikėtų materialinių vertybių apskaitą, nustatyta tvar­ka rengti ir teikti ataskaitas apie šių materialinių vertybių judėjimą ir likučius. 1.4. Dalyvauti inventorizuojant jam patikėtas materialines vertybes. 1.5. Niekam ir niekada neskleisti informacijos apie vertybių saugojimą, gabenimą ir pan. 1.6. ____________________________________________________________. (Kiti Darbuotojo įsipareigojimai) 2. Darbdavys įsipareigoja: 2.1. Sudaryti Darbuotojui tinkamas materialinių vertybių saugojimo sąlygas. 2.2. Supažindinti Darbuotoją su norminiais teisės aktais, reglamentuojančiais Darbuotojo materialinę atsakomybę už Darbdaviui padarytą žalą, taip pat vertybių saugojimo, priėmimo, išdavimo, pardavimo, pirkimo, gabenimo ar naudojimo inst­ rukcijomis, normatyvais ir taisyklėmis. 148 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) 2.3. ____________________________________________________________. (Kiti Darbdavio įsipareigojimai, užtikrinant sąlygas, kad žala neatsirastų) 3. Darbuotojui dėl savo kaltės neišsaugojus jam patikėtų materialinių vertybių, Darbdaviui padarytos ir atlygintinos žalos dydis nustatomas remiantis galiojančiais norminiais teisės aktais. 4. Darbuotojas neatsako, jei žala padaryta ne dėl jo kaltės. 5. Visiškos materialinės atsakomybės sutartis įsigalioja nuo jos pasirašymo momento ir galioja visam darbo laikui, kuriam Darbdavys patikėjo jam materi­alines vertybes. 6. Sutartis sudaryta dviem egzemplioriais, po vieną Darbdaviui ir Darbuo­tojui. 7. Šalių adresai ir parašai: Darbdavys _________________ (Parašas) Darbuotojas ________________ (Parašas) 149 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) Rekomenduota Statistikos departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2000 m. kovo 29 d. įsakymu Nr. 32 ____________________________________________ Institucija ASMENS KORTELĖ I. Bendros žinios 1. Asmens kodas 2. Vardas (-ai) 3. Pavardė (-ės) 4. Tautybė 5. Išsimokslinimas: Mokyklos pilnas pavadinimas Išsimokslinimo lygis Baigimo metai Diplomo numeris Įgyta specialybė Suteikta kvalifikacija 6. Mokslo laipsnis ir pedagoginis mokslo vardas Laipsnis, vardas Pavadinimas Mokslo laipsnis Pedagoginis mokslo vardas Mokslo sritis 7. Bendrasis darbo stažas Diplomo numeris Išdavimo data Institucijos, kurioje suteiktas laipsnis ar vardas, pavadinimas 8. Valstybės tarnautojo darbo stažas 9. Šeiminė padėtis 10. Sutuoktinio (-ės) vardas, pavardė gimimo metai 11. Duomenys apie vaikus duktė, sūnus vardas, pavardė, gimimo metai 12. Namų adresas: 13. Namų telefonas 14. Paso serija gatvė, namo Nr., buto Nr., kaimas ar miestelis, pašto indeksas, miestas ar rajonas paso numeris išdavimo data 150 pasą išdavė 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) 15. Socialinio draudimo pažymėjimo serija 16. Valstybės tarnautojo pažymėjimo: registracinis numeris 17. Vairuotojo pažymėjimo: serija ir numeris numeris kodas numeris įstaigoje išdavimo data išdavė II. Karinė įskaita 18. Atlikęs / neatlikęs privalomąją pradinę karo tarnybą (nereikalingą užbraukti) 19. Karinis laipsnis 20. Parengtis 21. Karinės specialybės kodas 22. Karinio liudijimo Nr. 23. Įrašytas į karinę įskaitą (teritorinės karinės įstaigos pavadinimas) (data) III. Darbo veikla Pareigų Padalinio pakeitimo pavadinimas data 1 2 Pareigų pavadinimas, lygis Pareigų pakeitimo juridinis pagrindas 3 4 Pareigų Pareigų Pareigų Padalinio pakeitimo pakeitimo pavadinimas, pavadinimas juridinis data lygis pagrindas 1 2 3 4 IV. Atostogos Atostogų trukmė dienomis pagrin- papil- nemodinių domų kamų 1 2 3 Atostogų JuridiAtostogų trukmė Atostogų JuridiIš viso Už Iš viso Už datos dienomis datos atos- kurį nis atos- kurį nis togų laiko- pra- pabai- pagrin- pagrin- papil- nemo- togų laiko- pra- pabai- pagrindienų tarpį džia ga das das dinių domų kamų dienų tarpį džia ga 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 24. Pensijos rūšis _________________________________________________________________ 25. Atleidimo iš darbo priežastis ir pagrindas ___________________________________________ 20 __ m. ________________________ mėn. _____ d. įsakymas, potvarkis Nr. ________ 151 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL VARDAITĖS PAVARDAITĖS PRIĖMIMO Į DARBĄ 20XX m. kovo 15 d. Nr. P-18 Vilnius Atsižvelgdama į Vardaitės Pavardaitės 20XX-03-12 prašymą, p r i i m u ją dirbti reklamos vadybininke nuo 20XX m. kovo 19 dienos, mokant jai 3000 Eur mėnesinį atlyginimą. S k i r i u Vardaitei Pavardaitei trijų mėnesių bandomąjį laikotarpį. Direktorius (Parašas) Personalo skyriaus vadovas (Parašas) (Vardas ir pavardė) 20XX-03-15 Vyr. buhalteris (Parašas) (Vardas ir pavardė) 20XX-03-15 152 (Vardas ir pavardė) 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL VARDENIO PAVARDENIO ATLEIDIMO IŠ DARBO 20XX m. spalio 14 d. Nr. P-19 Vilnius Atsižvelgdamas į Vardenio Pavardenio 20XX-10-03 prašymą: 1. A t l e i d ž i u iš einamų sandėlininko pareigų Vardenį Pavardenį pagal Lietuvos Respublikos darbo kodekso 127 str. (pačio prašymu) nuo 20XX m. spalio 17 d. 2. S k i r i u kompensaciją už nepanaudotas kasmetines atostogas už laikotarpį nuo 20XX m. liepos 1 d. iki 20XX m. rugpjūčio 31 d. Direktorius (Parašas) Personalo skyriaus vadovas (Parašas) (Vardas ir pavardė) 20XX-10-14 Vyr. buhalteris (Parašas) (Vardas ir pavardė) 20XX-10-14 Susipažinau (Parašas) Vardenis Pavardenis 20XX-10-16 153 (Vardas ir pavardė) 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL VARDIENĖS PAVARDIENĖS ATLYGINIMO 20XX m. birželio 27 d. Nr. 00-00 Vilnius Atsižvelgdamas į buhalterės Vardienės Pavardienės 20XX-06-25 prašymą, p a v e d u mokėti Vardienei Pavardienei atlyginimą vieną kartą per mėnesį, pervedant jį į prašyme nurodytą sąskaitą. Direktorius (Parašas) 154 (Vardas ir pavardė) 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL BYLŲ (DOKUMENTŲ) PERDAVIMO 20XX m. lapkričio 16 d. Nr. 00-00 Vilnius Atsižvelgdamas į UAB „E-Z WAY“ struktūrinius pertvarkymus ir darbo funkcijų perskirstymą, n u r o d a u administratorei Vardaitei Pavardaitei perduoti archyvo vedėjai Var­dienei Pavardienei 20XX m. bylas (dokumentus), surašius bylų (dokumentų) perėmi­ mo aktą. Direktorius (Parašas) 155 (Vardas ir pavardė) 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL VARDAITĖS PAVARDAITĖS DARBO SUTARTIES SĄLYGŲ KEITIMO 20XX m. spalio 18 d. Nr. P-85 Vilnius Atsižvelgdamas į Vardaitės Pavardaitės darbo rezultatus: k e i č i u 20XX m. sausio 15 d. sudarytos darbo sutarties 3 punktą ir nuo 20XX m. lapkričio 1 d. 200 Eur padidinu mėnesinę algą; p a v e d u personalo skyriaus vadovui pakeisti Vardaitės Pavardaitės darbo sutartį. Direktorius (Parašas) Personalo skyriaus vadovas (Parašas) (Vardas ir pavardė) 20XX-10-20 Sutinku (Parašas) Vardaitė Pavardaitė 20XX-10-21 156 (Vardas ir pavardė) 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL ETATŲ MAŽINIMO 20XX m. vasario 18 d. Nr. 00-00 Vilnius Vadovaudamasis 20XX m. vasario 6 d. UAB „E-Z WAY“ visuotinio akcininkų susirinkimo nutarimu Nr. 00-00 bei Lietuvos Respublikos darbo kodekso (Žin., 2002, Nr. 64-2569) 129 str. 2 dalimi: 1. P a n a i k i n u nuo 20XX m. gegužės 1 d. dėl bendrovėje atliktų struktūrinių pertvarkymų šiuos etatus: staliaus, valytojos. 2. P a v e d u personalo skyriaus vadovui parengti darbuotojams įspėjimus apie numatomą atleidimą Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustaty­ta tvarka. Direktorius (Parašas) Personalo skyriaus vadovas (Parašas) (Vardas ir pavardė) 20XX-02-20 157 (Vardas ir pavardė) 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL VARDENIO PAVARDENIO KOMANDIRUOTĖS 20XX m. gruodžio 9 d. Nr. K-13 Vilnius K o m a n d i r u o j u komercijos direktorių Vardenį Pavardenį į UAB „E-Z WAY“ Klaipėdos filialą tiekimo sutartims sudaryti. Komandiruotės trukmė – 2 dienos: nuo 20XX m. gruodžio 13 d. iki gruodžio 14 d.. Vykstama bendrovės automobiliu Audi 100, PVG 000. Direktorius (Parašas) Susipažinau (Parašas) Vardenis Pavardenis 20XX-12-09 158 (Vardas ir pavardė) 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „E-Z WAY“ DIREKTORIUS ĮSAKYMAS DĖL NUOBAUDOS VARDAITEI PAVARDAITEI SKYRIMO 20XX m. gruodžio 15 d. Nr. 00-00 Vilnius Atsižvelgdamas į raštinės vedėjos Vardienės Pavardienės 20XX-12-04 tarnybinį pranešimą „Dėl Vardaitės Pavardaitės darbo“ ir 20XX-12-05 Vardaitės Pavardaitės pasiaiškinimą, s k i r i u sekretorei Vardaitei Pavardaitei drausminę nuobaudą – pastabą. Direktorius (Parašas) Personalo skyriaus vadovas (Parašas) (Vardas ir pavardė) 20XX-12-15 Susipažinau (Parašas) Vardaitė Pavardaitė 20XX-12-16 159 (Vardas ir pavardė) 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Gerb. Vardienei Pavardienei SIŪLYMAS NUTRAUKTI DARBO SUTARTĮ 20XX-00-00 Nr. 00-00 Vilnius Siūlau nutraukti darbo sutartį Nr. 00-00, sudarytą 20XX m. kovo 5 d. Su­tarties nutraukimo pagrindas – Lietuvos Respublikos darbo kodekso 125 str. – Darbo sutarties nutraukimas šalių susitarimu. Siūlomos šios sutarties nutraukimo sąlygos: (Sutarties nutraukimo laikas ir kitos sutarties nutraukimo sąlygos (kompensacijos, nepanaudotų atostogų suteikimas ir kt.)) Jei jūs sutinkate su pasiūlymu, prašome pranešti apie tai per septynias dienas. Direktorius (Parašas) Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 0) 000 0000, vardaite@imone.lt 160 Vardenis Pavardenis 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Gerb. Vardeniui Pavardeniui PRANEŠIMAS APIE DARBO SUTARTIES NUTRAUKIMĄ 20XX-00-00 Nr. 00-00 Vilnius Informuojame Jus, kad bendrovėje atlikti struktūriniai pertvarkymai ir 20XX m. vasario 6 d. visuotinio akcininkų susirinkimo nutarimu Nr. 00-00 buvo panaikinta staliaus pareigybė. Dėl šių aplinkybių, vadovaujantis Lietuvos Res­publikos darbo kodekso 129 str. 2 dalimi, 20XX m. balandžio 26 d. Jūs būsite atleistas iš užimamų pareigų. Jums priklausanti dviejų mėnesių vidutinio darbo užmokesčio dydžio išeitinė išmoka bus išmokėta Jūsų atleidimo dieną. Direktorius (Parašas) Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 0) 000 0000, vardaite@imone.lt 161 Vardaitis Pavardaitis 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. aa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Uždarajai akcinei bendrovei „Vėtrungė“ PAŽYMA APIE DARBO LAIKĄ PAGRINDINĖJE DARBOVIETĖJE 20XX-08-05 Nr. 4-12 Pranešame, kad Vardaitės Pavardaitės pagrindinė darbovietė yra UAB „E-Z WAY“. Vardaitė Pavardaitė dirba personalo vadybininke, jos darbo laikas bendrovėje yra toks: Savaitės diena Darbo laikas Pietų pertraukos laikas Pirmadienis 8.00–17.00 12.00–13.00 Antradienis 8.00–17.00 12.00–13.00 Trečiadienis 8.00–17.00 12.00–13.00 Ketvirtadienis 8.00–17.00 12.00–13.00 Penktadienis 8.00–17.00 12.00–13.00 Šeštadienis Poilsio diena - Sekmadienis Poilsio diena - Direktorius (Parašas) (A. V.) Vardaitis Pavardaitis, tel. (8 0) 000 0000, aa@aaa.aa 162 Vardenis Pavardenis 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000, el. p. aa@aaa.aa. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 Kauno rajono apylinkės teismui Į 20XX-06-25 Nr. 0-00 PAŽYMA APIE UŽIMAMAS PAREIGAS 20XX-07-03 Nr. 12-19 Vardaitis Pavardaitis nuo 20XX m. birželio 6 d. dirba UAB „E-Z WAY“ vairuo­toju. Direktorius (Parašas) (A. V.) Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 0) 00 0000 163 Vardenis Pavardenis 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) BUHALTERĖ VARDIENĖ PAVARDIENĖ Uždarosios akcinės bendrovės „E-Z WAY“ direktoriui Vardaičiui Pavardaičiui PRAŠYMAS DĖL ATLYGINIMO MOKĖJIMO 20XX-06-25 Vilnius Prašau mokėti man atlyginimą vieną kartą per mėnesį. Atlyginimą prašau pervesti į mano sąskaitą banke: Bankas … ; Banko kodas … ; Sąskaitos Nr. … . (Parašas) Vardienė Pavardienė 164 6. Personalo dokumentai organizacijoje (rengimas, įforminimas, tvarkymas ir saugojimas) ADMINISTRATORĖ VARDIENĖ PAVARDIENĖ Uždarosios akcinės bendrovės „E-Z WAY“ direktoriui Vardaičiui Pavardaičiui PRAŠYMAS DĖL KASMETINIŲ ATOSTOGŲ 20XX-08-02 Vilnius Prašau išleisti mane kasmetinių atostogų 28 kalendorines dienas nuo 20XX m. rugpjūčio 8 d. iki 20XX m. rugsėjo 5 d. imtinai. (Parašas) Pastaba. Prašymus rekomenduojama rašyti ranka. 165 Vardienė Pavardienė 7 DOKUMENTŲ TVARKYMAS IR APSKAITA Temos tikslai 11. Mokėti teisingai priimti gautus dokumentus. 2. Žinoti dokumentų registravimo tikslus ir principus. 3. Sugebėti parinkti racionalią registravimo formą. 4. Mokėti registruoti gaunamus, siunčiamus ir vidaus dokumentus. 5. Žinoti dokumentų indeksavimo sistemas. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse išsamiai aptarti dokumentacijos plano sudarymo, bylų sudarymo ir tvarkymo (įskaitant dokumentų skaitmenines kopijas, vaizdo ir garso dokumentus), dokumentų vertės ekspertizės, įstaigos dokumentų saugojimo ir išdavimo asmenims bei įstaigos teisės aktų nustatyta tvarka perimtų dokumentų tvarkymo klausimai. Atsižvelgus į gautas pastabas ir siekiant mažinti įstaigų administracinę naštą, atsisakyta dokumentacijos plano suvestinės sudarymo, o dokumentacijos plano forma papildyta skiltimi „Iš viso per metus užbaigta bylų“. Siekiant didesnio aiškumo, Taisyklių prieduose pateiktos pastabos ir paaiškinimai dėl atitinkamų apskaitos dokumentų sudarymo. 7.1 Aktualūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai Įstaigos vadovas privalo: Pagal Dokumentų ir archyvų įstatymą: 1. Nustatyti įstaigos dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus. 2. Paskirti atsakingus asmenis už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naikinimą bei nustatyti jų įgaliojimus. 166 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita Pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles: 1. Paskiria už įstaigos veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą ir saugojimą atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus ir nustato jų įgaliojimus bei atsakomybę. 2. Tvirtina dokumentų perdavimo aktus, perduodant dokumentus atsakingiems įstai­ gos darbuotojams ar jiems keičiantis, taip pat perduodant dokumentus kitai įstai­gai. 3. Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis, per Elektroninio archy­ vo informacinę sistemą suderintus su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti. Kai dokumentai valstybės archyvui neperduodami, dokumentų ir bylų apskaitos dokumentai (jų duomenys) suderinami su įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga. 4. Prireikus sudaro patariamąją dokumentų ekspertų komisiją dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimams nagrinėti. 5. Sprendžia klausimus, susijusius su įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorių turtinių teisių perėmimu Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai sietini su: 1. dokumentų registravimu (registravimo veiksmų eiliškumo aspektu); 2. dokumentų skaitmeninių kopijų įtraukimu į apskaitą ir jų tvarkymu; 3. dokumentacijos plano ir kitų apskaitos dokumentų (apyrašų, dokumentų naikini­mo aktų) formomis; 4. vaizdo ir garso dokumentų bylų sudarymu, aprašymu ir jų tvarkymu; 5. užbaigtų bylų tvarkymu (tęstų asmens bylų tvarkymas iš naujo ir pan.); 6. dokumentų vertinimo sprendimų priėmimu; 7. perimtų toliau saugoti dokumentų apskaita; 8. dokumentų išdavimu. Atsisakyta: dokumentacijos plano suvestinės, laikino saugojimo bylų sąrašų. DTA TAISYKLIŲ TAIKYMAS DTA taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų oficialiųjų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo bendruosius reikalavimus. 167 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita Valstybės įgaliotų asmenų dokumentų valdymo reikalavimus nustato Lietuvos Res­pub­ likos teisingumo ministras, suderinęs su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru. Elektroniniai dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi pagal Elektroni­nių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158, ir DTA taisyklių reikalavimus. Asmenims, besiverčiantiems licencijuojama dokumentų tvarkymo veikla, Taisyklėse nustatyti dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimai tvarkant šių Taisyklių 1 punkte nurodytų įstaigų dokumentus yra privalomi. Licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslau­gas turintis asmuo pagal šiose Taisyklėse nustatytus reikalavimus gali parengti ir įstaigai pateikti dokumentų apskaitos ir kitų reikalingų dokumentų projektus, taip pat juos pataisyti pagal įstaigos ar valstybės archyvo pateiktas pastabas ar siūlymus. Nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims šiose Taisyklėse nustatyti reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau dokumentus, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, jie turi tvarkyti ir įtraukti į apskaitą pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus. DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema, tokie dokumentai gali būti registruojami šių įstaigų jungtiniuose dokumentų registruose. Jei dokumentai registruojami šių Taisyklių 14 punkte numatytuose jungtiniuose registruose, šiuos registrus į registrų sąrašą įrašo įstaiga, kuri yra vie­ningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja. Šiuo atveju dokumentų registrų sąrašo penktojoje skiltyje nurodomi ir įstaigų ar struktūrinių padalinių, kurių dokumentai bus registruojami šiuose registruose, pavadinimai. Keletas komentarų: Dokumentų registrų sąrašas kasmet iš naujo nesudaromas. Jei sudaromas bendras tam tikrų dokumentų registras, sąrašo skiltyje„Pastabos“ galimas toks įrašas – Registruojami visi dokumentai, kurių registravimui nėra nustatyti atskiri registrai Įstaigos parengti dokumentai registruojami nustatytuose registruose, kuriuose įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos numeris, registravimo data, do­kumento pavadinimas (antraštė). Jei įstaigos parengtų dokumentų apyvarta didelė, dokumentai gali būti registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis, sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą požymį ar kelis požymius. 168 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita Jei įstaigos parengtų dokumentų apyvarta nėra didelė, dokumentai gali būti registruo­ jami bendrame įstaigos veiklos dokumentų registre, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Įstaigos dokumentai, parengti administruojant specialiąsias veiklos sritis ir atliekant specialiąsias funkcijas, registruojami pagal šių Taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga KDVS, tokie dokumentai gali būti registruojami jungtiniuose dokumentų registruose. Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita) registruojami atskiruose teisės aktų registruose pagal rūšis ir saugojimo terminus. Teisės aktai, kuriais patvirtinti kiti dokumentai (nuostatai, taisyklės, programos, pla­nai ir kita) gali būti registruojami atskiruose registruose. Dokumentai registruojami dokumentų registruose, kurių sąrašą, tvirtina įstaigos vadovas. Dokumentų registruose registruojami kalendoriniais metais parengti ar gauti dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Dokumentų registrų sąrašas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, o ne tei­ sės aktu. Įstaigos gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registruose, kuriuose įrašo­ mi šie duomenys: dokumento gavimo registracijos numeris ir gavimo data, dokumento sudarytojo pavadinimas, gauto dokumento datos ir registracijos numerio nuoroda, pavadinimas (antraštė). Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, gali būti numatyti atskiri gautų dokumentų registrai pagal korespondentus, temas ar rūšis. Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema, įstaigos parengto dokumento gavimas pavaldžioje įstaigoje gali būti fiksuojamas sistemos priemonėmis, neatliekant gauto doku­mento registravimo procedūros. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautos dokumentų kopijos ar dokumentų skaitmeninės kopijos atspausdinamos ir registruojamos pagal šių DTA taisyklių 17 ir 18 punktuose nustatytus reikalavimus. Jei vėliau gaunamas pasirašytas šio dokumen­to originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu. Jei organizacinėmis ir informacinių technologijų priemonėmis yra užtikrinamas gau­tų oficialių dokumentų skaitmeninių kopijų autentiškumas, patikimumas, prieinamumas ir jei jos įstaigoje bus saugomos ne ilgiau kaip 25 metus, tokių kopijų atspausdinti nebūtina, o į įstaigos dokumentų apskaitą šios kopijos įtraukiamos ir tvarkomos infor­ macinių technologijų priemonėmis. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pavadinimu nėra, po parašo rekvizitu (tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu) rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ 169 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas spaudas. Dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumas tvirtinamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Dokumentų rengimo taisyklių nustatyta tvarka. BYLŲ INDEKSŲ RAŠYMAS Bylos (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indekse nurodomas bylos formą žymin­tis žymuo. Elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo: E – elektroninis dokumentas, VG – vaizdo ir garso įrašas, G – garso įrašas, V – vaizdo įrašas, F – fotodokumentas (pvz., 5.6 G , kur 5.6 žymi eilės numerį, G – bylos formą). Jei bylai numatoma priskirti informacinių technologijų priemonėmis tvarkomas dokumentų skaitmenines kopijas, bylos indekse nurodomas tai žymintis žymuo „K“ (pvz., 5.6 K). bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą: Pvz.: 1.6.1-04 (1.6.1 – eilės numeris, 04 – struktūrinis padalinys) arba 1.6.1 E-405-04 (1.6.1 E – eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo, 405 – įstaigos filialas, 04 – įstaigos filialo struktūrinis padalinys). Siunčiami dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai ar do­kumentų kopijos patvirtinami DTA taisyklių 24.1 punkte nustatyta tvarka ir dedami į bylas. Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos, patvirtinti nuorašai ar do­ kumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nu­ rodo, kad dokumento originalas nebus siunčiamas. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma. Jei reikia, darbuotojai su teisės aktais supažindinami pasirašytinai ir dokumen­tai dedami į bylas. 170 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su teisės aktais patvirtintais doku­ mentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtin­tuo­se nuorašuose, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta ir kiti teisės aktai nenustato kitaip. Teisės aktų ir teisės aktais patvirtintų dokumentų patvirtintos kopijos ar pa­tvir­tinti nuorašai, jei reikia, perduodami užduočių vykdytojams ar siunčiami paval­džioms įstaigoms. Kiti įstaigos parengti dokumentai dedami į bylas juos užregistravus ar įvykdžius užduotis. Kai reikia, kitoms įstaigoms siunčiamos šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai. Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota doku­mentų valdymo sistema, įstaigos parengti dokumentai pavaldžioms įstaigoms gali būti tei­kiami sistemos priemonėmis, neatliekant siunčiamo dokumento registravimo procedūros. Kai užduotis vykdoma nerengiant oficialaus dokumento, vykdytojas tai pažymi dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės arba paskutinio lapo antroje pusėje (Pranešta telefonu, el. paštu ar kita, jei reikia – trumpas turinys), pasirašo ir nu­rodo datą. Į dokumentacijos planą bylos įrašomos pagal įstaigai nustatytas veiklos sritis (funkcijas), atsižvelgiant į įstaigos struktūrą ir suteiktus įgaliojimus. Įslaptintos bylos į dokumentacijos planą įrašomos pagal Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintas Įslaptintos informacijos administravimo taisykles. Veiklos sritys (funkcijos) dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės, kaip punktai, o kiekvienos srities (funkcijos) bylos – atskira numeracija, kaip papunkčiai. Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro do­ kumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris. Jei viena tema susidaro skirtingų formų dokumentų, bylos sudaromos pagal dokumentų formas. šių bylų, kurių antraštės vienodos, indeksą sudaro tas pats dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir formą žymintis žymuo (pvz., 1.15 E, 1.15 Vg, 1.15 G). Dokumentacijos plane įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indek­sas (eilės numeris) nekeičiamas. jei kitais kalendoriniais metais tokia byla ne­sudaroma, jos indeksas (eilės numeris) į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas. Kai tokia byla po kelerių metų vėl sudaroma, jai suteikiamas buvęs indek­sas (eilės numeris). Jei dėl įstaigos struktūrinių pokyčių dokumentacijos planas keičiamas iš esmės, šie reikalavimai nėra taikomi. DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINAI Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu bendrųjų dokumentų saugojimo terminų ro­ dykle. Lietuvos vyriausiojo archyvaro ir kitų institucijų vadovų bendrais įsakymais patvirtintomis dokumentų saugojimo terminų rodyklėmis. 171 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita Įstaigos vadovo sprendimu – jei saugojimo terminai teisės norminiais aktais nėra nustatyti (įgyvendinant DAĮ 13 straipsnio 1 dalies nuostatą). Sprendimą dėl dokumentų saugojimo priima Lietuvos vyriausiasis archyvaras ar jo įgalioti valstybės archyvai (DAĮ 13 straipsnio 4 dalis). DOKUMENTACIJOS PLANO PAPILDYMO SĄRAŠAS Įstaigos dokumentų valdymui visose veiklos srityse ar atliekant priskirtas funkcijas užtikrinti kasmet rengiamas ir likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendori­nių metų pabaigos teikiamas derinti kitų metų dokumentacijos planas. Dokumentacijos plano duomenys derinami ir tvirtinami Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka. Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos doku­mentacijos plane nebuvo numatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas. Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilės pagal patvirtin­to dokumentacijos plano atitinkamo punkto papunktį. Jei per kalendorinius metus įstaigai priskiriama nauja veiklos sritis (funkcija), kurią vykdant sudaroma bylų, naujai sričiai (funkcijai) sąraše suteikiamas punktas, einantis iš eilės pagal patvirtintą dokumentacijos planą, o byloms – atitinkamos veiklos srities (funk­ cijos) punkto papunktis. Parengtas sąrašas svarstomas, derinamas ir tvirtinamas tuomet, kai to prireikia. UŽBAIGTŲ BYLŲ TVARKYMAS Bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo: 1. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį, įsitikinant, kad jose esantys dokumentai atitinka bylų antraštes, paantraštes (jei yra) ir saugojimo terminus. 2. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti trumpai, jis gali bū­ti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo auten­tiškumą, patikimumą ir priėjimą prie registro visą saugojimo laiką. 3. Ilgai ir nuolat saugomose bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. 172 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita 4. Byloje paliekamas vienas dokumento egzempliorius. Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, jie išimami. Teisės aktų nustatyta tvarka grąžintini dokumentai bylose nepaliekami. 5 Ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai sunumeruojami Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 8 priede nustatyta tvarka. Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai. 6. Trumpai saugomų bylų lapai nenumeruojami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei tokia byla ar atskiri jos dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka laikinai perduodami naudotis kitoms įstaigoms, bylos lapai sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas. 7. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai arba kai bylos vidaus apyrašo sudarymą nustato kiti teisės aktai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai). 8. Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvar­ta nedidelė, į tvarkomą bylą gali būti dedami dvejų kalendorinių metų dokumen­tai, jei tokios bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 39.9 punkte. Šiuo atveju dokumentai į bylas dedami pagal jų saugojimo terminus. 9. Ilgai ir nuolat saugomų popierinių bylų dokumentai laikomi aplankuose be metalinių laikiklių. DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikin­ti procesas. Ekspertizė atliekama, kai bylos saugojimo terminas, numatytas dokumentaci­jos plane, yra pasibaigęs. Dokumentų vertės ekspertizė atliekama pagal jų reikšmingumo kriterijus (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 46 punktas): 1) tenkina įstaigos administravimo ir informacinius poreikius; 2) užtikrina įstaigos ir veiklos įrodymus; 3) užtikrina su įstaigos veikla susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus; 4) gali būti tinkami tyrimams atlikti; 5) suteikia informacijos apie įstaigos veiklą, teises, pareigas, politiką, ryšius, interesus mokslo ir kultūros tikslais. Įstaigos DEK vertina dokumentų (bylų) vertės ekspertizę atlikusių struktūrinių padalinių (atsakingų darbuotojų) siūlymus, motyvus dėl dokumentų atrinkimo naikinti ar tolesnio 173 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita jų saugojimo tikslingumo ir kai kurių dokumentų (pvz., dokumentų naikinimo akto, bylų apyrašų; bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, sąrašų). Sprendimus dėl trumpai ir ilgai saugomų bylų tolesnio saugojimo ar naikinimo priima įstaigos vadovas, dėl nuolat saugomų bylų – valstybės archyvas, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti. Apskaitos dokumentų duomenys derinami ir tvirtinami pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 8.3 punkte nustatytus reikalavimus. UŽBAIGTŲ BYLŲ APSKAITA Apyrašų sąrašo duomenys derinami ir tvirtinami Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka. Apyrašų sąraše turi būti kiekvieno apyrašo pavadinimas ir numeris. Apyrašo pavadinime įvardijamos bylos pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 59 punkte numatytas bylų grupes ir jų saugojimo laikas, pvz.: Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolat saugomų bylų apyrašas Nr. 1 arba Personalo valdymo ilgai saugomų bylų apyrašas Nr. 5. Kai į bylų apyrašą įrašomos bylos, sudarytos iš elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų, tai nurodoma apyrašo pavadinime, pvz.: Veiklos administravimo nuolat saugomų elektroninių bylų apyrašas Nr. 4 arba Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolat saugomų garso įrašų bylų apyrašas Nr. 6. Į nuolat saugomų bylų apyrašus įrašytų vaizdo ir garso dokumentų techniniams duomenims ir kitai reikiamai informacijai fiksuoti gali būti sudaromi dokumentų techninių duomenų žurnalai. Žurnalų formą, atsižvelgdamas į vaizdo ir garso dokumentų techninių duomenų ypatybes ir suderinęs su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka perduodami šie nuolat saugomi dokumentai, tvirtina įstaigos vadovas. 174 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita VIDAUS ADMINISTRAVIMAS PERSONALO VALDYMAS Darbo sutarčių saugojimo terminas – 50 m. pasibaigus sutartims (Rodyklės 7.3 p.). Darbo sutartys paprastai dedamos į asmens bylas arba į atskirą bylą. Jei darbo sutartys saugomos asmens byloje, jos kaip ir kiti asmens dokumentai tvarkomi pasibaigus darbo santykiams. Jei darbo sutartys saugomos atskiroje byloje, pasibaigusios sutartys atskiriamos ir iš jų sudaroma ilgai saugoma byla. Tokios bylos chronologinės ribos (data) – metai. Darbo užmokesčio dokumentų saugojimo terminas: 1. Asmens sąskaitų kortelių – 50 m. (Rodyklės 10.20.1 p.) 2. Darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai – 10 m. (jei nėra asmens sąskaitų kortelių – 50 m.; Rodyklės 10.20.2 p.) Asmens sąskaitų kortelės sisteminamos pagal asmens pavardžių pirmąsias raides (pvz., Asmens sąskaitų kortelės A-Z). Chronologinės ribos – metai (pvz., 2010 m.). ASMENS BYLŲ TVARKYMAS Įvertinus tai, kad į asmens bylas dedamų dokumentų didžiąją dalį paprastai sudaro įstaigų oficialių dokumentų kopijos ar nuorašai, pakeistas Rodyklės 7.2 p. ir asmens bylų dokumentus nustatyta saugoti 10 metų (pasibaigus tarnybos (darbo) santykiams). Pažymėtina, kad Lietuvos Respublikos darbo kodeksas nenustato pareigos sudaryti asmens bylas, taigi įstaigos neprivalo sudaryti šių bylų, išskyrus atvejus, kai tai nustatyta specialiais įstatymais (pvz., Valstybės tarnybos įstatymas, Muitinės įstatymas, Teismų įstatymas ar kt.). Jeigu darbuotojo pavardė ir (ar) vardas per darbo santykių laikotar­pį pasikeitė, asmens bylos antraštėje rašomi teisės akte dėl atleidimo iš pareigų nurodyti asmenvardžiai. Byla, kuri jau buvo įrašyta į bylų apyrašą, bet buvo tęsiama ir papildyta naujais dokumentais, tvarkoma iš naujo: sunumeruojami papildomi bylos lapai, kurių numeracija tęsiama eilės tvarka, rašomas naujas bylos baigiamasis įrašas ir antraštinis lapas, patikslinant chronologines ribas ir, jei reikia, antraštę. Naujas antraštinis lapas dedamas bylos pradžioje, baigiamasis įrašas – gale. Buvęs antraštinis lapas ir baigiamasis įrašas byloje paliekami, jų lapai nenumeruojami. Atkreipiamas dėmesys į tai, kad nebelikus prievolės darbo sutartis registruoti anksčiau galiojusiu Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimu patvirtintos formos žurnale, pagal LR dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str. 16 d. 1 p. nuostatas jos turi būti registruojamos pagal jų saugojimo terminą įstaigos vadovo nustatytame dokumentų registre (Rodyklės 8.6 p.). 175 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita Jei asmens bylos nebus sudaromos arba jos bus saugomos trumpesnį nei Rodyklėje darbo sutartims nustatytą terminą, sudaroma atskira darbo sutarčių byla. ŪKIS, SAUGOS IR SVEIKATOS DARBE PRIEŽIŪRA Statinio techninės priežiūros dokumentai, statinių statybos projektai, ekspertų išvados ir pan., namų valdos techninės apskaitos dokumentai, nekilnojamojo daikto kadastrinių duomenų bylos dokumentai saugotini iki perdavimo naujam turto valdytojui). Nelaimingų atsitikimų darbe aktai ir kiti tyrimo dokumentai (lengvų saugotini 45 m., o mirtinų – 75 m.) bylose sisteminami chronologine tvarka. Profesinių ligų tyrimo ir patvirtinimo aktai ir kiti tyrimo dokumentai (saugotini 50 m.) taip pat sisteminami chronologine tvarka. 7.2 Dokumentų apyvartos organizavimas Darbo su dokumentais organizavimas – tai optimalių darbo sąlygų su įvairiais doku­ mentais sudarymas (nuo jų sukūrimo momento iki jų sunaikinimo ar perdavimo saugoti į archyvą). Tokios operacijos yra: priėmimas, skirstymas ir registravimas, vadovo per­ žiūrėjimas, dokumentų eigos įstaigoje tvarkos nustatymas, jų vykdymas, vykdymo kontrolė, bylų formavimas, dokumentų parengimas saugojimui ir perdavimas į archyvą. Darbo su dokumentais technologinės sistemos lygį lemia dokumentų perdavimo ir jų užduočių vykdymo operatyvumas bei įmonės vadovybės aprūpinimo informacija efektyvumas. Vienas iš pagrindinių darbų su dokumentais – dokumentų sudarymas ir įforminimas. Kiti dokumentų valdymo darbai: gaunamų dokumentų priėmimas ir tvarkymas; siunčiamų dokumentų tvarkymas; perdavimas įstaigos viduje; dokumentų kiekio apskaita; dokumentų indeksavimas ir registravimas; dokumentų užduočių vykdymo kontrolės orga­ nizavimas; bylų formavimas. Šie darbai apibūdinami terminu – dokumentų apyvarta. Taigi: Dokumentų apyvarta – dokumentų tvarkymas nuo parašymo ar gavimo iki jų užduočių įvykdymo ir įdėjimo į bylą ar sunaikinimo. 176 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita Daugiausia laiko skiriama dokumentų derinimui (55%). Kiekviena iš dokumentų grupių, dalyvaujančių dokumentų apyvartoje, turi savo apdorojimo ir eigos ypatumus. Taisyklingo darbo su dokumentais pagrindą įstaigoje sudaro tikslus įstaigos darbuotojų pareigų paskirstymas. Tai kelia kiekvieno darbuotojo atsakomybę ir garantuoja, kad nebus dubliuojamos darbo su dokumentais operacijos. Pareigų paskirstymas aptartas darbuotojų pareiginiuose nuostatuose. Tam, kad būtų nustatyta vienoda dokumentų sudarymo ir darbo su jais organizavimo tvarka, įstaigoje parengiama dokumentų valdymo instrukcija, kuri pateikia taisyklingai įformintų dokumentų pavyzdžius ir darbo su jais taisykles. GAUNAMŲ DOKUMENTŲ APDOROJIMAS Vokų priėmimas, adresato patikslinimas Vokai su viza „asmeniškai“ Laiškų atidarymas ir turinio patikrinimas Pirminis dokumentų rūšiavimas Spaudo apie gavimą dėjimas Registracija Dokumento perdavimas vadovui Dokumento perdavimas pavaduotojui, struktūriniams padaliniams ar vykdytojams Dokumento peržiūra (registracija) Rezoliucijos duomenų įrašymas į registracijos žurnalą ar kortelę Dokumento perdavimas vykdytojui Vykdymo kontrolė Dokumento užduočių įvykdymas Bylų formavimas 177 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita 7.3 Dokumentų registravimas DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO TVARKA Skirtingų rūšių dokumentai registruojami atskiruose dokumentų registruose Įsakymai pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus Protokolai, aktai, pažymos ir kt. pagal dokumentų rūšis Raštai, pažymos Gauti dokumentai Jei tokių dokumentų apyvarta didelė, jie gali būti registruojami atskiruose dokumentų registruose pagal sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą požymį ar jų derinį Jei protokolų, aktų, pažymų ir kt. apyvarta nedidelė, jie gali būti registruojami viename informacinių vidaus dokumentų registre, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip Dokumentų registruose registruojami visi kalendorinių metų (tai kalendoriniai metai arba dvylika iš eilės einančių mėnesių) dokumentai, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip Dokumentų registrų kiekį nustato ir jų sąrašą tvirtina vadovas 178 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO MOMENTAS Dokumentai įmonėje registruojami • Tvarkomieji • Siunčiamieji • Kiti įstaigoje parengti Gauti dokumentai Jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną Jų gavimo dieną Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos Kiekvienas dokumentas gali būti užregistruotas tik vieną kartą DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO DUOMENŲ ĮRAŠYMAS Dokumentų registre ir dokumente įrašomi duomenys Registravimo data Dokumento registracijos eilės numeris Jei dokumentas gautas Dokumento gavimo data Dokumento registracijos eilės numeris 179 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita KITI DOKUMENTŲ REGISTRO ĮRAŠAI Dokumentą identifikuojantys duomenys Dokumento pavadinimas (ar antraštė) (ar trumpas turinys) Gauto dokumento sudarytojas Jei dokumentas siunčiamas adresatas REGISTRUOTŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS Visi registruoti dokumentai perduodami vykdytojams Raštvedžiai registruose ar kompiuteryje pažymi, kam dokumentas perduodamas Jeigu dokumentas iš vieno skyriaus į kitą perduodamas tiesiogiai, apie tai pranešama raštvedžiui, nes dokumento buvimo vieta turi būti žinoma Dokumentų perdavimas turi būti fiksuojamas pasirašytinai registre ar kompiuterinėje formoje Dokumentus skyriams arba vykdytojams perduoda raštvedys 180 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ ĮSAKYMŲ PERSONALO KLAUSIMAIS DOKUMENTŲ REGISTRAS Reg. Nr. Data Dokumento pavadinimas p-1 20XX-03-12 Akcininkų susirinkimo protokolas Nr. 2 Dėl skyrimo direktoriaus pareigoms p-2 20XX-04-10 Dėl skyrimo vadovo pavaduotojo pareigoms p-4 20XX-04-17 Dėl skyrimo vyr. finansininkės pareigoms p-7 20XX-06-12 Dėl skyrimo direktoriaus pavaduotojo pareigoms p-8 20XX-06-26 Akcininkų susirinkimo protokolas Nr. 12 dėl išleidimo kasmetinėms apmokamoms atostogoms p-9 20XX-07-17 Dėl atleidimo iš darbo p-11 20XX-07-18 Dėl skyrimo vyr. finansininkės pareigoms p-13 20XX-07-18 Dėl skyrimo administratorės pareigoms Administratorė (parašas) 181 Pastabos Vardaitė Pavardaitė 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ SIUNČIAMŲJŲ DOKUMENTŲ REGISTRAS Reg. Nr. Data 1 20XX -12-16 UAB „Buteka“ Dėl atsiskaitymo termino pradelsimo 2 20XX -12-29 UAB „Avitela“ Dėl atsiskaitymo termino pradelsimo 3 20XX -12-18 UAB „Topo centras“ Dėl atsiskaitymo termino pradelsimo 4 20XX -12-25 UAB „Senukų mažmena“ Dėl atsiskaitymo termino pradelsimo 5 20XX -12-28 UAB „Domus galerija“ Dėl atsiskaitymo termino pradelsimo Adresatas Dokumento pavadinimas Administratorė (parašas) Pastabos Vardaitė Pavardaitė UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAS Reg. Dokumento Nr. gavimo data Dokumento sudarymo pavadinimas Dokumento pavadi­nimas UAB „Geras Dėl prekių laikas“ tiekimo 1 20XX-12-31 2 Dėl prekių 20XX-12-31 UAB „Alga“ pristatymo termino Administratorė Rezoliucijos tekstas PATIEKTI PREKES (parašas) APMOKĖTI (parašas) (parašas) 182 Vykdytojo parašas Pastabos Vardaitė Pavardaitė 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita 7.4 Dokumentų užduočių vykdymas. Vykdymo kontrolė Temos tikslai 1. Žinoti dokumentų vykdymo esmę, rūšis ir vykdymo terminus. 2. Mokėti organizuoti dokumentų vykdymo kontrolę. Dokumentų vykdymas – tai jame esančios užduoties atlikimas ir pranešimas apie tai dokumento autoriui (jei situacija to reikalauja). Dokumentų vykdymas gali būti skirstomas į faktinį ir formalųjį. Dokumento vykdymo terminas – tai laiko tarpas, per kurį turi būti atlikta dokumente nurodyta užduotis. Dokumentų vykdymo terminai yra dviejų rūšių: 1. Individualus terminas. Jis nurodomas dokumento tekste arba vadovo rezo­ liucijoje. Šis terminas priklauso nuo konkrečių įstaigų organizacinės ir gamybinės situacijos. 2. Tipinis vykdymo terminas. Šis terminas nepriklauso nuo dokumento teks­to ar situacijos konkrečioje įstaigoje. Jis nustatomas tam tikrų įstaigų parengtų dokumentų kategorijoms. Jei dokumente nenurodytas individualus terminas, užduotis atliekama tipiniu termi­nu. Dokumentų užduočių vykdymo kontrolė – tai speciali įstaigos veiklos sritis, siekianti užtikrinti visų dokumentuose esančių užduočių įvykdymą. Dokumentų vykdymo kontrolės tikslas – savalaikis dokumentų užduočių at­li­ kimas, informacijos teikimas vykdytojams ir vadovui. Dokumentų vykdymo kontrolę įstaigose atlieka specialios darbuotojų grupės arba vienas darbuotojas. Teisingai organizuota ir efektyvi dokumentų vykdymo kontrolė turi didelę reikšmę įstaigos darbo organizavimui. Ji palengvina įstaigos vadovo darbą, pa­deda įgyvendinti piliečių teises, kadangi kiekvienas besikreipiantis į įstaigą žmogus turi teisę gauti atsakymą. Kontrolė padeda bendrai įstaigos veiklai, nes jos dėka už­tikrinamas visų valdymo veiksmų atlikimas ir maksimaliai išnaudojamos įstaigai susi­dariusios galimybės. 183 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita Yra dvi dokumentų vykdymo kontrolės rūšys: 1. Analitinė dokumentų vykdymo kontrolė numato tam tikrų dokumentų kategorijų užduočių atlikimo tikrinimą. Šiuo atveju neatsižvelgiama į dokumento turinį. 2. Individuali dokumentų vykdymo kontrolė apima tam tikrų dokumentų užduočių atlikimo tikrinimą, priklausomai nuo jų turinio. Esant šiai dokumentų vyk­ dymo kontrolei, įstaigose tikrinami tie dokumentai, kurių turinys priskirtinas kontroliuojamų klausimų sąrašui. Kiekviena įstaiga privalo turėti kontroliuojamų dokumentų kategorijų ir klausimų sąrašą. Dokumentų vykdymo kontrolės forma gali būti žurnalinė, kortelinė ar kompiuterinė. Tai priklauso nuo to, kur dokumentai registruojami. Atsižvelgiant į įstaigos dokumentų apyvartos apimtį, gali būti kontrolei naudojama kompiuterinė technika, nors dokumen­tai regist­ruojami žurnaluose. Vadovo rezoliucijoje nurodytas pirmasis vykdytojas supažindina kitus rezoliucijoje minimus vykdytojus. Jei vykdytojas negali laiku įvykdyti dokumento užduoties, jis turi ne vėliau kaip prieš tris dienas iki nustatyto termino prašyti įstaigos vadovo, kad šis pratęstų vykdymo terminą. Dokumento užduoties įvykdymo terminą gali pratęsti tik tas pareigūnas ar įstaiga, kurie tą terminą nustatė. Už dokumentų vykdymo kontrolę atsakingi: 1. Įmonės vadovas. 2. Struktūrinio padalinio vadovas. 3. Šiam darbui paskirti darbuotojai. Kontroliuotini dokumentai su vykdymo terminais: 1. LR Prezidento dekretai, raštai – juose nurodytu terminu (tekste), per 10 dienų, kai terminas nenurodytas, per 2 darbo dienas, kai jų pagrindu reikia pa­rengti potvarkių projektą arba pateikti atitinkamus pasiūlymus. 2. LR įstatymai, LR Seimo nutarimai – juose nurodytu terminu, per 10 darbo dienų, kai terminas nenurodytas, per 2 darbo dienas, kai jų pagrindu reikia parengti potvarkių projektą arba pateikti atitinkamus pasiūlymus. 3. LR Vyriausybės nutarimai, potvarkiai ir raštai – juose nurodytu terminu, per 10 darbo dienų, kai terminas nenurodytas, per 2 darbo dienas, kai jų pagrindu reikia parengti potvarkių projektą arba pateikti atitinkamus pasiūlymus. 184 7. Dokumentų tvarkymas ir apskaita 4. LR Seimo ir savivaldybių Tarybų narių paklausimai, raštai bei pareiškimai, susiję su jų kaip deputatų veikla – nedelsiant, jeigu nereikia papildomai aiškinti arba tikrinti, iki 30 dienų, kai reikia tikrinti arba susirašinėti. 5. Savivaldybių Tarybų ir jų valdybų sprendimai bei protokolai – juose nurodytu terminu. 6. Įstaigų, įmonių ir organizacijų raštai – juose nurodytu terminu arba per 10 darbo dienų. 7. Piliečių pasiūlymai, prašymai, skundai – nedelsiant arba per mėnesį, kai reikia papildomai aiškintis ar tikrinti. 8. Kritinės pastabos ir pasiūlymai periodinėje spaudoje, LR Seimo, savivaldybių Tarybų sesijų medžiagose – iki 1 mėnesio. 9. Išvados dėl derinamų dokumentų projektų – ne vėliau kaip per 5 darbo dienas. 10. Telegramos – skubios iki 2 dienų, kitos per 10 dienų. KAS KIEK LAIKO PRIMENAMA VYKDYTOJUI Nustatytas įvykdymo terminas Tikrinimas kartojamas Paskutinis tikrinimas prieš baigiantis terminui Iki 2 dienų - Įvykdymo dieną Nuo 3 iki 5 dienų - Prieš 1 dieną Nuo 6 iki 10 dienų - Prieš 2 dienas Nuo 11 dienų iki 1 mėnesio Kas savaitę Prieš 3 dienas Nuo 1 iki 3 mėnesių Kas mėnesį Prieš 10 dienų Nuo 3 iki 6 mėnesių Kas mėnesį Prieš 15 dienų Nuo 6 mėn. iki 2 metų Kas ketvirtį Prieš 1 mėn. ir 3 dienas Daugiau kaip 2 metai Kasmet Prieš 1 mėn. ir 3 dienas 185 8 DOKUMENTACIJOS PLANAS IR BYLŲ FORMAVIMAS Temos tikslai 1. Suvokti dokumentacijos plano paskirtį. 2. Mokėti parengti institucijos dokumentacijos planą. 3. Sugebėti formuoti bylų antraštes. 4. Mokėti sisteminti dokumentus darbuotojų asmens bylose. Sudarant dokumentacijos planą, būtina vadovautis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle (Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymas Nr. V-100). Dokumentacijos planas – kalendoriniais metais įstaigoje numatomų sudaryti bylų planas. Dokumentacijos plano rūšys: 1. Tipinis. 2. Pavyzdinis. 3. Įmonės individualus. Tipinis dokumentacijos planas skirtas vienodos veiklos bei struktūros įmonėms ir nustato bylų sąrašą, jų saugojimo terminus, vienodą bylų indeksavimo sistemą. Tipinis dokumentacijos planas yra privalomas normatyvinis dokumentas visoms tos ar kitos rūšies ar šakos dokumentams. Pavyzdinis dokumentacijos planas nustato bylų sąrašą vienarūšės veiklos ar/bei skirtingų struktūrų įmonėms. Šis planas yra rekomendacinio pobūdžio dokumentas. Įmonės dokumentacijos planas turi apimti visus įmonės dokumentus. 186 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas DOKUMENTACIJOS PLANO RENGIMO EIGA Vadovas Tvirtina Įstaigos dokumentų ekspertų komisija (DEK), jei ji yra sudaroma Derina Raštinė (sekretorius) Parengia suvestinį dokumentacijos planą Struktūriniai padaliniai Parengia padalinyje formuojamų bylų sąrašus, nurodydami dokumentų saugojimo terminus Visuomeninių organizacijų dokumentai rašomi dokumentacijos plano pabaigoje. Į dokumentacijos planą neįtraukiami periodiniai leidiniai, brošiūros, žinynai, biuleteniai ir panašūs leidiniai. Dokumentacijos plane reikia numatyti, kad nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentai į bylas bus grupuojami atskirai. Kiekviena plane įrašyta byla indeksuojama. Indeksas susideda: iš skyriaus (nomenklatūros) ir bylos eilės numerio, pvz., 01-05. Kiekviename nomenklatūros skyriuje paliekama vietos rezerviniams numeriams, ka­ dangi kalendorinių metų bėgyje gali atsirasti naujų dokumentų grupių ir nenumatytų bylų. Bylų antraštės dokumentacijos plane turi būti konkrečios, atskleidžiančios bylos dokumento rūšį bei turinį, o prireikus jas galima tikslinti. Bylų antraštėse negali būti nekonkrečių formulavimų, pvz.: įvairūs nurodymai, bendras susirašinėjimas, siunčiami raštai, gaunami raštai, įvairūs planai ir pan. Atskirų struktūrinių padalinių arba atskirų sričių įstaigos bylų ant­ raštės susisteminamos laikantis svarbumo principo, t.y. pirmiausia rašomos bylos, ku­riose grupuojami vyriausybinių ir aukštesniųjų organizacijų dokumentai: nutarimai, sprendimai ir t.t. Po jų – pačios įmonės tvarkomieji dokumentai (įsakymai, nutarimai, potvarkiai). Vėliau – kolegijų, įvairių pasitarimų protokolai, toliau surašomos veiklos programos, įvairios ataskaitos (tekstinės, statistinės) ir tik po to susirašinėjimo dokumentai. Įvykdyti dokumentai grupuojami į bylas pagal dokumentacijos planą. Formuojant bylas reikia griežtai laikytis šių reikalavimų. 187 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Bylų formavimas – tai dokumentų grupavimas į bylas pagal dokumentacijos planą. Bendrosios bylų formavimo taisyklės: - stambiose įmonėse vidinė dokumentacija ir vadovų korespondencija formuojama kanceliarijoje, o visa kita dokumentacija – visuose kituose struktūriniuose pada­ liniuose; - nedidelėse įmonėse bylas formuoja sekretorė; - kiekvienoje byloje dokumentai segami griežta tvarka; - leidžiama segti į bylas tik įvykdytus ir teisingai įformintus dokumentus; - neleidžiama segti į bylas juodraščių, padaugintų dokumentų kopijų bei neteisingai surašytų dokumentų variantų; - į bylą segama ne daugiau kaip 150–200 lapų. Jeigu lapų daugiau, užvedamas kitas tomas; - neterminuoto, ilgalaikio ir laikino saugojimo dokumentus reikia formuoti atskiro­ se bylose; nuolat, ilgai ir trumpai saudomus dokumentus reikia formuoti atskirose bylose; - dokumentų bylos viduje formuojamos pagal tokius požymius: - pagal chronologinę tvarką; - abėcėlės tvarka; - pagal klausimų sprendimo tvarką; - pagal loginę seką; - pagal rūšis. Įmonės bylos formuojamos pagal šiuos požymius: 1. Dalykinį. Dokumentai byloje jungiami pagal jų turinį. 2. Korespondentinį. Dokumentai byloje jungiami pagal įmonės pavadinimą. 3. Nominalinį. Dokumentai byloje jungiami pagal tą pačią dokumento rūšį. 4. Chronologinį. Dokumentai byloje išdėstomi pagal jų gavimo ar išsiuntimo datą. Priedai, nepaisant jų datų, pridedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Didelės apimties priedai sudaro atskirą tomą ir apie tai pažymima bylos baigiamajame įraše. Grupuojant dokumentus į bylas būtina patikrinti, ar juose yra žyma apie įvykdymą. Tai ypač svarbu dokumentams, kurie turėjo būti įvykdyti. Dokumentai bylose sisteminami tam tikra tvarka: aukštesniųjų įstaigų tvarkomieji dokumentai sisteminami pagal juos siuntusias įstaigas bei dokumento rūšį ir chronologinę tvarką. 188 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Darbuotojo asmens byloje dokumentai išdėstomi tokia tvarka: 1. Prašymas priimti į darbą. 2. Darbuotojo personalo įskaitos lapas. 3. Išsilavinimą patvirtinantys dokumentų nuorašai. 4. Prašymas ir kiti dokumentai apie asmenį. 5. Prašymas atleisti iš darbo ar perkelti į kitą darbą. 6. Įsakymo nuorašas dėl perkėlimo ar atleidimo iš darbo. 7. Darbuotojo asmens kortelė (jei ji naudojama). Įsakymų dėl nuobaudų, skatinimų ir padėkų nuorašai, pažymėjimai iš gyvenamosios vietos, sveikatos pažymėjimai į asmens bylas nededami. Iš jų formuojamos atskiros trumpo saugojimo bylos arba bylos viršelyje klijuojamas vokas, į kurį sudedami minėti dokumentai. Susirašinėjimo dokumentai grupuojami pagal klausimo sprendimo eigą ir laikantis dokumentų chronologijos. Pradedama iniciatyviniais dokumentais, atsakomie­ji dokumentai dedami po klausiamųjų. Planai, ataskaitos, sąmatos ir jų projektai siste­minami atskirai. Ataskaitos ir planai segami į tų metų bylas, kuriems sudaryti arba parengti. Įmonės veiklos, personalo ar atostogų įsakymai į bylas grupuojami atskirai dėl skirtingo saugojimo termino. Darbo užmokesčio žiniaraščiai sisteminami chronologine tvarka. Buhalterijos dokumentai – kasos orderiai, avansinės apyskaitos ir kt. – sisteminami chronologiškai ir eilės tvarka. Sutartys sisteminamos pagal temas chronologine tvarka, t.y. pirmiausia segama su­ tartis, po to visi kiti su ja susiję dokumentai. Bylų apiforminimas – tai bylų viršelių aprašymas, lapų susiuvimas, patvirtinto užrašo patvirtinimas. BYLŲ FORMAVIMO REIKALAVIMAI Byla – tam tikras dokumentų rinkinys, suformuotas pagal tam tikrus požymius, įformintas pagal tam tikrus reikalavimus. Dokumentai į bylas formuojami pagal tokius požymius: - dokumentų rūšių pavadinimus; - dokumentų turinį; - objektus, firmas – kontrahentes; - korespondentus, su kuriais vyksta susirašinėjimas; - atžymą, ribojančią dokumentų naudojimą. 189 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Galima formuoti ir pagal kitokius požymius: - nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo dokumentai grupuojami į atskiras bylas; - dokumentų turinys turi atitikti bylos antraštę nomenklatūroje; - į bylas segami dokumentai, kurių užduotys įvykdytos; - į bylas grupuojami vienerių metų dokumentai, išskyrus asmens bylas, teismo bylas, ligos istorijas ir kt.; - vienam klausimui spręsti skirti dokumentai segami kartu (datos nesvarbu); - į bylą segamas vienas dokumento egzempliorius: vidaus ir gaunamų – pirmas egz.; siunčiamų – dokumento kopija (juodraščiai nesegami); - skaitymo ir kopijavimo patogumui bylos formuojamos ne daugiau kaip 150–200 lapų; jei yra daugiau, sudaroma kita byla. 8.1 Dokumentų saugojimas DOKUMENTŲ SAUGOJIMO ĮMONĖJE TVARKA Vadovas Įsakymai dėl dokumentų saugojimo tvarkos įmonėje Dėl dokumentų ekspertų komisijos sudarymo (DEK) Įmonės dokumentų ekspertų komisija (DEK) Sudaro, derina įmonės bylų nomenklatūrą, atrenka dokumentus saugoti, peržiūri ir derina nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų aprašus, peržiūri laikino saugojimo dokumentų naikinimo aktus, svarsto nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų dingimo ar sugadinimo aktus ir pateikia juos vadovui Struktūriniai padaliniai Sudaro, kaupia dokumentus, sudaro bylas, saugo vienerius metus, po metų perduoda jas į įmonės archyvą Įmonės archyvas Saugo dokumentus Lietuvos archyvų departamento ir įmonės vadovo nustatyta tvarka, esant reikalui išduoda saugomus dokumentus, atrenka naikintinus, derina savo veiklą su įmonės DEK 190 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas ĮMONĖS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINAI Dokumentai Trumpai saugomi Ilgai saugomi 1–25 metų 26–100 metų Elektroniniai 11–100 metų Elektroniniai 11–100 metų Nuolat saugomi Ilgiau kaip 100 metų (nuolat) BYLOS ANTRAŠTĖ Bylos antraštė – svarbi dokumentacijos plano dalis. Ji turi būti aiški, suprantama, turi kuo plačiau atspindėti būsimų bylos dokumentų turinį. Antraštė formuluojama atsi­žvelgiant į esminius bylų formavimo požymius: - nominalinį (rekomenduojama bylas formuoti iš vienos rūšies dokumentų: protokolų, aktų, sutarčių, sprendimų, potvarkių ir pan.); - autorinį (bylos formuojamos iš vieno autoriaus dokumentų, pvz., bendrovės direktorių valdybos posėdžių protokolai, institucijos įsakymai veiklos klausimais ir pan.); - dalykinį (į bylą galima įtraukti įvairaus turinio dokumentus, susidariusius spren­ džiant vieną klausimą, pvz., asmens bylos, teismo bylos); - korespondencinį (kai kiekvienam korespondentui (institucijai ar asmeniui) numa­ toma atskira byla)); - geografinį (segami tam tikro geografinio vieneto (rajono, apskrities ir kt.) įvairių institucijų dokumentai (planai, ataskaitos ir pan)); - chronologinį (kai į vieną bylą segami tam tikro laikotarpio dokumentai, pvz., mėnesio, ketvirčio ar pusmečio). DOKUMENTŲ VIDAUS APYRAŠAS Dokumentų vidaus apyrašas sudaromas nuolatinio ir ilgo saugojimo (11-100 metų) byloms, kurios sudarytos iš atskirų dokumentų. Apyrašas sudaromas atskirame lape, kuriame nurodoma: 191 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas 1. Eilės numeris. 2. Dokumento pavadinimas (antraštė). 3. Dokumento data. 4. Dokumento numeris. 5. Bylos lapų numeriai. 6. Pastabos. Vidaus apyrašą pasirašo jį sudaręs darbuotojas, nurodydamas pareigas, vardą, pavardę ir datą. BYLOS BAIGIAMASIS ĮRAŠAS IR TITULINIS LAPAS Kiekvienos bylos pabaigoje įdedamas bylos baigiamojo įrašo blankas arba tuščias popieriaus lapas, kuriame rašomas bylos baigiamasis įrašas. Lapų numeracija nurodoma ir skaičiais, ir žodžiais. baigiamajame įraše įrašomi pa­ kitimai byloje: - originalų pakeitimai kopijomis; - naujų dokumentų įdėjimas į bylą; - bylos lapai, kurie turi priklijuotų fotografijų. Visos nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos turi turėti titulinį lapą. Būtini bylos titulinio lapo rekvizitai: 1. Institucijos pavadinimas. 2. Struktūrinio padalinio pavadinimas. 3. Bylos indeksas ir tomo numeris. 4. Bylos antraštė. 5. Bylos data (datos). 6. Lapų skaičius. 7. Bylos saugojimo terminas. 8. Fondo numeris. 9. Apyrašo numeris. 10. Bylos numeris. 11. Jei byla susideda iš kelių tomų (dalių), viršelyje rašoma ta pati antraštė. 192 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas 8.2 Dokumentų paieška Dokumentų paieškai visų pirma naudojamos registravimo formos. Jei dokumentų registravimo sistema žurnalinė, tai reikalingas dokumentas randamas pagal užpildytas žurnalo skiltis, t.y. pagal dokumento rodiklius į indeksą, datą, iš kur gautas arba kam išsiųstas dokumentas, pagal dokumento pavadinimą, antraštę ir pan. Jei dokumentai re­gistruojami kortelėse, iš jų sudaromos informacinės paieškos kontrolės kartotekos, kurio­se kortelės gali būti labai įvairiai skirstomos: pagal dokumentų rūšis, datas, vykdytojus, struktūrinius padalinius ir t.t. Jei dokumentai registruojami kompiuteriuose, tai tą ar kitą dokumentą galima rasti pagal registravimo rekvizitus, autorių, dokumento rūšį, datą. Dokumentų paieškai naudojami ir dokumentacijos planai, kurie sudaromi likus 2-iems mėnesiams iki naujų kalendorinių metų ir į kuriuos surašomos visos bylos, numatomos vesti kitais kalendoriniais metais. Bylos surašomos pagal skyrius, todėl aišku, kokie dokumentai yra tame ar kitame skyriuje. 8.3 Dokumentų naikinimas Sudarius nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašus, dokumentams, kurie ekspertizės metu buvo atrinkti naikinti, rašomas dokumentų naikinimo aktas. Dokumentus naikinti galima tik po to, kai tų metų nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašai yra patvirtinti. Dokumentų naikinimo aktai derinami su įmonės ekspertų komisija ir tvirti­nami įmonės vadovo. Įmonių, perduodančių dokumentus valstybiniam saugojimui, dokumentų naikinimo aktai dar derinami su valstybės (apygardos) archyvo ekspertų komisija. Atrinktiems naikinti dokumentams rašomas atrinktų naikinti dokumentų (bylų) aktas. Derinimui teikiami du atrinktų naikinti dokumentų (bylų) akto egzemplioriai. Vienas akto egzempliorius lieka Valstybiniame archyve arba įstaigoje, su kuria aktas derinamas. Keičiantis įmonės archyvo vedėjui arba darbuotojams, atsakingiems už archyvą struktūriniuose padaliniuose, bylos ir jų apskaitos dokumentai perduodami ir priimami saugoti laikantis archyvų darbo taisyklių nustatytos tvarkos. 193 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas 8.4 Dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų trafaretai Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 1 priedas DOKUMENTŲ REGISTRŲ SĄRAŠO FORMOS PAVYZDYS TVIRTINU ____________________ (pareigų pavadinimas) ____________________ (parašas) ____________________ (vardas ir pavardė) __________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas) DOKUMENTŲ REGISTRŲ SĄRAŠAS Eil. Nr. 1 1. Dokumentų registro pavadinimas Dokumentų registro identi­ fikavimo žy­ muo 2 Dokumentų registro pil­dymo laiko­tarpis 3 Už dokumentų registravimą atsakingo struktūrinio padalinio pavadini­mas ar kodas (darbuoto­jo vardas ir pavardė ar pareigų pavadinimas) Pasta­bos 5 6 4 Įsakymų veiklos organizavimo klau­simais registras ……….. gautų dokumentų registras ………. Įsakymų atostogų ir komandiruočių klausimais regist­ras 1 Metų Kanceliarija ……. 4 ……… Metų ………. Kanceliarija ……. Ak ……… Metų ………. Personalo skyrius … 9. ……… Darbo sutarčių re­gistracijos žurnalas registras) ……. S ……… Tęstinis ………. Personalo skyrius … 12. ……… bendras adminis­travimo dokumentų registras ……. 10 ……… Metų ………. Kanceliarija … ……… ……. ……… ………. … 4. … 6. Vizos 194 ……… 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 2 priedas TEISĖS AKTŲ, KITŲ ĮSTAIGOS PARENGTŲ DOKUMENTŲ REGISTRO FORMOS PAVYZDYS _____________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas) ĮSAKYMŲ PERSONALO KLAUSIMAIS REGISTRAS (P) Reg. Nr. Data Dokumento pavadinimas (antraštė) Bylos, į kurią įdėtas (kuriai priskirtas) dokumentas, nuoroda Pastabos 1 2 3 4 5 P-1 20XX-01-03 Dėl Vardo Pavardaičio 13. 1-05 ....... .................... skyrimo į pareigas ................................. .................. ___________________ (pareigų pavadinimas) ______________ (parašas) ________________ (vardas ir pavardė) Paaiškinimai: 1. Registro formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis. 2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemo­nėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo (Žin., 2000, Nr. 61-1827) 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų. Informacinių technologijų prie­mo­nėmis pildomas registras, kurį nustatyta saugoti ilgai, pasirašomas laikantis šio įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų. 195 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 3 priedas SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRO FORMOS PAVYZDYS ______________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas) SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRAS _____________________ (identifikavimo žymuo) Reg. Nr. Data Adresatas Dokumento pavadinimas (antraštė) Bylos, į kurią įdėtas (kuriai priskirtas) dokumentas, nuoroda Pastabos 1 2 3 4 5 6 ____________________ (pareigų pavadinimas) __________ (parašas) ________________ (vardas ir pavardė) Paaiškinimai: 1. Registro formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis. 2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemo­nėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo (Žin., 2000, Nr. 61-1827) 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų. Informacinių technologijų priemonėmis pildomas registras, kurį nustatyta saugoti ilgai, pasirašomas laikantis šio įsta­ty­mo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų. 196 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 4 priedas GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRO FORMOS PAVYZDYS _________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas) GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAS __________________ (identifikavimo žymuo) Reg. Nr. Doku­ Doku­mento Gauto doku­ mento sudaryto­ mento datos Dokumento pava­dinimas gavi­mo data jo pava­ dinimas ir registraci­ jos numerio nuoroda (antraštė) 2 3 4 5 1 ___________________ (pareigų pavadinimas) ___________ (parašas) Rezoliu­cijos tekstas Bylos, į kurią įdėtas (kuriai Pasta­bos priskirtas) dokumentas, nuoroda 6 7 8 _________________ (vardas ir pavardė) Paaiškinimai: 1. Registro formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis. 2. Jei trumpai saugomas registras buvo pildomas informacinių technologijų priemonėmis, jis gali būti pasirašomas laikantis Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo (Žin., 2000, Nr. 61-1827) 8 straipsnio 1 ir 3 dalyse nustatytų reikalavimų. Informacinių technologijų priemonėmis pildomas registras, kurį nustatyta saugoti ilgai, pasirašomas laikantis šio įstatymo 8 straipsnio 1 dalyje nustatytų reikalavimų. 197 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 5 priedas DOKUMENTACIJOS PLANO FORMOS PAVYZDYS (dokumento sudarytojo pavadinimas) TVIRTINU (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) METŲ DOKUMENTACIJOS PLANAS Nr. (data) (sudarymo vieta) Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis (teisės aktai ir 5-oje skiltyje vartojami jų sutrumpinimai) Bylos indeksas Bylos antraštė Slaptumo žyma 1 2 3 Bylos saugojimas Saugojimo Teisės terminas akto ir jo punkto nuoroda 4 5 (pareigų pavadinimas) (parašas) (Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo žyma) Dokumentacijos plano 8-ą skiltį užpildė (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) (data) 198 Už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar kodas (darbuotojo vardas ir pavardė ar pareigų pavadinimas) Pastabos Iš viso per metus užbaigta bylų 6 7 8 (vardas ir pavardė) 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas 5 priedo tęsinys Paaiškinimai: 1. Dokumentacijos plano tekste (lentelėje) nurodoma veiklos sritis (funkcija) ir jos eilės numeris, pvz.: 1 2 3 4 5 6 7 8 1. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS 1.1. … … … … … 2. Dokumentacijos plano 1-oje skiltyje nurodomas bylos indeksas (pvz.: 1.1, 4.6 E). 3. Dokumentacijos plano 2-oje skiltyje nurodoma bylos antraštė ir prireikus paantraštė. Pvz.: Susirašinėjimo su Europos Sąjungos ir kitų šalių institucijomis bendradarbia­ vimo klausimais dokumentai arba Diskusijos apie Lietuvos poziciją Tarpvyriausybinėje konferencijoje dėl Europos Konstitucijos sutarties garso įrašas. 4. Jei į dokumentacijos planą įrašomi įslaptinti dokumentai, dokumentacijos plano 3-ioje skil­tyje nurodoma dokumentų slaptumo žyma (Riboto naudojimo ar kita). Ši skiltis privaloma, jei įstaiga teisės aktų nustatyta tvarka perduoda dokumentus valstybės archy­ vui ir apskaitos duomenis teikia derinti per Elektroninio archyvo informacinę sistemą. 5. Dokumentacijos plano 4-oje skiltyje nurodomas saugojimo terminas. Jei teisės aktuose saugojimo terminas nurodytas su jį tikslinančiomis aplinkybėmis ar sąlygomis, tai pažymima skliausteliuose greta saugojimo termino (pvz., 10 m. (pasibaigus sutarčiai). 6. Dokumentacijos plano 5-oje skiltyje rašomas nurodytas teisės akto, kuriuo remiantis nusta­ tomi dokumentų saugojimo terminai, sutrumpinimas ir punkto ar kelių punktų nuoroda (pvz.: BDSTR 7.1.1 arba BDSTR 5.6.1.1, 8.6). 7. Dokumentacijos plano 6-oje skiltyje rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas arba padali­nio kodas pagal įstaigoje patvirtintą struktūrinių padalinių klasifikatorių. Šioje skiltyje gali bū­ti nurodomas už bylos sudarymą atsakingo darbuotojo vardas ir pavardė ar pareigų pavadini­mas. Kai į įstaigos, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdy­ toja, dokumentacijos planą įrašomi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 14 punkte numatyti jungtiniai doku­mentų re­gist­rai, nurodomos ir įstaigos, kurios pildys šiuos registrus. 8. Dokumentacijos plano 7-oje skiltyje pažymimos su bylos apskaita ar turiniu susijusios pastabos (pvz., Pagal sąrašą). 9. Pasibaigus kalendoriniams metams, iki einamųjų metų kovo 1 d. darbuotojas, atsakingas už įstaigos bylų apskaitą, dokumentacijos plano 8-oje skiltyje įrašo užbaigtų bylų skaičių. Jei per kalendorinius metus bylų sudaryta nebuvo, šioje skiltyje rašoma „0“. Įstaigos, kurios dokumentacijos plano duomenis derina per Elektroninio archyvo infor­ macinę sistemą, 8-oje skiltyje nurodomus duomenis pildo ir valstybės archyvui teikia sistemos priemonėmis. 199 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 6 priedas DOKUMENTACIJOS PLANO PAPILDYMŲ SĄRAŠO FORMOS PAVYZDYS ________________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas) TVIRTINU __________________________ (pareigų pavadinimas) __________________________ (parašas) __________________________ (vardas ir pavardė) _______ METŲ DOKUMENTACIJOS PLANO PAPILDYMŲ SĄRAŠAS _________ Nr. ________ (data) _________________________ (sudarymo vieta) Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis ________________________________ (teisės aktai ir 5-oje skiltyje _______________________________________________________________________ vartojami jų sutrumpinimai) Bylos indeksas Bylos antraštė Slaptumo žyma 1 2 3 Bylos saugojimas Saugojimo Teisės akto terminas ir jo punkto nuoroda 4 ____________________ (pareigų pavadinimas) Už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar kodas (darbuotojo vardas ir pavardė ar pareigų pavadinimas) Pastabos Iš viso per metus užbaigta bylų 6 7 8 5 ________________ (parašas) __________________ (vardas ir pavardė) (Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo žyma) Dokumentacijos plano papildymų sąrašo 8-ą skiltį užpildė _________________________ (pareigų pavadinimas) _________________________ (parašas) _________________________ (vardas ir pavardė) _________________________ (data) Paaiškinimai: 1. Dokumentacijos plano papildymų sąrašo tekste (lentelėje) įrašoma atitinkamų kalen­ dorinių metų dokumentacijos plane nurodyta arba nauja įstaigos veiklos sritis (funkcija) ir jos eilės numeris (punktas). 2. Papildomos bylos su naujais indeksais įrašomos laikantis tų pačių reikalavimų, kaip nurodyta Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 5 priede. 200 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 7 priedas VIENARŪŠIŲ BYLŲ SĄRAŠO FORMOS PAVYZDYS _____________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas) DARBUOTOJŲ ASMENS BYLŲ SĄRAŠAS Eil. Nr. Bylos indeksas pagal įstaigos doku­mentacijos planą Bylos antraštė Pradėta Baigta Pastabos 1 2 3 4 5 6 1. 3.2 Vardas Pavardenis 20XX m. 20XX m. Pastaba. Sąrašo formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis. 201 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 8 priedas BYLŲ LAPŲ NUMERAVIMO TVARKOS APRAŠAS 1. Popierinių dokumentų bylos lapai numeruojami grafitiniu pieštuku arba numerato­riumi. 2. Lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis viršutiniame dešiniajame kampe, neliečiant teksto. 3. Byloje esančių dokumentų lapai numeruojami iš eilės. Bylos vidaus apyrašas nume­ruojamas atskirai, antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas nenumeruojami. 4. Bet kurio formato lapas, įdėtas į bylą vienu kraštu, numeruojamas kaip vienas lapas, o sulenktas ir įdėtas per vidurį – kaip du lapai. Jei viename popieriaus lape prikli­juoti keli dokumentai, lapo numeracija tęsiama iš eilės, o lape priklijuoti dokumen­tai nurodomi bylos baigiamajame įraše. 5. Nuotraukos, brėžinio, kito panašaus dokumento lapo numeris rašomas antroje do­kumento pusėje, kairiajame kampe. Jei toks dokumentas priklijuotas ant popieriaus lapo, lapo numeracija tęsiama iš eilės, o lape priklijuotas dokumentas nurodomas bylos baigiamajame įraše. Jei dokumentai įdėti į voką, jų lapai numeruojami iš eilės, kaip ir kitų byloje esančių dokumentų. jei ant voko yra informacija, pirma numeruojamas vokas kaip bylos lapas, po to – jame esančių dokumentų lapai. Vokai su indėliais nurodomi bylos baigiamajame įraše. 6. Jei byloje yra spaudinys, spaudinio lapai ar puslapiai iš naujo nenumeruojami, o bylos baigiamajame įraše nurodoma, kad byloje yra spaudinys, ir nurodomas jo lapų ar puslapių skaičius. Kai spaudinyje yra nenumeruotų lapų arba lapai sunumeruoti ne iš eilės, spaudinio lapai numeruojami taip, kaip šiame tvarkos apraše nustatyta numeruoti bylos lapus. 7. Sunumeravus bylos lapus, bylos pabaigoje įdedamas bylos baigiamojo įrašo lapas, kuriame rašomas byloje sunumeruotų lapų skaičius, lapų su defektais (išblukęs tekstas, sulieti, suplyšę ir t. t.) numeriai, atskirai nurodomas vidaus apyrašo lapų skaičius. 8. Jei tikrinant bylos, įrašytos į užbaigtų bylų apskaitos dokumentus, numeravimą randama klaidų, jos taisomos: 8.1. Nesunumeruoti lapai numeruojami prieš juos esančio lapo numeriu, prirašius mažąsias rai­des abėcėlės tvarka (pvz.: 13a, 13b, 13c ir t. t.). 8.2. Jei keli bylos lapai pažymėti tuo pačiu numeriu, šalia numerio parašomos ma­žosios raidės abėcėlės tvarka. 8.3. Praleisti bylos lapų numeriai įrašomi bylos baigiamajame įraše. 8.4. Jei klaidų yra daug, byla numeruojama iš naujo: buvęs lapo numeris perbrau­kiamas ir šalia rašomas naujas. 8.5. Pataisius bylos numeravimą, rašomas naujas baigiamasis įrašas, kuriame užra­šomi bylos duomenys po pataisyto lapų numeravimo. Naujasis bylos baigiamo­jo įrašo lapas į bylą įrišamas, jei byla sudaryta aplanke su raišteliais, arba įklijuojamas, jei byla įrišta į aplanką kietais viršeliais. Ankstesnis bylos baigiama­sis įrašas paliekamas byloje. 9. Jei į užbaigtų bylų apskaitos dokumentus įrašyta byla teisės aktų nustatyta tvarka turi būti papildyta naujai gautais, neatsiejamai su ta byla susijusiais dokumentais, bylos lapų numera­ vimas tęsiamas iš eilės ir pildoma bylos baigiamojo įrašo dalis „Papildomai sunumeruota“. 202 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 9 priedas BYLOS VIDAUS APYRAŠO FORMA Eil. Nr. Dokumento pavadinimas (antraštė) Dokumento re­gistracijos data arba dokumento gavimo data Dokumento registracijos numeris Bylos lapų numeriai Pastabos 1 2 3 4 5 6 Vidaus apyrašo lapų skaičius _______________________________________________ . __________________ (pareigų pavadinimas) (data) (skaitmenimis ir žodžiais) _________________ (parašas) ______________________ (vardas ir pavardė) Paaiškinimai: 1. Apyrašo 1-oje skiltyje nurodomas dokumento eilės numeris byloje. 2. Apyrašo 5-oje skiltyje nurodoma dokumento vieta byloje, nurodant konkrečius bylos lapus (pvz., 5–11). 3. Vidaus apyrašą pasirašo jį rengęs įstaigos darbuotojas. Jei bylos vidaus apyrašą rengia licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas; jei vidaus apyrašą rengia tokias paslaugas teikiančio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. 203 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 10 priedas BYLOS BAIGIAMOJO ĮRAŠO FORMA Bylos lapų (puslapių) skaičius . (skaitmenimis ir žodžiais) Iš jų: raidiniai praleisti su defektais su įklijomis vokai su indėliais Kita Bylos vidaus apyrašo lapų skaičius . . . (skaitmenimis ir žodžiais) Pastabos . (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) (data) Papildomai sunumeruota: Lapo (puslapio) Nr. Iš viso byloje lapų (puslapių) (skaitmenimis ir žodžiais) Data Parašas, vardas ir pavardė Pastabos Paaiškinimai: 1. Bylos baigiamąjį įrašą pasirašo jį rengęs įstaigos darbuotojas. Jei bylos baigiamąjį įrašą rengia licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas; jei bylos baigiamąjį įrašą rengia tokias paslaugas teikiančio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. 2. Pastraipa „Papildomai sunumeruota“ pildoma kai į bylų apyrašą įrašyta byla papil­doma reikiamais dokumentais (išskyrus apibrėžto proceso metu pratęstas ir papil­dytas naujais dokumentais bylas). 204 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 11 priedas BYLOS ANTRAŠTINIO LAPO FORMA (bylą sudariusios įstaigos (struktūrinio padalinio) pavadinimas) (bylos indeksas) (bylos antraštė) Pradėta F. Nr. Baigta Ap. Nr. Data B . Nr. Saugojimo terminas 205 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 12 priedas DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTO FORMA (dokumento sudarytojo pavadinimas) TVIRTINU (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS Nr. (data) (sudarymo vieta) Vadovaujantis (teisės akto pavadinimas, data ir registracijos numeris) atrinktos naikinti šios bylos, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs (jeigu naikinama pagal pridedamus apskaitos dokumentus, nurodoma „pagal pridedamus šiuos apskaitos dokumentus“): Eil. Nr. Bylos antraštė (pridedamo apskaitos dokumento (bylų apyrašo ar kito) sudarytojas, pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei yra) Bylos indeksas (apskaitos vieneto numeris pagal bylų apyrašą) Chronologinės ribos (data) Bylų (apskaitos vienetų) skaičius Saugojimo terminas Pastabos (pridedamo apskaitos dokumento lapų skaičius) 1 2 3 4 5 6 7 Iš viso atrinkta naikinti . (skaitmenimis ir žodžiais) (atitinkamai įrašoma – bylų, apskaitos vienetų) Už dokumentų sunaikinimą atsakingas Dokumentai turi būti naikinami . (pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė) (pareigų pavadinimas) (naikinimo būdas) (parašas) (Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo žyma) 206 (vardas ir pavardė) . 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 13 priedas BYLŲ (DOKUMENTŲ) PERDAVIMO AKTO FORMOS PAVYZDYS (dokumento sudarytojo pavadinimas) TVIRTINU (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) BYLŲ (DOKUMENTŲ) PERDAVIMO AKTAS (data) Nr. (sudarymo vieta) Vadovaujantis (teisės akto pavadinimas, data ir registracijos numeris) (pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė) perdavė, o priėmė bylas (dokumentus): (pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė) Eil. Nr. Bylos antraštė (dokumento pavadinimas) Bylos indeksas Bylos chronologinės ribos ar data (dokumento data, numeris) Bylos ar dokumento apimtis (kiekis, matavimo vienetas) Bylų (dokumentų) skaičius Pastabos 1 2 3 4 5 6 7 Iš viso perduota (skaitmenimis ir žodžiais) (skaitmenimis ir žodžiais) bylos, dokumentai. Perdavė (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) (parašas) (vardas ir pavardė) Priėmė (pareigų pavadinimas) 207 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 14 priedas BYLŲ APYRAŠŲ SĄRAŠO FORMA TVIRTINU (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) (dokumento sudarytojo pavadinimas) BYLŲ APYRAŠŲ SĄRAŠAS Nr. (sudarymo vieta) Eil. Nr. Bylų apyrašo pavadinimas, numeris Pastabos 1 2 3 (pareigų pavadinimas) (parašas) (Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo žyma) 208 (vardas ir pavardė) 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 15 priedas BYLŲ APYRAŠO FORMA __________________________________________________________ (bylas sudariusios įstaigos pavadinimas) _______________________________ BYLŲ APYRAŠAS NR. ______ (apyrašo pavadinimas) Eilės Nr. Bylos antraštė 1 2 Chronologinės ribos (data) Apimtis Pastabos Kiekis Matavimo vienetas 4 5 3 6 Įrašyta ______________­­­­­­_______________ apskaitos vnt. nuo Nr._____iki Nr. ________. (skaitmenimis ir žodžiais) Iš viso apyraše yra _____________________________________________ apskaitos vnt. (skaitmenimis ir žodžiais) Apskaitos ypatumai: _________­­­______________________________________________. __________________ (pareigų pavadinimas) Apyrašo duomenis tvirtinu: __________________ (pareigų pavadinimas) __________________ ___________________ ___________________ (parašas) (vardas ir pavardė) ___________________ ___________________ (parašas) (vardas ir pavardė) (data) (Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo žyma) 209 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas 15 priedo tęsinys Paaiškinimai: 1. Nurodomas apyrašo pavadinimas turi atitikti įstaigos vadovo patvirtintame apyrašų sąraše nustatytą pavadinimą (pvz., Personalo ilgai saugomų bylų apyrašas Nr. 3). 2. Apyrašo 1-oje skiltyje nurodomas apskaitos eilės numeris iš eilės pagal konkretų bylų apyrašą. 3. Apyrašo 2-oje skiltyje nurodoma bylos antraštė ir, jei yra, paantraštė. Vaizdo ir garso dokumentų bylos antraštė sudaroma nurodant aprašomą įvykį, konkrečią to įvykio vietą (pvz., šalis, rajonas, miestas, gatvė, pastatas ir kita), aprašant asmenis ir pateikiant informaciją apie juos (pareigas, visuomeninę veiklą ir kita). 4. Apyrašo 3-ioje skiltyje nurodomos bylos chronologinės ribos arba bylos (vaizdo ir garso dokumento, aprašomo įvykio) data. 5. Apyrašo 4-oje ir 5-oje skiltyse atitinkamai nurodoma bylos apimtis: 5.1. kai į apyrašą įrašoma popierinių dokumentų byla, nurodomas bylos lapų skaičius ir matavimo vienetas „lapas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „l.“; 5.2. kai į apyrašą įrašoma elektroninių dokumentų ar fotodokumentų byla, nurodomas dokumentų skaičius ir matavimo vienetas „dokumentas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „dok.“; 5.3. kai į apyrašą įrašoma byla, sudaryta iš vaizdo ir garso, garso, vaizdo įrašų, nurodomas įrašų skaičius ir matavimo vienetas „įrašas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „įraš.“ 6. Jei į bylų apyrašą įrašomos bylos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, tai pažymima apyrašo pastabų skiltyje (pvz., Priėjimas ribojamas). 7. Apyrašo 6-oje skiltyje nurodoma byloje esančių vaizdo ir garso dokumentų trukmė taip „00:00:00“ (valandos:minutės:sekundės) ir vaizdo ar garso įrašo autorius (vardas ir pavardė). 8. Pastraipoje „Iš viso apyraše yra“ nurodomas bendras apyraše faktiškai esančių apskaitos vienetų (neskaičiuojant išbrauktų, perduotų ar pakartotinai įrašytų bylų, praleistų ar tęsiamų bylų numerių) skaičius. 9. Pastraipoje „Apskaitos ypatumai“ nurodomos bylos, kurių numeriai apyraše praleisti ar pakartotinai įrašyti, raidiniai, iš apyrašo išbrauktų ar perduotų bylų, jei tokių yra, taip pat tęsiamų bylų numeriai. Kai į apyrašą įrašoma vaizdo ir garso dokumentų byla, nurodomas ir formatas, kuriuo užfiksuoti vaizdo ir garso dokumentai, pvz.: Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .tif; Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .wav; Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .mpeg4 ar kita. 10. Jei įstaiga į bylų apyrašą įrašo kitos įstaigos sudarytas bylas (po reorganizacijos, likvida­ vimo ar kita), rašomas visas (nesutrumpintas) bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas. 210 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 16 priedas BYLŲ APYRAŠO TĘSINIO FORMA (bylas sudariusios įstaigos pavadinimas) BYLŲ APYRAŠAS NR. (apyrašo pavadinimas) (tęsinys) Eilės Nr. Bylos antraštė 1 2 Chronologinės ribos (data) Apimtis Kiekis 3 Įrašyta Matavimo vienetas 4 apskaitos vnt. nuo Nr. Pastabos 5 6 iki Nr. (skaitmenimis ir žodžiais) Iš viso apyraše yra Apskaitos ypatumai apskaitos vnt. (skaitmenimis ir žodžiais) (pareigų pavadinimas) ­. . (parašas) (vardas ir pavardė) (parašas) (vardas ir pavardė) Apyrašo duomenis tvirtinu: (pareigų pavadinimas) (data) (Valstybės archyvo ar savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo žyma) Paaiškinimai: 1. Bylų apyrašo tęsinys sudaromas naujai įrašomoms sutvarkytoms byloms. 2. Apyrašo tęsinio 1-oje skiltyje tęsiama apskaitos vienetų numeracija iš eilės pagal konkretų bylų apyrašą. 3. Kitos skiltys pildomos taip, kaip nurodyta Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 15 priede. 211 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 17 priedas PAŽYMOS APIE ĮSTAIGOS VEIKLOS ISTORIJĄ IR DOKUMENTŲ SUTVARKYMĄ FORMOS PAVYZDYS _______________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas) PAŽYMA APIE _________________________________________ (bylas sudariusios įstaigos pavadinimas) _____ METŲ VEIKLOS ISTORIJĄ IR DOKUMENTŲ SUTVARKYMĄ _____________ Nr._________ (data) ________________________ (sudarymo vieta) I SKYRIUS INFORMACIJA APIE DOKUMENTŲ (BYLŲ) SUDARYTOJĄ Sudarytojo pavadinimo pasikeitimai (Pateikiama reikiama informacija. jei per atitinkamą laikotarpį pasikeitimų nebuvo, šioje pastraipoje nurodoma, kad pasikeitimų nebuvo.) Sudarytojo įsteigimas, pavaldumas (Pateikiama reikiama informacija. jei per atitinkamą laikotarpį pasikeitimų nebuvo, šioje pastraipoje nurodoma, kad pasikeitimų nebuvo.) Sudarytojo funkcijos ar veiklos sritys (Pateikiama reikiama informacija. jei per taitinkamą laikotarpį pasikeitimų nebuvo, šioje pastraipoje nurodoma, kad pasikeitimų nebuvo.) II SKYRIUS DOKUMENTŲ SUTVARKYMAS Bendrosios žinios apie dokumentus (Pateikiama reikiama informacija) __________________________________________ apyrašas Nr. 1 (apyrašo pavadinimas) (Pateikiama reikiama informacija) ______________________________________ apyrašas Nr. 2 (apyrašo pavadinimas) (Pateikiama reikiama informacija) _____________________ __________________ ________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė) 212 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 18 priedas BYLŲ, KURIŲ SAUGOJIMO TERMINAS PRATĘSTAS ATLIKUS VERTĖS EKSPERTIZĘ, SĄRAŠO FORMA ____________________________________________________ (bylas sudariusios įstaigos pavadinimas) TVIRTINU _______________________ (pareigų pavadinimas) _______________________ (parašas) _______________________ (vardas ir pavardė) BYLŲ, KURIŲ SAUGOJIMO TERMINAS PRATĘSTAS ATLIKUS VERTĖS EKSPERTIZĘ, SĄRAŠAS _________ Nr. ________ (data) __________________ (sudarymo vieta) Bylų saugojimo terminai sąrašo 4-oje skiltyje nurodyti vadovaujantis _________________ (teisės aktai) _______________________________________________________________________________ Bylos indeksas Bylos antraštė Chronologinės ribos (data) arba metai Saugojimo terminas Siūlomas saugojimo terminas Pastabos 1 2 3 4 5 6 Į sąrašą įrašytų bylų skaičius ________________________________________________. _____________________ (pareigų pavadinimas) (skaitmenimis ir žodžiais) _________________ __________________ (parašas) (vardas ir pavardė) (Vizos) 213 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 19 priedas PERIMTŲ SAUGOTI DOKUMENTŲ APSKAITOS ŽURNALO FORMA (dokumento sudarytojo pavadinimas) PERIMTŲ SAUGOTI DOKUMENTŲ APSKAITOS ŽURNALAS Eil. Perdavimo Dokumentus Fondo Fondo Nr. akto data ir perdavusios sudarytojo numeris registracijos įstaigos pavadinumeris pavadinimas nimas 1 2 3 4 5 Apskaitos duomenų pasikeitimai Dokumentų perdavimo kitam saugotojui pagrindas Dokumentų sunaikinimo pagrindas 6 7 Fondo Pastabos išbraukimas iš apskaitos 8 9 Paaiškinimai: 1. Žurnalo 1–5 skiltys pildomos perėmus likviduotos įstaigos dokumentus toliau saugoti, kitos žurnalo skiltys – pagal poreikį, atsižvelgiant į su perimtais toliau saugoti dokumentais atliktus veiksmus. 2. Žurnalo 4-oje skiltyje rašomas fondo sudarytojo pavadinimas, t. y. nurodomas likviduotos įstaigos, kurios dokumentai perimti toliau saugoti, pavadinimas. 3. Žurnalo 5-oje skiltyje nurodomas likviduotos įstaigos dokumentams suteikiamas fondo numeris. Fondams numeriai suteikiami pradedant Nr.  1. Jei įstaiga jau yra suteikusi likviduotų įstaigų dokumentams fondų numerius pagal kitus apskaitos dokumentus, naujai priimtų fondų numeracija tęsiama iš eilės. 4. Žurnalo 6-oje skiltyje pateikiamos nuorodos į dokumentus, kuriais remiantis dokumentai buvo perduoti kitam saugotojui (dokumentų saugojimo paslaugas teikiančiam asmeniui ar kt.). 5. Žurnalo 7-oje skiltyje pateikiamos nuorodos į dokumentų naikinimo aktus, kuriais remiantis dokumentai buvo sunaikinti. 6. Žurnalo 8 skiltis pildoma sunaikinus ar teisės aktų nustatyta tvarka perdavus kitai įstaigai visus fondui priklausiusius dokumentus. Įrašoma, kad fondo dokumentai sunaikinti teisės aktų nustatyta tvarka ar nurodoma įstaiga, kuriai buvo perduoti fondo dokumentai. 7. Žurnalas gali būti sudaromas įstaigos informacinių technologijų priemonėmis. 214 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 20 priedas DOKUMENTŲ IŠDAVIMO IR GRĄŽINIMO ŽURNALO FORMOS PAVYZDYS (dokumento sudarytojo pavadinimas) DOKUMENTŲ IŠDAVIMO IR GRĄŽINIMO ŽURNALAS Eil. Nr. 1 DokuDokuPrašymo Fondo Apskaitos ApskaiDokuDokuDokuDokumentų mentus išduoti numeris dokutos mentus mentus mentų mentus išdavimo gavusio dokumenmento vieneto išdavusio gavusio grąžini- priėmudata asmens tus data ir numeris numeris asmens asmens mo data sio vardas ir registraciparašas parašas asmens pavardė jos numeris parašas 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pastabos: 1. Žurnalo formos pavyzdys gali būti papildytas kitomis reikiamomis skiltimis. 2. Žurnalo 4-oji skiltis nepildoma, kai dokumentai išduodami įstaigos darbuotojams jų atliekamoms funkcijoms atlikti. 215 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 21 priedas DOKUMENTŲ BŪKLĖS IR KIEKIO PATIKRINIMO AKTO FORMA ____________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas) TVIRTINU _______________________ (pareigų pavadinimas) _______________________ (parašas) _______________________ (vardas ir pavardė) DOKUMENTŲ BŪKLĖS IR KIEKIO PATIKRINIMO AKTAS _________ Nr. ________ (data) _____________________ (sudarymo vieta) Patikrinti _______________________________________________________________________ (bylas sudariusios įstaigos (ar saugomo fondo) pavadinimas (numeris) ________________________________________ dokumentai bei jų apskaitos dokumentai 1. Apskaitos vienetų kiekis pagal bylų apyrašus: Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. iš viso ______ apsk. vnt., ______ , Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. iš viso ______ apsk. vnt., ______ , Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. iš viso ______ apsk. vnt., ______ , iš viso __________________ apsk. vnt. 2. Apskaitos duomenų tikslumas (nurodoma, kad faktinis apskaitos vienetų kiekis atitinka apskaitos duomenis. jei nustatoma netikslumų, pildomi atitinkami papunkčiai). 2.1. Nerasta į apyrašus įrašytų apskaitos vienetų: Ap. Nr._______ apsk. vnt. Nr. _______________________________________________, Ap. Nr._______ apsk. vnt. Nr. _______________________________________________, iš viso _______ apsk. vnt. 2.2. Į bendrą į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų skaičių neįskaičiuoti apskaitos vienetai, kurių numeriai yra su raide: Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. _______________________________________________, Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. _______________________________________________, iš viso _______ apsk. vnt. 2.3. Apyrašuose praleisti apskaitos vienetų eilės numeriai: Ap. Nr. ________ Nr. ______________________________________________________, Ap. Nr. ________ Nr. ______________________________________________________, iš viso ________ praleista apsk. vnt. eil. numerių._________________________________ 216 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas 2.4. Pakartotinai į apyrašus įrašyta: Ap. Nr.________ apsk. vnt. Nr. ______________________________________________, Ap. Nr.________ apsk. vnt. Nr. ______________________________________________, iš viso ________ pakartotinai įrašyta apsk. vnt. 3. Dokumentų fizinė būklė (nurodoma, kad blogos fizinės būklės ir (ar) restauruotinų dokumentų nėra, arba nurodomi konkretūs blogos fizinės būklės dokumentai, kuriuos reikia restauruoti, dezinfekuoti, įrišti, kopijuoti (perkopijuoti) ar pan. 3.1. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia dezinfekuoti: Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ______________________________________________, Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ______________________________________________, iš viso ________ apsk. vnt. 3.2. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia restauruoti: Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. _____, _____ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.) Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. _____, _____ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.) iš viso ________ apsk. vnt. ______________ l. 3.3. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia įrišti: Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. _____, _____ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.) Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. _____, _____ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.) iš viso ________ apsk. vnt. 3.4. Apskaitos vienetai (dokumentai), kuriuos reikia kopijuoti (perkopijuoti): Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. _____, _____ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.) Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. _____, _____ l. (ar kitas apimties matavimo vnt.) iš viso ________ apsk. vnt. _____________________ (pareigų pavadinimas) __________________ ___________________ (parašas) (vardas ir pavardė) Po dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo ir nerastų dokumentų paieškos apskaitos dokumentuose įrašyta (įrašomas faktinis apskaitos vienetų skaičius po dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo): Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt., Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt., Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt., iš viso __________________ apsk. vnt. _____________________ (pareigų pavadinimas) ____________________ (parašas) ____________________ (vardas ir pavardė) ____________________ (data) 217 8. Dokumentacijos planas ir bylų formavimas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 22 priedas PRARASTŲ DOKUMENTŲ AKTO FORMA ____________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas) TVIRTINU _______________________ (pareigų pavadinimas) _______________________ (parašas) _______________________ (vardas ir pavardė) PRARASTŲ DOKUMENTŲ AKTAS _________ Nr. ________ (data) _____________________ (sudarymo vieta) Komisija, sudaryta ______________________________________________________, (dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris) susidedanti iš šių narių: ____________________________________________________, (komisijos pirmininko ir narių vardai ir pavardės) nustatė, kad __________________________________________________________ (aplinkybės) prarasti šie dokumentai (bylos): Eil. Nr. Dokumento pavadinimas (bylos ar apskaitos vieneto antraštė) 1 2 Dokumento data, Chronologinės numeris (bylos indeksas ribos (data) ar apskaitos vieneto numeris) 3 4 Saugojimo terminas Pastabos 5 6 Prarastų bylų (apskaitos vienetų) skaičius ______________________________________ (skaitmenimis ir žodžiais) _______________________________________________________________________ . Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė) Nariai (Parašas) (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Vardas ir pavardė) Pastaba. Akto forma taikoma tais atvejais, kai dokumentai nepataisomai sugadinti ar kitaip prarasti. 218 9 ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖS Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės (toliau – Taisyklės), patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 (LVA 2016-06-16 įsakymo Nr. (1.3 E)VE-62 redakcija), nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) oficialiųjų elektroninių dokumentų (toliau – elektroniniai dokumentai) rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų bendruosius reikalavimus. EDV taisyklių reikalavimai taikomi tik Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka valdomiems elektroniniams dokumentams. EDV taisyklėse įtvirtintos nuostatos, jog įstaigos rengiami elektroniniai dokumentai turi atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintose ar su juo suderintose elektroninių dokumentų specifikacijose (toliau − specifikacijos) keliamus reikalavimus, jei tai neprieštarauja kitiems teisės aktams. Atkreiptinas dėmesys į tai, jog Taisyklių 5.6 punkte įtvirtinta išimtinė nuostata, jog įstaigos vadovas nustato, kurie trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims įstaigos veiklos elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi ne pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas (toliau – Specifikacija (-os) ir pasirašomi pažangiuoju elektroniniu parašu, taip pat ir šių dokumentų pasirašymo organizacines ir technines priemones. Įstaigos vadovas ar kitas jo įgaliotas asmuo (toliau − vadovas) nurodo registrus, informacines sistemas, su kuriomis integruotina įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistema. Nors nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims šių Taisyklių reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau elektroninius dokumentus, kurių rengimą nustato teisės aktai, jie privalo rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą įstatymuose ir kituose norminiuose teisės aktuose nustatyta tvarka, išsaugoti reikiamą laiką ir užtikrinti, kad turimi elektroniniai dokumentai išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Todėl ir privatiems juridiniams asmenims būtų naudingiau laikytis šių Taisyklių reikalavimų, nes tai palengvintų bendradarbiavimą tiek su kitais privačiais juridiniais asmenimis, tiek su viešojo sektoriaus įstaigomis. Pavyzdžiui, likviduojant privatų juridinį asmenį ir jo veiklos dokumentus perduodant saugoti į savivaldybės archyvą, kiltų mažiau problemų, jei būtų užtikrintas elektroninių dokumentų valdymo sistemų suderinamumas. 219 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos: Elektroninė byla – pagal tam tikrus kriterijus susistemintas elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos rinkinys. Elektroninio dokumento išrašas – iš rašytiniam prilyginto elektroninio dokumento turinio pateikta reikiama teksto rekvizito dalis ir kiti duomenys. Elektroninio dokumento nuorašas – iš rašytiniam prilyginto elektroninio dokumento pateiktas visas turinys ir kiti duomenys. Elektroninių dokumentų saugykla – techninių ir programinių priemonių visuma elektroniniams dokumentams, jų apskaitos dokumentų duomenims, kitai su jais susijusiai informacijai saugoti. Elektroninių dokumentų valdymo sistema – dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta elektroniniams dokumentams rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti ir naikinti. Konvertuota kopija – elektroninio dokumento duomenys, gauti konvertuojant elektroninio dokumento turinį ir (ar) metaduomenis. Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Informacinių sistemų, kuriomis tvarkoma informacija, susijusi su dokumentų valdymu, steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. birželio 18 d. įsakymu Nr. V-45 „Dėl informacinių sistemų, kuriomis tvarkoma informacija, susijusi su dokumentų valdymu, steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo panaikinama Direktyva 1999/93/EB (toliau – Reglamentas), ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro išleistuose teisės aktuose, kuriais tvirtinamos elektroninių dokumentų specifikacijos, vartojamas sąvokas. Sistemų suderinamumui tarp valstybės ir savivaldybių įstaigų užtikrinti Taisyklės numato atitinkamas derinimo procedūras. Taisyklėse nustatyta, kad informacija apie suderintas įstaigų elektroninių dokumentų valdymo sistemas bus skelbiama Lietuvos vyriausiojo archyvaro interneto svetainėje. Tokiu būdu įstaigos turės galimybę gauti informacijos apie kitų įstaigų turimas sistemas. Taisyklės nenustato, kad kuriant ir diegiant naujas kompiuterizuotas dokumentų valdymo sistemas privalu diegti ir elektroninių dokumentų valdymo sistemą. Tačiau atsižvelgiant į bendrąsias informacinių technologijų raidos tendencijas ir vis didėjančią jų įtaką įstaigos veiklai, būtų racionalu bent jau numatyti diegiamos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos plėtojimo galimybes laipsniškai pereinant prie elektroninių dokumentų. Elektro220 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės ninių dokumentų valdymo sistema turi valdyti (rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti, priimti ar kita) elektroninius dokumentus, kurie atitinka bent vieną iš Specifikacijų. Taisykles sudaro devyni skyriai: bendrosios nuostatos, elektroninių dokumentų valdymo organizavimas, elektroninių dokumentų rengimas, elektroninių dokumentų registravimas, gautų elektroninių dokumentų priėmimas ir siunčiamų elektroninių dokumentų tvarkymas, elektroninių bylų sudarymas, elektroninių dokumentų vertės ekspertizė, užbaigtų elektroninių bylų apskaita, elektroninių dokumentų saugojimas ir baigiamosios nuostatos. Taigi Taisyklės apima visą elektroninio dokumento gyvavimo įstaigoje ciklą nuo dokumento sudarymo iki jo sunaikinimo. Kadangi šios Taisyklės reglamentuoja trumpo ir ilgo saugojimo elektroninių dokumentų valdymą, jose nereglamentuojamas nuolatinio saugojimo dokumentų parengimas perduoti juos saugoti į valstybės archyvą. Tai bus reglamentuota atskiru teisės aktu. Bendruosiuose elektroninių dokumentų valdymo reikalavimuose nustatoma, kad elektroninių dokumentų valdymas organizuojamas Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tvirtinamų Dokumentų tvarkymo ir apskaitos ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių nustatyta tvarka. Elektroniniams dokumentams taikomos bendros įstatymuose ir kituose norminiuose teisės aktuose nustatytos priėjimo prie dokumentų ir jų naudojimo nuostatos. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų valdymą ir naudojimą, nustato subjektų, atliekančių dokumentų ir archyvų valstybinį administravimą, kompetenciją ir uždavinius. Žinotina sąvoka: Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu. 9.1 Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms Lietuvos vyriausiasis archyvaras vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 5 straipsnio 3 dalies 6 punktu ir atsižvelgdamas į Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rug­ 221 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės pjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3)-41 „Dėl Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo patvirtinimo“ (su visais pakeitimais), nuostatas, nustato, kad elektroniniai dokumentai, parengti laikantis 2016-06-16 įsakymo Nr. (1.3 E)VE-63 „Dėl oficialiųjų elektroninių dokumentų specifikacijų“ 1.2 papunktyje nustatytos tvarkos, yra oficialieji elektroniniai dokumentai, kurie suprantami taip, kaip jie apibrėžti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatyme. Elektronine forma rengiami valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos), nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių ar fizinių asmenų dokumentai, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, turi atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintoje ar su juo suderintoje elektroninių dokumentų specifikacijoje nustatytus reikalavimus. Įstaigų trumpai saugomi ir jų kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims neperduodami elektroninės formos dokumentai gali būti rengiami ne pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas bei pasirašomi pažangiuoju elektroniniu parašu Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“, 5.6 papunktyje nustatyta tvarka. Rašytiniams dokumentams prilyginami elektronine forma rengiami įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių ar fizinių asmenų dokumentai, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, iki 2018 m. sausio 1 d. rengiami taip, kad atitiktų Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0, patvirtintą Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“ (su visais pakeitimais). Iki 2018 m. sausio 1 d. įstaigos turi priimti rašytiniams dokumentams prilyginamus oficialiuosius elektroninius dokumentus, parengtus pagal Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0, patvirtintą  Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“ (su visais pakeitimais). Nuo 2018 m. sausio 1 d. įstaigos turi priimti rašytiniams dokumentams prilyginamus oficialiuosius elektroninius dokumentus, parengtus pagal Elektroninio dokumento specifikaciją PDF-LT-V1.0, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-42 „Dėl Elektroninio dokumento specifikacijos PDF-LT-V1.0 patvirtinimo“ (su visais pakeitimais), ir Elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V2.0, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. (1.3 E)VE-57 „Dėl Elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V2.0 patvirtinimo“ (su visais pakeitimais). 222 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės Elektroniniu parašu pasirašyto kompiuterio skaitomo elektroninio dokumento speci­ fikacija MDOC-V1.0, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. V-42 „Dėl Elekt­roniniu parašu pasirašyto kompiuterio skaitomo elektroninio dokumento specifikacijos MDOC-V1.0 patvirtinimo“ (su visais pakeitimais), taikoma įstaigų teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Elektroninių dokumentų specifikacijos, suderintos su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, taikomos šias specifikacijas patvirtinusių įstaigų teisės norminių aktų nustatyta tvarka. INFORMACIJA APIE ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SPECIFIKACIJŲ PAKEITIMUS Esama situacija Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatyme apibrėžta sąvoka „oficialusis elektroninis dokumentas“ nusako Lietuvos viešojo sektoriaus rengiamus elektroninius dokumentus, kuriais viešojo sektoriaus įstaigos keičiasi tarpusavyje, taip pat nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų tokioms įstaigoms teikiamus elektroninius dokumentus, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai. Tokie elektroniniai dokumentai rengiami pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro suderintas ar patvirtintas elektroninių dokumentų specifikacijas. Atkreiptinas dėmesys į tai, kad sąvoka „oficialusis elektroninis dokumentas“ apibrėžta reaguojant į numatomą Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo panaikinama Direktyva 1999/93/EB (OL 2014 L 257, p. 73) (toliau – eIDAS reglamentas), taikymą nuo 2016-07-01. Reglamente apibrėžta sąvoka „elektroninis dokumentas“ iš esmės nusako turinį, t. y. vieną iš sudedamųjų oficialiojo el. dokumento dalių (kitos neatsiejamos dalys – metaduomenys ir elektroniniai parašai). Šiuo metu Lietuvos vyriausiasis archyvaras yra patvirtinęs šias elektroninių dokumentų specifikacijas: ADOC-V1.0, MDOC-V1.0, ADOC-V2.0 (suderinta Europos Komisijos 2011 m. vasario 25 d. sprendimo 2011/130/ ES reikalavimais), PDF-LT-V1.0 (suderinta Europos Komisijos 2011 m. vasario 25 d. sprendimo 2011/130/ ES reikalavimais). 223 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės Elektroninių dokumentų specifikacijų taikymas apibrėžtas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2016 m. birželio 16 d. įsakymu Nr. (1.3 E)VE-63 „Dėl oficialiųjų elektroninių dokumentų specifikacijų“, pagal kurį šiuo metu: ADOC-V1.0 specifikaciją atitinkančius elektroninius dokumentus įstaigos turi priimti iki 2018-01-01, PDF-LT-V1.0  specifikaciją atitinkančius elektroninius dokumentus įstaigos turi priimti nuo 2018-01-01, MDOC-V1.0 specifikacija taikoma įstaigų teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Pastaba. Specifikaciją ADOC-V2.0 yra numatoma pakeisti, atsižvelgiant į pasikeitusį Europos Sąjungos reguliavimą, todėl prievolė priimti šią specifikaciją atitinkančius oficialiuosius elektroninius dokumentus kol kas nėra nustatyta. EUROPOS SĄJUNGOS REGULIAVIMO PASIKEITIMAI Nuo 2016-07-01 taikomos eIDAS reglamento 27 straipsnio „Elektroniniai parašai viešųjų paslaugų srityje“ 1–3 dalių nuostatos (4 ir 5 dalių nuostatos jau taikomos nuo 2014-09-17): 1. Jei valstybė narė pažangiojo elektroninio parašo reikalauja tam, kad būtų galima pasinaudoti viešojo sektoriaus įstaigos arba jos vardu teikiama internetine paslauga, tai valstybė narė pripažįsta pažangiuosius elektroninius parašus, kvalifikuotais elektroninių parašų sertifikatais patvirtintus pažangiuosius elektroninius parašus ir kvalifikuotus elektroninius parašus, kurie būtų taikomi bent tokių formatų arba naudojant tokius metodus, kokie apibrėžti 5 dalyje nurodytuose įgyvendinimo aktuose. 2. Jei valstybė narė kvalifikuotu sertifikatu patvirtinto pažangiojo elektroninio parašo reikalauja tam, kad būtų galima pasinaudoti viešojo sektoriaus įstaigos arba jos vardu teikiama internetine paslauga, ta valstybė narė pripažįsta kvalifikuotais sertifikatais patvirtintus pažangiuosius elektroninius parašus ir kvalifikuotus elektroninius parašus, kurie būtų taikomi bent tokių formatų arba naudojant tokius metodus, kokie apibrėžti 5 dalyje nurodytuose įgyvendinimo aktuose. 3. Valstybės narės nereikalauja, kad tarpvalstybinio naudojimosi viešojo sektoriaus įstaigos teikiama internetine paslauga atveju būtų naudojamas elektroninis parašas, kurio saugumo užtikrinimo lygis būtų aukštesnis nei kvalifikuoto elektroninio parašo. 4. Komisija gali priimti įgyvendinimo aktus, kuriais nustato pažangiesiems elektroniniams parašams taikomų standartų referencinius numerius. Jeigu pažangusis elektroninis parašas atitinka tuos standartus, laikoma, kad užtikrinta atitiktis šio straipsnio 1 ir 2 dalyse ir 26 straipsnyje pažangiesiems elektroniniams parašams 224 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės nustatytiems reikalavimams. Tie įgyvendinimo aktai priimami laikantis 48 straipsnio 2 dalyje nurodytos nagrinėjimo procedūros 5. Ne vėliau kaip iki 2015 m. rugsėjo 18 d. Komisija, atsižvelgdama į taikomą praktiką, standartus ir Sąjungos teisės aktus, įgyvendinimo aktais apibrėžia pažangiųjų elektroninių parašų bazinius formatus arba bazinius metodus, kai naudojami alternatyvūs formatai. Tie įgyvendinimo aktai priimami laikantis 48 straipsnio 2 dalyje nurodytos nagrinėjimo procedūros. 2015-09-08 patvirtintas Komisijos įgyvendinimo sprendimas (ES) 2015/1506, kuriuo pagal Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje 27 straipsnio 5 dalį ir 37 straipsnio 5 dalį nustatomos pažangiųjų elektroninių parašų ir pažangiųjų spaudų formatų, kuriuos turi pripažinti viešojo sektoriaus įstaigos, specifikacijos (toliau – EK spendimas). EK Sprendime nurodyti aktualūs Europos telekomunikacijų standartizacijos instituto (ETSI) išleisti standartai: ADOC ir MDOC specifikacijoms: • XAdES Baseline Profile ETSI TS 103171 v.2.1.1 (2012-03) • Associated Signature Container Baseline Profile ETSI TS 103174 v.2.2.1 (2013-06) PDF-LT specifikacijai: • PAdES Baseline Profile ETSI TS 103172 v.2.2.2 (2013-04) • CAdES Baseline Profile ETSI TS 103173 v.2.2.1 (2013-04) ATITIKIMAS eIDAS REIKALAVIMAMS, PRIVALOMI IR REKOMENDUOJAMI POKYČIAI eIDAS reglamentas reikalauja, kad nuo 2016-07-01 viešojo administravimo įstaigos priimtų (gebėtų techniškai apdoroti) EK sprendime nustatytus reikalavimus atitinkančius elektroninius parašus, kuriais pasirašyti joms teikiami elektroniniai dokumentai. Pagal dabartinį EK Sprendimo tekstą, ADOC-V2.0 ir PDF-LT-V1.0 specifikacijos yra suderintos su EK Sprendime nustatytais techniniais reikalavimais (išskyrus naujas elektroninių spaudų panaudojimo galimybes, sąvokas, nuorodas į teisės aktus ir pan.) ir šias specifikacijas atitinkantys elektroniniai dokumentai turėtų būti priimami Europos Sąjungos viešojo administravimo įstaigų vadovaujantis eIDAS reglamento 27 straipsnio nuostatomis. Pastaba. Šis reikalavimas taikomas ir Lietuvos viešojo administravimo įstaigoms – jos turės priimti elektroninius dokumentus, pasirašytus ne tik Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas specifikacijas atitinkančiais elektroniniais parašais. 225 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės Atsižvelgiant į Europos telekomunikacijų standartizacijos instituto (ETSI) pateiktą informaciją ir terminus (žr. žemiau pateikiamą lentelę) EK Sprendime nurodytus standartus planuojama atnaujinti, o po standartų atnaujinimo ir atnaujinimų įvertinimo atitinkamai bus keičiamas ir EK Sprendimas (tikslių datų Europos Komisijos atstovai dabar nurodyti negali, nes tai priklauso nuo to, kada tiksliai atsiras atnaujinti standartai ir kiek užtruks jų įvertinimas). eIDAS reglamente nėra nustatyto draudimo valstybėms narėms elektroninių dokumentų pasirašymui naudoti kitokius elektroninius parašus, nei nurodyti EK Sprendime, tačiau tokie elektroniniai parašai, vadovaujantis eIDAS reglamento nuostatomis, neprivalės būti priimami visose viešojo administravimo įstaigose1 (prievolė Lietuvos viešojo administravimo įstaigoms priimti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas specifikacijas atitinkančius elektroninius dokumentus turėtų būti nustatyta nacionaliniuose teisės aktuose). Atsižvelgiant į tai, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos nuomone, nepakeitus Lietuvoje patvirtintų elektroninių dokumentų specifikacijų, nebūtų nusižengiama eIDAS reikalavimams, tačiau iš principo jas suderinti pagal EK Sprendimo reikalavimus yra tikslinga, kad Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas specifikacijas atitinkančiais elektroniniais parašais pasirašytus elektroninius dokumentus be papildomų apribojimų būtų galimybė teikti ir kitų Europos Sąjungos valstybių viešojo administravimo įstaigoms. Su specifikacijomis susijusių standartų būsena (ETSI prognozuojama paskelbimo data ir dabartinis statusas (nuorodoje)) Aktualu numatant atnaujinti MDOC-V1.0 ir ADOC-V2.0 specifikaciją ETSI EN 319 162-1 „Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Associated Signature Containers (ASiC); Part 1: Building blocks and ASiC baseline containers“ 2016-06-14 ETSI EN 319 162-2 „Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Associated Signature Containers (ASiC); Part 2: Additional ASiC containers“ 2016-06-14 ETSI EN 319 132-1 „Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); XAdES digital signatures; Part 1: Building blocks and XAdES baseline signatures“ 2016-04-17 ETSI EN 319 132-2 „Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); XAdES digital signatures; Part 2: Extended XAdES signatures“ 2016-04-14 Aktualu numatant atnaujinti PDF-LT-V1.0 specifikaciją ETSI EN 319 142-1 „Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); PAdES digital signatures; Part 1: Building blocks and PAdES baseline signatures“ 2016-03-21 ETSI EN 319 142-2 „Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); PAdES digital signatures; Part 2: Additional PAdES signatures profiles“ 2016-03-21 ETSI TS 319 122-1 „Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); CAdES digital signatures; Part 1: Building blocks and CAdES baseline signatures“ 2016-04-05 EK sprendime numatyta išlyga, kad ir reikalavimų neatitinkančiais elektroniniais parašais pasirašyti elekt­roniniai dokumentai turėtų būti priimami, bet su sąlyga, kad bus suteikiamos parašo patvirtinimo galimybės, kurios tinka, jei įmanoma, tvarkymui automatizuotomis priemonėmis ir atitinka EK sprendimo reikalavimus. 1 226 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės Su specifikacijomis susijusių standartų būsena (ETSI prognozuojama paskelbimo data ir dabartinis statusas (nuorodoje)) ETSI EN 319 122-2 „Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); CAdES digital signatures; Part 2: Extended CAdES signatures“ 2016-04-05 NUMATOMA ATLIKTI Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, siekdama efektyviai naudoti valstybės biudžeto lėšas, kurios turėtų būti skiriamos viešojo sektoriaus dokumentų valdymo sistemoms atnaujinti (išvengiant viešojo sektoriaus naudojamų sistemų dvigubo modernizavimo, pritaikant jas tarpinėmis specifikacijomis, kadangi šiuo metu jos yra pritaikytos darbui su ADOC-V1.0 specifikaciją atitinkančiais dokumentais), ir optimaliai pereiti prie naujų eIDAS reikalavimų, numato: sulaukus informacijos apie numatomus EK Sprendimo pakeitimus, priimti sprendimus dėl MDOC-V1.0, ADOC-V2.0 ir PDF-LT-V1.0 specifikacijų pakeitimų, suderinant jas su atnaujinto EK sprendimo reikalavimais. Šiuo atveju svarstoma galimybė  nuo 2018-07-01 nustatyti prievolę ADOC-V2.1 (arba 3.0, priklausomai nuo pakeitimų dydžio) ir PDF-LT-V1.1 (arba 2.0, priklausomai nuo pakeitimų dydžio) specifikacijas atitinkančius elektroninius dokumentus priimti ir valdyti vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro tvirtinamomis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis. LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO PATVIRTINTOS ELEKTRONINIO DOKUMENTO SPECIFIKACIJOS 1. Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0 2. Elektroniniu parašu pasirašyto kompiuterio skaitomo elektroninio dokumento specifikacija MDOC-V1.0 3. Elektroninio dokumento specifikacija PDF-LT-V1.0 4. Elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V2.0 SU LIETUVOS VYRIAUSIUOJU ARCHYVARU SUDERINTOS ELEKTRONINIO DOKUMENTO SPECIFIKACIJOS Elektroninės gyventojų aptarnavimo sistemos elektroniniu parašu pasirašyto dokumento specifikacija EGAS V1.0 227 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės 9.2 Elektroninio dokumento turinys Elektroninio dokumento turinys – elektroninio dokumento dalis, kurioje tekstine, grafine ar kita forma pateikiama informacija. Elektroninio dokumento turinys neapima metaduomenų ir elektroninių parašų. Elektroninio dokumento turinį sudaro šios dalys: - Pagrindinis dokumentas – elektroninio dokumento turinio dalis, kurioje pateikiama pagrindinė elektroninio dokumento turinio informacija, arba lydraštis, kuriame fiksuojama informacija apie persiunčiamus elektroninius dokumentus. Pagrindinį dokumentą turi sudaryti tik viena rinkmena. - Dokumento priedai (jie nebūtini) – elektroninio dokumento turinio dalis, kurio­ je pateikiamapagrindinį dokumentą papildanti elektroninio dokumento turinio ­in­formacija. Elektroninio dokumento turinys gali turėti vieną ar daugiau priedų. - Pridedami elektroniniai dokumentai (jie nebūtini) – savarankiški elektroniniai dokumentai, pridedami prie pagrindinio dokumento kaip jo turinį papildanti, pa­aiškinanti ar pagrindinio dokumento turinyje pateiktus faktus pagrindžianti infor­macija, taip pat su lydraščiu siunčiami elektroniniai dokumentai. Elektroninio dokumento turinys gali turėti vieną ir daugiau pridedamų dokumentų rinkmenų. 9.3 Metaduomenys Metaduomenys – neatsiejama elektroninio dokumento dalis, kurioje pateikiama elektroninių dokumentų rengimo, registravimo, sisteminimo, priėjimo, saugojimo ir naikinimo procedūras aprašanti struktūrizuota kontekstinė informacija. Metaduomenys skirstomi į: - pasirašomuosius metaduomenis – metaduomenis, kurie privalo būti pasirašyti ir kurių turinio po pasirašymo keisti nebegalima (dalies jų integralumas užtikrin­tas kvalifikuoto arba nekvalifikuoto elektroninio parašo technologija); - nepasirašuomuosius metaduomenis – metaduomenis, kurie neturi būti pasi­ rašyti ir kurių turinys elektroninio dokumento gyvavimo metu kinta. Metaduome­ nys fiksuojami XML formatu. 228 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės 9.4 Elektroninio dokumento parašas Elektroninis parašas – duomenys, kurie įterpiami, prijungiami ar logiškai susie­jami su kitais duomenimis pastarųjų autentiškumui patvirtinti ir (ar) pasirašančiam as­meniui identifikuoti (Elektroninio parašo įstatymas, 2000). Elektroniniai dokumentai turi būti pasirašomi naudojant XML saugaus elektroninio parašo XML schemas, sudarytas pagal XadES standartą ir atitinkančias Pasaulinio tinklo konsorciumo (toliau vadinama – W3c) XML parašo sintaksės ir procedūrų rekomendaci­jas (angl. W3c Recommendation „XML-Signature Syntax and Processing“). 9.5 Elektroninis dokumento pasirašymas Oficialių elektroninių dokumentų pasirašymo ir (jei reikia) tvirtinimo paskirties elekt­ roniniai parašai turi būti sudaryti naudojant saugią elektroninio parašo formavimo sistemą. Vadovaujantis reglamento, specifikacijų ir elektroninio parašo taisyklių nustatyta tvarka reikia kurti pažangųjį elektroninį parašą (jei toks naudojamas), kvalifikuotą elektroninį parašą bei kvalifikuotą elektroninį spaudą, patvirtinti jų galiojimą ir išsaugoti jų galiojimą patvirtinančius duomenis. Elektroninis dokumentas derinamas (kai derinama su juridiniais asmenimis), tvirtinamas ir pasirašomas kvalifikuotu elektroniniu parašu. Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašomas visas elektroninio dokumento turinys ir (ar) kiti pasirašomieji elementai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Elektroninio dokumento turinyje parašo rekvizitas įforminamas be parašo, o tvirtinimo bei suderinimo žymų dalys – be parašo ir datos. Elektroninio dokumento turinyje viza, rezoliucija ir supažindinimo žyma nerašomos. Elektroninio dokumento turiniui vizuoti, rezoliucijai ar supažindinimo žymai įforminti įstaiga gali pasirinkti kvalifikuotą arba pažangųjį elektroninį parašą. Elektroninio dokumento nuorašams, išrašams ir konvertuotoms kopijoms tvirtinti naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas arba kvalifikuotas elektroninis spaudas. Pažangieji elektroniniai parašai, kvalifikuoti elektroniniai parašai ir kvalifikuoti elektroniniai spaudai turi atitikti Reglamente, Specifikacijose ir elektroninio parašo taisyklėse, jei jas privalu taikyti pagal norminius teisės aktus, nustatytus kūrimo bei patvirtinimo reikalavimus. 229 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės Kvalifikuotų elektroninių parašų ar kvalifikuotų elektroninių spaudų galiojimo įrodymams išsaugoti gali būti naudojamos tik kvalifikuotos elektroninės laiko žymos. 9.6 Elektroninio dokumento pakuotė Elektroninio dokumento pakuotė: - ZIP ARCHYVO RINKMENA, sujungianti visas elektroninio dokumento dalis į vieną integralią visumą priemonė, kuria elektroninį dokumentą sudarančias dalis galima apjungti į vieną rinkmeną, tokiu būdu padedant užtikrinti elektroninio dokumento vientisumą vykdant elektroninių dokumentų mainus tarp skirtingų subjektų, saugant dokumentą ar kitais atvejais kai: 1. negali būti apsaugota slaptažodžiais; 2. yra viena rinkmena, kurios plėtinys – ,,adoc“ (mažosiomis raidėmis). 9.7 Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje Įstaiga, numačiusi savo veikloje naudoti oficialius elektroninius dokumentus: - turi įsidiegti elektroninių dokumentų valdymo sistemą arba turimoje kompiuteri­ zuotoje dokumentų valdymo sistemoje įsidiegti elektroninių dokumentų modulį, kad galėtų šiuos dokumentus rengti, tvarkyti, apskaityti ir saugoti. Pastaba. Sistemoje sudaromi elektroniniai dokumentai turi atitikti Lietuvos vy­riausiojo archyvaro patvirtintose ar su juo suderintose elektroninių dokumentų specifikacijose nustatytus reikalavimus. - sistemoje diegiamas elektroninių dokumentų valdymo funkcijas suderinti su jos dokumentų valdymo priežiūrą vykdančiu valstybės archyvu. Informaciją apie viešojo sektoriaus įstaigų suderintas kompiuterizuotas dokumentų valdymo sistemas galima rasti adresu: http://www.archyvai.lt/lt/lvat.html Pastaba. Jei viešojo sektoriaus įstaiga neturi kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos, o turimoje nėra įdiegtas elektroninių dokumentų valdymo modulis ir pa230 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės gal galiojančius teisės aktus privalo priimti iš fizinių ir privačių juridinių asmenų elektroninius dokumentus, atitinkančius Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0, patvirtintą Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“ (su visais pakeitimais), taip pat juos tvarkyti, apskaityti ir išsaugoti nustatytą laiką, šių elektroninių dokumentų valdymą galėtų organizuoti remiantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos parengtomis rekomendacijomis. Šias rekomendacijas galima rasti adresu: http://www.archyvai.lt/lt/lvat/lietuvos-vyriausiojo-archyvaro-narq.html?backlink=%252Flt%252Fpaieska%252Fresults%252Fp0.html 9.8 Elektroninių dokumentų rengimas Bendruosius elektroninio dokumento sandaros reikalavimus nustato Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas, kurį įsakymu patvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras. Įstaigos rengiami elektroniniai dokumentai, kaip ir nuorašai, išrašai, konvertuotos kopijos turi atitikti Specifikacijose keliamus reikalavimus. EDV taisyklių reikalavimai elektroniniams dokumentams rengti taikomi tiek, kiek jie neprieštarauja Specifikacijose nustatytiems reikalavimams ar kitiems teisės aktams. Rengiami elektroniniai dokumentai turi atitikti Specifikacijose nustatytus turinio formatus. Elektroninių dokumentų turinys įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus reikalavimus, jei kiti teisės aktai ir EDV taisyklės nenustato kitaip. Rašytiniams dokumentams prilygintų elektroninių dokumentų turinys turi būti parengtas taip, kad elektroninį dokumentą pasirašius bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo turinio nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis. Pastaba. Viešojo sektoriaus įstaigos, turimomis informacinių technologijų priemo­ nėmis neturinčios galimybių sudaryti elektroninį dokumentą, atitinkantį Spe­cifi­ kaciją, šiam veiksmui atlikti gali naudoti laisvai platinamas elektroni­nio dokumen­ to formavimo ir tikrinimo priemones, kurias galima rasti adre­su www.archyvai.lt/ download/5212/rekomend201112410398.pdf 231 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės 9.9 Elektroninių dokumentų registravimas Įstaigos sudaryti ar gauti elektroniniai dokumentai turi būti užregistruoti. Elektroniniai dokumentai registruojami įstaigos dokumentų registruose pagal vadovo patvirtintą įstaigos dokumentų registrų sąrašą. Elektroniniai dokumentai gali būti registruojami įstaigos bendruose ar jungtiniuose registruose kartu su popieriniais dokumentais, nurodant, kad dokumentas yra elektroninis. Atsižvelgdamas į įstaigos veiklos pobūdį, vadovas gali nustatyti ir atskirus elektroninių dokumentų registrus. Elektroniniai dokumentai registruojami vieną kartą tą dieną, kurią jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami. Suteiktas registracijos numeris nekeičiamas, registravimo duomenys turi būti unikalūs. Dokumentų registruose registruojami kalendoriniais metais parengti ar gauti elektroniniai dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Duomenys apie įstaigos sudaryto elektroninio dokumento registravimą (registracijos data ir numeris) nurodomi metaduomenyse. Jei elektroninis dokumentas užregistruojamas iki jo pasirašymo, įstaigos sudaryto elekt­ roninio dokumento turinyje gali būti nurodyti registracijos data ir registracijos numeris. Įstaigos sudarytas siunčiamas elektroninis dokumentas adresatui gali būti siunčiamas be vizų ir su vizomis. Jei įstaiga elektroninio dokumento turiniui vizuoti pasirenka kvalifikuotą elektroninį parašą, tačiau adresatui pageidauja siųsti elektroninį dokumentą be vizų, ji gali rengti du elektroninio dokumento projekto egzempliorius. Elektroninio dokumento egzempliorius su atsakingų asmenų vizomis įstaigoje saugomas ne trumpiau nei vienerius metus, o pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu elektroninis dokumentas be vizų išsiunčiamas adresatui ir saugomas įstaigoje nustatytą laiką. Jei įstaiga elektroninio dokumento turiniui vizuoti pasirenka pažangųjį elektroninį parašą, adresatui išsiunčiamas ir nustatytą laiką įstaigoje saugomas kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas elektroninis dokumentas be vizų. Duomenys apie vizavimo veiksmus saugomi (pvz., elektroninių dokumentų valdymo sistemoje) ne trumpiau nei vienerius metus. Gautas elektroninis dokumentas registruojamas, jei atitinka Specifikaciją, yra pasirašytas galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis. 232 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės Jei Specifikacijų neatitinkantis dokumentas gaunamas iš užsienio korespondentų, sprendimą dėl jo įtraukimo į apskaitą ir tolesnio valdymo įstaigoje priima vadovas. Duomenys apie gauto elektroninio dokumento registravimą (įstaigos gauto elektroninio dokumento gavimo data, gavimo registracijos numeris, dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas ir kodas) nurodomi metaduomenyse. Įstaigos gauto elektroninio dokumento gavimo data ir gavimo registracijos numeris, jį gavusios įstaigos pavadinimas ir kodas elekt­ roninio dokumento turinyje nenurodomi. 9.10 Elektroninių bylų sudarymas - Įstaigos užregistruoti elektroniniai dokumentai rengimo ir tvarkymo posistemyje sisteminami į elektronines bylas pagal įstaigos dokumentacijos planą. - Į įstaigos dokumentacijos planą įtraukiamos visos elektroninės bylos, planuojamos sudaryti ar tęsti kitais metais, nurodomi už jų sudarymą atsakingi darbuotojai. - Kiekvienai elektroninei bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir žymuo „E“, žymintis bylos formą (elekt­ roninė). Elektroninės bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.1 E(03) (1.1 – eilės numeris, E − bylos forma, 03 − struktūrinis padalinys). - Visiems elektroninės bylos tomams suteikiamas įstaigos dokumentacijos plane nurodytas bylos indeksas, papildytas tomo eilės numeriu, jei toks yra (pvz., 1.1 E1, kur 1.1 – elektroninės bylos indeksas pagal įstaigos dokumentacijos planą, E – bylos forma, 1 – elektroninės bylos tomo eilės numeris), taip pat nurodoma antraštė, kuri turi atitikti bylos antraštę, ir saugojimo terminas. Kiekvieno elektroninės bylos tomo antraštė, atsižvelgiant į tomui priskiriamų elektroninių dokumentų turinį ar kitą pasirinktą sisteminimo požymį, gali būti papildyta paantrašte. - Vienarūšės elektroninės bylos į dokumentacijos planą įrašomos viena apibendrinta antrašte (pvz., Išmokų gavėjų bylos). Vienarūšėms byloms dokumentacijos plane suteikiamas vienas indeksas, o pastabų skiltyje nurodomas jų apskaitos dokumentas (pvz., Pagal išmokų gavėjų sąrašą) ar kita dokumentų sisteminimo priemonė (pvz., Pagal išmokų gavėjų registrą). Šiuo atveju konkrečios elektroninės bylos, kuriai priskiriami elektroniniai dokumentai pagal pasirinktą sisteminimo požymį (pvz., asmenį, pastatą ar pan.), indeksas gali būti papildytas asmenį ar objektą nusakan233 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės čiu požymiu (pvz., 1.1 E 000001, kur 000001 yra informacinėje sistemoje asmeniui suteiktas kodas). Toks požymis, kaip metaduomuo, valdomas įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos priemonėmis. - Elektroninių dokumentų saugojimo terminai nustatomi laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytų reikalavimų. 9.11 Elektroninių bylų tvarkymas Pasibaigus metams rengimo ir tvarkymo posistemyje esančios elektroninės bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos (uždaromos) ir sutvarkomos. Tokioms byloms ir jų tomams elektroniniai dokumentai nepriskiriami. Rengimo ir tvarkymo posistemyje gali būti įdiegta automatinė elektroninių bylų ir jų tomų užbaigimo (uždarymo) funkcija. Patikrinami kiekvienos bylos, jos tomų ir jiems priskirtų dokumentų saugojimo terminai pagal įstaigos dokumentacijos planą ir teisės aktus, kuriuose jie nustatyti. Jei elektroninei bylai ar tomui yra priskirta elektroninių dokumentų, kurie neatitinka elektroninės bylos antraštės ir paantraštės (jei yra) ar nurodyto saugojimo termino, jie priskiriami reikiamoms elektroninėms byloms. Patikrinamas elektroninių dokumentų priskyrimas elektroninei bylai ar jos tomui pagal nustatytą ar pasirinktą požymį; aptikus priskyrimo klaidų, elektroniniai dokumentai turi būti perskirstyti. Tvarkomos elektroninės bylos, tomai, jiems priskirti elektroniniai dokumentai ir jų metaduomenys turi būti apsaugoti nuo sugadinimo, neteisėto pakeitimo ar sunaikinimo. Sutvarkius elektronines bylas, sudaromas ilgalaikio saugojimo elektroninių bylų sąrašas, kurį, suderintą Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 3 ir 4 dalyse nustatyta tvarka, tvirtina įstaigos vadovas. 9.12 Elektroninių bylų perkėlimas Sutvarkius elektronines bylas, elektroniniai dokumentai, kurių saugojimo terminas nuo 1 iki 10 metų, paliekami saugoti rengimo ir tvarkymo posistemyje tokia forma, kokia jie buvo sudaryti, išsiųsti ar gauti, ar kita forma, išsaugant elektroninio dokumento turinį ir su juo 234 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės susijusių metaduomenų vientisumą. Turi būti užtikrinta, kad visą elektroninio dokumento saugojimo laiką jo turinys ir su juo susiję metaduomenys bus atpažįstami vartotojo. Sutvarkytos ilgalaikio saugojimo elektroninės bylos per 2 metus po jų užbaigimo (už­ darymo) turi būti perkeltos į saugojimo posistemį. Elektroninės bylos, kurių saugojimo terminas po dokumentų vertės ekspertizės pratęsiamas ilgiau nei 10 metų, iš rengimo ir tvarkymo posistemio turi būti perkeltos į sau­gojimo posistemį. Perkeliant elektroninę bylą iš rengimo ir tvarkymo posistemio į saugojimo posistemį, perkeliami visi elektroninės bylos tomai kartu su jiems priskirtais elektroniniais dokumen­ tais, taip pat elektroninės bylos, jų tomų ir elektroninių dokumentų metaduomenys. 9.13 Elektroninių dokumentų saugojimas Įstaigoje reguliariai turi būti daromos atsarginės elektroninių dokumentų valdymo sistemos ir elektroninių dokumentų saugyklos, jei tokia naudojama, duomenų kopijos. Duomenų kopijų saugojimo laikmenos ir įrenginiai turi būti tikrinami ne rečiau kaip kartą per dvejus metus. Patikrinimo rezultatai fiksuojami pažymoje, kurioje apibūdinama esama padėtis, aptiktos klaidos ir priemonės, kurių imtasi klaidoms ar gedimams pašalinti. Įstaigoje turi būti užtikrinama, kad visą elektroninio dokumento saugojimo laiką jo turinys ir metaduomenys bus perskaitomi, o pažangiųjų elektroninių parašų, kvalifikuotų elektroninių parašų ir kvalifikuotų elektroninių spaudų galiojimą bus įmanoma patvirtinti. Kad būtų išsaugotas įstaigos saugomų elektroninių dokumentų turinys, būtina bent kartą per dvejus metus tikrinti ir, jei reikia, atnaujinti programines priemones, galinčias pateikti saugomų formatų elektroninių dokumentų turinį. Saugomam elektroniniam dokumentui naudoti informacinių technologijų priemonėmis gali būti sudaromos elektroninių dokumentų konvertuoto turinio kopijos, patvirtintos kvalifikuotu elektroniniu spaudu arba pasirašytos kvalifikuotu elektroniniu parašu. Kad būtų išsaugoti įstaigos elektroninių dokumentų pažangiojo elektroninio parašo, kvalifikuoto elektroninio parašo ar kvalifikuoto elektroninio spaudo galiojimo įrodymai, būtina: - sukaupti ir išsaugoti pažangiojo elektroninio parašo, kvalifikuoto elektroninio parašo ar kvalifikuoto elektroninio spaudo galiojimo patvirtinimo duomenis; - atlikti pažangiųjų elektroninių parašų, kvalifikuotų elektroninių parašų, kvalifikuotų elektroninių spaudų bei sukauptų jų galiojimą patvirtinančių duomenų stebėseną 235 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės (prireikus atlikti rizikos įvertinimą), atsižvelgiant į ribotą sertifikatų galiojimo laiką, jų galimą sukompromitavimą bei naudotų kriptografinių metodų silpimą kintant technologijoms. Įstaigos elektroninių dokumentų kvalifikuoto elektroninio parašo ar kvalifikuoto elektroninio spaudo galiojimo įrodymams išsaugoti rekomenduotina naudoti kvalifikuotas elektronines laiko žymas. Atsižvelgiant į įstaigoje naudojamas technologines priemones, elektroniniams dokumentams išsaugoti papildomai gali būti atliekami ir kiti veiksmai: - pakuotės keitimas – elektroninio dokumento pakuotė pertvarkoma, nepažei- džiant elektroninio dokumento turinio, metaduomenų, pažangiųjų elektroninių parašų, kvalifikuotų elektroninių parašų bei kvalifikuotų elektroninių spaudų vientisumo (pvz., sudarant naujesnės versijos ar kitas patvirtintas Specifikacijas atitinkantį elektroninį dokumentą); - grįžtamasis konvertavimas – elektroninio dokumento ar jo atskirų sudėtinių dalių (turinio, metaduomenų, pažangiųjų ar kvalifikuotų elektroninių parašų, kvalifikuotų elektroninių spaudų) išsaugojimas ir sugrąžinimas į būseną iki jo konvertavimo (pvz., elektroninio dokumento atskirų sudėtinių dalių saugojimas ne pakuotėje). 9.14 Elektroninių dokumentų perdavimas Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklės (patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių (toliau – įstaigos) ilgai ir nuolat saugomų veiklos elektroninių dokumentų perdavimo toliau saugoti į valstybės archyvus reikalavimus. Šiose taisyklėse vartojama sąvoka perdavimo paketas – vienu metu perduodamų elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos visuma. Vienu metu į valstybės archyvą galima perduoti tik vieną perdavimo paketą. Vienu paketu galima perduoti vieno ar kelių bylų apyrašų apskaitos vienetus. Elektroniniai dokumentai į valstybės archyvą perduodami per 5 metus nuo elektroninių bylų užbaigimo metų. Perduodami elektroniniai dokumentai turi būti sutvarkyti ir įtraukti į apskaitą pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus. 236 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės Perduodami elektroniniai dokumentai turi atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų arba su juo suderintų elektroninių dokumentų specifikacijų (ADOC-V1.0, EGAS-V1.0) reikalavimus. Elektroniniai dokumentai perduodami šiais būdais: - per Elektroninio archyvo informacinės sistemos teikiamas naudotojo sąsajos priemones; - per įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemą, kuri sąveikauja su informacine sistema; - įrašyti į vienkartinio įrašymo optines laikmenas (pvz., CD-R, DVD-R) (toliau – optinės laikmenos). Elektroninius dokumentus į valstybės archyvą perduodančios įstaigos darbuotojai, įgalioti atlikti dokumentų perdavimą, turi būti užregistruoti kaip informacinės sistemos naudotojai. Taip pat turi būti užregistruotos įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos, turinčios sąveiką su informacine sistema. Jei elektroniniai dokumentai perduodami įrašyti į optines laikmenas, šios neturi būti pažeistos. Optinės laikmenos perduodamos joms pritaikytose dėžutėse arba specialiuose aplankuose. Ant dėžučių ar aplankų turi būti nurodytas paketo identifikacinis numeris. Elektroninių dokumentų perdavimo derinimas: - Elektroninių dokumentų perdavimas derinamas per informacinę sistemą. - Įstaiga su valstybės archyvu turi suderinti perduodamų elektroninių dokumentų apimtį, jų perdavimo datą (laikotarpį) bei būdą, nurodyti už elektroninių dokumentų perdavimą atsakingus įstaigos darbuotojus, perdavimo paketo identifikacinį numerį. - Baigus elektroninių dokumentų perdavimo derinimą ir gavus valstybės archyvo sutikimą priimti elektroninius dokumentus, įstaigos turi per informacinę sistemą valstybės archyvui pateikti pasirašytą elektroninių dokumentų perdavimo aktą, atitinkantį Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0 (2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymas Nr. V-60), arba informacinėje sistemoje nurodyti, jog bus pateiktas popierinės formos elektroninių dokumentų perdavimo aktas. 237 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės (Elektroninių dokumentų perdavimo akto forma) ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO AKTAS _____________ Nr. ___________ (data) _____________________ (sudarymo vieta) Vadovaudamiesi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo __________ straipsniu, _______________________________________________________________________ perdavė, (dokumentus perduodančios įstaigos pavadinimas ir jai atstovaujantis asmuo) o _______________________________________________________________________ priėmė (valstybės archyvo pavadinimas ir jam atstovaujantis asmuo) __________________________________________________________________________ metų (dokumentus sudariusios įstaigos pavadinimas, laikotarpis, kurio dokumentai perduodami) veiklos __________________________________________ saugomus elektroninius dokumentus: (nuolat, ilgai – reikiamą įrašyti) Apskaitos vienetai pagal bylų apyrašus: Apskaitos vienetų numeriai apyraše (nuo-iki) Apyrašo numeris   1   2 Į apyrašą įrašytų neperduodamų apskaitos vienetų numeriai 3   Perduodamų apskaitos vienetų skaičius 4   Pastabos   5 Iš viso perduota ir valstybės archyve gauta ______________________ apskaitos vienetai (-ų). (skaitmenimis ir žodžiais) Dokumentus perdavė (įstaigos vadovo ar jo įgalioto asmens pareigų pavadinimas) (parašas)   (vardas ir pavardė) (parašas)   (vardas ir pavardė) Dokumentus priėmė (valstybės archyvo vadovo ar jo įgalioto asmens pareigų pavadinimas) Paaiškinimai: 1. Elektroninių dokumentų perdavimo aktas registruojamas tik valstybės archyve. Užregistravus elektroninių dokumentų perdavimo aktą, jis pateikiamas dokumentus perdavusiai įstaigai. 238 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės 2. Sudarant elektroninės formos elektroninių dokumentų perdavimo aktą, jo turinyje parašo rekvizitas įforminamas be parašo. 3. Elektroninių dokumentų perdavimo akto lentelės 3-ioje skiltyje nurodomi įstaigai laikinai naudoti paliktų apskaitos vienetų, taip pat į apyrašus įrašytų, bet faktiškai nerastų apskaitos vienetų numeriai, tai pažymint pastabų skiltyje. Elektroninių dokumentų perdavimas: 1. Elektroninius dokumentus į valstybės archyvą perduodanti įstaiga pagal suderintus bylų apyrašų duomenis turi patikrinti numatomų perduoti apskaitos vienetų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų kiekį, aprašymo ir apskaitos duomenų tikslumą. 2. Prieš perduodant elektroninius dokumentus būtina: - patikrinti elektroninio dokumento vientisumą ir atitiktį elektroninio dokumento specifikacijai (jei įstaigoje elektroninių dokumentų sudėtinės dalys – turinys, metaduomenys ir elektroninis parašas – saugomi atskirai, ne vienoje rinkmenoje, prieš pradedant elektroninių dokumentų perdavimą turi būti suformuota kiekvieno elektroninio dokumento rinkmena); - patikrinti, ar elektroniniame dokumente yra visi privalomi elektroninio dokumento metaduomenys; - patikrinti, ar perduodami elektroniniai dokumentai (visas turinys, visi pasirašomieji metaduomenys), kitų paskirčių elektroniniai parašai (pvz., vizavimo paskirties elektroninis parašas, kurį teisės aktų nustatyta tvarka būtina išsaugoti kartu su dokumentu visą jo saugojimo laiką, ar kita) pasirašyti ne žemesnio kaip XAdES-X-L formato elektroniniu parašu, atitinkančiu specifikacijoje nustatytus reikalavimus, taip pat patikrinti, ar į kvalifikuotus elektroninius parašus įrašytos laiko žymos atitinka teisės aktuose nustatytus reikalavimus; - parengti perdavimo taisyklėse nustatytą struktūrą atitinkantį paketą, į paketo metaduomenis įrašant paketo identifikacinį numerį. 1. Elektroninių dokumentų paketas turi būti perduodamas su valstybės archyvu suderintu laiku. Jei suderintu laiku elektroniniai dokumentai neperduodami arba valstybės archyvas dėl techninių ar organizacinių aplinkybių atsisako juos priimti, pašalinus trūkumus paketų perdavimas derinamas pakartotinai. 2. Informacinė sistema paketui keliamus reikalavimus tikrina automatiškai, antivirusinės ir kiekybinės patikros metu (tikrinant pateikto paketo vientisumą, perduodamų elektroninių dokumentų skaičių pagal suderintų bylų apyrašų apskaitos vienetų įrašus, taip pat patikrinant, ar perduodamų elektroninių dokumentų specifikacijų identifikavimo žymenys įregistruoti informacinėje sistemoje). 239 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės 3. Jei randama nustatytų reikalavimų neatitinkančių paketų, jų priėmimas nutraukiamas ir įstaiga informuojama apie nustatytus neatitikimus ir trūkumus. Pašalinus trūkumus paketų perdavimas derinamas pakartotinai. 4. Įstaigoje elektroniniai dokumentai saugomi tol, kol gaunamas valstybės archyvo patvirtinimas, kad elektroniniai dokumentai priimti ir įrašyti į informacinės sistemos elektroninių dokumentų saugyklą. 5. Jei nustatoma elektroninių dokumentų kiekio, apskaitos neatitikimų ar kitų trūkumų ir valstybės archyvas nusprendžia paketo nepriimti: - parengiama ir įstaigai pateikiama elektroninių dokumentų patikros klaidų pažyma, kurioje nurodomi paketo ir elektroninių dokumentų patikros rezultatai, nustatyti trūkumai; - paketas pašalinimas iš informacinės sistemos. Elektroninius dokumentus į valstybės archyvą perduodanti įstaiga nustatytus trūkumus ištaiso per sutartą laiką. Paketų perdavimas derinamas pakartotinai. Jei optinėse laikmenose aptinkama defektų, apie tai informuojama įstaiga, optinės laikmenos grąžinamos, o dokumentų perdavimas derinamas pakartotinai. Iš optinių laikmenų paketus įrašius į informacinę sistemą, laikmenos valstybės archyve saugomos vienerius metus, o vėliau sunaikinamos. ELEKTRONINIO DOKUMENTO SAMPRATA: TRADICINIŲ IR ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SKIRTUMAI Tradicinis Elektroninis Statiškas Dinamiškas Sukuriami kartą ir nekinta Kinta pastoviai Laikmena – neatsiejama formos dalis Turinys atskiriamas nuo laikmenos, kuri greitai sensta ir kinta Kontekstinė informacija – neatsiejama dokumento dalis Kontekstinė informacija – atskira nuo dokumento turinio Saugojamas ir naudojamas dokumento originalas Naudojimo ir saugojimo versijos skirtingos Perskaityti ir suprasti nereikia papildomų priemonių Suprantamas tik naudojant informacinių technologijų priemones 240 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės 9.15 Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių priedai 1 priedas PRIVALOMIEJI METADUOMENYS I SKYRIUS ELEKTRONINIO DOKUMENTO METADUOMENYS 1. Dokumento sudarytojo pavadinimas (pvz., juridinio asmens pavadinimas, valstybės įgalioto asmens vardas ir pavardė) 2. Dokumento sudarytojo (juridinio asmens) kodas 3. Adresatas (pvz., juridinio asmens pavadinimas, vardas ir pavardė) (privalomas tik įstaigų siunčiamiems elektroniniams dokumentams) 4. Dokumento pavadinimas (antraštė) 5. Dokumento registracijos data1 6. Dokumento registracijos numeris1 7. Dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas1 8. Dokumentą gavusios įstaigos kodas1 9. Dokumento gavimo data1 10. Dokumento gavimo registracijos numeris1 11. Elektroninio dokumento specifikacijos identifikacinis žymuo Kvalifikuoto elektroninio parašo metaduomenys 12. Pasirašančio asmens vardas ir pavardė (jei šių duomenų nėra sertifikate) 13. Pasirašančio asmens pareigos (įstaigos vadovo ar kito asmens)  14. Parašo sukūrimo data 15. Parašo paskirtis (pvz., pasirašymas, tvirtinimas, suderinimas, vizavimas) Kvalifikuoto elektroninio spaudo metaduomenys (jei naudojamas) 16. Spaudo kūrėjo pavadinimas (jei šių duomenų nėra sertifikate) 17. Spaudo sukūrimo data II SKYRIUS ELEKTRONINĖS BYLOS METADUOMENYS 18. Įstaigos veiklos srities ar funkcijos indeksas 19. Įstaigos veiklos srities ar funkcijos pavadinimas 20. Bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas 21. Bylos, jos tomo indeksas 22. Vienarūšės bylos papildomas dokumentų sisteminimo požymis (kodas ar pan. (jei toks yra) 241 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės 23. Bylos, jos tomo antraštė ir paantraštė (jei yra) 24. Bylos, jos tomo saugojimo terminas 25. Bylos, jos tomo chronologinės ribos arba data 26. Bylos tomų skaičius 27. Informacija apie elektroninių dokumentų naikinimo aktą III SKYRIUS KITI SU ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ (BYLŲ) VALDYMU IR NAUDOJIMU SUSIJĘ METADUOMENYS Elektroninio dokumento rengimo procedūrų ir pasirašymo veiksmų metaduomenys2 28. Dokumentą patvirtinusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, tvirtinimo data (jei tvirtinama pažangiuoju elektroniniu parašu) 29. Dokumentą vizavusio3 asmens vardas ir pavardė, vizavimo data (jei vizuojama pažangiuoju elektroniniu parašu) 30. Dokumentą pasirašiusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, pasirašymo data (jei pasirašoma pažangiuoju elektroniniu parašu) Elektroninio dokumento tvarkymo metaduomenys 31. Su dokumentu susipažinusio asmens vardas ir pavardė, susipažinimo data 32. Rezoliuciją skyrusio asmens vardas ir pavardė, rezoliucijos įrašymo data 33. Rezoliucijos tekstas: pavedimo vykdytojo vardas ir pavardė ar įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas, pavedimo turinys, įvykdymo terminas (jei reikia) 34. Informacija apie elektroniniame dokumente ar elektroninėje byloje atliktus pakeitimus (pvz., pakeitimo turinys, pagrindas, data, pakeitimą atlikęs asmuo ir kt.) 35. Informacija apie prieigos prie elektroninio dokumento ar elektroninės bylos ir (ar) jų metaduomenų ribojimą 36. Informacija apie prieigos prie elektroninio dokumento ar elektroninės bylos ir (ar) jų metaduomenų ribojimo pakeitimus Elektroninio dokumento (bylos) saugojimo metaduomenys 37. Informacija apie elektroninio dokumento atsargines kopijas (jų skaičius, formatas, laikmenos, saugojimo vieta ir kita) 38. Informacija apie elektroninio dokumento konvertavimą ar atkūrimą iš atsarginių kopijų IV SKYRIUS ELEKTRONINIO DOKUMENTO (BYLOS) TECHNINIAI METADUOMENYS 39. Elektroninio dokumento turinio formatai 40. Informacija apie pažangiojo elektroninio parašo, kvalifikuoto elektroninio parašo ir kvalifikuoto elektroninio spaudo riziką (pvz., sertifikato galiojimo terminas) Paaiškinimai: – privalomas tuo atveju, kai dokumentas užregistruotas įstaigoje;  – metaduomenys fiksuojami elektroninių dokumentų valdymo sistemoje; 3  – jei vizuojama teisės aktų nustatyta tvarka. 1 2 242 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės 2 priedas NEPRIVALOMŲJŲ METADUOMENŲ PAVYZDŽIAI I SKYRIUS ELEKTRONINIO DOKUMENTO METADUOMENYS 1. Dokumento sudarytojo (fizinio asmens) kodas 2. Dokumento sudarytojo adresas 3. Adresato kodas (jei adresatas yra juridinis asmuo) 4. Dokumento rūšis (įsakymas, raštas ar kita) 5. Dokumento parengimo data, laikas ir vieta 6. Dokumento rengėjas (dokumentą parengusio asmens vardas ir pavardė, jei reikia – ir pareigos) 7. Dokumento registracijos laikas 8. Gauto elektroninio dokumento nuoroda (elektroninio dokumento, į kurį atsakoma, data ir registracijos numeris) 9. Informacija apie dokumento priedus (jų skaičius, pavadinimai ir kita) 10. Siuntėjas (juridinio asmens pavadinimas, asmens vardas ir pavardė) 11. Siuntėjo kodas (jei siuntėjas yra juridinis asmuo) 12. Dokumento šifravimo metaduomenys 13. Dokumento egzemplioriaus identifikacinis numeris Pažangiųjų elektroninių parašų / kvalifikuotų elektroninių parašų / kvalifikuotų elektroninių spaudų metaduomenys 14. Pasirašančio asmens pastabos 15. Parašo / spaudo identifikacinis numeris arba nuoroda II SKYRIUS ELEKTRONINĖS BYLOS METADUOMENYS 16. Bylos (tomo) užbaigimo data 17. Informacija apie bylos saugojimo termino pakeitimą (pratęsimą ar sutrumpinimą) III SKYRIUS KITI SU ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ (BYLŲ) VALDYMU IR NAUDOJIMU SUSIJĘ METADUOMENYS 18. Informacija apie dokumento išsiuntimą (juridinio asmens pavadinimas, asmens vardas ir pavardė, siuntėjo adresas, išsiuntimo data ir kita) 19. Dokumento ar bylos paieškos elektroninių dokumentų valdymo sistemoje nuoroda 20. Informacija apie peržiūrėti ir naudoti skirtą dokumento nuorašą, konvertuotą kopiją ar išrašą (nuorašo, konvertuotos kopijos ar išrašo parengimo data, priežastis ar kita) 21. Pavedimo (užduoties) įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės nuorodos 22. Saugykla, kurioje saugomas elektroninis dokumentas ar elektroninė byla 23. Su dokumentu susipažinusio asmens pareigos 24. Dokumento konvertuotą kopiją, nuorašą, išrašą patvirtinusio asmens pareigos, vardas ir pavardė (pavadinimas, jei tvirtina juridinis asmuo), patvirtinimo data, parengimo priežastis 243 9. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės 25. Elektroninių dokumentų ar elektroninių bylų perkėlimo (pvz., į kitas informacines sistemas) data ir pagrindas 26. Informacija apie elektroninio dokumento ar elektroninės bylos sunaikinimą (pvz., data ir pagrindas) 27. Už dokumentų (bylų) tvarkymą, apskaitą, saugojimą, naikinimą, siuntimą ir gavimą atsakingi darbuotojai (atsakingo asmens vardas ir pavardė, jei reikia – ir pareigos) IV SKYRIUS ELEKTRONINIO DOKUMENTO (BYLOS) TECHNINIAI METADUOMENYS 28. Elektroninės bylos formatas 29. Programinės įrangos, kuria naudojantis sudaryta ir (ar) saugoma elektroninė byla (dokumentas), pavadinimas (pvz., elektroninių dokumentų valdymo sistemos pavadinimas, versija) 30. Operacinės sistemos, kurioje buvo parengtas elektroninis dokumentas, pavadinimas ir versija 31. Techninės įrangos, kuria naudojantis saugoma elektroninė byla ar dokumentas, pavadinimas Paaiškinimas 1. – fizinio asmens kodas nurodomas, kai rengiamas elektroninis dokumentas, kurio rengimą nustato norminiai teisės aktai, pagal kuriuos asmens kodas nurodytinas asmenims teikiant dokumentus (pasižadėjimus, prašymus kompensuoti išlaidas ar pan.) įstaigoms (kai norminiais teisės aktais patvirtintose dokumentų formose nustatyta, kad fizinis asmuo dokumento sudarytojo rekvizite (įskaitant duomenis) turi nurodyti asmens kodą). Asmens kodas tvarkomas Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatyme nustatyta tvarka.  244 10 NEOFICIALŪS DOKUMENTAI 10.1 Kvietimas ir kviečiamasis pranešimas Kvietimas yra dokumentas, informuojantis apie renginį ir kviečiantis jame dalyvauti. Kvietimus tik su išlygomis galima laikyti dokumentais. Tai neformalūs, dažniausiai ir neoficialūs raštai, kurių nevaržo standartai ar raštvedybos taisyklės. juos rengiant ir rašant visų pirma reikia laikytis tvarkos, etiketo, logikos ir taisyklingos kalbos reikalavimų. Kvietimai gali būti spausdinami kaip atviri dviejų lapų (keturių puslapių) lankstinu­ kai. Pirmajame puslapyje paprastai rašomas žodis Kvietimas; gali būti ir Kviečiame arba parašytas kvietėjas ir veiksmažodis kviečia, pvz.: AB „Šviesos“ leidykla / kviečia. Antrasis ir ketvirtasis puslapiai tušti, trečiajame rašomas kviečiamasis užrašas. Lankstinuką gali atstoti sulenkiamas atvirukas: jame ir žodis Kvietimas, ir tekstas rašomi trečiajame puslapyje. Kviečiamojo užrašo viršuje rašomas adresatas (kviečiamasis asmuo), žemiau, po tar­ pelio – tekstas. Adresatas rašytinas su mandagumo žodžiais ar jų santrumpomis, geriau­sia kreipinio (šauksmininko) forma, pvz.: Gerbiamasis Povilai Jurguti; Gerb. p. Povilai Jurguti. Po jų nebūtinas joks ženklas. Vartojama ir naudininko forma, bet ji labiau tinka apibend­ rintam adresatui, pvz.: Mokyklos auklėtiniams; Šventės dalyviams. Tekstas pradedamas didžiąja raide, veiksmažodžiu Kviečiame (kai kviečia vienas asmuo –Kviečiu); jis gali būti su mandagumo prieveiksmiu: Maloniai kviečiame... Kur kviečiama, galima nusakyti dvejopai: Kviečiame į šventę, susitikimą arba Kviečiame dalyvauti šventėje, susitikime. Reikia nurodyti, kada ir kur renginys vyks. Kvietimą gali pasirašyti asmuo (rašomas vardas ar pavardė), pareigūnas (rašomas pareigų pavadinimas) arba įstaiga (organizacija). Galima ir nepasirašyti. Kvietimas gali būti paprastas, tipiškas, arba originalus, žaismingas, net grafiškai paįvairintas. 245 10. Neoficialūs dokumentai KVIETIMŲ TEKSTŲ PAVYZDŽIAI *** Kviečiame Jus dalyvauti Salantų miesto 440 metų jubiliejaus iškilmėse, kurios įvyks 20XX m. rugpjūčio 4 d. Jūsų lauksime 9–11 val. Salantų seniūnijoje. Salantų seniūnas *** Kviečiame š.m. rugpjūčio 25 d. atvykti į Viekšnius, kur bus atidengtas paminklas Lietuvos universitetų profesoriams Mykolui, Vaclovui ir Viktorui Biržiškoms. Jei kviečiamajame tekste renginio programa neminima, po jo gali būti prirašyta darbotvarkė arba pridedamas atskiras lapas su programa. Jos būtinos platesnių renginių kvietimams ir kviečiamiesiems pranešimams. Kviečiamuoju pranešimu galėtume vadinti oficialų raštą, pranešantį apie būsimą posėdį, kuriame informuojamajam asmeniui reikia dalyvauti. Oficialaus tokio vardo jis neturi, rašomas be pavadinimo, paprastame lape. Kviečiamojo pranešimo adresatas nurodomas naudininko forma. Be pagarbos žodžių, prie asmenvardžio galima prirašyti pareigų pavadinimą, pvz.: Gerb. Komisijos nariui Antanui Turauskui. Prieš tekstą gali būti pranešimo parašymo data. Tekstas dažniausiai pradedamas santrumpa š. m. (arba rašomi metai), toliau nurodo­ mas konkretus posėdžio (ar kito renginio) laikas ir vieta (nuolatinė vieta nenurodoma), renginio pavadinimas. Būtina tokio pranešimo dalis – darbotvarkė. Kviečiamasis prane­šimas rašomas renginio pirmininko ar organizacijos vadovo vardu (parašas nebūtinas). KVIEČIAMOJO PRANEŠIMO PAVYZDYS Gerb. ________ Vardaičiui Pavardaičiui _______ 20XX-05-18 Š. m. sausio 24 d. (šeštadienį) 15 val. Karoliniškių gimnazijos aktų salėje vyks tėvų susirinkimas. Darbotvarkė: 1. Antrojo pusmečio rezultatų aptarimas. 2. Tėvų komiteto sudėties pakeitimai. 3. Einamieji reikalai. Po susirinkimo – mokinių koncertas. Kviečiame dalyvauti. Tėvų komiteto pirmininkė 246 Vardinė Pavardienė 10. Neoficialūs dokumentai KVIETIMAS Į TARPTAUTINĘ KONFERENCIJĄ (ELEKTRONINIU PAŠTU) Gerbiamieji Maloniai kviečiame į tarptautinę konferenciją „Intelektinės nuosavybės valdymas moks­lo ir studijų institucijose: jo vaidmuo technologijų perdavimo procese“, skirtą Lietuvos mokslo ir studijų institucijoms. Konferencija vyks 20XX m. kovo 2 d. Lietuvos mokslų akademijos Didžiojoje salėje (Gedimino pr. 3, Vilniuje). Norinčiuosius dalyvauti konferencijoje prašome iki vasario 25 d. 12 val. atsiųsti užpildytą registracijos formą, kurią rasite adresu http://www.smm.lt/smt/int/index.htm Pridedama: kvietimas ir konferencijos programa. <<Kvietimas.pdf>> <<programa_LT.pdf>> Renginio organizatoriai NEOFICIALIEJI RAŠTAI Neoficialieji raštai kai kur vadinami verslo laiškais, o tiksliau būtų – dalykiniai laiškai, nes jie rašomi ne vien verslo klausimais. Dalykinių laiškų rūšys: - rekomendaciniai; - pasiteiravimo; - padėkos laiškai. Dalykinis (verslo) laiškas turi būti: - rašomas šnekamąja kalba, be tuščių frazių; - aiškus – tipinis, pvz., be techninio žargono; - glaustas – be nereikalingų frazių; - užbaigtas – pateikta visa reikalinga informacija; - konkretus – aiškūs ir suprantami teiginiai; - konstruktyvus – teigiamai nuteikiantys žodžiai ir frazės; - taisyklingas – be gramatinių klaidų. DALYKINIAI LAIŠKAI Šie laiškai turi savų kalbos ypatybių. Jiems būdingos tam tikros kalbos etiketo normos. Adresatas gali būti arba nebūti; data, be abejo, reikalinga, bet nerašoma specialioji gauto rašto (ar laiško) nuoroda. Jei reikia, apie gautą laišką informuojama teksto pradžio­je, pvz.: Gavome Jūsų raštą (prašymą) (galima nurodyti ir jo rašymo datą) ir pranešame...; Atsakydami į Jūsų klausimą, pranešame... 247 10. Neoficialūs dokumentai Laiškai neturi raštams būdingos antraštės, ją atstoja kreipinys, paprastai su manda­ gumo žodžiais: Pone Jonai; Gerbiamasis Petraiti; Mielas kolega. Po jų nerašomas kable­lis, nes tekstas pradedamas iš didžiosios raidės. Geriausia dėti šauktuką; galima palikti ir be jokio ženklo. Tekstą galima pradėti priminimu apie gautą laišką, jį tinka papildyti mandagumo žodžiais: Dėkojame už laišką, kurį gavome.. Apskritai laiškuose, kitaip nei oficialiuose raštuose, tinka padėkos ir mandagumo žodžiai: Esame dėkingi (Esu dėkingas; Ačiū) už kvietimą (siūlymą)...; Malonu pranešti, kad…; Mandagiai galima pateikti ir neigiamą atsakymą: Apgailestaudami turime pranešti...; Gaila, bet (Deja,) Jūsų prašymo negalime patenkinti. Nekanceliariškai, pagal kalbos etiketą dalykinį laišką galima ir užbaigti: Laukiu (Tikiuosi sulaukti) atsakymo; Būtume dėkingi, jei atsiųstumėte... Pačioje pabaigoje tinka standartinė mandagumo formuluotė Su pagarba arba Pagarbiai. Po jos gali būti rašomas šauktukas arba taškas, arba rašomas brūkšnys ar nieko nerašoma (tai reiškia, kad po jų einantis parašas suprantamas kaip teksto pabaiga; nera­šomas kablelis). Pasirašoma laisvai; jei reikia, pareigos nurodomos po parašu. Verslo laiškas – laiškas, kuriuo bandoma ką nors pasiekti ar pasiūlyti. Verslo laiškų paskirtis: - Prašoma informacijos, patarimų, prekių ar paslaugų - Siunčiama informacija, priminimai, atsiprašymai - Rašomos blogos naujienos, apgailestavimai Laiško tipą lemia tikslas. Gerai parašytas laiškas: - Patraukia dėmesį - Sudomina - Skatina veikti - Aiškus, išsamus, užbaigtas - Lakoniškas, sklandus - Mandagus, draugiškas, nuoširdus - Informacija pateikta teisingai ir tiksliai - Tekstas netaisomas - Rodomas rūpestis firmos reputacija Verslo laiškų rašymo schema: - Dėmesys – susidomėjimas – prašymas – veiksmai 248 10. Neoficialūs dokumentai Jeigu privalote parašyti neigiamą atsakymą, stenkitės rašyti ne oficialųjį raštą, o dalykinį laišką. Tokio laiško struktūrą sudaro keturios dalys: 1. Pirmame sakinyje neigiama žinia niekada nepranešama. Iš pradžių reikia stengtis pasakyti ką nors malonaus: pripažinti kliento pastangas, pagirti už pasitikėjimą, už tai, kad yra jūsų klientas, ar pan. 2. Kitame sakinyje paaiškinamos detalės, faktai, kodėl priimtas neigiamas spren­dimas. 3. Ir tik tuomet pranešama neigiama žinia, pagrindžiami motyvai, kodėl negalimas teigiamas atsakymas. Jei tikslinga, pateikiama pasiūlymų dėl galimybių gauti tei-giamą ar naudingą sprendimą. Taip pat reikėtų užsiminti apie norą padėti. 4. Pabaiga turėtų būti pozityvi: kartojamas noras padėti ir galimybių stoka, suprati­ mas, pasiūloma kreiptis ateityje, pvz.: - Mes sutinkame su Jūsų nuomone, nes esate visiškai teisus.... - Pritariu Jums, kad maža laiko šiai problemai išspręsti...... - Tikimės malonaus ir gražaus bendradarbiavimo.... - Nuoširdžiai jums dėkoju – Jūs buvote labai dėmesingas ir puikiai supratote mūsų ketinimus... - Labai Jums dėkojame už greitą atsakymą, kuriuo esame visiškai patenkinti... - Mums buvo labai malonu sužinoti... - Jūsų problema yra visiškai suprantama... - Mes sutinkame padaryti išimtį ir Jums padėti.... - Mums džiugu, kad nuolat renkatės mūsų paslaugas... MANDAGUMO FORMULUOTĖS - Prašome pateikti duomenis iki balandžio 10 d. - Prašytume pateikti duomenis iki balandžio 10 d. - Maloniai prašome pateikti duomenis iki balandžio 10 d. - Malonėkite skubiai pateikti duomenis - Apgailestaudami pranešame - Apgailestaudami turime pranešti - Apgailestaujame, kad turime pranešti - Labai apgailestaujame, bet Jūsų prašymo patenkinti šiuo metu neturime galimybių 249 10. Neoficialūs dokumentai UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 AB „Pakalnutė“ vadybininkei Ritai Ritaitei 20XX-02-02 Nr. 4-14 Į 20XX-01-26 Nr. 2-102 DĖL KANCELIARINIŲ PREKIŲ PIRKIMO Pranešame, kad negalime kanceliarinėms prekėms taikyti 7 proc. nuolaidos. Nuolaida, taikoma šį mėnesį, – iki 2 proc. Direktorius (parašas) Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 5) 222 2222, el. p. aa@aaa.aa 250 Vardenis Pavardenis 10. Neoficialūs dokumentai UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 AB „Pakalnutė“ vadybininkei Vardaitei Pavardaitei 20XX-02-02 Nr. 4-14 Į 20XX-01-26 Nr. 2-102 Gerbiamoji Vardaite Džiaugiamės, kad turime tokius patikimus nuolatinius verslo klientus kaip Jūs. Tačiau šį kartą pranešame, kad negalime Jums parduoti kanceliarinių prekių su 7 proc. nuolaida dėl pasikeitusios jų savikainos. Kai atvyksite į mūsų biurą, konsultantai padės Jums išsirinkti reikalingus kanceliarinius rinkinius, kuriems galėsime pritaikyti iki 2 proc. nuolaidą. Nuoširdžiai tikimės, kad šis atsakymas neturės įtakos tolesniam gražiam mūsų bendradarbiavimui. Direktorius (parašas) Vardukas Pavardukas, tel. (8 0) 000 0000, el. p. aa@aaa.aa 251 Vardaitis Pavardaitis 10. Neoficialūs dokumentai UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „E-Z WAY“ Kalvarijų g. 0, LT-00000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000, faks. (8 0) 000 0000. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000 AB „Pakalnutė“ Direktoriui 20XX-02-02 Nr. 4 -14 Gerbiamasis Vardaiti Pavardaiti Apgailestaujame, kad dėl mūsų kaltės įvyko nesusipratimas. Už Jūsų atsiųstą medžiagą anksčiau nesumokėjome, nes tuo metu mūsų įmonėje pradėjo dirbti nauja buhalterė. Taigi laiku nebuvo pastebėtos ir sutvarkytos Jūsų atsiųstos sąskaitos. Norėdami atlyginti Jums padarytus nuostolius, už kitą medžiagų siuntą mokėsime 5 proc. brangiau. Taip pat sušvelninsime anksčiau Jūsų bendrovei iškeltas sąlygas. Tikimės tolesnio glaudaus bendradarbiavimo, kurio metu nebus jokių panašių nesusipratimų. Pagarbiai Direktorius (parašas) Vardaitė Pavardaitė, tel. (8 5) 222 2222, el. p. aa@aaa.aa 252 Vardulis Pavardulis 10. Neoficialūs dokumentai Oficialusis raštas Dalykinis laiškas Siunčiamojo dokumento blanką sudaro prekių ženklas, sudarytojo pavadinimas, įstaigos duomenys. Siunčiamojo dokumento blanką sudaro prekių enklas, sudarytojo pavadinimas, įstaigos duomenys. Jie atspausdinti spalvotu spausdintuvu arba užsakyti ir atspausdinti spaustuvėje. Adresatas. Adresatas. Data ir registracijos numeris. Data ir registracijos numeris. Gauto dokumento nuoroda (atsakymuose). Gauto dokumento nuoroda (atsakymuose). Teksto antraštė (DĖL...) yra privaloma. Nuo siuntėjo tikslo ir noro priklauso, ar teksto antraštės reikia, ar ne. Paprasčiau iš karto kreip­tis į asmenį. Kreipinio į asmenį nėra. Kreipinys į asmenį yra. Geriau ir gražiau, jei gerbiamasis netrumpinamas – taip parodoma didesnė pagarba. Tekstas – formalus ir oficialus. Tekstas – malonus, draugiškas, nuoširdus. Parašo rekvizitas. Parašo rekvizitas. Virš parašo be jokių kablelių rašoma: Su pagarba, pagarbiai. Rengėjo nuoroda. Rengėjo nuoroda. DOKUMENTŲ TEKSTŲ PAVYZDŽIAI PAŽYMŲ TEKSTŲ PAVYZDŽIAI Pažymima, kad Valda Valdaitė yra Valdybos sekretorė-reikalų tvarkytoja. *** Ginatas Gintauskas dirba įmonės operatoriumi nuo 20XX m. spalio 7 d. Tarnybinis atlyginimas – 630 Eur. *** Elena Elnienė (a.k. 42222222222) dirba individualioje įmonėje „Pyragai“ konditere. Jos pajamos 20XX-08-01 – 20XX-11-01 buvo vienas tūkstantis keturi šimtai penkiasdešimt septyni Eur 10 ct. PRIDEDAMA. Elenos Elnienės 20XX-08-01 – 20XX-11-01 gautų pajamų lentelė. *** Alma Lukošiūtė yra Medicinos universiteto dieninio skyriaus farmacijos fakulteto ant­ rojo kurso studentė. Stipendijos negauna. 253 10. Neoficialūs dokumentai PRAŠYMŲ TEKSTŲ PAVYZDŽIAI Prašau išleisti mane nemokamų atostogų 20XX m. gegužės 17–22 dienomis slaugyti sergančios motinos. *** Prašau leisti man nuo 20XX-09-10 iki 20XX-10-10 vykti į Vienos universitetą. Į jį esu kviečiamas darbo vizito (kvietimas pridedamas). Sveikatos draudimo ir pragyvenimo išlaidų apmokėjimą garantuoja Vienos universi­ tetas. Prašyčiau apmokėti mano kelionės išlaidas. PRIDEDAMA. Vienos universiteto kvietimas, 3 lapai. *** Malonėkite leisti mane į konferenciją Varšuvoje skaityti pranešimo. Konferencija vyks kovo 10–14 d. PRIDEDAMA. Oficialus kvietimas dalyvauti konferencijoje, 1 lapas. *** Prašyčiau man skirti pašalpą, nes dėl motinos ligos ir mirties pablogėjo materialinė padėtis. *** Prašau skirti piniginę pašalpą: apiplėšė butą, turiu materialinių nuostolių. ĮGALIOJIMŲ PAVYZDŽIAI Aš, Neurologijos skyriaus slaugytoja Eleonora Alšėnienė, įgalioju laborantę Zitą Glemžaitę, pasas Nr. LA 222333, išduotas Šilutės migra­cijos tarnybos 1996-06-10, paimti mano 20XX m. balandžio mėn. atlyginimą. (Parašas) Eleonoros Alšėnienės parašą tvirtinu Vyriausiasis gydytojas (A. V.) (Parašas) Laurynas Laurinkus 20XX-05-01 254 Eleonora Alšėnienė 10. Neoficialūs dokumentai *** Įgalioju Socialinės rūpybos skyriaus inspektorę Elvyrą Matulienę, a.k. 45410101010, atstovauti Balio Vačaičio byloje dėl jo pripažinimo neveiksniu. *** Valstybinės kalbos kontrolės tarnybos specialistė Vardaitė Pavardaitė įgaliojama 20XX-04-12 dalyvauti Savivaldybės administracinės komisijos posėdyje, kuriame bus nagrinėjama administracinio teisės pažeidimo byla. AKTŲ TEKSTŲ PAVYZDŽIAI Komisija, sudaryta remiantis Statybos ir remonto skyriaus vedėjo 20XX m. vasario 2 d. įsakymu Nr. 10, susidedanti iš pirmininko Aurimo Juodeikos ir narių Stefanijos Bružienės ir Otilijos Vasiliauskienės, patikrinusi 54 ir 55 kabinetų remonto darbus, atliktus pagal 20XX m. rugpjūčio 20 d. sutartį, nustatė, kad visi sutartyje numatyti darbai atlikti tinkamai. Komisija siūlo darbų atlikėjams Jonui Katinui ir Broniui Ašmantui sumokėti pagal sutartį numatytus 600 Eur. *** Remdamasi direktoriaus 20XX m. gruodžio 12 d. įsakymu Nr. 12, komisija – vyresn. mokslo darbuotoja Ona Onaitienė (pirmininkė), jaun. mokslo darbuotojai Statys Malinaus­ kas ir Laura Lauciutė, patikrinusi straipsnių vertimus į anglų kalbą, atliktus pagal 20XX m. rugpjūčio 20 d. sutartį, nustatė, kad visi sutartyje nurodyti vertimai atlikti tinkamai. Komisija siūlo vertėjai Irenai Blažytei sumokėti sutartyje numatytą sumą (400 Eur). *** Vadovaudamasi Aplinkosaugos tarnybos pirmininko 20XX m. gegužės 22 d. įsakymu Nr. 12, komisija, kurioje dirbo Aldona Jocevičienė, Danguolė Kairytė ir Povilas Pocius, patikrinusi likusius ir sugadintus Aplinkos būklės pažymėjimų blankus, nustatė, kad: 1. 20XX-06-01 rasta 12 nepanaudotų pažymėjimų blankų. 2. Nuo 20XX-01-01 iki 20XX-06-01 sugadinti trys pažymėjimo blankai. 255 10. Neoficialūs dokumentai 10.2 Skelbimas Skelbimas – viešai skelbiamas apie ką nors informuojantis raštas. Dažniausiai ra­šomi skelbimai, informuojantys apie būsimą renginį. Jų svarbi ypatybė – jie skiriami ne atskiram asmeniui, o visuomenei ar tam tikrai žmonių grupei. Paprasčiausi yra skelbimai, skirti tam tikrai įstaigai ar kolektyvui ir kabinami įstaigos skelbimų lentoje. Bendresnio pobūdžio skelbimai dauginami spausdinimo būdu, kabinami viešose vietose ar platinami įstaigose. Dar viena skelbimų grupė – laikraščiuose spausdi­ nami skelbimai. Dažniausiai skelbimas turi antraštinę dalį, tekstą ir parašą. Paprasčiausia antraštinė dalis – žodis Skelbimas, bet ji per daug sausa ir kanceliariš­ka. Dažnesnis ir įtaigesnis užrašas – Dėmesio! Kai kartu su dėmesio prašymu pasakoma, kam skelbimas skiriamas, įmanomas „dėmesio“ naudininkas, pvz.: Choristų dėmesiui! Skelbimą galima rašyti ir be žodžio dėmesio, pvz.: Spartakiados dalyviams! Įtaigiausias būdas – skelbimą pradėti kreipiniu su mandagumo žodžiu, pvz.: Gerbiamieji konferencijos dalyviai! Mieli mokiniai! Būna skelbimų ir be antraštinės dalies. Tekstas rašomas panašiai kaip kviečiamųjų pranešimų – nurodomas laikas, vieta, renginys; galima pateikti programą ar darbotvarkę. Tik čia tekstas ir jo grafinis išdėstymas gali būti įvairesnis, panašus į kvietimą. SKELBIMŲ PAVYZDŽIAI Dėmesio! Š. m. birželio 20–22 d. rengiamas turistinis žygis į Trakų apylinkes. Kas norėtų dalyvauti, praneša turistų būrelio pirmininkui. Turistų būrelio vadovė 256 10. Neoficialūs dokumentai Gerbiamieji akcinės bendrovės „Būstas“ akcininkai! Pranešame, kad visuotinis akcininkų susirinkimas įvyks 20XX m. kovo 7 d. Vilniuje, Savanorių pr. 174. Registracija nuo 9 val., susirinkimo pradžia 11 val. Darbotvarkė: 1. Bendrovės įstatų pakeitimas. 2. Stebėtojų tarybos narių papildomi rinkimai. Su susirinkimo medžiaga galima susipažinti bendrovės būstinėje, Savanorių pr. 174, 401 kamb. Valdyba Skelbimo tekstas gali būti visiškai toks pat kaip kviečiamojo pranešimo, tokiu atveju juos skiria tik įforminimas ir adresatas. Skelbimas: Dėmesio! Š. m. gegužės 13 d. 11 val. Vilniaus universiteto filologijos fakulteto 84 auditorijoje (Universiteto g. 3) vyks Lietuvių kalbos draugijos tarybos posėdis. Kviečiamasis pranešimas: Gerb. Danutei Montvilienei 20XX-05-04 Š. m. gegužės 13 d. 11 val. Vilniaus universiteto filologijos fakulteto 84 auditorijoje (Universiteto g. 3) vyks Lietuvių kalbos draugijos tarybos posėdis. 257 10. Neoficialūs dokumentai 10.3 Sveikinimas Gražiausia metų šventė – Kalėdos. Kaip pasveikinti giminaičius ir bičiulius – kiekvieno asmeninis reikalas. Čia visuotinai priimtų etiketo normų galima ir nepaisyti. Kur kas dažniau iškyla klausimų, kai rašome oficialiems asmenims – verslo partneriams, įstaigoms ar mažiau pažįstamiems žmonėms. Šiais laikais, kai kone kiekvienuose namuose (jau nekalbant apie įstaigas) yra kompiuteris, mažai kas sveikinimus rašo ranka. Daugelis naudojasi beribėmis kompiuterių galimybėmis (šriftų gausybe ir kt.), bet ranka rašyti sveikinimai yra kur kas šiltesni, rodo didesnį dėmesį adresatui. Sveikinimo tekstas paprastai pradedamas kreipiniu. Į oficialius asmenis kreiptis patartina mandagiai ir santūriai, pvz.: Gerbiamasis Viršininke, Gerbiamoji Mokytoja. Ypač didelę pagarbą rodo kreipinys su prieveiksmiu didžiai, tokiais atvejais vartojamos neįvardžiuotinės būdvardžių formos: Didžiai gerbiamas Pirmininke. Neretai teiraujamasi, ar reikia didžiąja raide rašyti visus kreipinio žodžius. Nepamirškime, kad didžiosios raidės rodo ir mandagumą, taigi taip derėtų rašyti ne tik pirmą kreipinio žodį, sveikinamo žmogaus vardą bei pavardę, bet ir jo pareigas. Jokiu būdu sveikinimo pradžioje netinka trumpinys Gerb. tiesiog atrodys, kad paprasčiausiai skubėjote arba nieko nenutuokiate apie etiketą. Po kreipinio geriau dėti šauktuką, ne kablelį, nors ne klaida ir pastarasis. Kalėdos – visų mūsų šventė, tačiau kiekvieną rašomą sveikinimą reikia pritaikyti konkrečiam asmeniui. Vienodi sveikinimai visiems – prastas skonis, ypač tokie, kur po Gerb. tiesiog įterpiama sveikinamojo pavardė, o toliau – tas pats visiems vienodas tekstas. Labai reikšmingi ir svarbūs sveikatos, laimės, džiaugsmo linkėjimai, tačiau tai labai bendra, visiems tinkama ir šiek tiek pabodę. Derėtų sugalvoti ką nors originalesnio, galima ir pa¬šmaikštauti. Nereikėtų piktnaudžiauti poezijos posmeliais, citatomis, bet apskritai sveikinimams tai tinka. Kitaip tariant, geriau trumpai, bet originaliai, sklandžiai ir kūrybiškai. Labai paplitę sveikinimai su Kalėdomis, su Naujaisiais metais, bet geriau būtų sveikinti Naujųjų metų proga, linkėti Laimingų, linksmų šv. Kalėdų! Gerų švenčių! Jei nepatinka būdvardis šventas, galima jo ir nevartoti, tačiau jo buvimas ypač sušildo sveikinimą. Sveikinimo atvirukus pasirašome pridėdami su pagarba (iškilminga), pagarbiai (trumpiau, paprasčiau) arba Jus gerbiantis, –i. 258 10. Neoficialūs dokumentai Pabaigoje norėtųsi priminti, kad ne visada kalėdinis gali būti keičiamas žodžiu Kalėdų: Kalėdų atvirukas, Kalėdų eglutė, Kalėdų senelis, bet kalėdinės nuolaidos, kalėdinis pardavimas (priešingu atveju junginiai bus dviprasmiški). SVEIKINIMŲ TEKSTŲ PAVYZDŽIAI *** Tegul šventos Kalėdos atneša laimę ir ramybę, o Naujieji metai pasibeldžia su viltimi, sėkme ir džiaugsmu. Jums linki UAB „E-Z WAY“ kolektyvas *** Kiekvienas turime svajonių, kurių išsipildymas mus kelia vis aukščiau. Linkime Jums drąsių svajonių ir laimėtojo aukštumų – juk esame čia tam, kad galimybes paverstume žingsniais į gerovę ir laimę. Artėjančių šv. Kalėdų ir Naujųjų metų proga Jus sveikina UAB „E-Z WAY“ kolektyvas *** Dvylika dūžių... Ir širdys suvirpa, Lyg eglės šakelė languos. Dvylika dūžių, Ir laimė, ir mintys, Į tolį mintim nubanguos. / T. Križevičiūtė / Linksmų šv. Kalėdų ir laimingų Naujųjų metų Jums linki UAB „E-Z WAY“ kolektyvo vardu direktorius V. Pavardenis *** Dėkodami už mūsų tarpusavio bendradarbiavimą praėjusiais metais, nuoširdžiai lin­ kime Jums originalių idėjų, drąsių sprendimų, kūrybingų darbų ir reikšmingų pasiekimų Naujaisiais metais. Linksmų Kalėdų, gražių ir įsimintinų 20XX-ųjų metų. UAB „E-Z WAY“ kolektyvas *** Tegul šventinė nuotaika, pripildžiusi širdį šviesos, džiaugsmo ir viltingo laukimo, ne­ apleidžia Jūsų visus metus. Lai ateinančiais metais Jus lydi puikios idėjos, energija ir gerovė. Tegul tai būna naujų galimybių ir sėkmingo bendradarbiavimo metai. UAB „E-Z WAY“ kolektyvas *** Tegul Naujieji metai bus saulėti ir šviesūs šakelėj eglės, vasaros daiguos. Tegul atneš ko metų metais ieškot, ir laimė telydės visuos darbuos. UAB „E-Z WAY“ kolektyvas *** Džiaugdamasis bendradarbiavimu su Jumis UAB „E-Z WAY“ kolektyvas Jums linki: kad verslas klestėtų, pinigai byrėtų, konkurentai tylėtų, įstatymai padėtų, sveikata nesuklibėtų, šeima mylėtų, priešai dovanų pavydėtų... bet padaryti nieko negalėtų! 259 10. Neoficialūs dokumentai *** Sidabrinėj nakty žvaigždės švies sidabrinės. Sidabrinė diena iš už kalno ateis... Linkim laimės šviesios ir sėkmės begalinės. Linkim džiaugsmo šviesaus visais metų laikais. Te­ pradžiugins pavasaris žydinčiais sodais, tegu vasara plyšauja paukščių giesmėm, tepripils ruduo pilnus šių metų aruodus, o žiema po darbų pailsėt tepakvies. Nuoširdžiausi linkėjimai šv. Kalėdų ir Naujųjų metų proga! *** Eina metai... Vieni kažką nusineša, kiti kažką dovanoja. Pasidžiaukime tais metais, kurie buvo, ir tikėkime tais, kurie ateis. Tegul šie metai atneš tik džiaugsmą, skaidrią nuotaiką, laimingas minutes ir paprastą žmogiškąją laimę. Tegul būna dosnūs naujų idėjų, prasmingi mažais ir dideliais darbais. Linksmų šv. Kalėdų! Linksmų ir kūrybingų Naujųjų metų! 10.4 Užuojauta Užuojautos rašomos gedint dėl kieno nors mirties. Kai miršta artimas žmogus, rašo­ ma užuojauta jo artimiesiems. Reiškiama užuojauta ir mirus artimo žmogaus giminaičiui. Užuojautos dažniausiai skelbiamos spaudoje, jos priskirtinos skelbimams. Užuojauta turi būti glausta, informatyvi. Joje nurodoma užuojautos priežastis, adre­ satas ir siuntėjas. Užuojautos priežastis dažniausiai nusakoma prielinksniu dėl, pvz.: Skaudžią netekties valandą Nuoširdžiai užjaučiame dėl netikėtos brolio mirties A. ir B. Jonaičius dėl tėvelio mirties. užjaučiame A. B. Prekybos centro „Iki“ darbuotojai nuoširdžiai užjaučia artimuosius dėl tragiškos A. B. mirties. Kartais užuojauta be reikalo sudaroma su padalyviu (pvz.: Mirus A. B., reiškiame nuoširdžią užuojautą artimiesiems; Žuvus brangiam broliui D., nuoširdžiai užjaučiame A. B.). Tokiu atveju pabrėžiama ne užuojautos priežastis, bet laikas, t. y. kada užjaučiama. Užuojautoje nurodoma ir adresato, t. y. asmens ar asmenų, kuriems skiriama užuo­ jauta, vardas ir pavardė. 260 10. Neoficialūs dokumentai Bendradarbiai, moksleiviai ar studentai, pasirašydami užuojautoje, gali nurodyti darbovietės ar mokymo įstaigos pavadinimą arba pasirašyti taip: Darbo draugai, Bendradarbiai, Klasės draugai, Bendraklasiai, Kurso draugai, Bendrakursiai (tik ne Klasiokai, Kursiokai). Jei pasirašo daug asmenų, jų pavardžių nurodyti nederėtų, nes užuojautoje pasirašiusiųjų sąrašas neturėtų būti ilgesnis už patį tekstą. Tokiu atveju užtenka apibendrinamųjų žodžių: Kaimynai, Draugai ar pan. Jei užuojautą pasirašo viena ar kelios šeimos, vienas ar keli asmenys, nurodomos jų pavardės. Kai kurios užuojautos skiriasi nuo įprastų. Jose įterpiama publicistinių samprotavimų, išreiškiamas gailestis, atjauta, guodžiama ir raminama, pvz.: Mamytės netekties skausmą tesumažina šviesus Jos prisiminimas ir nuoširdi mūsų užuojauta. Jei rašoma netradicinė užuojauta, ji turėtų būti pačių sukurta, savita ir nuoširdi. Nutolsta žingsniai, balsas, veidas, Tik širdies ir atminties randas Nenumaldomai skaudus maudžia, save primena, kol gyvas esi. Dėl mamos mirties nuoširdžiai užjaučiame ______________. _________ seniūnijos ir parapijos bendruomenės santalka 20XX-02-08 Mirus darbuotojui ___________________, nuoširdžiai užjaučiame Jo šeimą ir artimuosius. UAB „ ______________“ kolektyvas 20XX-11-20 261 10. Neoficialūs dokumentai Gyvenimas negailestingas, Nepaisant amžiaus nei jausmų. Į amžinybę pasikviečia Brangiausius mums ir artimiausius iš visų. Nuoširdžiai užjaučiame ___________ ir visus artimuosius dėl sesers __________ mirties. UAB „_____________________“ darbuotojai 20XX-10-20 Sunkią liūdesio valandą nuoširdžiai užjaučiame ___________, Jos šeimą ir artimuosius dėl mylimos Mamos mirties. Dalijamės netekties skausmu ir linkime stiprybės. UAB „___________“ kolektyvas 20XX-12-15 Ar liūdnesnio kas būti galėtų Už likimą žmogaus šioj nakty... Jo gimimas toks ilgas ir lėtas, O mirtis nelaukta ir staigi. V. Mačernis Dėl staigios ___________ mirties nuoširdžiai užjaučiame Jo artimuosius. ________________ bendruomenė 20XX-02-10 Laikas užgydo žaizdas, bet amžiams išėjusio žmogaus nesugrąžina. Tegul atsivėrusią tuštumą bent maža dalele užpildo nuoširdi mūsų užuojauta. Dėl mylimo tėvelio mirties užjaučiame seniūną ________________. ___________ seniūnijos darbuotojai 20XX-11-17 262 10. Neoficialūs dokumentai Mes visi bejėgiai prieš lemtį ir mirtį, tačiau bent šia užuojauta norime palengvinti praradimo skausmą. Dėl ______________ mirties nuoširdžiai užjaučiame Jo šeimą ir artimuosius. UAB „__________“ direktorius ____________ 20XX-11-14 PADĖKA Už pagalbą, užuojautas, mirus mylimai mamai _________, nuoširdžiai dėkojame __________________ parapijos kunigui _______________________, giminėms, draugams, kaimynams, bendradarbiams ir pažįstamiems. ______________________ 20XX-10-10 PADĖKA Visiems užjautusiems, padėjusiems sunkią valandą, suteikusiems stiprybės netekus mylimo vyro, tėvelio, senelio ____________, ir padėjusiems Jį palydėti į Amžino poilsio vietą, nuoširdžiai dėkoja žmona ir dukros su šeimomis. 20XX-12-20 263 11 RAŠTŲ KALBOS KULTŪRA ĮMONIŲ, ĮSTAIGŲ IR ORGANIZACIJŲ VIEŠOJI IR KANCELIARINĖ KALBA Kas yra viešoji kalba? Tai atvira, visiems skirta, visuomenės vartojama žodinio minčių reiškimo sistema. Viešieji užrašai – tai, kas užrašyta: dokumentai, iškabos, etiketės, gaminių aprašymai, laikraščių, reklamos ir kiti tekstai. Lietuvių kalbos vartojimą viešajame gyvenime, apsaugą, kontrolę ir atsakomybę už kalbos normų pažeidimus nustato Valstybinės kalbos įstatymas. Tai pirmasis įstatymas, į kurį turi būti atsižvelgiama rengiant įvairius sprendimus, potvarkius, įsakymus, taisykles, nuostatus, įstatus, aktus, protokolus ir kitus dokumentus, blankus, juridinę galią turinčius buhalterinės apskaitos, techninių sąlygų dokumentus, antspaudus, iškabas, gaminių pavadinimus, reklaminius leidinius, pateikiant prekių ženklinimo rekvizitus, jų vartojimo ypatumus, kuriant įvairius kitus viešuosius užrašus. Taisyklinga kalba privaloma visiems valstybės tarnautojams, gamintojams ir vartoto­ jams. Lietuvos žiniasklaidos priemonės, visi knygų ir kitų leidinių leidėjai privalo laikytis taisyklingos lietuvių kalbos normų. Visi viešieji užrašai turi būti taisyklingi, rašomi vals­ tybine kalba. Užrašų kitomis kalbomis formatas negali būti didesnis, negu šalia esančių užrašų valstybine kalba. Už Valstybinės kalbos įstatymo nuostatų tiesioginį vykdymą at­sakingi institucijų, įstaigų, įmonių, tarnybų, organizacijų vadovai ir kiti darbuotojai. Kanceliarinė kalba – tai oficialioji įstaigų ir jų dokumentų kalba. Ja rašomi admi­ nistraciniai ir tarnybiniai dokumentai, įvairūs tvarkomieji ir kitokie reikalų raštai. Kanceliarinė kalba kartais tiesiog ir vadinama reikalų raštų kalba. Kanceliarinė kalba yra bendrinės kalbos atmaina, turinti tam tikrų savo ypatybių. Kadangi tai bendrinės kalbos dalis, jai privalomi bendrieji norminės kalbos reikalavimai, dėsniai ir taisyklės, – kas iš esmės prieštarauja bendrinės kalbos taisyklėms, netinka nė kanceliarinei kalbai. Bet kaip bendrinės kalbos speciali atmaina, ji turi tik šioje srityje tevartojamų raiškos būdų ir ypatumų, pagal kuriuos skiriasi nuo kitų sričių kalbos. Kanceliarinė kalba sau prisitaiko tradicinius raiškos būdus, ieško egzistavusių, bet plačiau nevartotų reiškinių, 264 11. Raštų kalbos kultūra kuriasi visai naujų žodžių, konstrukcijų ar pasakymų, kurių iki tol kalboje nebuvo. Tik toji kūryba, kaip sakyta, negali pažeisti esminių kalbos dėsnių. Tos sritys, kur kanceliarinė kalba vartojama (raštvedyba, administraciniai, tarnybiniai ir kiti reikalų raštai), turi savo poreikių, kuriuos kalba turi tenkinti, vadinasi, turi į juos atsižvelgti. Dokumentams svarbu tikslus, nuoseklus, loginis minčių dėstymas, jų kalba turi būti tiksli, konkreti, be dviprasmybių ar emocinių atspalvių. Dokumentai konkrečius da­lykus ar reiškinius spraudžia į tam tikrus rėmus, todėl čia vartojamos apibrėžtos sąvokos ir terminai, standartiniai posakiai; nustatyta tvarka kuriamos, net formulėmis verčiamos ištisos teksto atkarpos (dalys). Kanceliarinę kalbą veikia ir dokumentų įforminimo reikalavimai. DAIKTAVARDINĖ IR VEIKSMAŽODINĖ RAIŠKA Iš esmės lietuvių kalba yra veiksmažodinė: Daugiareikšmė logika yra dvireikšmės logikos apibendrinimas – apibendrina dvireikšmę logiką. Daiktų įkeitimas gali būti atliekamas parduodant kreditoriui dokumentus, suteikiančius teisę į tą daiktą – Daiktus galima įkeisti. Važiuojamosios kelio dalies susiaurėjimas iš kairės pusės – Kelio dalis susiaurėja. Daiktavardinė raiška kalbą daro abstraktesnę ir logiškesnę, bet kartais veiksmažodinė raiška sklandesnė: pavedė turto apsaugą ir pavedė saugoti turtą; turėjo galimybę dalyvauti konkurse ir galėjo dalyvauti konkurse; kontroliuoja duomenų apsaugos reikalavimų laikymąsi (=kontroliuoja, kaip laikomasi duomenų apsaugos reikalavimų); stabdo žengimą mokymosi proceso keliu (=trukdo sėkmingai mokytis); trukdė užduočių vykdymui (=trukdė vykdyti užduotis). Jei paskirtis turi aiškų tikslo atspalvį, nevartotini veiksmažodinių daiktavardžių naudininkai: Alternatyvūs teiginiai paprastai pateikiami balsavimui (=balsuoti) pagal pateikimo svarstyti eilę; Komisija rengia preliminarias gaires ir perduoda Tarybos tvirtinimui (=Tarybai tvirtinti); Telefonas pasiteiravimui (=pasiteirauti, pasiteiravimo telefonas). Paskirčiai žymėti netinka veiksmažodinių priesagos -­imas daiktavardžių naudininkas su kilmininku: Trūksta lėšų inventoriaus įsigijimui (=inventoriui įsigyti); Steigimo sutartyje numatytų tikslų įgyvendinimui (=numatytiems tikslams įgyvendinti) reikia tarptautinių susitarimų; Sudaryta komisija (darbo grupė) privatizavimo klausimų sprendimui (=klausimams spręsti). 265 11. Raštų kalbos kultūra Administracinei kalbai būdingos konstrukcijos su veiksmažodinių daiktavardžių įnagininku sprendimų juridiniam pagrindui reikšti: projektą parengė komisijos prašymu / komisijos paprašytas; atvyko ministro kvietimu / ministro pakviestas; į kursus išvyko direktoriaus reikalavimu / direktoriaus reikalaujamas; darbą pradėjo su vadovo leidimu / vadovo leistas; negerai: atleistas iš darbo pačiam prašant; klausimas svarstomas tarybai pageidaujant; darbas tikrinamas ministrui nurodžius; sutartis pratęsta šalims susitarus. Veiksmažodį atitinkančios daiktavardinės konstrukcijos sudaromos iš bendros ar išblu­ kusios reikšmės veiksmažodžių ir veiksmažodinių daiktavardžių galininko: daryti pranešimą, duoti nurodymą, teikti siūlymus, kelti klausimą, reikšti padėką. daryti, vykdyti, atlikti: iš jų pats bendriausias ir abstrakčiausias yra daryti. Su juo sudarytos konstrukcijos: daryti tvarką, išvadą, poveikį, įtaką, aprašą, nuorašą, pataisą, sutartį, ataskaitą, reviziją, atestaciją, pranešimą, bandymą, nusikaltimą, nusižengimą, pakeitimą, patikslinimą; duoti, teikti, gauti: duoti žinią, skundą (paprastai paduoti skundą), ataskaitą, garantiją, leidimą, prašymą (paprastai paduoti prašymą), įsakymą, klausimą (paprastai užduoti klausimą), atsakymą, patarimą, nurodymą, parodymus, sutikimą, pasiaiškinimą, įvertinimą; reikšti, sakyti, kelti: reikšti nuomonę, padėką, pagarbą, užuojautą, pastabą, protestą, papeikimą, įspėjimą, pasitenkinimą, susirūpinimą. Dažnai daiktavardines konstrukcijas galima pakeisti veiksmažodinėmis: daryti tvarką – tvarkyti, daryti nuorašą – nurašyti, daryti bandymą – bandyti, daryti pakeitimą – pakeisti, daryti nusikaltimą – nusikalsti, atlikti patikrinimą – patikrinti, duoti klausimą – (pa)klausti, duoti atsakymą – atsakyti, duoti patarimą – patarti, duoti leidimą – leisti, paduoti prašymą – prašyti, teikti pagalbą – pagelbėti, teikti siūlymus – siūlyti, reikšti padėką – (pa)dėkoti, reikšti įspėjimą – įspėti, sakyti kalbą – kalbėti, vesti derybas – derėtis, priimti nutarimą – nutarti. DIDŽIŲJŲ RAIDŽIŲ RAŠYMAS Įmonių, įstaigų, organizacijų, komisijų, darbo grupių pavadinimai Tiesioginės reikšmės įstaigų, įmonių ir organizacijų oficialių pavadinimų, susidedančių iš dviejų ar daugiau bendrinės reikšmės žodžių, tik pirmasis žodis rašomas didžiąja raide, kiti bendriniai žodžiai rašomi mažąja raide: Vilniaus turizmo informacijos centras, Klaipėdos valstybinio jūrų uosto direkcija, Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija, Centrinė hipotekos įstaiga, Būsto konsultacijų agentūra. 266 11. Raštų kalbos kultūra Lietuvos Respublikos aplinkos ministerija, negerai Lietuvos Respublikos Aplinkos ministerija; Lietuvos Respublikos finansų ministerija, negerai LR Finansų ministerija; Lietuvos Respublikos kultūros ministerija, negerai Lietuvos Respublikos Kultūros Ministerija. Aukščiausiųjų valstybės ir tarptautinių institucijų pavadinimų visi žodžiai pradedami didžiosiomis raidėmis: Lietuvos Respublika, Lietuvos Respublikos Seimas, Lietuvos Respub­ likos Vyriausybė, Lietuvos Aukščiausiasis Teismas, Jungtinių Tautų Organizacija, Europos Sąjunga, Europos Taryba, Europos Tarybos Ministrų Komitetas. Siunčiamuosiuose ir kituose dokumentuose dažnos didžiųjų raidžių rašymo klaidos. Pamirštama, kad įmonių, įstaigų pavadinimų, susidedančių iš dviejų ar daugiau bendrinės reikšmės žodžių, tik pirmasis žodis, taip pat padalinio pavadinimo pirmasis žodis rašomas didžiąja raide: Lietuvos Respublikos Teisingumo (=teisingumo) ministerija; Alytaus miesto Teatras (=teatras); Verslo Konsultacinis centras (=konsultacinis centras); Parodos atidarymu šv. (=Šv.) Benedikto mokykloje prasidėjo Jaunimo dienos. Duris pravėrė jaunimo Sveikatos Mokymo centras (=Jaunimo sveikatos mokymo cent­ ras). Skiriu nuolat veikiančią komisiją atsargų, trumpalaikio ir ilgalaikio turto nurašymui sekančios sudėties (=Atsargų, trumpalaikio ir ilgalaikio turto nurašymo komisiją)... Komisijai vadovavo mokesčių (=Mokesčių) inspekcijos juridinių (=Juridinių) mokesčių išieškojimo skyriaus vyriaus. inspektorius. Dokumentų pavadinimai To paties tipo kalbos klaidos daromos rašant įstatymų, kitų dokumentų pavadinimus: Lietuvos Respublikos Bedarbių (=bedarbių) rėmimo įstatymas; Lietuvos Respublikos Vietos (=vietos) savivaldos įstatymas; Lietuvos Respublikos Baudžiamasis (=baudžiamasis) kodeksas; Civilinis Kodeksas (=kodeksas). Vadovaudamasi [...] Lietuvos Respublikos Žemės (=žemės) mokesčio įstatymo 6 ir 7 straipsniais [...], XXX miesto savivaldybės taryba nusprendžia: 1. Sumažinti 25 proc. 20XX m. žemės nuomos mokestį. Prieš simbolinį pavadinimą einantys gimininiai žodžiai (jei jie nėra sakinio ar užrašo pradžioje) pradedami mažąja raide, toliau su kabutėmis rašomas simbolinis pavadinimas pradedamas rašyti didžiąja raide: 267 11. Raštų kalbos kultūra leidykla „Šviesa“, restoranas „Stikliai“, viešbutis ,,Pušis“, gėlių salonas ,,Rugiagėlė“, spaustuvė ,,Spindulys“, kelionių agentūra „Akademinės kelionės“, spaustuvė ,,Keturios spalvos“, draudimo bendrovė ,,Draudimo tikslas“. Kabutes gali atstoti kitas šriftas ar visos didžiosios raidės: leidykla ŠVIESA, restoranas STIKLIAI, viešbutis Pušis, gėlių salonas Rugiagėlė, spaustuvė Spindulys. Pavadinimai oficialiuose dokumentuose vartojami su teisinės formos nuoroda: akcinė bendrovė Vilniaus bankas, valstybės įmonė Veisėjų miškų urėdija, uždaroji akcinė bendrovė ,,Žibintas“, Jurgio Jurgelio individualioji įmonė ,,Laukų brydė“. Teisinės formos nuoroda dažnai yra trumpinama: akcinė bendrovė – AB, uždaroji akcinė bendrovė – UAB, žemės ūkio bendrovė – ŽŪB, tikroji ūkinė bendrija – TŪB, individualioji įmonė – IĮ, valstybės įmonė – VĮ, savivaldybės įmonė – SĮ, viešoji įstaiga – VšĮ. Tiesioginės reikšmės pavadinimai po teisinės formos nuorodos rašomi be kabučių: VšĮ Antakalnio poliklinika, VĮ Registrų centras, UAB Lietuvos statybų projektavimo institutas, VšĮ Profesijos tobulinimo centras, AB Vilniaus bankas. VšĮ Technikos priežiūros tarnyba, negerai VšĮ ,,Technikos priežiūros tarnyba“; AB Nacionalinė vertybinių popierių birža, negerai AB ,,Nacionalinė vertybinių popierių birža“. Simbolinės reikšmės pavadinimai po teisinės formos nuorodos rašomi su kabutėmis: SĮ ,,Susisiekimo paslaugos“, ŽŪB ,,Naujasodžio artojas“, AB ,,Achema“, UAB ,,Margūnas“, AB „Rokiškio sūris“, AB bankas „Hansabankas“. Vardininkiniai simboliniai pavadinimai nekaitomi, linksniuojami tik jų gimininiai žodžiai: akcinė bendrovė „Mažeikių nafta“ – akcinės bendrovės „Mažeikių nafta“ – akcinei bendrovei „Mažeikių nafta“ – akcinę bendrovę „Mažeikių nafta“ – akcinėje bendrovėje „Mažeikių nafta“. Kilmininkiniai simboliniai vardai nekaitomi, linksniuojami tik jų gimininiai žodžiai: „Žemynos“ gimnazija – „Žemynos“ gimnazijos – „Žemynos“ gimnazijai; „Bitės“ bendrovės teikiamos paslaugos; „Senukų“ prekybos centrui reikalingi pardavėjai; Dirba „Vagos“ leidykloje; Įsigijau „Ežio“ kortelę; Surinkta „Palemono“ šriftu. Lietuviški vardininkiniai simboliniai pavadinimai, vartojami be nomenklatūrinio žodžio, yra linksniuojami, pvz.: „Bitės“ teikiamos paslaugos; „Senukams“ reikalingi pardavėjai; Užsukau į „Nijolę“; Dirba „Vagoje“; Įsigijau „Ežį“; Surinkta „Palemonu“. 268 11. Raštų kalbos kultūra Nelietuviški simboliniai pavadinimai, einantys po nomenklatūrinio žodžio, nekaitomi, pvz.: Bendrovės „Sonex“ teikiamos paslaugos; Akcinės bendrovės „Sanitas“ (AB „Sanitas“) vaistai; Parduotuvei „Maxima“ reikalingi darbuotojai; Nusipirkau automobilį „Corolla“; Užsisakiau interneto planą „Zebra“; Naudojuosi parduotuvės „Norfa“ nuolaidų kortele; Lankau sporto klubą „Impuls“; Žaidžia komandoje „Barcelona“. Nelietuviški simboliniai pavadinimai, einantys be nomenklatūrinio žodžio arba prieš jį, rekomenduojami linksniuoti, jeigu juos įmanoma priderinti prie kurios nors lietuvių kalbos linksniuotės, pvz.: „Sonexo“ teikiamos paslaugos; „Sanito“ vaistai; „Maximai“ reikalingi darbuotojai; Nusipirkau „Corollą“; Užsisakiau „Zebrą“; Naudojuosi „Norfos“ nuolaidų kortele; Lankau „Impulsą“; Žaidžiu „Barcelonoje“; „Sonexo“ bendrovės teikiamos paslaugos; „Sanito“ akcinės bendrovės vaistai; „Maximos“ parduotuvei reikalingi darbuotojai; Užsisakiau „Zebros“ interneto planą; Naudojuosi „Norfos“ parduotuvės nuolaidų kortele; Lankau „Impulso“ sporto klubą; Žaidžia „Barcelonos“ komandoje. Būtinai kaitomi su teisinės formos nuoroda vartojami tiesioginės reikšmės pavadi­nimai: Valstybės įmonė Registrų centras – valstybės įmonės Registrų centro – valstybės įmonei Registrų centrui – valstybės įmonę Registrų centrą – valstybės įmonėje Registrų centre. Viešoji įstaiga Kauno apskrities ligoninė – viešosios įstaigos Kauno apskrities ligoninės – viešajai įstaigai Kauno apskrities ligoninei – viešąją įstaigą Kauno apskrities ligoninę. MANDAGUMO ŽODŽIŲ VARTOJIMAS IR TRUMPINIMAS Ponas, ponia, panelė trumpinant žymimi viena raide p. Gerbiamasis, gerbiamoji trumpinami gerb. Trumpinys gerb. p. gali reikšti gerbiamuosius ir poną, ir ponią, ir panelę. Mokslų daktaras trumpinamas dr., habilituotas mokslų daktaras – habil. dr., docen­ tas – doc., profesorius – prof., Doc. dr., Prof. habil. dr. Pagarbiau prieš pavardę rašyti visą vardą, o ne tik pirmąją jo raidę. Jokiu būdu negalima trumpinti dvigubų pavardžių. Turi būti Giedrei GiedraityteiGedrimienei, negerai Giedrei G.-Giedrimienei. Ant voko prieš pavardę galima rašyti Gerb. p., Gerb., nepatartina Didžiai gerb. p., galima nurodyti pedagoginių vardų ar mokslo laipsnių sutrumpinimus Doc., Prof., Dr., Ha­bil. dr. Ant voko visi mandagumo formuluočių sutrumpinimai pradedami rašyti didžiąja raide: Gerb. p. Povilui Poviliūnui, o ne gerb. p. Povilui Poviliūnui. Netinka p. Reginai Karalienei, turėtų būti P. Reginai Karalienei, bet P. gali būti suvokiama ir kaip vardo su­ trumpinimas. Galima rašyti Ponui Adomui Adomėnui. 269 11. Raštų kalbos kultūra MANDAGUMO FORMULUOTĖS Prašome pateikti duomenis iki balandžio 10 d. Prašytume pateikti duomenis iki balandžio 10 d. Maloniai prašome pateikti duomenis iki balandžio 10 d. Malonėkite skubiai pateikti duomenis. Apgailestaudami pranešame. Apgailestaudami turime pranešti. Apgailestaujame, kad turime pranešti. Labai apgailestaujame, bet Jūsų prašymo patenkinti šiuo metu neturime galimybių. Apgailestaudami pranešame, kad Jūsų pageidaujamo įrašo mūsų archyvo knygose nėra. Jūsų prašymas persiųstas Centriniam archyvui. Iš ten gausite atsakymą. Su pagarba – Archyvo vedėja Primename, kad Jūsų įmonė skolinga 2200 Eur už prekes, pirktas UAB „Volungė“ parduotuvėje, sąskaitos faktūros Nr. 11111122. Prašome nurodytą sumą pervesti į UAB „Volungė“ atsiskaitomąją sąskaitą AB „Hansabankas“ Telšių skyriuje iki 20XX m. balandžio 15 d. Jeigu iki nurodyto laiko minėta suma nebus pervesta, būsime priversti imtis teisinių priemonių. Tikimės ir toliau vaisingai bendradarbiauti. Tikimės, kad ateityje tokie dalykai nepasikartos ir mūsų įmonės toliau sklandžiai bend­radarbiaus. Tikimės, kad tokių atvejų ateityje bus išvengta ir tai netrukdys mums sėkmingai bend­ radarbiauti. Dėkojame, norime padėkoti, labai dėkojame, ypač dėkojame, nuoširdžiai dėkojame, nuo­širdžiausiai dėkojame, reiškiame padėką, reiškiame nuoširdžią padėką, esame dėkingi. ELEKTRONINIS BENDRAVIMAS Gerbiamieji Tarybos nariai, kviečiu į posėdį lapkričio 20 d. (antradienį) 14 val. Darbotvarkę prisegu. Dėkoju visiems, pasakiusiems savo nuomonę dėl projekto. Prašyčiau pranešti, kad gavote šią informaciją. 270 11. Raštų kalbos kultūra Su pagarba – Tarybos sekretorė Gerbiamieji Tarybos nariai, rugsėjo 25 d. šauktas posėdis neįvyko, nes pritrūko kvorumo. Tam posėdžiui parengti klausimai bus svarstomi spalio 1 d. (pirmadienį) 14 val. Dabar jau primygtinai kviečiu dalyvauti. Darbotvarkė liko beveik ta pati. Pridėtas tik vienas punktas dėl leidinio rengimo. Prašyčiau patvirtinti, kad gavote šią informaciją. Su pagarba – Tarybos sekretorė Gerbiamieji! Dėkoju visiems už atsakymus. Komisijos posėdis, kaip ir planuota, įvyks lapkričio 19 d. (pirmadienį) 13.30 val. Geros dienos! Pagarbiai Komisijos pirmininkas Gerbiamieji! Vėl reikėtų susirinkti Kvalifikacijos komisijai. Prašyčiau pranešti, ar galėtumėte atvykti į posėdį lapkričio 19 d. (pirmadienį) 13.30 val. Jei šis laikas daugumai netiks, bandysime tartis dėl kito laiko. Jūsų atsakymų laukčiau iki rytojaus. Pagarbiai Komisijos pirmininkas Dar kartą sveikinuos. Nėr kas daryt, turiu klausti skyriaus nuomonės. Labai laukčiau iš visų po vieną žodį. Labas, super! Kada galėtumėte parengti tekstą apie knygą? Mes taip pat norėtume nufotografuoti knygos autorių – ar galėtumėte duoti jo kontaktus? Iki, Jonas 271 11. Raštų kalbos kultūra GATVIŲ PAVADINIMŲ SUDARYMAS IR RAŠYMAS VALSTYBINĖS LIETUVIŲ KALBOS KOMISIJOS REKOMENDACIJA DĖL GATVIŲ PAVADINIMŲ SUDARYMO IR RAŠYMO 2004 m. gruodžio 2 d. Nr. 14 (R-2) Vilnius Siekdama, kad Lietuvos Respublikos teritorijoje būtų vartojamos norminės vietovardžių lytys, <...> Valstybinė lietuvių kalbos komisija rekomenduoja laikytis šių gatvių pavadinimų sudarymo ir rašymo nuostatų: 1. Gatvės pavadinimą sudaro gatvės vardas ir gatvės tipo nuoroda. 1.1. Gatvės vardas rašomas didžiąja raide; kai jį sudaro du ar daugiau žodžių – visi savarankiški žodžiai rašomi didžiąja raide, pvz.: Lauko g., Mėtų g., Tie­sioji g., Aušros Vartų g., Duonos Kalno g., Gerosios Vilties g. 1.2. Gatvės tipo nuoroda rašoma mažąja raide. Daugelį gatvės tipo nuorodų įprasta trumpinti: gatvė – g., skersgatvis – skg., akligatvis – aklg., alėja – al., prospek­ tas – pr., aikštė – a., skveras – skv. Paprastai netrumpinamos rečiau vartojamos nuorodos; prireikus trumpinama taip: takas – tak., plentas – pl., kelias – kel., kl., aplinkkelis – aplinkl., vieškelis – vieškl., krantinė – krant. Kai kurie gatvės tipą nurodantys žodžiai gali eiti gatvės vardo dalimi, pvz.: Krantinės g., Saulės Tako g., Pietinio Kelio g. 2. Gatvės vardo parinkimas: 2.1. Gatvių vardais eina: 2.1.1. Abstrakčios reikšmės daiktavardžiai, paprastai vienaskaitos formos, pvz.: Vilties g., Atgimimo g., Jaunystės g.; Pasimatymų skg. 2.1.2. Gamtos ir kitokių reiškinių bei objektų pavadinimai (dažnai pagal toje gatvėje ar kuria nors kryptimi esantį ar buvusį statinį ar kitą objektą), paprastai vienaskaitos formos, pvz.: Lietaus g., Saulės g., Upės g., Dvaro g., Mokyklos g.,Bažnyčios g., Teatro g., Sanatorijos g. Kai kurie vardai pagal prasmę atitinkamai gali būti vienaskaitos arba daugiskaitos formos, pvz.: Žiburio g. arba Žiburių g., Lankos g. arba Lankų g., Ganyk­ los g. arba Ganyklų g. 2.1.3. Augalų, gyvūnų, asmenų pavadinimai, paprastai daugiskaitos formos, pvz.: Rūtų g., Varnų g., Elnių g., Brolių g., Sėlių g., Bernardinų g., Visų šventųjų g. Vienaskaitos forma tinka, kai vardas siejamas su konkrečiu objektu, pavyzdžiui, pavadinimas Ąžuolo g. – su Stelmužės ąžuolu. 272 11. Raštų kalbos kultūra 2.1.4. Dievybių, mitologinių būtybių pavadinimai, pvz.: Šventosios Dvasios g., Perkūno g., Žemynos g., Laumių g. 2.1.5. Apibūdinamosios reikšmės žodžiai – būdvardžiai ir būdvardiškieji žo­ džiai, pvz.: Tylioji al., Žemutinė g., Lenktoji g., Vakarinis aplinkkelis. Šiuo atveju vartojamos įvardžiuotinės vienaskaitos vardininko formos, pvz., Ramioji g. – ne Rami g. Rišliame tekste būdvardinius vardus geriau linksniuoti (derinti būdvardžio ir daiktavardžio galūnes), pvz.: gyvena Ramiojoje gatvėje; gyvena Ramiojoje g. 2, Utenoje; bet gali būti ir gyvena Utenoje, Ramioji g. 2; gyvena adresu: Ramioji g. 2, LT-28033 Utena. Būdvardžiais gatvių pavadinimuose reiškiamas ir papildomas vardo požymis, pvz.: Uosto g. ir Naujoji Uosto g., Smiltelės g. ir Senoji Smiltelės g., Vandens g. ir Didžioji Vandens g., Plukių g. ir Mažoji Plukių g. Papildomas vardo požymis gali būti išreikštas ir daiktavardžio (asmenvardžio ar vietovardžio) kilmininku, pvz.: Ribiškių Didžioji g., Vydūno Mažoji g. 2.1.6. Vietovardžiai, pvz.: Kauno g., Danės g., Rąžės g. Vartotinos oficialios, norminės vietovardžių formos. Rekomenduojami gatvių pavadinimai su krašto vietovardžiais, ypač nykstančiais ar išnykusiais. Pagrindinė kaimiškosios vietovės gatvė gali būti pavadinta tos vietovės vardu, pvz., Paskynų g. (Paskynų kaime). Prijungus kaimą prie kitos gyvenamosios vietovės, gatvės pavadinimas išsaugo kaimo vardą buvusioje kaimo teritorijoje, pvz., Justiniškių g. (Vilniuje). Gatvių pa­vadinimai gali būti sudaromi ir iš kitų šalių vietovardžių – vartojamos tradicinės arba adaptuotos tų vietovardžių formos, pvz.: Islandijos g., Karaliaučiaus skg., Europos a., Reinės a. (mieste, turinčiame glaudžių ryšių su Vokietijos miestu Reine (Rheine). 2.1.7. Asmenvardžiai – garsių, kraštui ir Lietuvai nusipelniusių žmonių var­ dai ir pavardės, slapyvardžiai, pvz.: Barboros Radvilaitės g., Jono Basanavičiaus g., Vinco Mykolaičio-Putino g., Žemaitės g. Pavadinime rašomas visas vardas ir pavardė (išimtis – tradiciškai nusistovėjęs junginys Dariaus ir Girėno g.). Kai vadinama asmenų grupės vardu, vartojama daugiskaitos forma, pvz., Radvilų g. Titulai, laipsniai, pareigos ir pan. pavadinime nenurodomi, pvz.: ne Vysk. Merkelio Giedraičio, o Merkelio Giedraičio g., ne Knygnešio Bataičio g., o Antano Bataičio g. Išimtis – gatvių pavadinimai nuo šventųjų vardų rašomi su trumpiniu šv., pvz.: Šv. Ignoto g., Šv. Gertrūdos g. 273 11. Raštų kalbos kultūra Vartojamos adaptuotos kitų kalbų asmenvardžių formos, pvz., Tomo Mano g. Gatvėms neteikiami gyvų asmenų vardai. 2.1.8. Istorinių, kultūrinių vietų, įvykių (datų), objektų pavadinimai, pvz.: Žalgirio g., Vasario 16-osios pr., 9-ojo Forto g. Skaitvardžiai gatvių pavadinimuose reiškiami arabiškais skaitmenimis su linksnio galūne po brūkšnelio (be tarpelių). 2.2. Rekomenduojami trumpi, neutralūs gatvių vardai, todėl teiktiniausi nurody­ti 2.1.1–2.1.6 punktuose. 2.3. Renkant vardą iš kelių bendrinėje kalboje vartojamų leksinių variantų, pata­ riama rinktis teiktinesnį, pvz.: Topolių g. – geriau Tuopų g.; Veršva yra ša­ lutinis upėvardžio Veršvas variantas, todėl geriau Veršvo g. 2.4. Nerekomenduojama gatvės vardo sieti su dažnai trumpalaikiais simboliniais įstaigų, įmonių ar panašiais pavadinimais. Išimtis – gatvių, suplanuotų so­di­ ninkų bendrijų teritorijose, pavadinimai pagal tų bendrijų pavadinimus. 2.5. Gatvių pavadinimai nedaromi iš bendrinei kalbai neteiktinų žodžių: svetimybių, tarmybių, žargonybių, netaisyklingų, dirbtinių, nelinksniuojamų žodžių, taip pat nesudaromi su skaitmenimis reiškiamais skaitvardžiais – neteiktini tokie pavadinimai kaip 5-oji g., 10-asis skg. ir pan. 2.6. Skaitvardiniu (numeriniu) dėmeniu prireikus numeruojamos to paties vardo gatvės, priskirtos tai pačiai gyvenamajai vietovei, dažniausiai – buvusios ar esamos sodininkų bendrijos teritorijoje. Papildomasis požymis – eilės numeris – reiškiamas arabiškais skaitmeni­ mis su linksnio galūne po brūkšnelio (be tarpelių). Trumpinys Nr. gatvių pavadinimuose nevartojamas. Gatvės numeris nurodomas po pagrindinio vardo, pvz.: Baltijos 1-oji g., Baltijos 2-oji g. ir t. t., Dukstynėlės 1-oji g., Dukstynėlės 2-oji g. ir t. t., Raudondvario takas, Raudondvario 2-asis takas ir t. t. Patariama vengti keliažodžių vardų su dėmeniu sodų, pvz.: Pagubės Sodų 1-oji g. – geriau Pagubės 1-oji g. arba Sodų 1-oji g. 3. Gatvių pavadinimai, kaip adreso sudedamosios dalys, į kitas kalbas neverčiami. Pri­ reikus rišliame tekste gali būti verčiama gatvės tipo nuoroda ar jos sutrumpinimas. Pastaba. Kampinio pastato adresą sudaro du gatvių pavadinimai ir numeriai, skiria­mi įžambiuoju brūkšniu, pvz.: Gedimino pr. 39 / Ankštoji g. 1. 274 11. Raštų kalbos kultūra KOMENTARAS Gatvėms ir panašiems objektams pavadinimus suteikia ir keičia savivaldybių tarybos pagal Vyriausybės nustatytus kriterijus. Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2011 m. sausio 25 d. įsakymu Nr. 1V-57 ( 2014-03-13 įsakymo Nr. 1V-178 redakcija) patvirtinti: 1. Numerių pastatams, patalpoms ir butams suteikimo, keitimo ir apskaitos tvarkos aprašas. 2. Pavadinimų gatvėms, pastatams, statiniams ir kitiems objektams suteikimo, keitimo ir įtraukimo į apskaitą tvarkos aprašas. VERSTINIŲ LEIDINIŲ AUTORIŲ VARDŲ IR PAVARDŽIŲ TEIKIMAS VALSTYBINĖS LIETUVIŲ KALBOS KOMISIJOS REKOMENDACIJA DĖL VERSTINIŲ LEIDINIŲ AUTORIŲ VARDŲ IR PAVARDŽIŲ ADAPTUOTŲ FORMŲ TEIKIMO 2006 m. rugsėjo 28 d. Nr. R-2 (r-3) Vilnius Atsižvelgdama į kitų kalbų asmenvardžių rašybos ir tarimo ypatumus, Valstybinė lietuvių kalbos komisija rekomenduoja: Verstinių leidinių autorių vardų ir pavardžių sulietuvintas formas – adaptuotas pagal apytikslį tarimą, užrašytas lietuvių kalbos rašmenimis su lietuviškomis linksnių galūnėmis – teikti: 1. greta originalių formų leidinių anotacijose po leidybinio katalogavimo bibliografi­nio įrašo, ketvirtame viršelio puslapyje, viršelio aplanke ar kitoje vietoje, kur nu­rodomi duomenys apie autorių ir (ar) kūrinį; 2. bibliotekų, leidyklų kataloguose – susietas su originaliomis autorių vardų ir pavardžių formomis. 275 11. Raštų kalbos kultūra SKIRIAMIEJI ŽENKLAI (KABUTĖS, BRŪKŠNYS, BRŪKŠNELIS) Tarp metus žyminčių ir kitų skaitmenų, jų grupių turi būti rašomas ne vidutinio ilgio brūkšnys, o brūkšnelis: 20XX–03–02 (=20XX-03-02). Brūkšnelis, o ne brūkšnys turi būti rašomas prie skaitmenų jungiant galūnes: birželio 24 – oji (=24-oji) – Joninės; 5 – erių (=5-erių) metų jubiliejus. Brūkšneliu (ne brūkšniu) jungiami lygiareikšmiai daiktavardžiai, būdvardžiai: vaka­ ras – koncertas (=vakaras-koncertas). Brūkšnys vartotinas nurodant laikotarpį tarp skaitmenų grupių. Tarpų nepaliekama: 20XX – 20XX (=20XX–20XX) m. kūrybos darbai. Rašant vidutinio ilgio brūkšnį tarp žodžių turi būti paliekami tarpai: Paroda „Bonsai– mažieji (=Bonsai – mažieji) medžių broliai“. Norminiai skiriamieji ženklai elektroniniu būdu turi būti rašomi taip: atidaromosios kabutės „ – komanda Alt ir 0132, uždaromosios kabutės “ – komanda Alt ir 0147, brūkšnys – komanda Alt ir 0150. Pasitaiko elementaraus aplaidumo – po sakinio ir sutrumpinimų gale rašomų taškų, kitų skyrybos ženklų nepaliekama tarpelių, žodžiai, jų sutrumpinimai suplakami į vieną junginį: kvm (=kv. m), a.s. (=a. s.), tel.Nr. (=tel. Nr.), tel.25915 (=tel. 25915), O.Buivydaitė (=O. Buivydaitė), Šv.Kazimiero (=Šv. Kazimiero) bažnyčia, Tvirtovės g.3 (=g. 3). Koncertas, skirtas Lietuvos dainų švenčių 80 – mečiui (=Koncertas, skirtas Lietuvos dainų švenčių 80-mečiui) 276 11. Raštų kalbos kultūra BRŪKŠNELIS Parengta pagal 1997 m. birželio 19 d. nutarimo Nr. 60 1.6 punktą, „Lietuvių kalbos rašybą ir skyrybą“, Vilnius, 1992, § 125–137 TARP TIKRINIŲ DAIKTAVARDŽIŲ 1. Brūkšnelis rašomas tarp tikrinių daiktavardžių: 1.1. Tarp dviejų savarankiškų to paties asmens pavardžių, pvz.: Matulaitis­Labukas, Kymantaitė­-Čiurlionienė. Pastabos. Tarp dviejų (ar daugiau) to paties asmens vardų Brūkšnelis n e r a š o m a s , pvz.: Mikalojus Konstantinas Čiurlionis, Aušra Nijolė Gudaitienė. Taip pat brūkšnelis nerašomas tarp pavardę sudarančio nekaitomo ir kaitomo dėmens, plg. lit. veikėjų pavadinimus: Put Putarleckis, Put Pututė. 1.2. Tarp pavardės ir slapyvardžio, pvz.: Vincas Mykolaitis-­Putinas. Pastaba. Tarp vardo ar pavardės ir prievardžio brūkšnelis n e r a š o m a s , pvz.: Vytautas Didysis, Radvila Našlaitėlis. 1.3. Dvigubame geografinio objekto pavadinime, pvz., Šiaurės Reinas­-Vest­ falija. 1.4. Dvigubame simboliniame pavadinime, sudarytame iš dviejų susijungusių orga­nizacijų pavadinimų, pvz.: „Santara­-Šviesa“ (organizacija), „Eglė­Iskada“, „Inkaras­-Grifas“ (sporto komandos), „Švyturys­-Utenos alus“ (įmonė). TARP BENDRINIŲ DAIKTAVARDŽIŲ Tarp bendrinių daiktavardžių brūkšnelio patartina vengti. 2. Tarp bendrinių daiktavardžių brūkšnelis dažniausiai nerašomas: 2.1. Brūkšnelis nerašomas tarp sintaksiškai nelygiaverčių daiktavardžių, iš kurių vienas (paprastai antrasis) paaiškina, patikslina, papildo kitą ir eina jo priedėliu, pvz.: šalys narės, firmos partnerės, analitikas programuotojas, vai­ ruotojas ekspeditorius, gydytojas psichiatras, slaugytoja masa­žuo­ toja, inžinierius elektrikas, inžinierius darbų vykdytojas, šaltkalvis santechnikas, šaltkalvis montuotojas, traleris šaldytuvas (bet laivasšaldytuvas, žr. 2.3 p.). 277 11. Raštų kalbos kultūra 2.2. Kai daiktavardžiai yra sintaksiškai lygiaverčiai, bet žymi ne vieno, o dviejų dalykų pavadinimus, jie jungiami ne brūkšneliu, o jungtuku ir, pvz.: kultūra ir švietimas (ne kultūra-švietimas), pajamos ir išlaidos (ne pajamosišlaidos). Tokių daiktavardžių kilmininkai, einantys vienarūšiais pažyminiais, bet nereiškiantys vieno daikto sąvokos, taip pat jungiami ne brūkšneliu, o jung­ tuku ir (arba bei), pvz.: baltų ir slavų santykiai (ne baltų-slavų). Tas pats pasakytina apie tikrinių daiktavardžių jungimą, pvz.: Lietuvos ir Islandijos sutartis (ne Lietuvos-Islandijos). Tarp dviejų kilmininkų brūkšnelis galimas tik tada, kai ir vardininkas rašomas su brūkšneliu, pvz.: lopšelio­-darželio personalas (plg. 2.3 p.). 2.3. Brūkšneliu jungiami du daiktavardžiai, reiškiantys vieno daikto ar reiš­kinio pavadinimą, pvz.: paskaita­-koncertas, leidykla-­spaustuvė, kavinė-­ba­ ras. Tokiu būdu jungiami tik sintaksiškai lygiareikšmiai, vienodai tarp savęs santykiaujantys daiktavardžiai. Nė vienas jų nėra svarbesnis už kitą ar priklausomas nuo kito. Pvz.: lopšelis-darželis, pasitarimas­seminaras, kavinė­ skaitykla, festivalis­-apžiūra, skulptorius-­architektas, dažy­tojas-­ tinkuotojas, sekretorė-referentė. Brūkšneliu gali būti jungiami ne tik pavieniai daiktavardžiai, bet ir jun­ ginys su daiktavardžiu, pvz.: kertamoji­-pašarų smulkintuvas, mėsos kapotojas­-pardavėjas. Pastabos. Bendrinių daiktavardžių grupės su brūkšneliu kiek įmanoma keisti sklandesniais būdvardžio (ar dalyvio) ir daiktavardžio junginiais ar sudurtiniais aiktavardžiais, pvz.: internatinė mokykla (vietoj mokykla-internatas), sanatorinė mokykla (vietoj mokykla-sanatorija), pėdkelnės (vietoj kelnės-kojinės), kurortinis miestas (vietoj miestas-kurortas), sanitarinės technikos gaminiai (vietoj sanitarijos-technikos gaminiai), šaldomasis krepšys, šaltkrepšis (vietoj krepšys-šaldytuvas). Vietoj sąskaita-faktūra siūlytas prekyraštis neprigijo; pakaktų vartoti tik faktūra, tačiau atsižvelgus į dvižodžio termino paplitimą aprobuotas terminas sąskaita faktūra. 278 11. Raštų kalbos kultūra TARP BŪDVARDŽIŲ 3. Tarp būdvardžių brūkšnelio patartina vengti. 3.1. Brūkšnelis g a l i b ū t i r a š o m a s tarp dviejų sintaksiškai lygiaverčių būdvar­ džių (dažniausiai su priesaga -inis), reiškiančių vieną kompleksinę daikto ypatybę, pvz.: silabinė­-toninė eilėdara, klausiamieji­-santykiniai įvar­ džiai, so­cialinė­-ekonominė sistema. 3.2. Brūkšnelis n e r a š o m a s tarp sintaksiškai nelygių būdvardžių, nevienodai susijusių su daiktavardžiu, kurio pažyminiu jie eina. Vienas jų, paprastai an­t­ rasis, savo reikšme glaudžiau susijęs su daiktavardžiu ir sudaro su juo junginį, o jį apibūdina pirmesnis (toliau nuo daiktavardžio einantis). Pvz.: vakarinė vidurinė mokykla, garinis hidraulinis presas. Brūkšneliu nejungiami būdvardžiai, savo reikšme santykiaujantys su ati­tinkamu daiktavardžio ir būdvardžio junginiu, pvz.: eteriniai aliejiniai augalai (plg. eterinis aliejus). Brūkšnelis nerašomas ir tada, kai antrasis būdvardis patikslina, sukon­ kretina pirmojo būdvardžio reikšmę, pvz.: sudėtiniai sujungiamieji, sudėtiniai prijungiamieji sakiniai. Pastabos: 1. Vietoj brūkšneliu sujungtų būdvardžių, kur galima, rekomen­duo­tina vartoti sklandesnes konstrukcijas, pvz.: silikatiniai betono (ne silika­ti­niaibetoniniai) dirbiniai, ortopedinių protezų (ne protezinis-ortopedinis) sky­rius, gamybinės technikos (ne gamybinis-techninis) skyrius. 2. Kartais vietoj brūkšneliu sujungtų dviejų būdvardžių visiškai pakanka vieno iš jų, pvz.: mokslinis aspektas arba teorinis aspektas (ne mokslinis-teorinis a.), moralinės problemos arba etinės problemos (ne moralinės-etinės p.), buitinės arba materialinės sąlygos (ne buitinės-materialinės s.). KITAIS ATVEJAIS 4. Brūkšnelis r a š o m a s 4.1. Jungiant prie arabiškų skaitmenų antrąjį sudurtinio žodžio dėmenį, pvz.: 50­-metis, 5-­dienis, 200­-milijoninis, 40­-tūkstantasis. 4.2. Prie arabiško skaitmens pridedant kelintinio skaitvardžio galūnę, pvz.: 8-­asis pulkas, 3­-ioji simfonija, 2001-aisiais, 4-­as kanalas, 1­-a kategorija. 279 11. Raštų kalbos kultūra 4.3. Tarp datą žyminčių skaitmenų grupių, pvz., 20XX-05-07 (ne dokumentuo­se galima skirti ir tarpeliais, pvz.: 20XX 05 07); tarp numerius žyminčių skaitme­ nų ar raidžių grupių, pvz.: Pylimo g. 1­-5, 20XX-03-07 raštas Nr. 1D­-743­-(15), LST EN ISO 4618-­3. 4.4. Brūkšnelis taip pat gali būti rašomas simboliniuose pavadinimuose, pvz.: so­ dininkų bendrija „Kavoliškis­-4“, SB „Atžalynas-­D“ (arba be brūkšnelio – sodininkų bendrija „Kavoliškis 4“, SB „Atžalynas D“), Windows­-1257. Ga­minių pavadinimai rašomi taip, kaip jie registruoti, pvz.: „Beržas­-4“, „Moskvič­-2141“, „Sony CFS­W-304“. 4.5. Brūkšnelis žymi išleistą žodžio dalį, pvz.: moksleiviai (-­ės), vardas (-­ai), g­-vė, m-­kla. Brūkšnelis n e r a š o m a s šiais atvejais: a) samplaikiniuose įvardžiuose bei prieveiksmiuose, pvz.: kas ne kas, koks ne koks, kur ne kur, vos ne vos, šiaip ne taip; b) samplaikiniuose ištiktu­kuose bei jaustukuose, pvz.: bar bar bar, bim bam, cap carap, klipu klip, cha cha cha, put put put, e je je. PASVIRASIS (ĮSTRIŽASIS) BRŪKŠNYS Dokumentų tekstuose aptinkama netaisyklingai, per pasvirąjį (įstrižąjį) brūkšnį para­šy­ tų datų: 20XX/04/10 (=20XX-04-10 arba 20XX 04 10). Sutartyse ir kituose dokumentuose nurodant rekvizitus pasvirasis brūkšnys taip pat nevartotinas: a/s (=AS; a.s.; atsisk. sąsk.); a/k (=AK; a. k., asm. kodas, asmens kodas); a/b (=asfaltbetonio) gatvės; b/k (=BK; b. k.; banko kodas); į/k (=ĮK; į. k., įmonės kodas); k/t (=KT; k. t., kino teatras); l/d (=l.-d., lopšelis-darželis). SUTRUMPINIMAI Rašant adresą dažnai praleidžiami žodžių gatvė, aikštė sutrumpinimai g., a.: Dariaus/Girėno (=S. Dariaus ir S. Girėno g.); Baranausko (=A. Baranausko g.); Jony­no (=A. Jonyno g.); Juozapavičiaus (=A. Juozapavičiaus g.); Rotušės (=Rotušės a.). GRAMATINĖS FORMOS GIMINĖ Protokoluose, aktuose ir įsakymuose aptinkama giminės vartojimo formų pažeidimų: komisijos pirmininkas (=pirmininkė) O. Čepulionienė; bendrabučio komendantas-sandė­li­ ninkas (=komendantė-sandėlininkė) V. Solovjovienė. Skiriu G. Banienę leidybos progra­mos 280 11. Raštų kalbos kultūra koordinatoriumi (=koordinatore). Iki sutarties sudarymo įmonė buvo žemės naudo­tojas (=naudotoja) ir privalėjo mokėti 4% valstybinės žemės nuomos mokesčio tarifą. Centro dalininkas (savininkas) (=dalininkė (savininkė)) yra XXX miesto savivaldybės ta­ryba. KONSTRUKCIJA KAD + BENDRATIS Dokumentų kalbos nepuošia slaviškoji konstrukcija kad+bendratis: Yra raštiškas pra­šymas, kad atlikti mainus (=kad būtų atlikti mainai). Kad patikrinti įmonės finansinę veiklą (=Kad būtų patikrinta įmonės finansinė veikla), reikalinga atskira tarnyba. Tam, kad patenkinti (=Kad patenkintų) savivaldybių poreikius, Mokymo ir konsultavimo centras numato organizuoti seminarų ciklą. NEĮVARDŽIUOTINĖS IR ĮVARDŽIUOTINĖS FORMOS Kartais vengiama įvardžiuotinės formos vartojimo rūšiai išskirti: uždara (=uždaroji) akcinė bendrovė; vyriausia (=vyriausioji) buhalterė. SKAIČIAI Parengta pagal „Lietuvių kalbos rašybą ir skyrybą“, Vilnius, 1992, § 189, „Kanceliarinės kalbos patarimus“, Vilnius, 2002, p. 187, 233 1. Skaičiai, žymintys daiktų kiekį, rašomi arabiškais skaitmenimis, pvz.: 5 vaikai, 2 marškiniai (sk. dveji marškiniai), 21 puslapis, 12 mašinų. Skaičiai, žymintys daiktų eilę, gali būti rašomi ir romėniškais, ir arabiškais skaitmenimis, pvz.: XXI amžius, IV mėn., II veiksmas, III tomas, XXIII skyrius, I dalis, V kategorija; 8 klasė, 5 pavyzdys, 6 lentelė, 2003 metai (sk. du tūkstančiai tretieji metai), 25 diena, 10 valanda, 25 puslapis, 34 tomas, Nr. 2. Šimtmečių, dramos veiksmų, knygos skyrių, konferencijų eilė paprastai žymima romėniškais skaitmenimis, o metų, dienų, valandų, puslapių, mokyklų, gatvių, numerių eilė – arabiškais skaitmenimis. Be to, arabiškais skaitmenimis paprastai ra­šomi dideli skaičiai. Žymint eilę arabiškais skaitmenimis, prie jų po brūkšnelio gali būti pridedamos kelintinio skaitvardžio galūnės, ypač sakinyje, pvz.: 12-as kvadratas, 1-a, 2-a kate­ gorija; 9-oji vidurinė mokykla, 8-asis pulkas, 33-iaisiais amžiaus metais, 100-asis koncertas, kovo 8-oji, 60-osios metinės, 2-oji simfonija, 1-asis asmuo, Bajorų Sodų 25-oji g. 281 11. Raštų kalbos kultūra Dokumentų dalys, punktai numeruojami arabiškais skaitmenimis su taškais. Punktas gali būti pažymėtas skaitmenimis, rodančiais skyrių, poskyrį, punktą ir papunktį, pvz., 2.4 punktas. Pastabos: 1. Galūnė pridedama kartu su kamiengalio minkštumo ženklu, pvz.: 3-iasis (ne 3-asis). 2. Prie romėniškų skaitmenų galūnės nededamos. 2. Dideli skaičiai, pradedant tūkstančiu, gali būti žymimi skaitmenimis ir žodžiais arba jų sutrumpinimais, pvz.: 10 tūkstančių arba 10 tūkst.; 5 milijonai arba 5 mln. Pastabos: 1. Dešimtainės ir šimtainės skiriamos kableliais, pvz.: 1,5 kg (ne 1.5 kg), 0,25 g (ne 0.25 g). 2. Dideli skaičiai žymimi grupuojamais skaitmenimis, pvz.: 3 000, 15 000, 100 000, 1 000 000, 1 000 000 000. Tarp skaitmenų grupių nededamas nei kablelis, nei taškas. DATA IR LAIKAS Parengta pagal „Lietuvių kalbos rašybą ir skyrybą“, Vilnius, 1992, § 192–193, 2001 m. gegužės 3 d. nutarimą Nr. 2 (78) „Dėl datos rašymo“ 1. Data sutrumpintai visada rašoma skaitmenimis: Atsižvelgdama į datų ir laiko žymėjimą nustatančio Lietuvos standarto LST EN 28601 rekomendacijas ir į tai, kad pagal Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsa­kymu Nr. 19 patvirtintas Dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles dokumentuose (tvar­komuo­siuose, organizaciniuose, informaciniuose ir kt.) tarp datos metus, mėnesį ir die­ną reiškiančių skaitmenų grupių rašomi brūkšneliai, Valstybinė lietuvių kalbos komisija 2001 m. gegužės 3 d. nutarė, kad kitose kalbos vartojimo srityse datą rašant trumpuoju būdu metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės ski­riamos brūkšneliais arba tarpeliais, pvz.: 2001-06-12, 2001 11 05. 2. Data gali būti rašoma ir ilgesniu būdu, pvz.: 20XX m. gegužės 7 d., 20XX m. gruo­-­ džio mėn. 282 11. Raštų kalbos kultūra Pastabos: 1. Kai data rašoma ilguoju būdu, po mėnesio pavadinimo nerašoma mėn., pvz., 20XX m. gegužės mėn. 7 d. (= 20XX m. gegužės 7 d.). 2. Tarp skaitmenų ir sutrumpinimų m. ir d. paliekami tarpeliai, pvz., 20XX m. gegužės 7 d. (= 20XX m. gegužės 7 d.). 3. Oficialiuosiuose stiliuose (informaciniame, administraciniame, moksliniame) mėnuo paprastai nusakomas ne galininku (birželį, rugsėjį), o žodžių junginiu birželio mėnesį, rugsėjo mėnesį: Įstatymas priimtas 2001 m. liepos mėnesį. Jie pažadėjo darbus baigti spalio mėnesį. 3. Laikas žymimas taip: 3 val. 15 min. arba 3.15 val. (arba tik 3.15). Pvz.: Pradžia 19.30 val.; Įėjimas nuo 11.30 iki 18 val. (arba nuo 11.30 iki 18.00); 18.00 – Žinios. (Kartais laikas žymimas valandas ir minutes atskiriant dvitaškiu, pvz.: Žinios – 18:45.) Pastaba. Kai nurodomas laikotarpis, vartojamas brūkšnys (ne brūkšnelis) ir nepaliekama tarpų, pvz.: 20XX m. programa, spalio 6–7 d., 14.00–17.00. SUTRUMPINIMAI GRAFINIAI ŽODŽIŲ SUTRUMPINIMAI Parengta pagal „Lietuvių kalbos rašybą ir skyrybą“, Vilnius, 1992, § 184 Grafiškai žodžiai trumpinami rašant tik tam tikrą žodžio dalį ir gale jos tašką. Taškas nededamas tik po tų grafinių sutrumpinimų, kurie baigiasi paskutiniuoju žodžių skieme­niu (žr. 3 grupę). Žodžiai grafiškai trumpinami pagal šias taisykles. 1. Rašomas pirmasis, rečiau du pirmieji skiemenys ir po jų einančio kito skiemens visos priebalsės iki balsės, pvz.: al. aps., apskr. doc. ež. faks. – – – – – alėja apskritis docentas ežeras faksas 283 11. Raštų kalbos kultūra gerb. ir pan. mot. pav. prof. saviv., sav. sen. vyresn. – – – – – – – – gerbiamasis, -oji ir panašiai moteris paveikslas profesorius savivaldybė seniūnija, seniūnas vyresnysis, -ioji vyr. – vyriausiasis, -ioji; vyras 2. Rašoma viena ar kelios pirmosios (kartais ir ne iš eilės einančios) žodžio priebalsės arba žodžio pradžioje esanti balsė, pvz.: a. a. s. – – b. k. – dr. – ir t. t. – l. e. p. – m., mst. – m. m. – mstl. – pr. Kr. – pvz. – t. y. – vlsč. – Vt. – žr. – aikštė atsiskaitomoji sąskaita (atsisk. sąsk., atsisk. sąskaita) banko kodas daktaras (mokslų) ir taip toliau laikinai einantis (-i) pareigas (pvz., l. e. direktoriaus pareigas J. Petraitis) miestas mokslo metai miestelis prieš Kristų pavyzdžiui; pavyzdys tai yra valsčius vietininkas (paradigmoje) žiūrėk 3. Rašoma pirmoji žodžio raidė ir po brūkšnelio paskutinysis skiemuo. Šis trumpini­mo būdas mažai naudojamas. Pvz.: b-ka b-vė d-vė d-ja i-tas k-tas l-kla m-ja – – – – – – – – biblioteka bendrovė dirbtuvė draugija institutas komitetas leidykla ministerija 284 11. Raštų kalbos kultūra m-kla t-ba v-ba – – – mokykla taryba valdyba Žmonių vardai grafiškai trumpinami rašant vieną didžiąją pirmąją raidę (taip pat ir dviraidžius dz, dž), rečiau – pagal kitas trumpinimo taisykles (išskyrus 3 p.), pvz.: J. Biliūnas, M. K. Čiurlionis; Dz. Jokštys, Dž. Verdis; Just. Marcinkevičius. Pastaba. Vardas Stasys trumpinamas S., ne St.; Bronius – B., ne Br. Sudėtinių vietovardžių be reikalo trumpinti nederėtų, pvz., N. Akmenė (– Naujoji Akmenė), D. Britanija (– Didžioji Britanija). Pastabos: 1. Tarp dviejų sutrumpinimų ar sutrumpinimo ir po jo einančio žodžio paliekamas tarpelis, todėl, pavyzdžiui, A.V. (= A. V.) t.y. (= t. y.), J.Petraitis (= J. Pet­ raitis). 2. Teksto pradžioje arba po taško sutrumpinimas rašomas didžiąja raide, pvz., Dr. J. Petraitis <...> Habil. dr. P. Jonaitis <...> Prof. habil. dr. J. Onaitis. DAŽNIAU VARTOJAMI SUTRUMPINIMAI a. aikštė a. k. asmens kodas (asm. k., asm. kodas), gali būti ir AK a. s. atsiskaitomoji sąskaita (atsisk. sąsk., atsisk. sąskaita) adv. advokatas akad. akademikas aklg. akligatvis akt. aktorius al. alėja apyg. apygarda aps., apskr. apskritis asist. asistentas asmv., avd. asmenvardis atsak. atsakingasis, -oji aut. autorius avd., asmv. asmenvardis biol. biologija 285 11. Raštų kalbos kultūra b. k. banko kodas bkl. bakalauras bot. botanika bt. butas buv. buvęs, -usi chem. chemija d. duktė dail. dailininkas dek. dekanas dėst. dėstytojas dir. direktorius dirig. dirigentas doc. docentas dr. daktaras (mokslų) drp. durpynas dš. dešinysis (intakas) e. (el) p. elektroninis paštas, dar žr. el. egz. egzempliorius eil. eilutė ekon. ekonomika el. (e.) elektroninis (el. paštas, e. paštas; el. parašas, e. parašas, taip pat e. bankas, e. valdžia ir kt.) etc. lot. et cetera „ir kita, ir taip toliau“ ež. ežeras fak. fakultetas faks. faksas filol. filologija filos. filosofija g. gatvė G. galininkas (paradigmoje) gen. generolas, generalinis (direktorius) geol. geologija gerb. gerbiamasis, -oji gim. gimęs, -usi gyd. gydytojas gv. gyvenvietė įl. įlanka Įn. įnagininkas (paradigmoje) insp. inspektorius inž. inžinierius ir pan. ir panašiai ir t. t. ir taip toliau 286 11. Raštų kalbos kultūra istor. istorija J. E. jo Ekscelencija J. Em. jo Eminencija k. kaimas K. kilmininkas (paradigmoje) k. a. kaip antai kand. kandidatas kat. katedra kyš. kyšulys kl. klasė kln. kalnas kn. knyga koresp. korespondentas kpt. kapitonas kr. kairysis (intakas) kt. kitas, -a kun. kunigas l. e. p. laikinai einantis (-i) pareigas (pvz., l. e. direktoriaus pareigas J. Petraitis) ltn. leitenantas m. metai, dar žr. m. m. m., mst. miestas m. e. mūsų eros m. m. mokslo metai mat. matematika med. medicina mgr. magistras mgnt. magistrantas mjr. majoras mln. milijonas mlrd. milijardas mok. mokinys mokyt. mokytojas moksl. mokslinis, -ė mot. moteris mst., m. miestas mstl. miestelis N. naudininkas (paradigmoje) nkt. nekaitomas (žodis) ntk. neteiktinas (žodis) Nr. numeris p. ponas, -ia, panelė; puslapis; punktas p. d. pašto dėžutė (geriau nei abonentinė dėžutė) 287 11. Raštų kalbos kultūra p. m. e. prieš mūsų erą pav. paveikslas pavad., pav. pavaduotojas pirm. pirmininkas pl. plentas plg. palygink plk. pulkininkas; pelkė pr. prospektas pr. Kr. prieš Kristų prof. profesorius prok. prokuroras prot. protokolas pss. pusiasalis pšt. paštas pvz. pavyzdžiui; pavyzdys r. rajonas red. redaktorius rš. raštų kalbos s. sūnus; sąskaita (žr. a. s.) sąs. sąsiuvinis sav., saviv. savivaldybė sekr. sekretorius sen. seniūnija, seniūnas sk. skaityk; skyrius skg. skersgatvis skyr., sk. skyrius skv. skveras sp. spauda; spaustuvė spec. specialistas, specialusis, -ioji sr. sritis st. stotis str. straipsnis stud. studentas š. m. šių metų šnek. šnekamosios kalbos t. tomas t. y. tai yra t. p. taip pat; ten pat techn. technika, techninis, -ė tel. telefonas teol. teologija tir. tiražas 288 11. Raštų kalbos kultūra tūkst. tūkstantis up. upė upl. upelis V. vardininkas (paradigmoje) vad. vadinamasis, -oji ved. vedėjas vet. veterinarija virš. viršininkas, viršaitis vyr. vyriausiasis, -ioji; vyras vyresn. vyresnysis, -ioji vlsč. valsčius vs. viensėdis Vt. vietininkas (paradigmoje) vtv., vv. vietovardis vv., vtv. vietovardis zool. zoologija žml. žemėlapis žr. žiūrėk (žodynuose žr. paprastai nukreipia į pagrindinį, teiktinesnį variantą) ž. ū. žemės ūkis DIDŽIOSIOS KLAIDOS Didžiųjų kalbos klaidų sąrašas (patvirtintas 1997 m. gruodžio 18 d. nutarimu Nr. 68) – vienas žinomiausių Kalbos komisijos nutarimų. Darantys tokių klaidų, kaip ir nesilaikantys kitų VLKK nutarimų, rizikuoja būti nubausti Valstybinės kalbos inspekcijos 86–434 eurų bauda pagal Administracinių teisės pažeidimų kodeksą. Sąraše klaidos pateikiamos surūšiuotos, kairėje pusėje – klaida, dešinėje – taisinys ir pavyzdžiai. Kaip kalbos patarimų leidiniuose įprasta, po lygybės ženklo (=) nurodomas taisyklingas variantas. Teiktinų variantų kai kuriais atvejais gali būti ir daugiau, nei nu­ rodyta dešinėje. Svarbiausia – išvengti klaidų! 289 LITERATŪRA 1. Baltrūnienė Violeta. Dokumentai įmonių veikloje: rengimas, tvarkymas, apskaita. Vilnius, 2010. 2. Baltrūnienė Violeta. Dokumentų valdymas. Vilnius, 2004. 3. Biuro administravimo žurnalo numeriai (pradedant nuo 2003 m. rugpjūčio mėn.). 4. Biznio korespondencija. Parengė Laima Žiburkienė. Vilnius, 1992. 5. Čeikauskienė Marytė. Verslo korespondencija ir kontraktai (1). Vilnius: LKI, 1997. 6. Čeikauskienė Marytė. Verslo korespondencija ir kontraktai (2). Vilnius: LKI, 1998. 7. Chreptavičienė V. Dalykinė komunikacija organizacijoje. K., 2003. 8. Dokumentų ir archyvų įstatymas. Vilnius, 2004. <www.archyvai.lt> 9. Dokumentų rengimo taisyklės. Vilnius, 2011. <www.archyvai.lt> 10. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės. Vilnius, 2011. <www.archyvai.lt > 11. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės. Vilnius. 2006. <www.archyvai.lt> 12. Kanceliarinės kalbos patarimai. Parengė Pranas Kniūkšta. Vilnius: Mokslo ir enciklopedijų leidybos institutas, 2001. 13. Kniūkšta Pranas. Kalbos vartosena ir tvarkyba. Vilnius: LKI leidykla, 2001. 14. Kniūkšta Pranas. Įstaigų, įmonių ir organizacijų pavadinimai. Vilnius: LKI leidyk­la, 2004. 15. Rinkevičienė Aušrinė. Oficialiųjų ir kitų raštų rengimas. Šiauliai, 2003. 16. Šukelienė Nina. Organizacijų dokumentų valdymas: naujovės ir aktualijos (CD). Vilnius: Eugrimas, 2010, ISBN 978-9955-790-79-2. 17. Verslo laiškai užimtiems žmonėms. Parengė JOHN A. CAREY. Kaunas, 2004. – 358 p. 18. Vladarskienė Rasuolė. Dokumentų tekstai. LKI, 2003. 19. Vonsavičius Bronislovas. Dokumento ir jo sąvokos istorinė raida // Jurispruden­cija. – 2003, Nr. 39(31) – p. 28–39. 20. Vonsavičius Bronislovas. Dokumentų apyvarta // Savivaldybių žinios. – 2001. – Nr. 14, p. 14. 21. Vonsavičius Bronislovas. Kai kurie raštvedybos organizavimo istorijos Lietuvoje 1970–1990 metais momentai ir problemos. // Lietuvos archyvai. – Nr. 7, 1996, p. 91–107. 22. Taylor Sherly. Verslo korespondencijos žinynas. Vilnius: Homo Liber, 2002. 23. <www.archyvai.lt> 290