Apskaitos vadovas pagal VSAFAS REPREZENTACIJOS IR REKLAMOS IŠLAIDŲ APSKAITOS TVARKOS APRAŠAS TURINYS I. REPREZENTACINIŲ IŠLAIDŲ PRIPAŽINIMAS II. REKLAMOS IŠLAIDŲ PRIPAŽINIMAS III. PAJAMŲ NATŪRA VERTINIMAS IV. REPREZENTACIJOS IR REKLAMOS SĄNAUDŲ REGISTRAVIMAS V. VIDINIAI DOKUMENTAI PRIEDAI: 1 priedas Reprezentacijos sąnaudų apskaitos žiniaraštis 2 priedas Įsakymas dėl reprezentacinio renginio organizavimo 3 priedas Aktas dėl reprezentacinių išlaidų nurašymo Apskaitos vadovas pagal VSAFAS I. REPREZENTACIJŲ IŠLAIDŲ PRIPAŽINIMAS 1. Reprezentacijos išlaidos pripažistamos vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 17 d. nutarimu Nr. 919 „Dėl reprezentacinių išlaidų“. 2. Reklamos sąnaudomis pripažįstamos vieneto sąnaudos, skirtos informacijai, susijusiai su vieneto veikla ir skatinančiai įsigyti prekių ar naudotis paslaugomis, bet kokia forma ir bet kuriomis priemonėmis skleisti esamiems ar potencialiems pirkėjams, išskyrus kontroliuojamuosius vienetus, kontroliuojančius asmenis ar vienetų grupės narius, informuoti. 3. Reprezentacinės sąnaudos – vieneto lėšos, kurias jis skiria naujiems verslo ryšiams su kitais vienetais arba fiziniais asmenimis, išskyrus vieneto darbuotojus, akcininkus, savininkus bei kontroliuojamuosius ar kontroliuojančius vienetus ar kontroliuojančius nuolatinius gyventojus, užmegzti arba esamiems pagerinti. Reprezentacinės sąnaudos patiriamos konkrečių asmenų naudai. 4. Iš pajamų atskaitoma ne daugiau kaip 50 procentų reprezentacinių sąnaudų ir tokių atskaitomų sąnaudų suma negali viršyti 1 procento vieneto pajamų per mokestinį laikotarpį. 5. Reprezentacijos išlaidos apskaitoje pripažįstamos tik tada, kai yra įvykdomos visos sąlygos, nustatytos reprezentacijos išlaidoms atsirasti ir Įstaiga prisiima įsipareigojimą sumokėti pinigus. 6. Reprezentacinės išlaidos – atstovavimo išlaidos šalies viduje ir užsienyje. Joms priskiriama: 6.1. užsienio valstybių asmenų, svečių ir juos lydinčių asmenų priėmimo išlaidos (išlaidos transportui, nakvynei, maitinimui, vertėjams, gidams, gėlėms, suvenyrams, atminimo dovanoms, kitoms prekėms ir paslaugoms); 6.2. užsienyje arba šalies viduje rengiamų oficialių priėmimų išlaidos (vaišių, pobūvių, banketų, kurie pagal protokolą rengiami įstaigos vadovo arba jo įgalioto asmens sprendimu kokio nors asmens, delegacijos, svečių garbei, įstatymų numatytų atmintinų ir švenčių dienų, profesijų dienų progomis, taip pat sutarčių pasirašymo, vizitų, valstybės arba įstaigos jubiliejų, valstybės, tarptautinių organizacijų, kitų apdovanojimų skyrimo įstaigos darbuotojams progomis, organizavimo, maisto produktų, alkoholinių ir nealkoholinių gėrimų, kitų prekių ir paslaugų pirkimo išlaidos); 6.3. išlaidos atminimo dovanoms, suvenyrams, gėlėms, sveikinimo raštams, atvirukams, nuotraukoms valstybės, įstaigos, įstaigos darbuotojų arba nusipelniusių asmenų jubiliejų, valstybės, tarptautinių organizacijų, kitų apdovanojimų skyrimo įstaigos darbuotojams, įstatymų nustatytų atmintinų ir švenčių dienų, profesijų dienų progomis; 6.4. darbo susitikimų išlaidos (maisto produktų, nealkoholinių gėrimų, skirtų Įstaigos atstovų susitikimams darbo klausimams aptarti, svarstyti, derinti su kitų įstaigų, įmonių, organizacijų atstovais, pirkimo išlaidos); 6.5. išlaidos vizitinėms kortelėms, reprezentaciniams suvenyrams, lipdukams ir leidiniams; 2 Apskaitos vadovas pagal VSAFAS 6.6. išlaidos, susijusios su dalyvavimu labdaros, kultūros, sporto ir kituose visuomeniniuose renginiuose (išlaidos dovanėlėms švenčių proga ikimokyklinių, mokymo, sveikatos apsaugos, vaikų, senelių, invalidų globos įstaigų auklėtiniams ir globotiniams, socialiai remtinoms šeimoms, taip pat išlaidos suvenyrams, dovanoms, gėlėms, pagal varžybų ir konkursų sąlygas numatytiems prizams, su dalyvavimu minėtuose renginiuose susijusiems mokesčiams, valstybės arba įstaigos atributika pažymėtoms prekėms). 7. Reprezentacinėms išlaidoms nepriskiriama: 7.1. užsienio specialistų, dirbančių Lietuvos Respublikoje pagal susitarimą, maitinimo ir nakvynės išlaidos; 7.2. Savivaldybės institucijų ir įstaigų švenčių, konkursų, sporto varžybų, parodų, mugių, festivalių, koncertų, kitų renginių rengimo išlaidos, kai jos daromos iš specialiai išvardintiems renginiams rengti numatytų lėšų. 8. Organizuojant šios tvarkos 6.1 ir 6.2 punktuose nurodytus renginius, sudaroma išlaidų sąmata, kurią tvirtina Įstaigos direktorius arba jo įgaliotas asmuo. Renginių organizavimo metu negali būti viršyta bendra sąmatoje nurodyta išlaidų suma. Taip pat nurodytoms išlaidoms yra surašomas nurašymo aktas, kuriame nurodoma, koks renginys vyko, kas dalyvavo, išvardijamos visos padarytos išlaidos ir pagal kokius dokumentus jos buvo padarytos. Sąskaitas faktūras pasirašo atsakingas asmuo ir kartu su išlaidų sąmata ir nurašymo aktu pateikia Buhalterijai ne vėliau kaip iki einamojo mėnesio paskutinės dienos. 9. Šios tvarkos 6.3, 6.5 ir 6.6 punktuose nurodytoms išlaidoms surašomi nurašymo aktai, kuriuose nurodoma, kam įteikti suvenyrai, dovanos, jų pavadinimai, kiekis bei vertė ir pagal kokį dokumentą jie buvo įsigyti. Sąskaitas faktūras pasirašo atsakingas asmuo ir kartu su nurašymo aktu pateikia Buhalterijai ne vėliau kaip iki einamojo mėnesio paskutinės dienos. 10. Šios tvarkos 6.4 punkte daromoms išlaidoms surašomas vienas viso mėnesio aktas, kuriame nurodomi vykę pasitarimai, dalyvaujančių asmenų skaičius ir dokumentai, pagal kuriuos buvo įsigytos prekės (maisto produktų, nealkoholinių gėrimų ir pan.). Nurašymo aktą pasirašo atsakingas už renginį darbuotojas ir iki kito mėnesio 5 dienos pateikia Buhalterijai. 11. Nurašymo aktus tvirtina Įstaigos direktorius. 12. Reprezentacinės išlaidos apmokamos iš įstaigai patvirtintų asignavimų pagal pateiktas faktines išlaidas patvirtinančius finansinius dokumentus. 13. Įstaigos reprezentacinėms išlaidoms skiriamų biudžeto lėšų dydis negali viršyti 1 procento bendrų asignavimų išlaidoms, patvirtintų metinėse programų sąmatose. 14. Reprezentacinių išlaidų apskaitos kontrolę vykdo Vyriausiasis buhalteris. 15. Reprezentacijos išlaidas Įstaiga pripažįsta įsigijimo savikaina. 16. Reprezentacijos išlaidos apskaitoje registruojamos pagal sąskaitas faktūras, perdavimo ir priėmimo aktus, žiniaraščius, buhalterines pažymas ar kitus jų pagrindimo dokumentus. Apskaitos vadovas pagal VSAFAS II. REKLAMOS IŠLAIDŲ PRIPAŽINIMAS 17. Reklamos sąnaudos – tai Įstaigos patirtos išlaidos reklamuojant Įstaigą. Šios sąnaudos, skirtos informacijai, susijusiai su Įstaigos veikla ir skatinančiai naudotis paslaugomis skleisti bet kokia forma ir bet kuriomis priemonėmis esamiems ar potencialiems pirkėjams. Tokios sąnaudos ar įsigijimo išlaidos, kurios nukreiptos į esamų ar potencialių pirkėjų grupę siekiant garsinti Įstaigą, jos veiklą. 18. Reklamos sąnaudos pripažįstamos pagal laisvos formos dokumentus (jeigu reklamai naudojamos savo teikiamos paslaugos), tokiais atvejais surašomas reklamos išlaidų aktas kaip reprezentacijai. Jeigu Įstaigai pateiktose sąskaitose yra aiški ūkinės operacijos esmė (pvz., kai sumokama už reklamą spaudoje, televizijoje, radijuje, įsigyjami reklaminiai skydai ir pan.) – sąnaudos pripažistamos pagal sąskaitą faktūrą. III. PAJAMŲ NATŪRA VERTINIMAS 19. Kultūros ar sporto renginiai, kuriuos lanko Įstaigos darbuotojai kartu su Įstaigos partneriais, atitinka reprezentacijos sąvoką, jei tokių renginių metu siekiami reprezentacijai įprasti tikslai ir Įstaiga gali tai pagrįsti. 20. Reprezentacinės sąnaudos gali būti patiriamos naudai tų asmenų, kurie susiję ar gali būti susieti su Įstaigos veikla, gali turėti įtakos užmezgant naujus ar plėtojant esamus verslo ryšius, pvz., esamų ar potencialių Įstaigos paslaugų pirkėjų naudai, investuotojų naudai, tiekėjų naudai ir t. t. 21. Konkretus asmuo gali būti: 21.1. fizinis asmuo, kuris atstovauja juridiniams asmenims; 21.2. fizinis asmuo, kuris verčiasi ūkine komercine veikla neįregistravęs vieneto (pvz., kuris verčiasi individualia veikla). 22. Reprezentacinės dovanos negali būti butai, automobiliai, buitinė technika, kompiuterinė technika, didelės vertės dovanos, laisvalaikio ir sporto inventorius (pvz.: slidinėjimo įranga) ir panašūs daiktai ir pan. 23. Konkretiems asmenims atminimui įteikiamų daiktų (suvenyrų, knygų ir pan.) įsigijimo išlaidos gali būti laikomos reprezentacinėmis sąnaudomis, jei minėtieji daiktai yra reprezentatyvūs (pvz., ant tų daiktų gali būti Įstaigos ar savivaldybės simbolis, pavadinimas, arba tai gali būti knyga apie Lietuvą). Tai gali būti ir smulkios verslo dovanos, pvz.: parkeriai, kanceliarinės prekės, gėlių puokštės, dovanų kuponai. Tokių daiktų išlaidos gali būti priskiriamos reprezentacinėms išlaidoms ir tais atvejais kai neorganizuojamas reprezentacinis renginys. 24. Įstaigos darbuotojai ar kiti vienetą atstovaujantys asmenys, dalyvaudami reprezentaciniuose renginiuose, vykdo savo darbines ar kitas su dalyvavimu vieneto veikloje susijusias funkcijas, todėl 4 Apskaitos vadovas pagal VSAFAS renginio metu jų gaunama nauda, t.y. jiems tenkanti reprezentacinių sąnaudų dalis (pvz. renginio bilietų įsigijimo kaina) nelaikoma šių asmenų pajamomis natūra. 25. Jeigu Įstaigos darbuotojui tiesiogiai sutektų paslaugų ar dovanų vertė viršija 100 eurų, kurias galima įvertinti kaip asmeniškai gauta nauda, tokios išlaidos priskiriamos pajamoms natūra ir apmokestinamos pagal Gyventojų pajamų mokesčio įstatymo nuostatas. Pajamų natūra davėjo patirtos išlaidos (reprezentacinėms dovanoms įsigyti) įvertinamos įskaitant pirkimo PVM sumą. Pajamų natūra faktinio gavimo momentas, atsižvelgiant į pajamų natūra prigimtį, yra momentas, kai dovanas gyventojas gauna turtu arba paslaugomis. Gyventojo pajamos natūra įvertinamos pagal turto ar paslaugų tikrąją rinkos kainą, jeigu: 25.1. reprezentaciniais tikslais teikiamas turtas, kurį gamina ir (arba) parduoda pats pajamų natūra davėjas; 25.2. dovanojamas paslaugas teikia pats pajamų natūra davėjas; 25.3. kai dovanojamam turtui ar paslaugoms įsigyti pajamų natūra davėjo padarytos išlaidos neatspindi to turto ar paslaugų tikrosios rinkos kainos. IV. REPREZENTACIJOS IR REKLAMOS SĄNAUDŲ REGISTRAVIMAS 26. Patirtos reprezentacijų ir reklamos sąnaudos apskaitoje priskiriamos ataskaitinio laikotarpio pagrindinės veiklos sąnaudoms „Kitos paslaugos“. Registruojant sąnaudas apskaitoje, įvedami šie duomenys: 26.1. data; 26.2. sąnaudų grupė; 26.3. ekonominės klasifikatoriaus kodas; 26.4. įsigijimo ar pasigaminimo savikaina; 26.5. suma; 26.6. įsigijimo šaltinis; 26.7. detalizavimo požymis; 26.8. sąnaudų registravimo pagrindas. V. VIDINIAI DOKUMENTAI 27. Įstaigoje naudojami šie su sąnaudomis susiję vidiniai dokumentai: 27.1. reprezentacijos sąnaudų apskaitos žiniaraštis (1 priedas); 27.2. Įsakymas dėl reprezentacinio renginio organizavimo (2 priedas). 28. Šiuos nurodytus dokumentus parengia atsakingi asmenys, apskaito Buhalterijos specialistai, o tvirtina Įstaigos vadovas. Apskaitos vadovas pagal VSAFAS Reprezentacijos ir reklamos išlaidų apskaitos tvarkos aprašo 1 priedas TVIRTINU: Direktorius_______________________ REPREZENTACIJOS SĄNAUDŲ APSKAITOS ŽINIARAŠTIS _______________ (Data) Reprezentacinės sąnaudos Įvykio data Eil. Nr. Įvykis Dokumento Nr. ir data Suma, Eur 1. 2. 3. 4. Iš viso Parengė (pareigos) (parašas) GPM Apmokestinamos dovanos nuo 100 Eur (suma su PVM)I Pastabos GPM suma sumokėta iš įstaigos lėšų Apskaitos vadovas pagal VSAFAS Reprezentacijos ir reklamos išlaidų apskaitos tvarkos aprašo 2 priedas DIREKTORIAUS ĮSAKYMAS DĖL REPREZENTACINIO RENGINIO ORGANIZAVIMO m. d. Nr. (sudarymo vieta) 1. Į s a k a u renginį, kuriame m. d. organizuoti reprezentacinį (asmenys, dalyvausiantys reprezentaciniame renginyje) 2. N u s t a t a u minėtam reprezentaciniam renginiui skirti ne daugiau kaip Eur. 3. Už šio įsakymo vykdymą atsakingu skiriu (atsakingo asmens pareigos) . (atsakingo asmens vardas, pavardė) 4. Įsakymas įsigalioja nuo jo paskelbimo dienos. 5. Įsakymą skelbiu visiems (padalinys, kurio darbuotojams skelbiamas įsakymas) ir buhalterijos darbuotojams. (vadovo pareigos) (parašas) (vardas, pavardė) Apskaitos vadovas pagal VSAFAS Reprezentacijos ir reklamos išlaidų apskaitos tvarkos aprašo 3 priedas A K T A S N r . ____ DĖL REPREZENTACINIŲ IŠLAIDŲ NURAŠYMO [data] [vieta] Surašė komisija: 1. 2. 3. Patvirtiname įmonės reprezentacines išlaidas [kieno] įvairiems vaišėms per [metai, mėnuo]. Nr. Pavadinimas 1 2 3 4 5 6 Kodas Matas - vnt Kiekis Įsigijimo savikaina Nurašoma suma Pirkimo dokumentas Iš viso: PASTABA: Reprezentacinės sąnaudos nepatirtos įmonės darbuotojų, savininkų naudai. Komisija (parašai) Direktorius _____________________________ 8